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Getting-Things-Done- Methode - Wie ich meine Aufgaben erledigt bekomme

Stressfrei produktiv sein, ist das nicht ein Widerspruch in sich? Nicht, wenn man mit der Getting Things Done - Methode arbeitet. Das Zeitmanagementsystem strukturiert Informationen und Aufgaben und hilft dabei, wieder Herr der Lage zu werden.

Was steckt hinter der Getting Things Done - Methode?

Diese Methode wurde von David Allen entwickelt, der während seiner jahrzehntelangen Tätigkeit in der Beratung herausgefunden hat, welche Mechanismen und Schwachpunkte in der persönlichen Organisation effektive Arbeitsabläufe verhindern. Aus seinen Beobachtungen heraus hat er eine Selbstmanagementmethode entwickelt, die auf konkreten, sofort anwendbaren Tipps besteht, um die eigene Produktivität zu steigern und Stress zu vermeiden.

Die 2001 als Buch veröffentlichte Getting Things Done - Methode avancierte rasch zum Bestseller. Getting Things Done, das auf Deutsch so viel wie “Die Dinge geregelt bekommen” heißt, ist nicht dogmatisch, es werden keine starren Handlungsmuster vorgegeben und der Tagesablauf nicht fremd strukturiert. Im Fokus stehen der Einzelne und sein persönliches Ordnungssystem. Denn alles, was nicht an dem Ort ist, wo es hingehört, stellt laut Allen ein “loses Ende” dar, das unnötige Aufmerksamkeit beansprucht und den Workflow hemmt.

Die Prinzipien der Methode

Zwei Hirnforscher von der Freien Universität Brüssel haben die Getting Things Done - Methode im Jahr 2008 auf ihre wissenschaftliche Belastbarkeit hin untersucht. Eines der obersten Prinzipien der Strategie besteht darin, alles, was Aufmerksamkeit beansprucht, aus dem Kopf in einen externen Speicher zu transferieren. Das kann ein Notizbuch, der PC oder ein Smartphone sein. Während manche ganz klassisch-analog aufschreiben und Ordner anlegen, erledigen andere alles digital. Das hat den Vorteil, dass zu jeder Zeit und an jedem Ort auf das System zurückgegriffen werden kann, birgt aber auch die Möglichkeit technischen Versagens. Manche fahren auch gut mit einer Kombination aus analogem und digitalem Ordnungssystem.

Erinnerungszwang führt zu Stress

Viele verstricken sich, weil sie glauben, es sei ausreichend, alle relevanten Fakten und Informationen im Gedächtnis zu speichern. Dem widerspricht die Forschung. Denn die Speicherleistung im Gehirn verlangt eine hohe Aktivität der Neuronen. Kurzzeit- und Langzeitgedächtnis haben jedoch ein Limit, Informationen können immer in diesem System durchrutschen. Dadurch entsteht der zwanghafte Mechanismus, sich immer an etwas erinnern zu wollen. Ein externer elektronischer oder handschriftlicher Speicher stellt ganz ohne Stress sicher, dass alles abrufbereit ist, wenn es benötigt wird.

Aufschieben resultiert aus mangelhafter Organisation

Chronische “Aufschieberitis” ist der Feind der Effizienz. Manchmal wird die Erledigung von Aufgaben jedoch nur herausgezögert, weil überhaupt nicht klar ist, wie sie auszuführen sind. Ist das nicht definiert, bringen sämtliche Notizen nichts. Zwar wird in solchen Fällen im Gehirn die sogenannte neuronale Mustererkennung aktiviert, um herauszufinden, was genau hinter der Aufgabe steckt. Aber unter dem Strich ist das nur Zeitverschwendung. Findet bei der Niederschrift jedoch sofort eine Überlegung statt, was genau und auf welche Weise getan werden muss, reduziert sich der Stresslevel automatisch und die Gefahr der “Aufschieberitis” ist geringer. Eine Aktion resultiert immer aus der Situation, in der sich ein Entscheider aktuell befindet. Auch hier gehen die Getting Things Done - Methode und die Wissenschaft konform. Arbeit erledigt sich nur dann effizient, wenn aktuell alle dafür benötigten geistigen und körperlichen Voraussetzungen zur Verfügung stehen. Ist die Situation suboptimal, muss erst eine Menge Energie aufgewendet werden, um die optimalen Rahmenbedingungen zu schaffen. Nicht davon betroffen sind Aktionen, die maximal zwei Minuten benötigen, so etwas lässt sich in jeden Kontext integrieren.

