Welche Postsendungen kommen in meinen digitalen Briefkasten – und wie?
Dienstleister, die für dich einen digitalen Briefkasten anbieten, arbeiten mit einem Nachsendeauftrag. Das heißt, dass deine Post von der Deutschen Post (und gegebenenfalls von anderen Zulieferern) automatisch an den Dienstleister weitergeleitet wird. Du selbst erhältst eine digitale Postadresse (ein Postfach).
Jedoch: Nicht alle Postsendungen können gescannt werden. Pakete werden beispielsweise von dieser Leistung ausgenommen und werden in aller Regel auch nicht an den Dienstleister geleitet. Diese kommen weiterhin an deine reguläre Postadresse beziehungsweise zu einer Packstation. Eine Ausnahme bilden in Umschlägen verschickbare Artikel.
Diese landen häufig beim Dienstleister deines digitalen Briefkastens. Du musst sie dir entweder von dort zusenden lassen oder schon beim Bestellen der Ware als Lieferadresse eine andere als die, die mit dem Nachsendeauftrag zusammenhängt, angeben. Anbieten tun sich eine Büroadresse oder die eines Freundes.
Und auch Werbesendungen und ähnliches sind vom Scannen ausgenommen. Diese Postsendungen solltest du dir – falls gewollt – weiterhin an deine reguläre Adresse oder in ein physisches Postfach senden lassen.
Bei einigen Briefen ist es auch so, dass diese automatisch zurück zum Absender kommen, wenn ein Nachsendeauftrag vorliegt. Dies gilt insbesondere für neue EC-Karten und ähnlich wertvolle Post. Auch gerichtliche Zustellungen sowie andere amtliche Zustellungen werden zumeist nicht beim Scanner ankommen. Du kannst die entsprechenden Stellen aber einfach über dein Postfach informieren, sodass sie die Korrespondenz direkt an den Dienstleister schicken.
Es ist also sinnvoll, bei der Nutzung eines digitalen Briefkasten bei einigen Stellen und für Bestellungen eine alternative Adresse zu hinterlegen, die nicht mit dem Nachsendeauftrag für einzuscannende Post zusammenhängt. Oder aber du gibst direkt die Adresse deines neu eingerichteten Postfachs an.
Problemlos scannen und in deinen digitalen Briefkasten weiterleiten lassen sich:
- Briefe (ungebundene und nur per Klammer oder Heftnadel zusammengeführte Seiten)
- Postkarten
- Einschreiben (wird vom Dienstleister gegengezeichnet)
Damit sind auch schon beinahe alle wichtigen Briefsendungen abgedeckt.
Der Prozess des Einscannens ist immer der gleiche: Deine Post wird geöffnet, eingescannt und dir digital zur Verfügung gestellt. Die Originale werden verwahrt. Du erhältst eine Benachrichtigung darüber, wenn neue Post eingescannt wurde.
Wie kann ich auf meine Post im digitalen Briefkasten zugreifen, wo sind die Originale und wo werden die Scans gespeichert?
Die Anbieter von digitalen Briefkästen haben ihre eigene digitale Infrastruktur. In den allermeisten Fällen erhältst du einen Account, der dir Zugriff auf dein digitales Postfach gewährt. Dieses funktioniert ähnliches wie ein herkömmliches E-Mail-Postfach, hat auch – je nach Anbieter – Suchfunktionen und ist vom Speicherplatz her in aller Regel unbegrenzt.
Die Scans selber werden, je nach Anbieter, an unterschiedlichen Orten gespeichert. Bei Caya sind es beispielsweise als sicher geltende Server in Frankfurt. Das Übermitteln der Daten (der Scans) wird verschlüsselt durchgeführt.
Mit den originalen Briefen kann unterschiedlich vorgegangen werden. Je nach Anbieter und Tarif werden sie dir gesammelt zugesandt, nur auf Wunsch zugesandt oder auch vernichtet. In der Regel werden sie aber zu erst einmal für mindestens drei Monate eingelagert, wobei du sie auch anfordern kannst. Kein Brief wird direkt nach dem Einscannen vernichtet.
Wie kommt die Post zum Anbieter des digitalen Briefkastens?
Dreh- und Angelpunkt des Ganzen ist der Nachsendeauftrag, der dafür Sorge trägt, dass deine Post auch beim Dienstleister landet. Der Nachsendeantrag wird in der Regel von dir bei der Post gestellt und kostet zwischen circa 27 und 50 Euro im Jahr (unterschiedliche Preise für Privat- und Geschäftskunden; für 24 Monate teilweise günstiger). Er bewirkt, dass deine Post an die gewünschte Adresse gesendet wird.
Die Post liefert dann automatisch an den Dienstleister, der sich wiederum deiner Post annimmt.