Doppelte Buchführung für Selbstständige und KMU einfach erklärt

Wenn du dich selbstständig machst oder ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) gründest, begegnet dir früher oder später die doppelte Buchführung. Bevor wir alle Fragen dazu beantworten, klären wir zunächst die Basics.

Für viele KMU und für einige Selbstständige ist die doppelte Buchführung fester Bestandteil ihres Controllings. Zwar bedeutet „doppelt“ tatsächlich mehr Aufwand im Business-Alltag. Allerdings bietet diese Form der Buchführung einige Vorteile im Kontext der Geschäftsführung. Sie kann dir sogar an anderer Stelle Zeit und Geld sparen. 

Die doppelte Buchführung spielt zum Beispiel eine wichtige Rolle für die finanzielle Transparenz in der Buchhaltung: Das doppelte Buchen von Geschäftsvorfällen ist wie ein Kontrollmechanismus und gibt dir eine vollständige und nachvollziehbare Darstellung deiner betrieblichen Finanzen. 

Damit behältst du deinen wirtschaftlichen Erfolg im Blick und kannst dein Budget besser planen. Außerdem stellt eine doppelte Buchhaltung sicher, dass deine Bilanzsumme ausgeglichen ist und du mögliche Fehler frühzeitig erkennst. 

Eine fehlerfreie doppelte Buchhaltung ist unter anderem wichtig, weil sie die Grundlage für deinen Jahresabschluss und die damit verbundene Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bildet.

Wer zur doppelten Erfassung von Buchungen verpflichtet ist, regelt das Handelsgesetzbuch (HGB) in § 238. 

Demnach entscheiden die Rechtsform, der Eintrag in das Handelsregister und die Höhe von Umsatz und Gewinn über die Pflicht für die doppelte Buchführung. Beispiele für Unternehmen und Personen, die ihre Geschäftsvorfälle doppelt erfassen müssen, sind unter anderem:

• Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs
• Personengesellschaften wie KGs oder OHGs
• Einzelunternehmen: Doppelte Buchführung ist verpflichtend bei mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren.

Für Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag gelten die genannten Umsatz- und Gewinngrenzen: Sie sind befreit, wenn ihr Umsatz im vergangenen Jahr unter 600.000 € lag oder der Vorjahresgewinn die Grenze von 60.000 € nicht überschritten hat.

Bevor wir uns der Frage widmen, ob sich die doppelte Buchführung für deine Selbstständigkeit lohnen könnte, schauen wir uns die Grundprinzipien und Techniken der doppelten Buchhaltung an.

Das wichtigste Prinzip kennst du jetzt bereits: Jeder Vorgang muss doppelt gebucht werden. Wie das funktioniert, erfährst du im nächsten Abschnitt. Vorher erläutern wir für dich vier weitere Prinzipien, an denen sich die doppelte Buchführung orientiert:

1. Bilanzwahrheit: Jede Transaktion soll genau erfasst und dokumentiert werden, um eine wahrheitsgemäße Bilanz zu gewährleisten.
   
2. Bilanzklarheit: Alle Finanzdaten sollen so aufbereitet sein, dass die Bilanz und andere Abschlüsse klar und verständlich sind.
   
3. Bilanzkontinuität: Die doppelte Buchführung soll kontinuierlich und über einen längeren Zeitraum geführt werden, um Vergleichbarkeit zu gewährleisten.
   
4. Bilanzidentität: Die Werte in der Eröffnungsbilanz eines Wirtschaftsjahres sollen mit den Werten der Schlussbilanz des vorangegangenen Wirtschaftsjahres übereinstimmen. 

Einige Elemente der doppelten Buchführung sind dir in diesem Artikel bereits begegnet: Konto und Gegenkonto, Soll und Haben, Bilanz und GuV. Außerdem gibt es sogenannte Bücher.

Wie all das zusammenhängt, klären wir jetzt auf – und zeigen dir, wie die doppelte Buchführung in der Praxis funktioniert.

Falls du dich gefragt hast, warum es Buchführung heißt: Vor der Digitalisierung wurden Geschäftsvorfälle in großen Büchern festgehalten. Heute müssen Unternehmen zwar immer noch „Buch führen“, allerdings funktioniert das bequem per Software.