Ständiges Evaluieren

Viele Zeitmanagementmethoden schlagen das Definieren klarer Ziele und eine damit verbundene Marschrichtung vor. Eine derartige Struktur ist bei der für Verpflichtungen und Aufgaben des Alltags nicht wünschenswert, weil die Planungsressourcen des Gehirns mit Nebensächlichkeiten ausgelastet werden. Außerdem müssen im schnelllebigen Berufsalltag Dinge oft blitzartig angepasst werden, sodass Prioritäten ständig neu gesetzt werden müssen. Bei der Getting Things Done - Methode werden die Notizen über zu erledigende Aufgaben laufend nach ihrer Priorität evaluiert und anhand dessen die Handlungsstrategie bestimmt. Diese flexible, natürliche Planungsweise entspricht exakt der Vorgehensweise des Gehirns, wenn eine Anpassung an neue Umstände erforderlich ist.

Entrümpeln führt zum Flow

Langfristige Planungen an sich können ziemlich abstrakt sein, gleichzeitig muss aber immer auch die aktuelle Situation miteinbezogen werden. Das wird für das Gehirn ein harter Balanceakt, wenn zu viele Probleme aus der Gegenwart ungelöst im Raum herumschwirren. In einem derartigen Chaos ist es nicht möglich, größere Ziele abzustecken. Getting Things Done beginnt daher von unten und räumt erst die Rumpelkammer der alltäglichen Kleinigkeiten auf, damit Raum für große Projekte geschaffen werden kann. Planung strukturiert den Arbeitsalltag und hilft dabei, nicht ziellos von einer Tätigkeit in eine andere zu gleiten. Daher empfiehlt es sich, eine Liste anzulegen, die klar festlegt, mit welchen Schritten ein Projekt vorwärts gebracht werden soll. Ist eine Etappe erledigt, bekommt das Gehirn ein Signal, das für Befriedigung sorgt und gleichzeitig für neue Aufgaben motiviert. Auf diese Weise ist es möglich, beim Arbeiten in den “Flow” zu kommen, eine natürliche, zielfokussierte Bewegung, die ohne Zeitdruck zum Erfolg führt.

Die Anwendung von Getting Things Done

Um den Flow zu erreichen, setze auf folgende fünf Schritte.

  1. Sammeln
  2. Durcharbeiten
  3. Ordnen
  4. Durchsehen
  5. Erledigen

Schritt 1: Sammeln

Während der Sammelphase wird alles zusammengetragen, was Aufmerksamkeit erfordert. Dazu gehören E-Mails, Anruflisten, Briefe, eigene Ideen, inspirierende Artikel und Einträge in der Agenda. Im zweiten Schritt erfolgt das Durchsehen. Die zentralen Fragen dabei lauten “Um was geht es?” und “Was habe ich dabei zu tun?”Wenn die letzte Frage negativ beantwortet wird, sollte darüber nachgedacht werden, ob die vorliegende Information später wichtig werden könnte. Falls ja, wäre das Referenzmaterial, wie Prospekte, Preisliste oder neue Gesetze und Verordnungen und sollte an einem Ort abgeheftet werden, wo es schnell wieder zur Hand ist. Könnte es eventuell wichtig sein, sollte es in eine eigene Ablage mit dem Vermerk “Irgendwann” kommen. Was sicher nicht mehr gebraucht wird, muss sofort im Papierkorb landen.

Schritt 2 und 3: Durcharbeiten und Ordnen

Erfordert das vorliegende Material eine weitere Aktion, gilt es, die jeweils nächsten Schritte mit genauen Anweisungen aufzuschreiben, zum Beispiel den Kunden anzurufen und den Liefertermin für die Sonderbestellung genau zu erfragen. Das wäre eine Aktion, die in maximal zwei Minuten erledigt wäre und somit sofort gestartet werden kann. Eventuell kann die Aufgabe delegiert werden, was dann auf eine entsprechend andere Liste gesetzt wird. Ist die Aufgabe umfangreicher, findet sie Platz auf der “To-do-Liste”, wo sie einem konkreten Projekt zugeordnet wird. Handelt es sich um eine Einzelaktion, kommt die Aufgabe in einen weiteren Ordner, der entsprechend beschriftet ist. Wenn ein Termin erforderlich für die Erledigung ist, wird dieser gleich vereinbart.

