Zeitsparende Tools Für Selbstständige: 2. Debitoor
Die Software-Lösung ist perfekt um die eigenen Rechnungen online zu erstellen. Einen beträchtlichen Teil ihrer Zeit verbringen Freelancer und Selbstständige pro Monat damit aus einer Excel-Vorlage Rechnungen zu erstellen, zu speichern und zu versenden. Debitoor übernimmt alle diese Aufgaben und kann zusätzlich als Tool zum Zahlungsabgleich eingesetzt werden. In der Web-Oberfläche kann eine Ausgangsrechnung nach dem Anlegen des Kunden mit wenigen Klicks erstellt und versendet werden. In dem Portal wird die Rechnung gleichzeitig abgelegt und archiviert, so dass kein Ausdruck davon gemacht und abgeheftet werden muss. Mit der Möglichkeit der Anbindung an das Geschäftskonto überprüft Debitoor eigenständig den Zahlungseingang und weist auf überfällige Zahlungen hin. Mahnungen können im gleichen Stil versendet werden, ebenso wie Rechnungen mit Hilfe von Gutschriften korrigiert werden können. Die anfallenden aus Ausgangsrechnungen sowie der Verwaltung der Eingangsrechnungen können per DATEV-Export direkt an den Steuerberater übermittelt werden. Gleichermaßen bietet die Software die Ausgabe eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn-und Verlust-Bericht sowie der Umsatzsteuer-Voranmeldung an.
Zeitsparende Tools Für Selbstständige: 3. Kontist
Die Finanzen erfolgreich zu managen ist eine der großen Herausforderungen von Selbstständigen. Forderungsausfälle oder verspätete Zahlungen, Steuer-Vorauszahlungen oder ähnliche Ereignisse können sehr schnell für eine Schieflage sorgen. Kontist bietet hierzu ein kostenloses Geschäftskonto für Freelancer und Selbstständige an. Das Besondere daran sind die papierlose Kontoeröffnung, die in unter 10 Minuten abgeschlossen ist, und die unterschiedlichen Funktionen des Kontos, die du nutzen kannst. So kategorisiert dein Kontist-Konto bei Geldeingang Zahlungen sofort nach deinen Vorgaben und ermöglicht dir so den Zugriff auf Statistiken. Ferner hilft dir Kontist dabei ausreichend Rücklagen für die Einkommenssteuer und Umsatzsteuer zu bilden, in dem es die Beträge bei Geldeingängen sofort auf ein separates, virtuelles Konto bucht. Zukünftig soll eine Debitkarte (bereits in der Betaphase) sowie das Einrichten von Sparzielen und einem Cash-Flow-Rechner, der auf Engpässe hinweist, das Angebot erweitern und abrunden. Mit diesem Angebot bietet Kontist eine extrem bequeme Alternative zu den herkömmlichen Geschäftskonten, die deinen Kopf frei macht von finanziellen Sorgen und beispielsweise mit Debitoor zusammen deine Zahlungseingänge bestens organisiert.
Zeitsparende Tools Für Selbstständige: 4. Zapier
Mit Hilfe von Zapier kannst du Prozessketten erstellen, die dir immer wiederkehrende Arbeiten abnehmen. In der kostenlosen Version kannst du 1:1-Beziehungen anlegen und in der kostenpflichtigen Variante auch mehrere Schritte, die aufeinanderfolgend abgearbeitet werden. Erhältst du also beispielsweise eine Dienstleister-Rechnung per Mail, kannst du in Zapier einen Prozess anlegen, der den Anhang der Mail beispielsweise an Getmyinvoice zur digitalen Ablage weiterleitet und die Mail in deiner Dropbox speichert und dir eine Nachricht darüber im Slack schreibt. Aus mehr als 750 verschiedenen Apps und Anwendungen kannst du dir Prozesse bauen. Du musst lediglich in der Software Zapier den Trigger, also den Auslöser einer Prozesskette, definieren und die darauffolgende Abhandlung von Tätigkeiten. Auf diese Art und Weise lassen sich Slack, Facebook, Evernote, Instagram, Google Sheets und Konsorten bequem auf deine Abläufe anpassen. Sehen deine Prozesse das Weiterleiten von Aufgaben an andere Freelancer oder Dienstleister vor, kannst du diese auch problemlos darin einbinden und sparst dir wertvolle Zeit.
Zeitsparende Tools Für Selbstständige: 5. GMail
GoogleMail ist die kostenlose Alternative zu jedem webbasierten Mail-Service. GMail bietet aber noch viel mehr mit seinen direkt angehängten Anwendungen wie Google Sheets, Drive, Hangouts, Kalender oder Kontaktverwaltung. Das Postfach ist in wenigen Minuten eingerichtet und bietet alles, was das Herz eines Selbstständigen begehrt. Das Anlegen von Mail-Regeln sowie das Archivieren von Emails sind schnell erledigt. Hierzu steht ausreichend Speicherplatz zur Verfügung, der kostenfrei genutzt werden kann. Mit GMail ist die komplett digitale Verwaltung der Mails möglich. Anhänge können im eigenen Speicherort Drive abgelegt oder von dort als Attachment an Emails angefügt werden. Die Bearbeitung von Dateien erfolgt in den Google Sheets, die sowohl ein Tabellen-Kalkulationsprogramm sowie eine Textverarbeitung und eine Präsentations-Anwendung umfassen. Es ist nicht mehr notwendig auf dem eigenen Desktop Ordner anzulegen, Dateien zu verwalten und ständigen zwischen den Programmen und Anwendungen hin und her zu springen. Das ist alles innerhalb der GMail-Anwendung möglich und macht das Arbeiten einfacher und natürlich zeiteffizienter.