Ganz verschwunden sind die Bücher allerdings nicht. Geschäftsvorfälle müssen heute noch immer in Büchern eingetragen werden. Bei der doppelten Buchführung gibt es 

• das Grundbuch, in dem alle Geschäftsvorgänge chronologisch erfasst werden, ähnlich wie in einem Journal,
• das Hauptbuch, in dem alle Vorgänge verschiedenen Sachkonten zugeordnet werden, und
• die Nebenbücher, die als Ergänzung für das Hauptbuch dienen und zusätzliche Details zu einzelnen Buchungen enthalten oder die Buchungen für einzelne Kunden bündeln.

Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, schließt diese am Ende des Jahres mit einem Jahresabschluss ab. Er enthält die Bilanz und die GuV.

• Die Bilanz stellt alle Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens gegenüber und ist eine Momentaufnahme der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens.
• Die GuV ist ein Bestandteil der Bilanz und stellt Aufwendungen und Erträge gegenüber. Aus der Summe ergibt sich die Höhe der Gewinne oder Verluste, die ein Unternehmen erzielt hat.

Um die Vermögenswerte und Schulden für die Bilanz sowie die Aufwände und Erträge für die GuV gegenüberstellen zu können, werden die Werte in sogenannten Konten eingetragen. Dabei handelt es sich nicht um Girokonten, sondern um virtuelle Konten. 

Für die Doppik sind zum einen die Bestandskonten für die Bilanz relevant, die der Aktiva- oder Passiva-Seite der Bilanz zugeordnet sind. Sie geben Auskunft darüber, wofür Geld eingesetzt wird und woher es kommt:

• Aktiva sind Vermögenswerte deines Unternehmens. Die Aktivseite der Bilanz betrifft Geschäftsvorfälle, die deine Ausgaben betreffen, zum Beispiel für Immobilien, Maschinen oder Produktionsmittel.
• Unter Passiva versteht man Eigenkapital, Fremdkapital, Verbindlichkeiten und Rückstellungen – die Passivseite der Bilanz gibt also Aufschluss über die Vermögensherkunft. 

Für einen besseren Überblick werden die Bestandskonten der Aktiv- und Passivseite in der Regel weiter unterteilt, etwa in Konten für Verbindlichkeiten, Kasse, Anlagen oder Grundstücke.

Neben den Bestandskonten der Bilanz gibt es die Erfolgskonten für die GuV, die sich in Aufwand- und Erlöskonten unterteilen. Auf diese Konten werden alle Geschäftsfälle gebucht, die den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens aktiv beeinflussen. Sie werden jährlich auf 0 gesetzt. 

Am Ende des Jahres werden Aufwände und Erträge gegengerechnet. Ein Plus bedeutet Gewinn, ein Minus bedeutet Verlust. Die Erfolgskonten der GuV sind Teil der Bilanz und stehen auf der Passivseite – denn sie beeinflussen das Eigenkapital des Unternehmens.

Jedes Konto, egal ob Bestands- oder Erfolgskonto, verfügt über eine Soll- und über eine Haben-Seite. Grafisch werden Bilanz- und GuV-Konten oft als T-Konto visualisiert – also als zweispaltige Tabelle, bei der die linke Spalte die Soll- und die rechte Spalte die Haben-Seite darstellt.

Wichtig bei der doppelten Buchführung ist, dass jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten gebucht wird, damit die Bilanz ausgeglichen ist. Zum einen muss die Verwendung von Mitteln festgehalten werden und zum anderen, woher die Mittel kommen.

Damit du dir den Prozess der doppelten Buchführung besser vorstellen kannst, sehen wir uns ein vereinfachtes Beispiel an. 

• Nehmen wir an, du bist selbstständige Grafikdesignerin und hast dieses Jahr deinen ersten großen Auftrag abgeschlossen. 
• Auf der Aktivseite des Bestandskontos „Bank“ steht bereits ein Wert von 10.000 € aus dem vergangenen Wirtschaftsjahr. Dieser Wert findet sich ebenfalls auf der Passivseite im Eigenkapitalkonto.
• Du stellst eine Rechnung und dein Kunde zahlt dir 5.000 €. Auf deinem Erlöskonto „Honorare“ und auf der Soll-Seite deines Bestandskontos „Bank“ verbuchst du 5.000 €.
• Angenommen, du hast keine Ausgaben mehr, dann ergibt sich aus der GuV ein Gewinn von 5.000 €. 
• Die 5.000 € werden auf der Passivseite deiner Bilanz im Eigenkapitalkonto als Haben verbucht.
• Die Aktiv- und Passivseite ist damit ausgeglichen: Die Bilanzsumme beider Seiten beträgt 15.000 €.