Schritt 4: Durchsehen

Innerhalb des geschaffenen Ordnungssystems sollte die To-do-Liste und der Kalender täglich durchgesehen werden, um die nächsten Schritte zu entscheiden. Einmal in der Woche findet eine Überprüfung aller Ablagen statt, die potenziell von Bedeutung sein könnten. Zum gleichen Zeitpunkt wird neu Gesammeltes durchgearbeitet und geordnet.

Schritt 5: Erledigen

Auch beim Erledigen von Dingen kann man sich trotz aller Organisation verzetteln. David Allen schlägt vor, anhand von vier Kriterien zu entscheiden, was von der To-do-Liste zuerst erledigt werden soll.

  • Kontext : Was kann aktuell anhand der verfügbaren Ressourcen getan werden?
  • Zeit : Wie viel Zeit steht zur Verfügung und was kann innerhalb dieser erledigt werden?
  • Energie : Wie sieht der persönliche Energielevel aus? Welche Aufgabe kann damit bewältigt werden?
  • Prioritäten : Welche Priorität gibt es? Kann es angesichts der verfügbaren Zeit und Energie weiterhin Priorität sein?

Vorteile der Methode

Anhänger dieser Methode schätzen, dass diese durch das Aufschreiben tatsächlich den Kopf freimacht. Zündende Ideen haben sofort einen Platz, an dem sie nicht verloren gehen und gleichzeitig besteht nicht mehr die permanente Angst, irgendetwas vergessen zu haben. Wenn man das System regelmäßig pflegt, kann nichts mehr verloren gehen und nach einer gewissen Eingewöhnungszeit wird bemerkt, wie rasch der Arbeitsablauf sich mit diesem Zeitmanagement verbessert und durchstrukturiert. Bei der Getting Things Done - Methode ist alles mit Schlagwörtern, Etiketten und Labels versehen. Neben jeder Aufgabe stehen exakt die Informationen, die zu ihrer Erledigung notwendig sind. Mittlerweile gibt es sogar Apps, die helfen, die jeweils anstehende Aufgabe automatisch herauszufiltern. Der Arbeitsablauf wird so nicht mehr von organisatorischen Detailfragen gestört, die Listen werden einfach abgearbeitet. Taucht etwas Neues auf, wird kurz seine Relevanz reflektiert, gleich erledigt, wenn es nicht länger als zwei Minuten dauert oder in die entsprechende Ablage sortiert. Das Gefühl, eine To-do-Liste mit vielen Haken anzusehen, macht zufrieden und motiviert gleichzeitig für neue Aufgaben. Jeder kennt das: für einen Moment steht keine Arbeit an, also werden schnell die Social Networks gecheckt. Zwei Stunden und viele lustige Videos später ist der Arbeitstag um. Mit der To-do-Liste kann das nicht passieren. Auch wenn ein Kontrollgang durchs Büro ansteht oder die Reinigungskraft beaufsichtigt werden muss, steht das auf der Liste. Ist die Liste leer, heißt das, es gibt gerade wirklich nichts zu tun. Schließlich braucht jeder einmal eine Pause. Die meisten Zeitmanagementsysteme raten, Prioritäten zu setzen. Das passiert auch bei der Getting Things Done - Methode, aber erst am Schluss. Denn zuerst wird nach Kontext, Zeit und Energie entschieden, bevor es an die Priorität geht. Das erspart eine Menge Gehirnakrobatik, denn die Priorität erschließt sich automatisch, wenn die vorhergehenden Schritte befolgt werden.

Nachteile

Manche finden es zu kompliziert, bis all die Listen erstellt sind und das System in Fleisch und Blut übergegangen ist, schließlich ist der Mensch ein Gewohnheitstier. Etwa einen Monat muss man schon dafür rechnen. Auch die Organisation der Aufgaben erfordert einen gewissen Zeitaufwand, die Verwaltung kann derart zum Selbstläufer werden, dass für die Aufgabenerledigung kein Raum mehr bleibt. Zudem ist eine gewisse Selbstdisziplin unabdinglich, wenn die Methode Erfolg haben soll. Wer nicht dranbleibt, hat nach ein paar Tagen noch mehr Chaos als vorher.