Erfolgreiches Business aufbauen - ohne Überstunden

Die sicher am häufigsten benutzte Formel in Bezug auf Selbständigkeit lautet: Selbständigkeit = selbst und ständig. Will heißen, als selbständiger Unternehmer (ob nun als Freelancer, freier Mitarbeiter, Freiberufler, Solopreneur oder Unternehmer mit Angestellten) bist du einfach immer am Arbeiten. Der Begriff Überstunden, den man ja eigentlich nur aus dem Angestelltenverhältnis kennt, kommt auch häufig ins Spiel und andere kommentieren deine Pläne so: "Wenn du dich selbständig machst, ist dein Freizeitleben so gut wie vorbei". 

Klar, aus eigener selbständiger Perspektive muss ich zugeben, so ein Quäntchen Wahrheit ist ab und an dran an der Sache. Manchmal schafft man das normale Arbeitspensum einfach nicht in 8 Stunden. Wenn du dann auch noch vor hast, dich zu vergrößern bzw. dein Unternehmen auszubauen, kommen schon mal 12 Stunden Arbeit auf dich zu und es sieht trübe aus mit der freien Zeit. Kurzfristig ist das zwar alles im grünen Bereich. Auf Dauer geht das schnell auf Kosten nicht nur deiner Gesundheit. 

Selbständig arbeiten

Die Vorteile für dich als Selbständiger sind ja durchaus flexibel zu arbeiten, bestenfalls so viel zu arbeiten, wie du möchtest und auch jeglichen Aspekt, der damit verbundenen Freiheit und Freizeit, auszukosten und zu genießen. Wenn es das Projekt zulässt, kannst du von jedem Ort der Welt arbeiten und nebenbei auch noch reisen. Du bist in allen Belangen frei und dein eigener Boss. Soweit so gut - das ist der absolute Idealzustand. Einige schaffen das im Handumdrehen, manche wiederum benötigen etwas länger und bei anderen klappt es nicht mit diesem Optimum. 

Es gibt aber ein paar Aspekte, die du beherzigen kannst und die dir diesen Weg etwas ebnen und erleichtern können - egal ob du erst am Anfang deiner freiberuflichen Karriere stehst oder schon länger dabei bist. Und die wirklich gute Nachricht für alle, die zwischendurch zweifeln oder hadern: der Aufbau eines langfristigen, nachhaltigen, erfolgreichen Unternehmens ist für jeden möglich.

Auch wenn es einige Anstrengungen erfordert und so manche Herausforderung zu meistern ist - bedeutet es auch nicht zwangsläufig, zusätzliche  Stunden deines Leben dafür einsetzen zu müssen. Mit ein wenig Disziplin, Übung und den folgenden praktischen Tipps kannst du dein Unternehmen mit weniger Stress und Zeitaufwand führen und sogar ausbauen, gleichzeitig aber auch dein (Privat-) Leben genießen. In moderner Sprache heißt das so gerne: deine "Work-Life-Balance" etablieren! Wir verraten dir jetzt, was du dafür tun kannst.

• Der realistische Tagesplan 

Als Selbständiger bist du zunächst einmal für alles alleine zuständig. Da kann man zwischen Telefonaten, E-Mails,  Kundenterminen, Akquise, Werbemaßnahmen und der eigentlichen Arbeit ganz schön verloren gehen. Natürlich hilft dir die tägliche "To-Do-Liste", doch es kommen oft unvorhergesehene Dinge dazwischen, die eben nicht auf dieser Liste stehen. Und schon entsteht Chaos oder dein Privates muss mal wieder zurückstecken. Der Hauptfehler liegt oft darin, dir zu viel für einen Tag vorzunehmen.   

Wie du Zeit sparen kannst: Packe deine Liste niemals so voll, dass du keine Zeit mehr hast, auch Unerwartetes problemlos in deiner normalen Arbeitszeit (die du für dich definiert hast) abzuarbeiten.

• Der optimale Umgang mit Zeit, Teil A 

Hast du deine "To-Do-Liste" erstellt, gibt es verschiedene Arten der Herangehensweise, sprich eine individuelle Weise deine Tagesaufgaben zu erledigen. Manche z.B. machen das Unliebsame zuerst, andere schieben dies auf bis ans Ende des Tages hinaus. Egal zu welcher Gruppe du nun gehören magst, was dir auf jeden Fall helfen wird, ist ein effektives Zeitmanagement. Hierfür gibt es hilfreiche Tools, mit denen du - wie der Name schon sagt - deine Arbeitsaufgaben wesentlich effizienter handeln kannst. Beispiele sind Microsoft-To-Do , Todoist oder spezielle Excel- und Outlook-Tools.

