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Mobile To Do-Listen - 7 Apps zur Aufgabenverwaltung

Aufgabenverwaltung als wichtiger Baustein von Zeitmanagement

Über eines sich sind alle Erwerbstätigen einig: Zeit ist das kostbarste Gut. Insbesondere für Selbstständige, deren Zeit sich pro Tag gesehen nicht in ein 8-Stunden-Schema normaler Festanstellungen pressen lässt, da mal mehr oder mal weniger Arbeit anfällt. Hier gilt das Credo Zeit ist Geld, denn wer seine zur Verfügung stehende Arbeitszeit nicht vernünftig zu organisieren weiss, muss unter Umständen mit Umsatzeinbußen rechnen. Zeit ist also nicht nur ein wertvolles Gut, sondern heutzutage mehr denn je zu einem Faktor geworden, den es zu managen gilt - ähnlich, wie man Geld managen und verwalten muss. Intelligente Aufgabenverwaltung ist das Stichwort. Doch wie gestaltet man diese in Zeiten von Computer, Smartphone und Tablet am geschicktesten? Verschiedene Zeitmanagement Methoden können dabei helfen, die eigene Zeit sinnvoll zu organisieren. Anregungen dazu findest du in unserem Blog Artikel Zeit als wertvollstes Gut - eine Übersicht über einige Zeitmanagement-Methoden .

Wenn du Aufgaben dementsprechend organisiert oder priorisiert hast, geht es darum, sie intelligent zu verwalten. Bestimmt fallen dir altbewährte Techniken wie Mind-Mapping oder To Do Listen ein, denen man sich im Alltag gern bedient. Papier ist jedoch im Gegensatz zu dem, was der Volksmund behauptet, nicht beständig und To Do Listen nur dann effizient und praktikabel, wenn sie mobil erstellt werden. Glücklicherweise gibt es eine große Auswahl an Apps, die Selbstständigen zur Organisation der Aufgabenverwaltung zur Verfügung stehen. Diese bringen einige Vorteile mit sich, die dir das Arbeitsleben deutlich erleichtern können. Vielleicht nutzt du auch schon den Google Kalender, um dir wichtige Termine zu merken oder deinen Tagesablauf zu organisieren. Im Gegensatz zum Google Kalender müssen Apps zur Aufgabenverwaltung jedoch nicht synchronisiert werden, können auf dem Smartphone überall hin mitgenommen werden und bieten in den meisten Fällen ein frischeres sowie funktionaleres Design, so dass es einfach Spaß macht, mit ihnen zu arbeiten.

Mobile To Do Liste als App vs. To Do Liste auf Papier

Wie auch in anderen Bereichen bietet die Digitalisierung ihre Vorteile - so auch die mobilen Apps zur Aufgabenverwaltung, die ganz einfach übers Smartphone bedient werden können. Es mag durchaus den ein oder anderen geben, der an Papier festhält und seine To Do Listen lieber auf Papier, in einen Kalender oder einen Notizblock schreibt. Dann genügt jedoch ein umgestoßener Kaffee, um die Tagesplanung zu Nichte zu machen. Auch brauchen Blöcke zusätzlich Platz, wenn sie in der Aktentasche mitgenommen werden. In manchen Branchen könnte es sogar unprofessionell wirken, wenn du wichtige Aufgaben lediglich auf einem Notizzettel notierst, weil sich das Meiste ohnehin digital abspielt (z. B. Online Marketing Branche, Architektur- und Design Branche, etc.).

Papier kann leider auch nicht sprechen - im Klartext heißt das, du kannst dich von deiner To Do Liste im Taschenkalender oder Notizblock nicht an wichtige Aufgaben erinnern lassen und riskierst, den ein oder anderen Termin zu vergessen.

Verwendest du stattdessen eine App auf dem Handy, kannst du dir sicher sein, dass dir bei der Arbeit nichts durch die Lappen geht und du jederzeit einen Blick drauf werfen kannst, da du dein Smartphone ja ohnehin permanent in Reichweite hast. Auch kannst du, je nach bereitgestellten Funktionen der App, Aufgaben mit anderen teilen oder gar gemeinsam bearbeiten, was die Bewältigung des Workloads zusätzlich erleichtert.

Was soll eine App zur Aufgabenverwaltung alles können?

