Wie funktioniert effektives Zeitmanagement?

Vor allem als selbständiger Einzelunternehmer kommen tagtäglich viele Aufgaben auf dich zu, die erledigt werden müssen. Und oft bist du den ganzen Tag einfach nur damit beschäftigt, das Organisatorische abzuarbeiten – für deinen eigentlichen Job ist keine Zeit übrig, außer du sitzt mal wieder bis 22 Uhr im Büro. Hast du dann endlich Zeit gefunden, dich um deinen aktuellen Auftrag zu kümmern, klingelt ständig das Telefon, ein Kunde braucht etwas ganz dringend zwischendurch   und etliche Mails landen in deinem Postfach, deren Absender am liebsten sofort eine Antwort hätten. Bist du permanent erreichbar und kümmerst dich um alles gleichzeitig, bedeutet das vor allem eines: Stress. Sprich in erster Linie: Zeitstress.

Und vielleicht hast du es ja auch schon bemerkt: ist der Konzentrations- und Arbeitsprozess erst mal unterbrochen, braucht es ziemlich lange, bis man wieder ganz bei der Sache ist. Genauer gesagt - es dauert mehr als zwanzig Minuten bis man nach einer Unterbrechung wieder voll konzentriert auf die Sache an sich ist (es gibt Forschungen zum Thema, die das besagen). Rechne das mal hoch: wenn du allein 2 mal pro Stunde unterbrochen wirst, und jedes Mal so lange brauchst, um konzentriert weiter zu arbeiten – dein Arbeitstag würde nie enden.

Außerdem handelt es sich dabei um Zeit, die nicht zurückkommt und die unnötig vergeht. Und da es ja so schön heißt, Zeit ist Geld, schmeißt du also auch Geld zum Fenster hinaus. 

Abhilfe schafft hier ein effektives Zeitmanagement, wobei der Fokus auf Management liegt, denn der Begriff ist eigentlich missverständlich. Denn die Zeit an sich läuft ja immer gleich. Ein Tag hat nun mal 24 Stunden, nicht mehr, nicht weniger. Also, darauf hast du schon mal keinen Einfluss. Was du allerdings tun kannst, ist, dir deine Zeit effektiv einzuteilen und vor allem die kleinen, unliebsamen Zeitfresser zu entdecken und abzuschaffen. 

Ein paar Grundregeln fürs Zeitmanagement

Um den fiesen Zeitfressern auf die Schliche zu kommen, musst du erst einmal heraus finden, wo sie sich eingeschlichen haben. Dazu ist es hilfreich, deine Arbeitstage zu analysieren. Mach dir die Mühe und betrachte einmal jeden einzelnen Tag einer 5-Tage-Arbeitswoche und finde heraus, wo du effektiv arbeitest und wo das überhaupt nicht klappt. Sei an dieser Stelle ehrlich mit dir und schreibe es am besten auf. Wenn es dann Schwarz auf Weiß vor dir liegt, kannst du die folgenden Anregungen besser auf deine persönliche Arbeitssituation anwenden. 

• Setze Prioritäten & verteile Wichtigkeiten
  
  Was steht heute an? Was muss erledigt werden? Erstelle am besten schon zum Start der Arbeitswoche oder auch jeden Morgen eine Prioritätenliste. So kannst du von vornherein Wichtiges von nicht so Wichtigem trennen und weißt genau, was du an diesem Tag/in dieser Woche erreichen musst. 

• Aufgaben- und Terminverteilung
  
  Wenn du beispielsweise jede Email sofort nach ihrem Eintreffen beantwortest, unterbricht dies permanent deinen Arbeits- und Konzentrationsprozess. Am besten ist, du setzt dir einen zeitlichen Rahmen, in dem du dich zu 100% nur deiner aktuellen Aufgabe widmest. Dieser Rahmen sollte individuell nach deinen Möglichkeiten festgelegt werden. Wenn du weißt, du kannst dich 2 Stunden am Stück gut auf etwas konzentrieren und danach brauchst du eine Pause, dann bringt es nichts, dir 3 Stunden vorzunehmen. Das ist in den meisten Fällen kontraproduktiv – außer du merkst im Prozess nach den 2 Stunden, dass du weiter arbeiten kannst oder dass es nur noch ein paar Minuten dauert, bis du die Aufgabe beendet hast. Dann lohnt es sich, dran zu bleiben. 

