Wie du als Freelancer mit deinem Kunden einen Zeitplan kommunizierst | Kontist
Selbstständigkeit

 Wie du als Freelancer mit deinem Kunden einen Zeitplan kommunizierst

Marlon Thorjussen

Freelance Editor

4. Aug. 2021

Viele Kunden hätten gern, dass alles demnächst und schnell passiert. Natürlich: Sie haben Wünsche, bei ihnen eilt es vielleicht auch – oder sie haben es selber einfach verschleppt und hoffen nun, dass du es ausbadest. Ich habe das alles schon erlebt, inklusive der schönen Anfrage, ob ich nicht „mal eben bis in zwei, drei Tagen“ den Inhalt einer ganzen auf ein bestimmtes Projekt bezogenen Website schreiben könnte. Konnte ich nicht. Wollte ich auch nicht. Die Sprachnachrichten bei WhatsApp viermal am Tag, die auf die Dringlichkeit hinwiesen, halfen auch nur bedingt … 

Was bei dieser Nicht-mehr-Kundin von mir fehlte, war eine Idee davon, in welchem Zeitraum jemand Selbstständiges wie liefern kann. Das ist nämlich ein Punkt, der bei komplexeren Dingen durchaus wichtig ist, damit später nicht Erwartungen enttäuscht werden. Bei Stammkunden ist das relativ einfach, weil diese dich und deine Arbeitsrhythmen einschätzen können. Bei Neukunden oder neuartigen, komplexeren Aufträgen ist es hingegen sinnvoll, sich noch einmal Gedanken darüber zu machen, ob der angestrebte Zeitplan realistisch ist und ob es da noch Klärungsbedarf gibt. 

Es beginnt üblicherweise wieder mit Fragen der Selbstverwaltung: Beherrschst du dein Zeitmanagement? Hast du Gewissheit darüber, wie lange welcher Schritt dauert? Und wo muss aufgrund von Unsicherheiten vermutlich mehr Zeit eingeplant werden? Und nicht zuletzt: Wie jonglierst du dieses konkrete Projekt mit deinen anderen Kunden, deinen Verpflichtungen und deinem sonstigen Leben? Doch der Reihe nach … 

Aus einem großen Projekt mehrere Teilschritte machen – Arbeitsblöcke identifizieren

Eine große Aufgabe ist immer die Summe von Teilschritten, insofern sie ein Mindestmaß an Komplexität hat. Es ist also zu Beginn wichtig, die Teilschritte zu identifizieren und benennen zu können, insbesondere dann, wenn deinem Kunden diese Teilschritte vielleicht gar nicht so bewusst sind wie dir. Du bist schließlich derjenige, der es beruflich macht und entsprechend solltest mit deinem Kunden kommunizieren, was er eigentlich alles von dir erwartet. 

Nehmen wir ein fiktives Beispiel: Eine Unternehmensberatung möchte einen Guide zum Thema „Gesundheit am Arbeitsplatz“ geschrieben haben. Die Zielvorstellung lautet also: Bis zum Datum XY soll dieser Guide, vielleicht 15 bis 20 Seiten, online zu finden sein und druckfertig vorliegen. 

Aus der Sicht eines Menschen, der beruflich viel schreibt, halte ich also schon einmal fest, dass es mindestens folgende Arbeitsschritte sind, die hier auf einen zukommen:

- Klärung der Form (mit Quellen fundierter Fachtext; „Mindset-Broschüre; konkrete Anleitung, ..?)

- Recherche

- eigentliches Schreiben

- Feedback-Runden, damit beispielsweise gewünschte Kernaussagen oder zu vermeidende Formulierungen ausreichend beachtet werden

- Formatierung

- gegebenenfalls graphische Aufarbeitung mit Schaubildern, Statistiken und so weiter

Es macht durchaus einen Unterschied, ob jemand 15 Seiten schreiben soll (mit einer entsprechend detaillierten Vorgabe) oder ob jemand 15 Seiten Text schreiben und diesen auch noch selbst konzipieren soll. So, oder so ähnlich, ist es eigentlich immer. 

Dabei wirst du beim Herunterbrechen einer größeren Aufgabe in mehrere kleinere auf das Ärgernis stoßen, dass einiges gar nicht zeitlich vorhersehbar ist. Das gilt zum einen für Arbeitsschritte, bei denen du einfach nicht weißt, wie lange sie dauern werden, etwa, weil der Aufwand nicht abzuschätzen ist. Und zum anderen gilt das immer dann, wenn die zeitlich relevanten Faktoren von außen kommen. Das können unter anderem sein:

- die zeitlichen Möglichkeiten deiner Kunden und Projektpartner

- Ressourcen

- bisher ungeklärte Detailfragen, deren Antworten relevant für das Vorankommen des Projektes sind

Es ist also wichtig, zeitliche Ansprüche deines Kunden erst einmal auf ihre Realisierbarkeit zu überprüfen. Bei Teilen der Aufgabe, bei denen du den Zeitaufwand gut einschätzen kannst, solltest du dies kommunizieren. Bei Arbeitsschritten, deren Zeitaufwand von anderen Faktoren abhängig ist, solltest du dies auch auch kommunizieren. 