Eine App zur Aufgabenverwaltung sollte in erster Linie benutzerfreundlich und modern gestaltet sein, so dass man gerne mit ihr arbeitet. Die meisten Apps entsprechen genau diesen Anforderungen, sind in frischem, jugendlichem Design gehalten und tragen einschlägige Namen, die man sich gut merken kann. Manche davon muten wie der Name eines neuen Kinderspielzeugs an, tatsächlich handelt es sich aber um effiziente kleine Zeitmanager, mit denen sich alle Formen von Aufgaben verwalten lassen. Erinnerungsfunktionen über verschiedene Kanäle (E-Mail, SMS, Twitter oder Handybenachrichtigung) und Kompatibilität mit mehreren Betriebssystemen sollte standardmäßig gegeben sein. Zusätzlich ist es von Vorteil, wenn sich Aufgaben mit anderen Smartphone Nutzern teilen und Dokumente wie PDFs, Word Dateien etc. hochladen lassen. Selbstverständlich kann eine App zur Aufgabenverwaltung nicht nur für Aufgaben tagsüber, sondern auch für das Privatleben verwendet werden. So lässt sich der Gang zum Fitnessstudio oder das Fußballtraining perfekt mit Meetings und Kundenterminen verbinden. Praktisch ist das für all diejenigen, die ohnehin keinen Wert auf Trennung von Privatem und Beruflichem legen.

Welches sind die besten Apps zur mobilen Aufgabenverwaltung?

Als Selbstständiger möchtest du höchstwahrscheinlich sicher gehen, die richtige App auszusuchen und nur das Beste zu bekommen. Im Nachfolgenden stellen wir dir 7 Apps vor, mit denen sich dein Aufgabenmanagement prima verwalten lässt. Du kannst deine Auswahl auch davon abhängig machen, welches Betriebssystem dein Handy verwendet, denn nicht alle Apps sind mit Android und Apple zugleich kompatibel.

Ticktick

Ticktick bietet sich als einfache und übersichtlich gestaltete App an, um deine täglichen Aufgaben einfach zu erledigen. Aufgaben lassen sich unkompliziert in Checklisten aufgliedern und ein übersichtlicher Kalender hilft dabei, sie Uhrzeiten und Tagen zuzuordnen. Deine To Dos können alphabetisch, nach Zeitpunkt oder Wichtigkeit geordnet werden. Wer dennoch eine bestimmte Aufgabe nicht wiederfindet, kann sich der praktischen Suchfunktion bedienen. Inhalte können mit Anmerkungen versehen werden und auch die Verschiebung einzelner Elemente ist möglich. TickTick gibt es seit einiger Zeit nun auch für Android, so dass die App nicht nur Apple Nutzern vorenthalten ist. Farbtechnisch gesehen ist sie in unaufdringlichem Blau-Weiß gestaltet. Daten können auf TickTick.com gespeichert werden und Aufgabenlisten mit Freunden oder Mitarbeitern geteilt werden. Somit bietet die App alles, was man für eine einfache und moderne Aufgabenverwaltung braucht.

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Remember the Milk

Die Remember the Milk App präsentiert sich jugendlich-frisch und lehnt vom Namen her an die Tatsache an, dass man beim Einkaufen im Supermarkt manchmal aus Versehen die Milch vergisst. Sie verspricht, dass du nichts mehr vergisst, wenn du sie benutzt - selbst die Milch nicht. Es gibt sie als kostenlosen Download in der normalen Version, in der sie ebenfalls Standardfunktionen wie Teilen, Speichern und Erinnern bietet. Auch kann nach Belieben priorisiert und geteilt werden. Zusätzlich bekommst du sie gegen Entgelt in der Profiversion, in der du beispielsweise Sonderfeatures wie farbige Tags nutzen kannst, um deine To Do Liste noch effizienter zu gestalten. Zudem ist es hier möglich, eine Synchronisation mit Microsoft vorzunehmen und von unbegrenztem Speicherplatz für erledigte Aufgaben zu profitieren. Selbst private Geburtstagspartys lassen sich mit der Remember the Milk App ideal organisieren.