Wie du Zeit sparen kannst: Liegt auf der Hand, diese Tools helfen dir dabei, deine Zeit maximal zu nutzen und wirkliche Zeitersparnis zu erwirken. 

Übrigens, weitere Tipps zum effektiven Zeitmanagement findest du hier.

• Der optimale Umgang mit Zeit, Teil B

Was bei der Zeiteinteilung und der Erstellung deiner Liste noch sinnvoll ist: die (täglichen) Aufgaben mit der höchsten Priorität ganz nach oben zu setzen. Das ist das eine. Das, was aber eben so wichtig ist: Gehe ebenso mit deinen Fähigkeiten beziehungsweise deinen Talenten und deinen gesteckten Zielen vor.

Wenn du merkst, ein Bereich deines Unternehmens läuft nicht rund oder du brauchst für manche Dinge einfach zu lang, solltest du dir Hilfe suchen anstatt weiter vergeblich zu versuchen, es alleine hinzukriegen. Das frisst Zeit, Nerven und Energie.

Wie du Zeit sparen kannst: Engagiere jemanden, der dich in diesen Belangen unterstützt und lagere die Bereiche aus, bei denen du dich schwer tust und die demzufolge Zeit fressen.  

• Der optimale Umgang mit Zeit, Teil C  

Um Kosten zu sparen, den Überblick zu behalten oder frei zu agieren machen Freiberufler und Selbständige gerne alles selber. Das hat Vorteile, aber auch den Nachteil, dass viele Stunden für Organisatorisches und Verwaltungsarbeit drauf gehen. Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails, Kundenkontakt, das Schreiben von Rechnungen oder Mahnungen sind zwar wichtig, zapfen dir aber wertvolle Zeit ab, die du eigentlich für andere Dinge benötigst.

Also, fange an zu delegieren. Priorität für dich haben: dich zu vernetzen und dich mit Gleichgesinnten auszutauschen. Bringe in Erfahrung, wie andere Freiberufler das machen. Schon das bringt Erleichterung und oft auch die langersehnte Lösung. Die Erledigung deines Bürokrams kannst du auch an einen so genannten virtuellen Assistenten übertragen, der dir dann für andere Dinge den Rücken frei hält.

Auch wenn das deine Kosten erhöht, ist ein professioneller Assistent ein Aktivposten, der deinem Business langfristig einen Wert bringt. Und falls dein "Unternehmen" wächst, solltest du über die Beschäftigung eines/mehrerer Mitarbeiter nachdenken. Denn irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem du nicht mehr alles alleine schaffst bzw. 20 Stunden pro Tag arbeiten müsstest. Und genau das wollen wir ja nicht.

• Der richtige Umgang mit deinen Kunden

Egal ob es sich um Neu- oder Stammkunden dreht, auf den richtigen Umgang kommt es an. Es braucht sicherlich ein wenig Fingerspitzengefühl, denn jeder Kunde ist anders. Das heißt, der eine ist recht pflegeleicht und umgänglich, Arbeitsprozesse gehen schnell und easy von der Hand. Andere aber sind kompliziert, verlangen immer eine Extrawurst oder mäkeln ständig rum. Das erfordert ein gewisses Talent, sich in unterschiedliche Menschen hinein zu versetzen und jeweils individuell zu agieren. Die Erfahrung wird dir mit der Zeit helfen. Aber was ist, wenn du neu startest oder dabei bist, neue Kunden zu generieren. Scheue dich nicht, auch hier Hilfe in Anspruch zu nehmen, zum Beispiel in Form eines Business-Coachings (LINK?). 

Wie du Zeit sparen kannst: Hier musst du zwar auch Geld investieren, aber durch ein derartiges Coaching wirst du erfahrener im Umgang mit Menschen/Kunden und lernst, schneller, besser und leichter mit Ihnen zu interagieren. Das bringt dir insofern eine Zeitersparnis, weil du schneller, besser und leichter ans gewünschte Ziel kommst.

Ein paar Anregungen für den Umgang mit unzufriedenen Kunden haben wir hier für dich zusammengefasst.

• Der professionelle Auftritt, Teil A

Deine Website ist dein Aushängeschild. Wie sie aussehen sollte, hängt in erster Linie von deinem Business (Branche) ab. Was aber immer gilt: sie sollte qualitativ hochwertig sein und der Welt zeigen, was du alles zu bieten hast. Das geht natürlich über deine Angebotspalette hinaus und bezieht sich auch auf deine Expertise, besondere Merkmale, Alleinstellungsmerkmale  etc. Also, warum ein Kunde unbedingt und nur deine Leistungen in Anspruch nehmen sollte. Beachte: Bleibe immer bei der Wahrheit, sei ehrlich, authentisch und gebe dich stets professionell. Achte auf ein gutes Ranking im Netz, dann werden deine (potentiellen) Kunden dich auch finden.