Zu absolut zeitintensiven Dingen gehört auch, die Bearbeitung von Emails. Wie oben schon kurz erwähnt, jede Mail zu lesen und evtl. zu beantworten, wenn du sie erhältst, ist nicht ratsam. Besser auch hier eine Zeit festlegen, wo du alle aufgelaufenen Schreiben sichtest und bearbeitest. Auf die gleiche Art solltest du mit Kundenterminen und -gesprächen oder Meetings umgehen. Wie du das gestaltest, bleibt deinen individuellen Vorlieben überlassen. Für manche Menschen ist eher sinnvoll, alle Termine hintereinander zu legen. Für andere ist es besser, sie möglichst weit auseinander zu ziehen. 

• Optimale Einteilung deiner Arbeitszeiten
  
  Einer weiteren Studie zur Folge können wir am produktivsten arbeiten, wenn wir uns nach diesem Schema richten: 52 Minuten arbeiten und dann 17 Minuten lang eine Pause einlegen (Durchschnittswerte). Wissenschaftliche Untersuchungen sind zwar hilfreich und es lassen sich Empfehlungen daraus ableiten - dennoch solltest du dich immer nach deinen persönlichen Möglichkeiten richten. Und auch hier gibt es nie eine absolut geltende Richtung, denn jeder Tag ist unterschiedlich. Wir haben gute und schlechte Tage, fühlen uns wohl oder auch nicht – und all das hat großen Einfluss auf unsere Produktivität und unser Konzentrationsvermögen.

Fakt ist: 

´

• Pausen nicht vergessen
  
  Sie sind unendlich wichtig – um wieder Kraft zu sammeln, um sich wieder konzentrieren zu können, um die Produktivität zu steigern und sich zu erholen. Wenn es dir schwer fällt, deinen Arbeitstag so zu strukturieren, dass beides – also Arbeitsphasen und Pausen – in Einklang stehen, haben wir weiter unten noch ein paar Tipps & Tricks für dich zusammengestellt. 

• Sorge für eine angenehme Arbeitsatmosphäre
  
  Dazu zählt natürlich in erster Linie, dass du weitestgehend ungestört bist. Also, suche dir einen Arbeitsplatz, wo du Ruhe hast und nicht andauernd gestört wirst. Versuche Ablenkungen zu vermeiden. Stelle dein Telefon auf lautlos und verzichte während dieser Zeit darauf, mal eben schnell auf Facebook, Twitter oder in ein Nachrichtenportal zu schauen. Setze dir von vornherein ein Zeitlimit, an das du dich dann auch hältst. Kannst du einen gewissen Geräuschpegel um dich herum nicht vermeiden, solltest du über Kopfhörer mit Geräuschisolierung nachdenken. Sorge für einen aufgeräumten Schreibtisch und für ausreichend Getränke.  

• Ablenkungen vermeiden
  Dieser Punkt kann eigentlich auf alle oben genannten auf angewendet werden. Denn Ablenkungen sind vielfältig und kommen manchmal auf leisen Sohlen hinterrücks um die Ecke. Und wir Menschen lassen uns gut und gerne ablenken – oft bemerken wir das nicht einmal. Oder wenn eine unliebsame Aufgabe bevorsteht – wie viele Gründe fallen dir ein, um sie vor dir herzuschieben oder den Arbeitsprozess immer wieder zu unterbrechen. Ich arbeite im Homeoffice und wie viel lieber bringe ich den Müll runter als endlich anzufangen. Deswegen ist in diesem Zusammenhang auch der Punkt Selbstmotivation zu nennen. Und je stressiger der Tag, je müder du dich fühlst und je unkonzentrierter du bist, desto schwieriger wird es, auf die Aufgabe fokussiert zu sein und nicht auf Ablenkungen herein zu fallen. Hilfreich kann hier beispielsweise sein, dich mit kurzen Atemtechniken zu stärken. Und wenn du merkst, es funktioniert gerade gar nicht, geh an die frische Luft oder mache, was dir gut tut. Auch das trägt zu effektivem Zeitmanagement bei. Denn nichts ist so zeitfressend oder gar zeitvergeudend, wenn du krampfhaft an deinem Plan festhältst, am Ende aber nichts dabei heraus kommt. Also, auch Flexibilität ist ein nicht zu verachtender Punkt. 

