facebook-pixel

7 zeitsparende Tools f√ľr Selbstst√§ndige

Selbstst√§ndigkeit k√∂nnte so viel Spa√ü machen, wenn nicht der l√§stige Papierkram w√§re. Geht es dir auch so? Rechnungen schreiben, Geldeing√§nge kontrollieren, Belege sortieren und zum Steuerberater bringen ‚Äď und das sind nur einige der vielen administrativen Aufgaben, die ein Selbstst√§ndiger w√§hrend seiner Arbeitszeit organisieren muss. Spa√ü haben daran wohl die Wenigsten. Den gesetzlichen Anforderungen und buchhalterischen Verordnungen gerecht zu werden, hat neben fehlendem Spa√ü am noch ein ganz anderes Ausma√ü: Zeitverlust!

Das Bearbeiten von Papierkram bedeutet Umsatzausfall

Gehst du als selbstst√§ndiger Unternehmer deinen Kernaufgaben nach, ist das eine produktive Leistung die in den meisten F√§llen Umsatz bedeutet. Beim Bearbeiten des Papierkrams jedoch entsteht keine Zeit, die du abrechnen oder anderweitig als Umsatz umwandeln kannst. Folglich geht dir Zeit verloren, die du ansonsten umsatzorientiert einsetzen k√∂nntest. Eine Umfrage unter rund 250 Selbst√§ndigen hat herausgefunden, dass sich der durchschnittliche Umsatzausfall aufgrund der administrativen Aufgaben pro Jahr auf rund 11.700 Euro bel√§uft. (Quelle: Umfrage zum B√ľrokratieaufwand ) Ist das nicht schockierend? Grund genug sich die Aufgaben einmal n√§her anzusehen und nach zeitsparenden M√∂glichkeiten zu schauen. Und so m√∂chte ich dir heute meine sieben besten Tools vorstellen, die ma√ügeblich zu einer Reduzierung meiner eingesetzten Arbeitszeit gef√ľhrt haben.

Zeitsparende Tools F√ľr Selbstst√§ndige: 1. Getmyinvoice

Der cloudbasierte Dienst bietet das gesamte Management aller Rechnungen an, die du als Selbstst√§ndiger erh√§ltst. Je mehr Rechnungen du pro Monat bekommst, desto mehr Arbeit muss folglich in die Sortierung, Bezahlung, etc. investiert werden. Hier hilft Getmyinvoice mit einem Online-Portal, dass automatisch deine eingehenden Rechnungen verwaltet. Mit Hilfe einer Zugriffsregel l√§dt die Software die eingehenden Rechnungen aus mehr als 500 Portalen und Mailkonten herunter und sortiert diese f√ľr dich √ľbersichtlich in einer Oberfl√§che. Erh√§ltst du noch Papierrechnungen? Kein Problem, diese kannst mit deinem Smartphone scannen und ebenfalls auf deiner Oberfl√§che hinterlegen. Mit Hilfe der Software kannst du alle deine Eingangsrechnungen von einem Ort aus verwalten. L√§stige Logins, zeitraubendes Sortieren und verschiedene Medien geh√∂ren mit dieser L√∂sung der Vergangenheit an. Abh√§ngig von der Anzahl von Rechnungen, die du pro Monat erh√§ltst, rechnen sich die verschiedenen Angebots-Pakete sehr schnell. Nach eigenen Angaben k√∂nnen so bis zu 5 Minuten pro Rechnung eingespart werden. F√ľr mich ist der Service absolut empfehlenswert und nicht mehr wegzudenken, zumal ich die Verwaltung meiner Rechnungen einer Assistenz in meinem Team √ľbergeben kann.

Zeitsparende Tools F√ľr Selbstst√§ndige: 2. Debitoor

Die Software-L√∂sung ist perfekt um die eigenen Rechnungen online zu erstellen. Einen betr√§chtlichen Teil ihrer Zeit verbringen Freelancer und Selbstst√§ndige pro Monat damit aus einer Excel-Vorlage Rechnungen zu erstellen, zu speichern und zu versenden. Debitoor √ľbernimmt alle diese Aufgaben und kann zus√§tzlich als Tool zum Zahlungsabgleich eingesetzt werden. In der Web-Oberfl√§che kann eine Ausgangsrechnung nach dem Anlegen des Kunden mit wenigen Klicks erstellt und versendet werden. In dem Portal wird die Rechnung gleichzeitig abgelegt und archiviert, so dass kein Ausdruck davon gemacht und abgeheftet werden muss. Mit der M√∂glichkeit der Anbindung an das Gesch√§ftskonto √ľberpr√ľft Debitoor eigenst√§ndig den Zahlungseingang und weist auf √ľberf√§llige Zahlungen hin. Mahnungen k√∂nnen im gleichen Stil versendet werden, ebenso wie Rechnungen mit Hilfe von Gutschriften korrigiert werden k√∂nnen. Die anfallenden aus Ausgangsrechnungen sowie der Verwaltung der Eingangsrechnungen k√∂nnen per DATEV-Export direkt an den Steuerberater √ľbermittelt werden. Gleicherma√üen bietet die Software die Ausgabe eine Einnahmen-√úberschuss-Rechnung (E√úR), Gewinn-und Verlust-Bericht sowie der Umsatzsteuer-Voranmeldung an.

