Zuletzt aktualisiert am 24. Sept. 2020
Melchior Neumann
Kontist Steuerberatung
22. März 2019
Selbstständigkeit könnte so viel Spaß machen, wenn nicht der lästige Papierkram wäre. Geht es dir auch so? Rechnungen schreiben, Geldeingänge kontrollieren, Belege sortieren und zum Steuerberater bringen – und das sind nur einige der vielen administrativen Aufgaben, die ein Selbstständiger während seiner Arbeitszeit organisieren muss. Spaß haben daran wohl die Wenigsten. Den gesetzlichen Anforderungen und buchhalterischen Verordnungen gerecht zu werden, hat neben fehlendem Spaß am noch ein ganz anderes Ausmaß: Zeitverlust!
Gehst du als selbstständiger Unternehmer deinen Kernaufgaben nach, ist das eine produktive Leistung die in den meisten Fällen Umsatz bedeutet. Beim Bearbeiten des Papierkrams jedoch entsteht keine Zeit, die du abrechnen oder anderweitig als Umsatz umwandeln kannst. Folglich geht dir Zeit verloren, die du ansonsten umsatzorientiert einsetzen könntest. Eine Umfrage unter rund 250 Selbständigen hat herausgefunden, dass sich der durchschnittliche Umsatzausfall aufgrund der administrativen Aufgaben pro Jahr auf rund 11.700 Euro beläuft. (Quelle: Umfrage zum Bürokratieaufwand ) Ist das nicht schockierend? Grund genug sich die Aufgaben einmal näher anzusehen und nach zeitsparenden Möglichkeiten zu schauen. Und so möchte ich dir heute meine sieben besten Tools vorstellen, die maßgeblich zu einer Reduzierung meiner eingesetzten Arbeitszeit geführt haben.
Der cloudbasierte Dienst bietet das gesamte Management aller Rechnungen an, die du als Selbstständiger erhältst. Je mehr Rechnungen du pro Monat bekommst, desto mehr Arbeit muss folglich in die Sortierung, Bezahlung, etc. investiert werden. Hier hilft Getmyinvoice mit einem Online-Portal, dass automatisch deine eingehenden Rechnungen verwaltet. Mit Hilfe einer Zugriffsregel lädt die Software die eingehenden Rechnungen aus mehr als 500 Portalen und Mailkonten herunter und sortiert diese für dich übersichtlich in einer Oberfläche. Erhältst du noch Papierrechnungen? Kein Problem, diese kannst mit deinem Smartphone scannen und ebenfalls auf deiner Oberfläche hinterlegen. Mit Hilfe der Software kannst du alle deine Eingangsrechnungen von einem Ort aus verwalten. Lästige Logins, zeitraubendes Sortieren und verschiedene Medien gehören mit dieser Lösung der Vergangenheit an. Abhängig von der Anzahl von Rechnungen, die du pro Monat erhältst, rechnen sich die verschiedenen Angebots-Pakete sehr schnell. Nach eigenen Angaben können so bis zu 5 Minuten pro Rechnung eingespart werden. Für mich ist der Service absolut empfehlenswert und nicht mehr wegzudenken, zumal ich die Verwaltung meiner Rechnungen einer Assistenz in meinem Team übergeben kann.
Die Software-Lösung ist perfekt um die eigenen Rechnungen online zu erstellen. Einen beträchtlichen Teil ihrer Zeit verbringen Freelancer und Selbstständige pro Monat damit aus einer Excel-Vorlage Rechnungen zu erstellen, zu speichern und zu versenden. Debitoor übernimmt alle diese Aufgaben und kann zusätzlich als Tool zum Zahlungsabgleich eingesetzt werden. In der Web-Oberfläche kann eine Ausgangsrechnung nach dem Anlegen des Kunden mit wenigen Klicks erstellt und versendet werden. In dem Portal wird die Rechnung gleichzeitig abgelegt und archiviert, so dass kein Ausdruck davon gemacht und abgeheftet werden muss. Mit der Möglichkeit der Anbindung an das Geschäftskonto überprüft Debitoor eigenständig den Zahlungseingang und weist auf überfällige Zahlungen hin. Mahnungen können im gleichen Stil versendet werden, ebenso wie Rechnungen mit Hilfe von Gutschriften korrigiert werden können. Die anfallenden aus Ausgangsrechnungen sowie der Verwaltung der Eingangsrechnungen können per DATEV-Export direkt an den Steuerberater übermittelt werden. Gleichermaßen bietet die Software die Ausgabe eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn-und Verlust-Bericht sowie der Umsatzsteuer-Voranmeldung an.