• Last but not least
  Was oft leicht vergessen wird: Wenn dir bei einem Auftrag oder bei einer Aufgabe etwas unklar ist, frage sofort nach. Nichts ist Zeit vernichtender als nicht nachzufragen, die Aufgabe falsch zu erledigen und am Ende dann mit einer aufwändigen Nachbesserung zu tun zu haben.  

Zeitmanagement-Methoden sind zwar effektiv und sinnvoll, aber eines darfst du ebenfalls nie  vergessen: einen entspannten Feierabend. Ungemein wichtig zur Regeneration und Entspannung. Falls du damit Schwierigkeiten haben solltest, weil du nach einem langen Arbeitstag schlecht abschalten kannst, haben wir hier ein paar Anregungen für dich LINK Wie ich als Selbständiger richtig Feierabend machen kann, (kontist.com/posts/feierabend-selbstaendig).

Kurz vorgestellt - ein paar Techniken für effektive Zeiteinteilung deines Arbeitstages

• Bei der Pomodoro-Technik (nach Franceso Cirillo) gehst du so vor:  Lege deine zu erledigende Aufgabe schriftlich fest, stelle deinen Wecker auf 25 Minuten, versuche so konzentriert wie möglich an deiner Aufgabe zu arbeiten bis der Wecker klingelt. Nutze die folgenden 5 Minuten für eine Pause. Diesen Rhythmus verfolgst du insgesamt 4 Mal, dann legst du eine Pause von circa 20 Minuten ein. 
  Cirillo hat in den 1980er Jahren Versuche zum Thema durchgeführt und herausgefunden, dass „häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können“. Diese Technik soll dich dabei unterstützen, produktiver zu sein und dich am Ende insgesamt nicht so erschöpft zu fühlen.
  
• Die 60 - 60 - 30 - Methode funktioniert ähnlich wie die Pomodoro-Technik und beinhaltet ebenfalls einen Mix aus Konzentration und Entspannung (Pause). Die Zeiteinheiten sind allerdings anders verteilt: In der ersten 60er Einheit arbeitest du 55 Minuten und machst dann 5 Minuten Pause. Das gleiche wiederholst du ein weiteres Mal. Mit der 30er Einheit folgt eine halbstündige Pause, die du zur maximalen Entspannung und Regeneration nutzt. Erlaubt ist hier alles, was dir persönlich gut tut, wie zum Beispiel spazieren gehen, etwas essen und trinken, Atemübungen, Musik hören etc. Danach kannst du diesen 60-60-30 Rhythmus wiederholen. Diese Technik kommt sicherlich all denjenigen zu Gute, die relativ frei in der Gestaltung ihrer Arbeitszeit sind. Oder auch, wenn größere Aufgaben anstehen. 

• Nicht um den optimalen Mix aus Arbeit und Pause, sondern um strukturiertes Arbeiten, dreht sich die Kanban-Methode, ursprünglich entwickelt bei Toyota für einen verbesserten Produktionsprozess. Bei dieser Technik wird jede Aufgabe in 3 Schritte unterteilt:
• zu erledigen
• in Bearbeitung
• erledigt

Am besten benutzt du dafür ein Whiteboard, eine Tafel oder auch post-its. Mit dieser Methode lassen sich Arbeitsprozesse übersichtlich gestalten und geben dir und deinem Arbeitstag Struktur.