Zeitsparende Tools F√ľr Selbstst√§ndige: 3. Kontist

Die Finanzen erfolgreich zu managen ist eine der gro√üen Herausforderungen von Selbstst√§ndigen. Forderungsausf√§lle oder versp√§tete Zahlungen, Steuer-Vorauszahlungen oder √§hnliche Ereignisse k√∂nnen sehr schnell f√ľr eine Schieflage sorgen. Kontist bietet hierzu ein kostenloses Gesch√§ftskonto f√ľr Freelancer und Selbstst√§ndige an. Das Besondere daran sind die papierlose Kontoer√∂ffnung, die in unter 10 Minuten abgeschlossen ist, und die unterschiedlichen Funktionen des Kontos, die du nutzen kannst. So kategorisiert dein Kontist-Konto bei Geldeingang Zahlungen sofort nach deinen Vorgaben und erm√∂glicht dir so den Zugriff auf Statistiken. Ferner hilft dir Kontist dabei ausreichend R√ľcklagen f√ľr die Einkommenssteuer und Umsatzsteuer zu bilden, in dem es die Betr√§ge bei Geldeing√§ngen sofort auf ein separates, virtuelles Konto bucht. Zuk√ľnftig soll eine Debitkarte (bereits in der Betaphase) sowie das Einrichten von Sparzielen und einem Cash-Flow-Rechner, der auf Engp√§sse hinweist, das Angebot erweitern und abrunden. Mit diesem Angebot bietet Kontist eine extrem bequeme Alternative zu den herk√∂mmlichen Gesch√§ftskonten, die deinen Kopf frei macht von finanziellen Sorgen und beispielsweise mit Debitoor zusammen deine Zahlungseing√§nge bestens organisiert.

Zeitsparende Tools F√ľr Selbstst√§ndige: 4. Zapier

Mit Hilfe von Zapier kannst du Prozessketten erstellen, die dir immer wiederkehrende Arbeiten abnehmen. In der kostenlosen Version kannst du 1:1-Beziehungen anlegen und in der kostenpflichtigen Variante auch mehrere Schritte, die aufeinanderfolgend abgearbeitet werden. Erh√§ltst du also beispielsweise eine Dienstleister-Rechnung per Mail, kannst du in Zapier einen Prozess anlegen, der den Anhang der Mail beispielsweise an Getmyinvoice zur digitalen Ablage weiterleitet und die Mail in deiner Dropbox speichert und dir eine Nachricht dar√ľber im Slack schreibt. Aus mehr als 750 verschiedenen Apps und Anwendungen kannst du dir Prozesse bauen. Du musst lediglich in der Software Zapier den Trigger, also den Ausl√∂ser einer Prozesskette, definieren und die darauffolgende Abhandlung von T√§tigkeiten. Auf diese Art und Weise lassen sich Slack, Facebook, Evernote, Instagram, Google Sheets und Konsorten bequem auf deine Abl√§ufe anpassen. Sehen deine Prozesse das Weiterleiten von Aufgaben an andere Freelancer oder Dienstleister vor, kannst du diese auch problemlos darin einbinden und sparst dir wertvolle Zeit.

Zeitsparende Tools F√ľr Selbstst√§ndige: 5. GMail

GoogleMail ist die kostenlose Alternative zu jedem webbasierten Mail-Service. GMail bietet aber noch viel mehr mit seinen direkt angeh√§ngten Anwendungen wie Google Sheets, Drive, Hangouts, Kalender oder Kontaktverwaltung. Das Postfach ist in wenigen Minuten eingerichtet und bietet alles, was das Herz eines Selbstst√§ndigen begehrt. Das Anlegen von Mail-Regeln sowie das Archivieren von Emails sind schnell erledigt. Hierzu steht ausreichend Speicherplatz zur Verf√ľgung, der kostenfrei genutzt werden kann. Mit GMail ist die komplett digitale Verwaltung der Mails m√∂glich. Anh√§nge k√∂nnen im eigenen Speicherort Drive abgelegt oder von dort als Attachment an Emails angef√ľgt werden. Die Bearbeitung von Dateien erfolgt in den Google Sheets, die sowohl ein Tabellen-Kalkulationsprogramm sowie eine Textverarbeitung und eine Pr√§sentations-Anwendung umfassen. Es ist nicht mehr notwendig auf dem eigenen Desktop Ordner anzulegen, Dateien zu verwalten und st√§ndigen zwischen den Programmen und Anwendungen hin und her zu springen. Das ist alles innerhalb der GMail-Anwendung m√∂glich und macht das Arbeiten einfacher und nat√ľrlich zeiteffizienter.

