Digitaler Briefkasten für Freelancer

Rechnungen, amtliche Schreiben und natürlich spannende neue Angebote von Vertragspartnern (und denen, die es werden wollen) – all das trudelt, zusammen mit anderen Schreiben, nahezu täglich bei den meisten Menschen ein. 60 Millionen Briefe werden allein in Deutschland pro Tag verschickt. Das ist für die meisten Menschen nicht weiter problematisch, schauen sie doch nahezu täglich in ihren Briefkasten. 

Anders sieht es aus bei Personen aus, die viel reisen oder sich oftmals aus anderen Gründen woanders als an ihrer Meldeadresse aufhalten. Insbesondere Freelancer, die zur Gruppe der sogenannten digitalen Nomaden gehören, können ein Lied davon singen. Denn wenn du deinen Job und deine Reiselust verbindest, bleibt weniger Zeit, die heimische Post zu kontrollieren.

Und bevor du nun überlegst, deinen Mitbewohner oder deine Familie damit zu beauftragen, diese für dich zu scannen – oder noch schlimmer: per WhatsApp-Bild an dich weiterleiten zu lassen –, kannst du stattdessen über ein digitales Postfach nachdenken. 

So ein digitaler Briefkasten ist schnell erklärt: Deine Post wird umgeleitet, landet bei einem Dienstleister und wird dann eingescannt. Die eingescannten Dokumente kannst du dann online abrufen. Was mit den Originalen passiert, kannst du dir zudem in den meisten Fällen aussuchen. Du kannst dir die Scans dann in einem speziellen elektronischen Postfach ansehen, wobei es hier Lösungen für den Browser und per App gibt. 

Was hier möglich ist, welche Vor- und Nachteile das haben kann und welche Anbieter es für das digitale Postfach gibt, wollen wir uns hier einmal ansehen.

Für wen ist ein digitaler Briefkasten geeignet?

Ein digitaler Briefkasten ist für jeden geeignet, der so wenig Zeit in der Nähe seines physischen Briefkastens verbringt, dass er die fristgerechte Kontrolle der eigenen Post nicht mehr gewährleisten kann. Dies gilt insbesondere für digitale Nomaden, Freelancer, die für Projekte oder zwecks einer langen Reise über einige Wochen oder Monate unterwegs sind und sonstige Selbstständige, die beispielsweise im Ausland weilen. 

Aber auch für Menschen, die sich ein Semester oder einige Monate lang eine Auszeit nehmen (beispielsweise im Rahmen eines Work-and-Travel-Programms), ist ein digitaler Briefkasten eine Option. 

Nicht unerwähnt bleiben soll er unangenehme Fall, dass du zwar eine Meldeadresse hast, dir faktisch aber kein wirklicher Wohnraum zur Verfügung steht und du beispielsweise zwischen Freunden und Bekannten in ganz Deutschland pendelst. Auch hier kann ein digitaler Briefkasten sinnvoll sein. Alternativ kannst du natürlich auch jemanden bitten, dir deine Post händisch nachzusenden. Jedoch kommt es so zu Verzögerungen.

Welche Postsendungen kommen in meinen digitalen Briefkasten – und wie?

Dienstleister, die für dich einen digitalen Briefkasten anbieten, arbeiten mit einem Nachsendeauftrag. Das heißt, dass deine Post von der Deutschen Post (und gegebenenfalls von anderen Zulieferern) automatisch an den Dienstleister weitergeleitet wird. Du selbst erhältst eine digitale Postadresse (ein Postfach).

Jedoch: Nicht alle Postsendungen können gescannt werden. Pakete werden beispielsweise von dieser Leistung ausgenommen und werden in aller Regel auch nicht an den Dienstleister geleitet. Diese kommen weiterhin an deine reguläre Postadresse beziehungsweise zu einer Packstation. Eine Ausnahme bilden in Umschlägen verschickbare Artikel.

Diese landen häufig beim Dienstleister deines digitalen Briefkastens. Du musst sie dir entweder von dort zusenden lassen oder schon beim Bestellen der Ware als Lieferadresse eine andere als die, die mit dem Nachsendeauftrag zusammenhängt, angeben. Anbieten tun sich eine Büroadresse oder die eines Freundes.

Und auch Werbesendungen und ähnliches sind vom Scannen ausgenommen. Diese Postsendungen solltest du dir – falls gewollt – weiterhin an deine reguläre Adresse oder in ein physisches Postfach senden lassen. 

Bei einigen Briefen ist es auch so, dass diese automatisch zurück zum Absender kommen, wenn ein Nachsendeauftrag vorliegt. Dies gilt insbesondere für neue EC-Karten und ähnlich wertvolle Post. Auch gerichtliche Zustellungen sowie andere amtliche Zustellungen werden zumeist nicht beim Scanner ankommen. Du kannst die entsprechenden Stellen aber einfach über dein Postfach informieren, sodass sie die Korrespondenz direkt an den Dienstleister schicken. 

Es ist also sinnvoll, bei der Nutzung eines digitalen Briefkasten bei einigen Stellen und für Bestellungen eine alternative Adresse zu hinterlegen, die nicht mit dem Nachsendeauftrag für einzuscannende Post zusammenhängt. Oder aber du gibst direkt die Adresse deines neu eingerichteten Postfachs an.

Problemlos scannen und in deinen digitalen Briefkasten weiterleiten lassen sich:

- Briefe (ungebundene und nur per Klammer oder Heftnadel zusammengeführte Seiten)

- Postkarten

- Einschreiben (wird vom Dienstleister gegengezeichnet)

Damit sind auch schon beinahe alle wichtigen Briefsendungen abgedeckt. 