Die Finanzen erfolgreich zu managen ist eine der großen Herausforderungen von Selbstständigen. Forderungsausfälle oder verspätete Zahlungen, Steuer-Vorauszahlungen oder ähnliche Ereignisse können sehr schnell für eine Schieflage sorgen. Kontist bietet hierzu ein kostenloses Geschäftskonto für Freelancer und Selbstständige an. Das Besondere daran sind die papierlose Kontoeröffnung, die in unter 10 Minuten abgeschlossen ist, und die unterschiedlichen Funktionen des Kontos, die du nutzen kannst. So kategorisiert dein Kontist-Konto bei Geldeingang Zahlungen sofort nach deinen Vorgaben und ermöglicht dir so den Zugriff auf Statistiken. Ferner hilft dir Kontist dabei ausreichend Rücklagen für die Einkommenssteuer und Umsatzsteuer zu bilden, in dem es die Beträge bei Geldeingängen sofort auf ein separates, virtuelles Konto bucht. Zukünftig soll eine Debitkarte (bereits in der Betaphase) sowie das Einrichten von Sparzielen und einem Cash-Flow-Rechner, der auf Engpässe hinweist, das Angebot erweitern und abrunden. Mit diesem Angebot bietet Kontist eine extrem bequeme Alternative zu den herkömmlichen Geschäftskonten, die deinen Kopf frei macht von finanziellen Sorgen und beispielsweise mit Debitoor zusammen deine Zahlungseingänge bestens organisiert.
Mit Hilfe von Zapier kannst du Prozessketten erstellen, die dir immer wiederkehrende Arbeiten abnehmen. In der kostenlosen Version kannst du 1:1-Beziehungen anlegen und in der kostenpflichtigen Variante auch mehrere Schritte, die aufeinanderfolgend abgearbeitet werden. Erhältst du also beispielsweise eine Dienstleister-Rechnung per Mail, kannst du in Zapier einen Prozess anlegen, der den Anhang der Mail beispielsweise an Getmyinvoice zur digitalen Ablage weiterleitet und die Mail in deiner Dropbox speichert und dir eine Nachricht darüber im Slack schreibt. Aus mehr als 750 verschiedenen Apps und Anwendungen kannst du dir Prozesse bauen. Du musst lediglich in der Software Zapier den Trigger, also den Auslöser einer Prozesskette, definieren und die darauffolgende Abhandlung von Tätigkeiten. Auf diese Art und Weise lassen sich Slack, Facebook, Evernote, Instagram, Google Sheets und Konsorten bequem auf deine Abläufe anpassen. Sehen deine Prozesse das Weiterleiten von Aufgaben an andere Freelancer oder Dienstleister vor, kannst du diese auch problemlos darin einbinden und sparst dir wertvolle Zeit.
GoogleMail ist die kostenlose Alternative zu jedem webbasierten Mail-Service. GMail bietet aber noch viel mehr mit seinen direkt angehängten Anwendungen wie Google Sheets, Drive, Hangouts, Kalender oder Kontaktverwaltung. Das Postfach ist in wenigen Minuten eingerichtet und bietet alles, was das Herz eines Selbstständigen begehrt. Das Anlegen von Mail-Regeln sowie das Archivieren von Emails sind schnell erledigt. Hierzu steht ausreichend Speicherplatz zur Verfügung, der kostenfrei genutzt werden kann. Mit GMail ist die komplett digitale Verwaltung der Mails möglich. Anhänge können im eigenen Speicherort Drive abgelegt oder von dort als Attachment an Emails angefügt werden. Die Bearbeitung von Dateien erfolgt in den Google Sheets, die sowohl ein Tabellen-Kalkulationsprogramm sowie eine Textverarbeitung und eine Präsentations-Anwendung umfassen. Es ist nicht mehr notwendig auf dem eigenen Desktop Ordner anzulegen, Dateien zu verwalten und ständigen zwischen den Programmen und Anwendungen hin und her zu springen. Das ist alles innerhalb der GMail-Anwendung möglich und macht das Arbeiten einfacher und natürlich zeiteffizienter.