Ganz wichtig ist es dabei auch, unrealistische Vorstellungen direkt auszuräumen. Denk einfach daran, dass dein (potenzieller) Kunde eventuell nicht so gut den Überblick über den Zeitaufwand hat wie du und er erst recht nicht weiß, was du sonst noch um die Ohren hast. Ansonsten ist es so, dass du bei Anfragen einfach proaktiv sein kannst und direkt auf eine konkrete Anfrage unter anderem mit einem zeitlichen Horizont antwortest – oder eben die mitgelieferte Vorstellung diesbezüglich bestätigst oder klarstellst, dass das so nichts werden kann. 

Schließlich ist in Kürze durchgepeitschte Arbeit oftmals auch schlechtere Arbeit. Es besteht aber weder für dich noch für deinen Kunden die Notwendigkeit, sich nicht mit dem Besten zufrieden zu geben.

Einen Zeitplan konkretisieren und visualisieren

Jetzt, wo der Zeitplan steht, solltest du ihn deinem Kunden vorlegen. Dafür kannst du ihn beispielsweise – je nach Talent und Willen zum Aufwand – visualisieren. Am einfachsten wäre eine stichpunkthafte Übersicht, etwas griffiger ein Diagramm und richtig komplex ein detailliertes Schaubild. Je nachdem, wie viele Menschen sich mit dem Projekt befassen und vielleicht auch anhand des Zeitplans noch Dinge verstehen müssen, variiert der Nutzen eines komplex gestalteten Zeitplans. In der Regel genügt es vermutlich, diesen überhaupt mal zu kommunizieren. 

Wichtig ist dabei, dass ein von dir erstellter Zeitplan, den du mit deinem Kunden so übernimmst, auch eine gewisse Verbindlichkeit darstellt. Du solltest dir also sicher sein, dass die Arbeitsschritte im Groben schon entsprechend des Planes gelingen werden. Auf der anderen Seite ist so ein Zeitplan auch ein gutes Vehikel, um Prioritäten nachträglich festzulegen oder neu zu ordnen. 

Wenn es Unsicherheiten bezüglich der Zeitplanung gibt, sollte das auch in der Visualisierung auftauchen. Insbesondere dann, wenn etwas von Projektpartnern oder deinen Kunden selbst abhängt, sollte das mit rein. So wird zweierlei erreicht: Zum einen wissen diese dann, wann sie etwas Bestimmtes tun sollten (schließlich zeigt der Zeitplan ja auch den Aufwand für den Arbeitsschritt davor an) und zum anderen machst du so deutlich, dass du nicht für alle Verzögerungen allein verantwortlich bist. 

Halte Rücksprache und betone Fortschritte

Ein anderer Teil der Zeitplanung mit deinem Kunden besteht darin, dass du Updates gibt. Wenn etwas Bestimmtes geschafft ist, du im Plan warst, dann teile dies mit. Klar: Der Zeitplan sagte das ja schon, aber du bestätigst mit so einem Update noch einmal, dass es wirklich funktionierte. Außerdem erinnert jede auf das Projekt oder den Auftrag bezogene Nachricht deinen Kunden ja auch daran, dass ihr allmählich Rücksprache halten oder weitere Schritte planen wolltet. 

Wenn dein Kunde und du ein Programm zum Tracking des Arbeitsfortschrittes nutzen oder du selbst einen Zeit- und Projektplan visualisiert hast, dann kannst du auch dies für die regelmäßigen Updates nutzen. Hauptsache, es ist kurz und übersichtlich. 

Als Freelancer ist es immer wichtig, seine eigene Zeitplanung zu kennen und einschätzen zu können. Vernünftiges Zeitmanagement ist sogar eine der Voraussetzungen dafür, überhaupt mit Überblick und zuverlässig selbstständig arbeiten zu können. Umso wichtiger ist es, dass du dies auch nach außen trägst und deine Kunden wissen lässt. Denn wenn diese und du einen guten Plan haben, verhindert ihr Zeitdruck, Stress und unrealistische Erwartungen. Visualisierungen eines besprochenen oder vorgeschlagenen Zeitplans helfen beim Erwartungshaltungsmanagement und dienen der weiteren Orientierung – gerade dann, wenn Projekte größer sind.