Wie du Zeit sparen kannst: Wenn du in eine gut gemachte und deinem Business entsprechende Website hast, ist das schon die halbe Miete im Kundenkontakt. Das erspart dir viel "Gerede", denn Kunden können sich schon im Vorfeld über dein Angebot, deine Referenzen, deine Erfahrung und deine Projekte informieren und sich ein Bild machen.

In unserem Blogartikel 6 Gründe, warum du als Freelancer unbedingt eine Website haben solltest findest du noch mehr Infos zum Thema.

• Der professionelle Auftritt, Teil B

Neben der professionellen Website gehören aber noch andere Dinge dazu: Verwende immer eine geschäftliche E-Mail-Adresse und achte auf das Ausstellen ordnungsgemäßer Rechnungen. Achte insgesamt auf eine professionelle Geschäftsausstattung. Einen guten Eindruck macht, wenn alles einheitlich gestaltet ist (Wiedererkennungswert).

Wie du Zeit sparen kannst: Lasse diese Dinge von vornherein von einem Profi wie einem Grafiker oder Webdesigner machen, wenn du in diesen Dingen nicht versiert bist. Gut, du musst Geld investieren, aber am Ende zahlt es sich aus und du bekommst Zeit "geschenkt", in der du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. 

• Das automatisiert-effiziente Arbeiten

Die Erledigung vieler täglicher Aufgaben, vor allem der organisatorische Kleinkram, kosten viel Zeit.  Wenn du nicht auf einen virtuellen Assistenten (wie oben beschrieben) zurückgreifen möchtest, gibt es für diesen Bereich weitere Tools, die dir dein Arbeitsleben enorm erleichtern: 

• automatisierte E-Mail-Lösungen, zum Beispiel für (Kalt-) Akquise zur Neukundengewinnung oder zur Erleichterung deiner Marketing-Kampagnen.
• intelligente Planungswerkzeuge für "social media", den fiesesten Zeiträuber überhaupt. Wenn du in deinem Business allerdings darauf angewiesen bist und "social media" - Kanäle nutzt, gibt es auch hier automatisierte Marketing-Tools, wie zum Beispiel das Posten auf Facebook.
• "Landing-Page"-Software für deine Website, damit Kunden auch genau dort landen.
• Rückruf-Software für verpasste Kundenanrufe. Wenn ein Kunde dich nicht erreicht, nimmt die Software eine Nachricht entgegen und plant deinen Rückruf. 
• Buchhaltungssoftware - enorm zeitsparend. 

• Und natürlich das intelligente Bankkonto von Kontist, Banking für Selbständige & Freelancer, das dir hilft Steuern, Geld und vor allem Zeit zu sparen - das einzige Geschäftskonto, das automatisch deine Steuern berechnet. 

• Der perfekte Tag  

Das klingt gut, oder? Denn wenn du ständig überlastet bist, 12-14 Stunden-Tage hast, also viel zu viel arbeitest, raubt dir das mit der Zeit die meiste Zeit. Und Kraft. Und Energie. Wenn du immer über deine Grenzen gehst, brauchst du auf Dauer immer länger (Zeit), um dein Arbeitspensum zu schaffen und auch die notwendigen Regenerations- und Entspannungsphasen dauern immer länger. Ein "Zeitfresser-Teufelskreis". Also, egal wie beschäftigt du sein magst, achte immer darauf,  

• regelmäßige Pausen einzulegen
• regelmäßig zu essen
• genug zu trinken 
• dich zwischendurch zu bewegen 
• zwischendurch Bildschirmpausen einzulegen
• Auszeiten einzubauen
• und zum Feierabend auch wirklich die Arbeit zu beenden und die Freizeit zu genießen

Wenn du mit dem letztgenannten Punkt immer wieder Schwierigkeiten hast, zeigen wir dir in unserem Blog-Artikel Wie ich als Selbständiger richtig Feierabend machen kann.

Wie du also nachhaltig Zeit sparen kannst: All diese Aspekte können langfristig dazu beitragen, ein erfolgreiches Business zu führen, deine Produktivität zu steigern und dich auch stressfreier durch dein Arbeitsleben zu führen. Einfach weil du in vielen Bereichen definitiv Zeit sparen kannst. Das ist nachhaltig, gesund und gut für deine Selbständigkeit.