Wenn du eine Gründung planst oder dich selbstständig machen möchtest, solltest du frühzeitig prüfen, ob eine Pflicht zur doppelten Buchführung für dich besteht. 

In der Regel sind sie nicht dazu verpflichtet – dennoch können Selbstständige, Freiberuflerinnen und Freiberufler die doppelte Buchführung freiwillig wählen. Ob und ab wann doppelte Buchführung sich für Selbstständige lohnt, hängt unter anderem von deinen individuellen Plänen ab. Sie kann sich zum Beispiel lohnen, wenn du mit einem schnellen Wachstum planst.

Zu beachten ist in jedem Fall, dass Kenntnisse über Buchhaltung, Bilanzierung und Steuern ein Muss sind. Überlege dir deshalb genau, ob du die doppelte Buchführung wirklich nutzen willst, und wäge die Vor- und Nachteile genau ab.

Während die EÜR Aufschluss über deine Gewinne und Verluste gibt, bietet die doppelte Buchhaltung einen detaillierten Überblick über deine Geschäftsentwicklung. Doch es gibt noch mehr Vorteile. 

Unter anderem unterstützt die doppelte Buchführung Selbstständige dabei:

• im Laufe eines Wirtschaftsjahres den Überblick über Finanzen zu behalten
• bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und eine fundierte Finanzplanung durchzuführen
• dank der geforderten Genauigkeit beim Buchen von Geschäftsvorfällen Fehler in der Buchhaltung schneller zu identifizieren und zu korrigieren
• einfacher Zugang zu Krediten oder zu Investorengeldern zu bekommen, da zum Beispiel Banken die Kreditwürdigkeit anhand der Geschäftsentwicklung besser einschätzen können
• steuerliche Vorteile auszuschöpfen, denn eine korrekte Buchführung erleichtert die Steuererklärung und -planung

Doppelte Buchführung bringt allerdings spezifische Herausforderungen mit sich, die Selbstständige oft unterschätzen. Sie ist oft wesentlich komplexer und aufwendiger als die EÜR. Ohne das notwendige Fachwissen ist die Einhaltung von Vorschriften nicht gewährleistet. 

Du hast dich dazu entschlossen, die doppelte Buchführung in Angriff zu nehmen? Wir zeigen dir in dieser Kurzanleitung die besten Praktiken und geben Tipps zur Fehlervermeidung, damit du die Implementierung erfolgreich meisterst.

1. Wähle ein Buchhaltungssystem, das zu deinem Business und zu deinen Bedürfnissen passt. Wenn du damit gut arbeiten kannst, fällt dir der Einstieg in die doppelte Buchführung leichter.
2. Falls du die Aufgaben der doppelten Buchführung auslagern möchtest, sichere dir externe Unterstützung. 
3. Die Struktur deiner Buchhaltung basiert auf deinem individuellen Kontenplan. Dabei geht es um die Einteilung und Benennung deiner Konten. Es gibt in Deutschland sogenannte Standardkontenrahmen, die wichtige Kontoarten enthalten. Damit solltest du dich vorab auseinandersetzen. 
4. Vergiss nicht, Belege zu sammeln und (digital) aufzubewahren. Zu jedem Geschäftsvorfall gehört ein Beleg. Die Unterlagen musst du in der Regel für zehn, besser sogar für zwölf Jahre aufbewahren. 
5. Wenn du selbst die doppelte Buchhaltung übernimmst, solltest du Geschäftsvorfälle regelmäßig buchen. So behältst du den Überblick. Sollte dir ein Fehler unterlaufen, kannst du ihn einfacher nachvollziehen und rechtzeitig korrigieren.

Für viele KMU ist die doppelte Buchführung Pflicht. Selbstständige können sich freiwillig dafür entscheiden. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn sie große Wachstumspläne haben. 

Die doppelte Buchführung bringt Transparenz in die Wirtschaftsentwicklung und liefert eine fundierte Grundlage für wichtige Finanzentscheidungen. Wenn du selbstständig bist und davon profitieren möchtest, solltest du das komplexe Thema zusammen mit erfahrenen Profis angehen.