• Eine weitere Methode ist das Eisenhower-Prinzip. Alles, was es dazu zu wissen gibt, erfährst du im Blogartikel Das Eisenhower-Prinzip – wie man „Wichtig“ und „Dringend“ priorisiert.

Einige Tools & Apps, die dich darüber hinaus bei deinem persönlichen Zeitmanagement unterstützen können 

Analog zur o.g. Kanban-Methode gibt es das Tool Kanban Flow, eine Web-Anwendung, mit der sich die Methode optimal umsetzen lässt. Die kostenpflichtige Pro-Version für 5 Euro pro Monat bietet zahlreiche Zeiterfassungs- und Analyse-Features. 

Focus Booster: Damit kannst du deine persönlichen Arbeitszeiten optimal festlegen. Also, wie viel Zeit benötigst du für deine Arbeitsphasen und wann ist es an der Zeit eine Pause einzulegen. Die Abstände legst du selbst fest - und du kannst beides genau und individuell deinem Rhythmus anpassen. Eine Timerfunktion erinnert dich an die einzulegenden Pausen. Ebenfalls integriert ist eine Zeiterfassung, mit der du filtern kannst, wie viel Zeit du für welche Aufgaben benötigt hast. 

Eine kostenlose Basisversion gibt`s für Apple- und Windowsrechner, sowie für Android und iOS.

Workrave: Ähnlich wie der Focus Booster legst du Arbeitszeiten und Pausen fest, Workrave ist aber vielfältiger nutzbar. So kannst du hier z.B. kürzere Auszeiten oder lange Pausen individuell definieren. Zudem ist es möglich, dein maximales Tagespensum festzulegen. Wenn es erreicht ist, bekommst du eine Benachrichtigung. Was Workrave noch auszeichnet, ist das Angebot von Übungen zum Ausgleich, für Entspannung und zur Entlastung des Rückens, gerade für Menschen, die viel am Computer sitzen. Workrave ist kostenlos und für Windows erhältlich.

Rescuetime: Wer ständig die Zeit aus den Augen verliert, findet Abhilfe in diesem praktischen Zeiterfassungstool. Rescuetime liefert dir Infos darüber, wie viel Zeit du für Websites und Apps „verbrauchst“, gibt dir also eine detaillierte Aufstellung deiner Aktivitäten am Rechner. Hier siehst du genau, zum Beispiel wie lange du mit deinen E-Mails oder mit Surfen beschäftigt warst.  Aber nicht nur das: du kannst auch einstellen, wie viel Zeit am Tag du für was verwenden möchtest oder dich sogar erinnern lassen, wenn du deine Social Media-Zeit überschreitest. Dieses Tool unterstützt dich dabei, deine Zeit effektiver und besser nutzen zu können. Eine Basisversion ist kostenlos erhältlich.

Neben diesen genannten Tools und Methoden zum Zeitmanagement gibt es noch eine Reihe weiterer, die unterschiedliche Features und Techniken enthalten. Ein Vergleich lohnt sicherlich, um das für dich persönlich Beste herauszufinden. 

Effektives Zeitmanagement ist wichtig. Keine Frage. Und es wäre schön, wenn wir dir mit unseren Tipps weiterhelfen konnten. Aber es spielen immer mehrere Faktoren eine Rolle für Erfolg, Effektivität und Produktivität. Wenn du doch immer wieder unter Druck und Stress gerätst, oder du Ängste hast, deinen Aufgaben nicht gewachsen zu sein – solltest du neben den Aspekten fürs Zeitmanagement auch diesen Störfaktoren auf den Grund gehen.

Oft sind es beispielsweise nur die Gedanken oder Befürchtungen, die dafür verantwortlich sind, dass du dich gestresst fühlst, obwohl real gar kein Stress vorhanden ist. Und – wissenschaftlich erwiesen – gibt es auch positiven Stress, der unter anderem notwendig ist, uns anzutreiben. Denn sonst würden wir oft nicht weiterkommen. Wenn dich dieses Thema anspricht, kannst du darüber in unserem Blog Post Was Stress bei Selbständigen auslösen kann, etwas ausführlicher lesen.