Jeder Selbstständige kennt die aufwändige Passwort-Verwaltung. Eigene Anwendungen und Apps sowie Kundenzugänge für Seiten, Shops oder eigene Web-Anwendungen müssen gemanagt werden. Wer hier auf dem Desktop noch mit einer unverschlüsselten Datei arbeitet, handelt grob fahrlässig bei Angriffen auf den eigenen PC. Die Lösung hierzu heißt Last Pass . Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung des Browsers, die mit einem starken Master-Passwort geschützt wird. In dem Tool selbst können dann die jeweiligen, über den Webbrowser anwählbaren, Zugänge hinterlegt werden. Gehst du nun während deiner Arbeit im Webbrowser auf deine Zielseite, gibt Last Pass deine Zugangsdaten mit einem Klick ein. Selbstverständlich sind deine Daten in Last Pass mit der höchsten Sicherheitsstufe verschlüsselt und sicher. Das Heraussuchen und Eingeben der Daten ist nicht mehr notwendig und du kannst quasi ohne Unterbrechung weiterarbeiten. Das ist der Grund weshalb Last Pass mir sehr gut gefällt. So kann ich konzentriert weiter am Kundenauftrag arbeiten und verliere weder Zeit noch Orientierung.
Mit dem Organisationswunder kannst du dich, dein Team und deine Aufgaben ohne großen Aufwand in einem Tool verwalten. Wer seine To Dos noch in Excel Tabellen führt und sich jedes Mal wieder fragt, was denn als nächstes dran ist, wird Trello lieben. Die Anwendung funktioniert webbasiert und ist schlicht gehalten. So stören keine überflüssigen Extras und die Konzentration auf das Wesentliche steht im Vordergrund. In der Anwendung selber werden sogenannte Boards angelegt, in denen die Prozesse verwaltet und verfolgt werden können. Mit Hilfe von Status-Meldungen kann so jederzeit der Fortschritt eingesehen werden. Speziell in der Zusammenarbeit mit Teams ist so schnell eine Übersicht möglich, ohne das Nachfragen bei Prozessbeteiligten gestellt werden müssen. Zusätzlich können in Trello eigene Prozesse beschrieben werden, die anderen Mitgliedern zugeteilt werden können. Auch das Verschieben von Listen, Aufgaben und Team-Mitgliedern ist ohne Probleme möglich. Das macht Trello für mich als Online-Unternehmer zu einer Stütze im Alltag und hilft mir die Übersicht zu behalten.
Die Rückbesinnung auf das Wesentliche und die Konzentration auf die wertschöpfenden Prozesse fällt uns Selbstständigen im Alltag nicht immer einfach. Zu sehr beschäftigen wir uns mit Dingen und verwenden Zeit auf Aufgaben und Prozesse, die nicht zum Umsatz beitragen. Ich habe dir hier sieben Tools vorgestellt, die allesamt, in Kombination miteinander aber auch für sich alleine gestellt deine wertvolle Zeit in den Vordergrund stellen und dir Aufgaben abnehmen. Mach bitte nicht den Fehler alles auf einmal zu wollen, sondern sortiere deine Prozesse für dich und bewerte, welche dieser Aufgaben du abgeben kannst und durch eine automatische oder halbautomatische Lösung erledigen lassen willst. Mit Hilfe der Tools kannst du wertvolle Zeit einsparen, die du auf die wirklich wichtigen Dinge verwenden kannst. Teste sie gerne und ermittle deinen ganz persönlichen Wert der Anwendung für dich, die letzten Endes den Ausschlag gibt, ob das Tool eine echte Hilfe dich ist.
Was ist eigentlich ein Firmenwagen? Weißt du, welche Regeln du kennen und welche steuerlichen Überlegungen du dir im Vorfeld machen solltest? Wir sagen dir genau, was du über Firmenwagen wissen musst .
Annemarie Cornus
Freelance Editor