Zeitsparende Tools F√ľr Selbstst√§ndige: 6. Last Pass

Jeder Selbstst√§ndige kennt die aufw√§ndige Passwort-Verwaltung. Eigene Anwendungen und Apps sowie Kundenzug√§nge f√ľr Seiten, Shops oder eigene Web-Anwendungen m√ľssen gemanagt werden. Wer hier auf dem Desktop noch mit einer unverschl√ľsselten Datei arbeitet, handelt grob fahrl√§ssig bei Angriffen auf den eigenen PC. Die L√∂sung hierzu hei√üt Last Pass . Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung des Browsers, die mit einem starken Master-Passwort gesch√ľtzt wird. In dem Tool selbst k√∂nnen dann die jeweiligen, √ľber den Webbrowser anw√§hlbaren, Zug√§nge hinterlegt werden. Gehst du nun w√§hrend deiner Arbeit im Webbrowser auf deine Zielseite, gibt Last Pass deine Zugangsdaten mit einem Klick ein. Selbstverst√§ndlich sind deine Daten in Last Pass mit der h√∂chsten Sicherheitsstufe verschl√ľsselt und sicher. Das Heraussuchen und Eingeben der Daten ist nicht mehr notwendig und du kannst quasi ohne Unterbrechung weiterarbeiten. Das ist der Grund weshalb Last Pass mir sehr gut gef√§llt. So kann ich konzentriert weiter am Kundenauftrag arbeiten und verliere weder Zeit noch Orientierung.

Zeitsparende Tools F√ľr Selbstst√§ndige: 7. Trello

Mit dem Organisationswunder kannst du dich, dein Team und deine Aufgaben ohne gro√üen Aufwand in einem Tool verwalten. Wer seine To Dos noch in Excel Tabellen f√ľhrt und sich jedes Mal wieder fragt, was denn als n√§chstes dran ist, wird Trello lieben. Die Anwendung funktioniert webbasiert und ist schlicht gehalten. So st√∂ren keine √ľberfl√ľssigen Extras und die Konzentration auf das Wesentliche steht im Vordergrund. In der Anwendung selber werden sogenannte Boards angelegt, in denen die Prozesse verwaltet und verfolgt werden k√∂nnen. Mit Hilfe von Status-Meldungen kann so jederzeit der Fortschritt eingesehen werden. Speziell in der Zusammenarbeit mit Teams ist so schnell eine √úbersicht m√∂glich, ohne das Nachfragen bei Prozessbeteiligten gestellt werden m√ľssen. Zus√§tzlich k√∂nnen in Trello eigene Prozesse beschrieben werden, die anderen Mitgliedern zugeteilt werden k√∂nnen. Auch das Verschieben von Listen, Aufgaben und Team-Mitgliedern ist ohne Probleme m√∂glich. Das macht Trello f√ľr mich als Online-Unternehmer zu einer St√ľtze im Alltag und hilft mir die √úbersicht zu behalten.

Fazit zum Zeitmanagement

Die R√ľckbesinnung auf das Wesentliche und die Konzentration auf die wertsch√∂pfenden Prozesse f√§llt uns Selbstst√§ndigen im Alltag nicht immer einfach. Zu sehr besch√§ftigen wir uns mit Dingen und verwenden Zeit auf Aufgaben und Prozesse, die nicht zum Umsatz beitragen. Ich habe dir hier sieben Tools vorgestellt, die allesamt, in Kombination miteinander aber auch f√ľr sich alleine gestellt deine wertvolle Zeit in den Vordergrund stellen und dir Aufgaben abnehmen. Mach bitte nicht den Fehler alles auf einmal zu wollen, sondern sortiere deine Prozesse f√ľr dich und bewerte, welche dieser Aufgaben du abgeben kannst und durch eine automatische oder halbautomatische L√∂sung erledigen lassen willst. Mit Hilfe der Tools kannst du wertvolle Zeit einsparen, die du auf die wirklich wichtigen Dinge verwenden kannst. Teste sie gerne und ermittle deinen ganz pers√∂nlichen Wert der Anwendung f√ľr dich, die letzten Endes den Ausschlag gibt, ob das Tool eine echte Hilfe dich ist.