Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Erst- und Wiedergründende erklärt

Dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung begegnest du spätestens dann, wenn du deine selbstständige Tätigkeit beim Finanzamt angibst. Gründer haben also immer damit zu tun. Die allermeisten Leser dieses Textes werden dabei wohl Einzelunternehmer (Freiberufler, „Freelancer“) sein. Auch Gewerbegründungen gehen – nebst der Anmeldung beim Gewerbeamt – mit der Anmeldung beim Finanzamt einher. 

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist wichtig. Denn er dokumentiert nicht nur, dass du deiner Anmeldepflicht beim Finanzamt nachgegangen bist, sondern er bestimmt auch mit, wie das Finanzamt dich zwecks Steuervorauszahlungen vorübergehend behandelt. 

Was dabei alles wichtig ist und wie du es als Neugründer (oder wieder Gründender, der vergessen hat, wie es geht) richtig machst, erfährst du hier.

Die Basics: Allgemeines zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Das Formular findest du bei ELSTER. Solltest du dich da noch nicht registriert haben, sei dir dies dringendst empfohlen. Die Abgabe etwaiger Formulare findet ohnehin nur noch digital statt. Nur in Ausnahmefällen wird Papier angenommen. 

Unter „Formulare und Leistungen“ findet sich der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen (und um die soll es hier gehen). Freiberufler und Gewerbetreibende sind in aller Regel Einzelunternehmer.

Oben links am Formular siehst du einen runden, blauen Button, der dir anzeigt, welche Punkte du abzuarbeiten hast. Begonnen wird aber zunächst mit deinen persönlichen Daten, die du auch aus der Registrierung übernehmen kannst. Ganz nebenbei kannst du hier auch eine Steuernummer beantragen, die du ohnehin brauchst – für korrekte Rechnungen und Korrespondenz mit dem Finanzamt etwa. 

Dauerhaft Angestellte, die nie eine Steuererklärung gemacht haben, haben in der Regel keine Steuernummer. Die Steuernummer ist zudem nicht zu verwechseln mit der Steuer-Identifikationsnummer, die jeder qua Geburt bekommt. Solltest du schon eine Steuererklärung gemacht haben, nimm die Steuernummer, die im Bescheid steht. Solltest du ein zweites (oder drittes, viertes, …) Unternehmen gründen, bekommst du eine weitere Steuernummer. Eine Steuernummer pro Unternehmen ist normal, aber auch nur eine Steuer-Identifikationsnummer und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer pro natürlicher Person. 

Nun kommen allgemeine Dinge auf dich zu: Etwa Kirchenzugehörigkeitsangaben, Familienstand (bei ehelich gemeinsam Veranlagten oder gemeinsam veranlagten in einer Lebenspartnerschaft zusammen Lebenden wird für beide Partner eingetragen) und der ausgeübte Beruf. Der ausgeübte Beruf ist dein aktueller Beruf. 

Weiterhin einzutragen sind unter anderem:

- Firmenadresse (also dein beruflicher Hauptwirkungsort; oftmals einfach die Wohnadresse)

- Telefon und E-Mail (freiwillig, aber praktisch zur Kommunikation mit dem Amt)

- ein Konto (ein Geschäftskonto ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erleichtert aber einiges durch weitere Übersichtlichkeit deiner Zahlungsströme)

Deine bisherigen persönlichen Verhältnisse umfassen die Fragen nach Wohnortwechseln der letzten 12 Monate sowie dem möglichen Wechsel des Finanzamtes (jede Adresse hat genau ein zuständiges Finanzamt) binnen der letzten drei Jahre.

Wie du deine neue Tätigkeit benennen kannst

Weiterhin wirst du gebeten, deine neue Tätigkeit in etwa 200 Zeichen zu erläutern. Es ist wichtig, dass die Berufsbeschreibung recht eindeutig einem freien Beruf (etwa „selbstst. Texter und Berater für Social Media“) oder dem Gewerbe („Handel mit Musikinstrumenten“) zuzuordnen ist. Da du für den Gewerbe ja deinen Gewerbeschein beantragt hast, kannst du hier einfach die auf dem Schein stehende Gewerbebezeichnung übernehmen. Wenn du weder Freiberufler noch Gewerbetreibender bist, bist du einfach sonstig selbstständig. Das betrifft etwa Tagesmütter, Vermögensverwalter oder beruflich tätige gesetzliche Betreuer. 

Wichtig ist dies, weil die Pflichten für Freiberufler andere sein können als für Gewerbetreibende. Außerdem erleichtert es dem Finanzamt die Arbeit, wenn deine Tätigkeit eindeutig zuordenbar ist.

Einzelunternehmer dürfen einen Firmennamen haben. Allerdings muss dieser zwingend den Vor- und Zunamen enthalten und darf weder namentlich auf eine Körperschaft anspielen noch erweiterte Kompetenzen oder übergeordnete Wichtigkeit suggerieren. 

Zulässig wäre für Max Mustermann, der mit Instrumenten handelt beispielsweise: „Max Mustermann Musikinstrumentenhandel“ oder auch „Klang- und Tonhandel Max Mustermann“. 

Nicht zulässig sind unter anderem:

- „Max Mustermanns Musikhandel Bayern GmbH“

- „Handel mit Waren aller Art Max Mustermann“

- „Großer deutscher Musikinstrumentenhandel Max Mustermann und Co. KG“

Ein Firmenname ist an sich nicht nötig. Du kannst hier auch einfach deinen Namen eintragen. Dein Name ist als Einzelunternehmer ohnehin deckungsgleich mit dem Unternehmen. 