Any.do

Any.do präsentiert sich als Must-have App, da sie sowohl To Do Liste, Terminkalender, Lebensorganizer und Tagesplaner in einem ist. Sie bietet Funktionen wie Kalender, Posteingang, Notizblock, Beitragsbrett, Projekt-Management-Tool, eine Erinnerungs-App und einen Tagesplaner, welche die Organisation des Alltags enorm erleichtern. Das Erstellen von Lebensmittel- und Einkaufslisten ist ebenfalls möglich, so dass die App auch für den Gang zum Supermarkt verwendet werden kann. Die Anbindung an dein E-Mail Postfach trägt dazu bei, dass To Do Listen direkt vom E-Mail Posteingang an die App weitergeleitet werden können. Praktisch ist bei der Benutzung auch, dass Any.do ähnlich wie Google automatische Vorschläge zur Benennung von Aufgaben bringt, die dir das Organisieren erleichtern. Die App erfasst sogar verpasste Anrufe und erinnert dich daran, so dass du es nie wieder verschwitzt, jemanden zurück zu rufen. Zur Erstellung von Erinnerungen ist eine Spracheingabe möglich.

Wunderlist

Wunderlist ist sowohl mit Android als auch Apple Geräten kompatibel und ermöglicht Erinnerungen, Notizen, das Erstellen von Listenordnern und sogenannten Wunderlists, also individuellen To Do Listen. Praktisch ist, dass Hashtags benutzt werden können, um Aufgaben einen Kontext zu geben und deine Listen mit nur einem Klick gedruckt werden können. Auch aus den E-Mails heraus können direkt Aufgaben erstellt werden und mit Kommentaren versehen werden. Nutzer loben die App als Helfer fürs Leben und die Tatsache, dass man sie selbst als Unterstützung beim Kochen verwenden kann, indem man z. B. die Zutaten für ein Gericht aus einer selbst erstellten Liste abruft. Die App funktioniert auf Windows, Windows Phone, Mac OS X, iOS (iPad, iPhone, iPod), Android, sowie als Web Anwendung direkt im Browser auf www.wunderlist.com

Toodledo

Bei Toodledo handelt es sich um eine leistungsstarke App, die allerdings nur auf Applegeräten nutzbar ist (erfordert mindestens iOS 7.0). Es gibt eine kostenpflichtige Goldversion, bei der alle Funktionen uneingeschränkt zur Verfügung stehen. Die App bietet z. B. akustische Popup-Alarme für bald fällige Aufgaben und große Flexibilität, was die Erstellung von Aufgaben angeht. Wie komplex es wird, bestimmst quasi du. Auch können Aufgabenlisten anhand zahlreicher nützlicher Kriterien durchsucht werden, so dass du schnell findest, was du suchst. Wie man es von Apple kennt, können vor dem Hintergrund der persönlichen Sicherheit Aufgaben mit einem Passwort geschützt werden. Besonders interessant ist auch die Funktion der "Hotlist", welche ermöglicht, dass dringende Aufgaben aufgrund der Fälligkeit automatisch aufgelistet werden. In Deutschland ist die App zwar eher unbekannt, im Berufsalltag jedoch äußerst praktikabel.

Todoist

Auch Todoist bietet alles, was eine moderne App zur Aufgabenverwaltung können muss. Sie wird weltweit von 4 Millionen Menschen genutzt und unterstützt bei allerlei Projekten. Farblich gesehen setzt sie nicht auf blau-weißes Design, sondern auf erfrischende Rotakzente. Erinnerungen, Datensynchronisation in Echtzeit, Benachrichtigungen, das Teilen von Projekten sowie das Einfügen von Kommentaren, Etiketten und Filter sind kein Problem. Darüber hinaus verfügt die App über die Funktion "Todoist Karma", mit der du deine eigene Leistung und Produktivität visualisieren kannst. Die App hilft dir bei der Bewältigung komplexer Aufgaben, indem du sie in Unteraufgaben und Teilprojekte aufgliedern kannst.

Evernote

Evernote kommt mit grünem Logo daher und stellt seinen Nutzern verschiedene Formate zur Verfügung, um Ideen oder Aufgaben zu speichern: Text, Skizzen, Fotos, Audio, Videos, PDF-Dateien, aus dem Web geclippte Inhalte und vieles mehr. Das Anhängen von Dateien wie Microsoft Office Dokumente, PDF-Dateien und Fotos ist ebenfalls möglich. Mit der Handykamera können Dokumente gescannt und eingebunden werden. Auch für die Sicherheit wird hier einiges getan - dank neuer Funktion gibt es die Möglichkeit, einen Fingerabdruckscan zum Entsperren von Evernote zu nutzen. Evernote ist für Android-Geräte und IOS verfügbar.