Backups erstellen und auslagern
Rechnungen, Texte, Graphiken und Co. solltest du ohnehin gut sortieren und in Ordnern vorliegen haben. Doch für den Fall, dass mit deinem Computer etwas passiert, solltest du zudem Kopien von allem Wichtigen haben. Du kannst diese beispielsweise (wenn möglich) auf externen Festplatten, USB-Sticks und ähnlichen Datenträgern lagern. Auch Cloud-Dienste sind eine Option.
Im Falle eines Verlustes bleibt so zumindest der Schaden begrenzt und du musst nicht alles neu anlegen oder hast wichtige Dokumente verloren. Außerdem ist es ohne Frage sinnvoll, sensible Kundendaten stets an einem sicheren Ort zu lagern und diese zu verschlüsseln. Im Falle dessen, dass es sich lediglich um Rechnungsdaten handelt, gilt dies auch. Hier genügt es aber im Grunde auch, diese nach einer gewissen Zeit routinemäßig auszulagern.
Lektion sechs: Backups – auch offline – bieten zusätzliche Sicherheit bei Verlust von Daten.
Exkurs: Mach dich mit deiner Website nicht zur Zielscheibe
Die Gefahren durch Hacker und Schadsoftware sind das eine. Die Gefahren durch Abmahnanwälte und E-Mail-Spam sind das andere. Das zweite Problem kannst du dadurch umgehen, dass du das @-Zeichen auf deiner Website im E-Mail-Namen stumpf durch ein [at] ersetzt. So können Crawler, die Websites nach E-Mail-Adressen durchsuchen und diese an Spam-Mail-Versender weitergeben, diese wohl nicht auslesen.
Die andere Sache, über die schon manch einer gestolpert ist, ist die mit den nicht rechtskonformen Websites selber. Die ganze Debatte über die DSGVO hat dies ganz gut abgebildet, muss doch seitdem sehr transparent und für viele eher schwierig zu verstehen unter anderem dargestellt sein, was warum mit welchen Daten passiert und wer für die Sicherheit derselben zuständig ist.
Es beginnt mit dem ordnungsgemäßen Impressum, in das da gehören:
- Name und Anschrift des Unternehmens; Name des Vertretungsberechtigten (bei den meisten Freelancern also deine Adresse und dein Name)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden, nicht aber die die Steuernummer (!)
- Telefonnummer, E-Mail-Adresse
- falls vorhanden: Eintragung ins Handelsregister und ähnliches
Die Datenschutzerklärung ist eine Geschichte, die stark vom Inhalt der Seite abhängt. Bei Websites, die keinen Online-Shop und ähnliches haben und vor allem zur Information und Kontaktaufnahme gedacht sind, genügt oftmals eine Standard-Datenschutzerklärung. Eine Möglichkeit dazu, diese zu erstellen, findest du beispielsweise bei e-recht24.de.
Auch auf Cookies muss hingewiesen werden. Bei den meisten Website-Baukästen hast du hier die Option, dies in einem Pop-Up-Fenster zu tun und hier auch die Auswahl der präferierten Cookies durch den Besucher einzurichten.
Google Analytics ist ein weiterer Punkt. Nach deutscher Rechtsprechung erfordert die Nutzung (die praktisch ist), dass du einen Vertrag ausfüllst und diesen an Google nach Irland sendest. Dann wird das Ganze in deine Website eingebunden. Für Nutzer musst du eine Funktion bereitstellen, die wiederum das Erheben von Daten hierdurch unterbindet. Das gleiche gilt für alle anderen Statistik-Tools.
Weiterhin geht es bei der Datenschutzgrundverordnung um personenbezogene Daten. Das sind diese, die es theoretisch ermöglichen, eine Person zu identifizieren. Dies schließt auch die IP-Adresse mit ein. Für dich bedeutet dies, dass du darauf hinweisen musst, ob und wie diese Daten verschlüsselt werden (in der Regel weiß dies dein Website-Provider besser als du), wie im Zweifel auf diese zugegriffen wird und so weiter. Auch hierfür gibt es die Datenschutzerklärung.
Zudem gibt es noch viele weitere Punkte, die in Abhängigkeit davon, was auf deiner Website so möglich ist (Bezahlvorgänge, Kontaktformulare etc.), beachtet gehören. Das Thema ist komplex und dir sei an dieser Stelle angeraten, entweder zu recherchieren, einen Bekannten zu fragen, der sich hier auskennt, oder aber einen hierauf spezialisierten Anwalt zu konsultieren.
Warum das wichtig ist? Nun, die DSGVO gilt für alle Websites, die nicht rein privat genutzt werden. Bei der Website eines Freelancers ist dies der Fall.
Abmahnungen können zudem teuer werden und es gibt eigentlich keinen Grund, dies zu riskieren. Entsprechend solltest du, insofern du dieses Thema bisher stiefmütterlich behandelt hast, tätig werden.
Du siehst: Das Neuland ist voller Gefahren, die aber leicht abzuwenden sind. Ein paar Sachen sind wie das Händewaschen: Man gewöhnt sich daran. Andere erfordern etwas Initiative und Wissen. Im Zweifel gibt es aber auch Experten, die das für dich übernehmen.