Weiterhin wird nach einem möglicherweise abweichenden Ort der Geschäftsleitung gefragt (in der Regel nicht vorhanden) und nach weiteren Betriebsstätten, die ebenfalls selten existieren. Wenn ein Handelsregistereintrag besteht, muss dieser auch genannt werden. Freiberufler und Kleingewerbetreibende brauchen diesen nicht. 

Die Gründungsform ist auch zu nennen. Meistens handelt es sich ja um eine Neugründung. Wenn du in den letzten fünf Jahren selbstständig warst, ist das auch noch bei den bisherigen betrieblichen Verhältnissen einzutragen. 

Gewinnschätzungen und andere Wahrsagerei im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Die Punkte 13 und 17 sind besonders relevant. Punkt 13 beschäftigt sich damit, wie viel Einkommen (netto; Gewinn) du im Jahr der Gründung sowie im nächsten Jahr erwartest. Hieraus ergeben sich unter anderem die Zeiträume für Vorauszahlungen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) von beispielsweise Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer. Hier sind alle Einkünfte zu berücksichtigen, was in Deutschland bis zu sieben Stück sind – inklusive Einkünfte aus Miete und Pacht, Land- und Forstwirtschaft oder auch nicht selbstständiger Arbeit.

Wichtig sind zur Vereinfachung zwei Dinge:

- Voraussichtliche Einkünfte aus einem Minijob müssen hier (nicht selbstständige Arbeit) nicht rein, insofern sie pauschal versteuert werden

- Voraussichtliche Kapitalerträge müssen auch nicht angegeben werden, wenn die das Depot führende Bank in Deutschland ansässig ist und die Kapitalertragssteuer für dich abführt

Es ist empfehlenswert, lieber zu wenig zu schätzen als zu viel. Zum einen fallen die Vorauszahlungen geringer aus und zum anderen kannst du unterjährig zurücklegen, was du „zu viel“ hast. Du kannst deine Vorauszahlungen zudem jederzeit beim Finanzamt anpassen lassen. Was du als geschätzten Gewinn zunächst angibst, hat schnell keine Relevanz mehr. 

Bei Neugründern kommt es zudem vor (so auch beim Schreiber dieses Textes), dass das Finanzamt dich bei der Umsatzsteuervoranmeldung ungeachtet deiner erwarteten Einnahmen zur monatlichen Abgabe im ersten Jahr zwingt. Normalerweise hängt der Rhythmus deiner Umsatzsteuervoranmeldungen am Umsatzsteueraufkommen bei dir. Der Rhythmus wird vom Finanzamt nach einer gewissen Zeit angepasst. 

Dann geht es noch um die Gewinnermittlungsart. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist immer einfacher und empfehlenswert. Freiberufler können die EÜR immer wählen. Gewerbetreibende können dies bis zu einem jährlichen Gewinn von 60.000 Euro beziehungsweise bis zu einem Jahresumsatz von 600.000 Euro. Darüber wird der Gewerbetreibende bilanzierungspflichtig. Die Bilanz nennt das Finanzamt auch Betriebsvermögensvergleich.

Punkt 15 hat in der Regel keine Relevanz. Er beschäftigt sich mit der Freistellung von der Bauabzugssteuer, welche nur Personen betrifft, die Personen im Baugewerbe beschäftigen.

Punkt 16 beschäftigt sich mit der Lohnsteuer. Wer keine Angestellten bei Gründung hat, kann diesen Punkt überspringen.

Punkt 17 ist wichtig. Denn hier entscheidest du anhand deiner geschätzten Umsätze (nicht Gewinn), ob du Kleinunternehmer sein wirst oder nicht. Die Kleinunternehmerregelung ist hier ausführlich betrachtet. Kleinunternehmer haben Vor- und Nachteile, die im verlinkten Text erläutert werden. Deine Schätzung betrifft das Jahr der Gründung und das Folgejahr. Auch hier sind Abweichungen nicht schlimm und eine konservative Schätzung ist empfehlenswert. Du kannst auch einen Verlust schätzen, wenn du erst einmal nur in dein Unternehmen investieren wirst.

Weitere Angaben und das erfolgreiche Einreichen des Formulars

Ein paar Kleinigkeiten sind noch zu erledigen, aber du hast es fast geschafft. Du musst zum Beispiel angeben, ob du Waren mit ermäßigtem Steuersatz (Lebensmittel und Bücher) handelst und entsprechend Umsätze schätzen. 

Du musst dich auch für Soll- oder Ist-Versteuerung entscheiden. Dir sei die Ist-Versteuerung (versteuert wird nach Zahlungsdatum und nicht nach Rechnungsdatum) empfohlen. 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kannst du nebenbei auch mit beantragen. Du brauchst sie zum einen für grenzüberschreitende Geschäfte und zum anderen für Verträge mit im Ausland ansässigen Dienstleistern. Dies betrifft dich etwa, wenn du Google als Werbepartner nutzt oder ähnliches.

Punkt 19 ist ein Thema für sich, das wir hier einmal überspringen. 

Punkt 20 ist wichtig, wenn du online Waren verkaufen möchtest. Wenn du einen eigenen Shop betreibst, gehört der hier hin. Wenn du über eine Plattform verkaufst, benötigst du als gewerblicher Händler eine Genehmigung vom Finanzamt, die du hier beantragen kannst.

Nun hast du noch die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen und bist fertig. 

Du hast nun deine Gründung gesetzeskonform ans Finanzamt übermittelt.