Der Prozess des Einscannens ist immer der gleiche: Deine Post wird geöffnet, eingescannt und dir digital zur Verfügung gestellt. Die Originale werden verwahrt. Du erhältst eine Benachrichtigung darüber, wenn neue Post eingescannt wurde. 

Wie kann ich auf meine Post im digitalen Briefkasten zugreifen, wo sind die Originale und wo werden die Scans gespeichert?

Die Anbieter von digitalen Briefkästen haben ihre eigene digitale Infrastruktur. In den allermeisten Fällen erhältst du einen Account, der dir Zugriff auf dein digitales Postfach gewährt. Dieses funktioniert ähnliches wie ein herkömmliches E-Mail-Postfach, hat auch – je nach Anbieter – Suchfunktionen und ist vom Speicherplatz her in aller Regel unbegrenzt. 

Die Scans selber werden, je nach Anbieter, an unterschiedlichen Orten gespeichert. Bei Caya sind es beispielsweise als sicher geltende Server in Frankfurt. Das Übermitteln der Daten (der Scans) wird verschlüsselt durchgeführt.

Mit den originalen Briefen kann unterschiedlich vorgegangen werden. Je nach Anbieter und Tarif werden sie dir gesammelt zugesandt, nur auf Wunsch zugesandt oder auch vernichtet. In der Regel werden sie aber zu erst einmal für mindestens drei Monate eingelagert, wobei du sie auch anfordern kannst. Kein Brief wird direkt nach dem Einscannen vernichtet.

Wie kommt die Post zum Anbieter des digitalen Briefkastens?

Dreh- und Angelpunkt des Ganzen ist der Nachsendeauftrag, der dafür Sorge trägt, dass deine Post auch beim Dienstleister landet. Der Nachsendeantrag wird in der Regel von dir bei der Post gestellt und kostet zwischen circa 27 und 50 Euro im Jahr (unterschiedliche Preise für Privat- und Geschäftskunden; für 24 Monate teilweise günstiger). Er bewirkt, dass deine Post an die gewünschte Adresse gesendet wird. 

Die Post liefert dann automatisch an den Dienstleister, der sich wiederum deiner Post annimmt.

Verschiedene Anbieter digitaler Briefkästen im Vergleich

Es gibt ein paar Anbieter, die den oben beschriebenen Service anbieten. Anfangen wollen wir einmal mit dem entsprechenden Angebot der Deutschen Post.

E-POSTSCAN

Der Nachsendeantrag ist inklusive, der Service kostet 24,99 Euro im Monat und die physischen Originale werden dir monatlich zugesendet. Dieses Angebot der Deutschen Post ist relativ simpel und wenig individualisierbar. Es ist jedoch für Personen, die viel „einfache“ Post bekommen (also wirklich reine Schreiben) gut geeignet. 

Dropscan

Dropscan kann auch Post digitalisieren, aber du darfst vorher entscheiden, ob das überhaupt passiert. Zuerst wird nämlich der Umschlag gescannt, worüber du benachrichtigt wirst. Ob der Brief nun geöffnet, archiviert, dir zugesandt oder vernichtet wird, liegt bei dir. Außerdem kannst du auch deine eigenen Dokumente dort hinschicken, um sie gegen ein Aufgeld digitalisieren zu lassen. Die Tarife beginnen für Privatpersonen bei 12,90 Euro im Monat, wobei hier für Leistungen (Zusendungen etwa) ein Aufgeld fällig wird. Flats, bei denen dies inklusive ist, gibt es ab 24.90 Euro im Monat.

Caya

Benachrichtigungen über eingegangene Post bekommst du hier auch direkt über eine App, wenn du das möchtest. Hier hast du auch Zugriff auf deine Dokumente. Bei Caya kannst du im digitalen Postfach nach bestimmten Dokumenten suchen oder auch direkt Rechnungen begleichen. Das ermöglicht es dir, deine gesamte Korrespondenz in einem einzigen digitalen Postfach zu verwalten.

Die Tarife beginnen mit dem „Minimalist“-Tarif für Einzelpersonen (ab 3,99 Euro/Monat) und dem „Single“-Tarif (ab 9,99 Euro/Monat). Dazu gibt es noch den „Family“- sowie zahlreiche Business-Tarife. Der Unterschied zwischen den Tarifen ist der Leistungsumfang. So wird dir beispielsweise nicht immer deine Post im Original regelmäßig zugesandt und auch die Preise für Sofortsendungen einzelner Briefe an deine Meldeadresse fallen unterschiedlich aus. Insgesamt bietet Caya eine interessante Auswahl möglicher Tarife für verschiedenste Bedürfnisse. 

Warum ein digitaler Briefkasten das Leben leichter machen kann

Du siehst: Ein digitaler Briefkasten ist eine interessante Idee, um zum einen die Post trotz Abwesenheit zu empfangen. Und zum anderen, um selbst weniger Papierstau daheim zu haben. Schließlich kannst du bei fast allen Anbietern auch veranlassen, deine Post einfach vernichten zu lassen, insofern du sie nicht brauchst. 

Stattdessen überlässt du es mit einem Anbieter eines digitalen Postfachs einfach einem Dienstleister, deine Post zu öffnen und abzulegen. Du musst sie nur noch selbst lesen und gegebenenfalls reagieren. Das ist in jedem Falle besser, als Fristen zu verpassen und am Ende einer längeren Reise vor einem völlig überfüllten Briefkasten daheim zu stehen.