Der Tag beginnt und die Ziele sind gesetzt. Doch aus irgendwelchen Gründen - die wir gleich beleuchten wollen - bleibt auf der To-Do-List am Ende des Tages sehr vieles stehen. Das Gefühl der Ohnmacht ereilt dich, denn du hast wieder nicht alles geschafft, was du schaffen wolltest? Woran liegt das überhaupt und wie kommt man zu einer Struktur, um die Produktivität zu steigern?

Wenn dich diese Fragen beschäftigen und du zu jenen gehörst, die sich ständig vornehmen, es am nächsten Tag besser zu machen und dennoch immer wieder daran zu scheitern, können die folgenden Schritte dir weiterhelfen. Dabei gilt es vorab zu klären, dass eine mangelnde Produktivität selten etwas mit Unfähigkeit zu tun hat. Es gibt diverse Gründe, warum du unproduktiv bist oder zumindest das Gefühl hast, dass es nicht genügt. Der Begriff Produktivität bezeichnet dabei die Dinge, die du zielgerichtet als Aufgabe formulieren kannst und erfüllst. Dies umfasst alles, was du anfasst, also Projekte, Gespräche, Bürokratisches - alles, was du so im Berufsleben tust.

Wenn es darum geht deine Produktivität zu steigern, geht es deshalb keineswegs darum, dass mehr Dinge getan werden. Es geht vor allem darum, dass die Dinge, die getan werden, einer Struktur folgen, die es ermöglicht, Dinge wirklich abzuschließen. Vom Kurs sollst du dabei nicht abkommen - es geht also um Effizienz. Und die Effizienz bei der Arbeit zu erhöhen, wird zu einer Produktivitätssteigerung - subjektiv und objektiv - führen. Dadurch wird dir gleichzeitig alles andere besser gelingen, denn gesteigerte Produktivität bedeutet ein vermehrtes Erreichen selbst gesetzter Ziele. Und darum geht es im Kern.

1. Finde heraus, wie du deine Zeit tatsächlich verbringst

Produktivität leidet unter dem eigenen Zeitmanagement und der Bereitschaft, sich ablenken zu lassen. Wenn du wissen möchtest, wohin deine ganze Zeit geht, dann schreibe doch einfach mal ein paar Tage dezidiert auf, was du tust und in welchen Zeiträumen du es tust. Du wirst überrascht davon sein, wie unpassend einige Dinge wirken oder wie viel Zeit du unwichtigen Dingen einräumst. Es geht nicht darum, dass du Zeit bei deinem morgendlichen Frühstück kürzt oder Telefonate knapp beendest. Es geht darum, dass du erkennst, wann und wo du in deinen Arbeitsabläufen anfällig dafür bist, dich plötzlich etwas anderem zu widmen.

Finde heraus, was diese Dinge sind und mache am besten einen festen Zeitpunkt fest, an denen diese dann erledigt werden. Damit entlastest du deinen Arbeitsalltag, zwingst dich aber dazu, die Dinge anzugehen. Wenn dich vor allem bürokratische Akte ablenken, dann ist es vielleicht Zeit dafür, dass du dir ein wenig technische Unterstützung holst.

In unserem Blog Artikel 7 Tools, die dir als Selbständiger massiv Zeit sparen findest du ein paar Anregungen.

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2. Starte mit einer bestimmten Routine in den Tag

Wer den Tag entspannt startet, kann mit aller Kraft arbeiten. Diese alte Weisheit - und all die Ableitungen derselben - ist nicht unbegründet. Tatsache ist, dass eine morgendliche Routine vielen Menschen heilig ist. Es ist dabei egal, wie sie aussieht. Wichtig ist, dass du deinen Morgen so verbringst, dass du wach wirst und dich gleichzeitig entspannt in Richtung Arbeit begeben kannst. Frühstück essen, die Nachrichten lesen, ein bisschen am Handy daddeln - alles ist erlaubt. Mache aber eine feste Routine aus, die du einhältst.

Wenn du bemerkst, dass du nicht genug Zeit für deine Routine hast, dann versuche, früher aufzustehen. Oftmals bewirken 20 Minuten wahre Wunder. Eine gute Morgenroutine gibt dir viel Kraft für die ersten Arbeitsstunden, in denen du die härtesten Dinge erledigen solltest. Die Sachen, die dir nicht so viel abverlangen, sollten dann in Richtung Nachmittag geschoben werden. So bist du auch energetisch effizient - und sorgst für eine Steigerung der Produktivität.

3. Erledige immer nur eine Sache

Multitasking ist - jenseits von der Fähigkeit, das Atmen und Gehen zu verbinden - Mist. Die Wissenschaft hat oft genug gezeigt, dass Multitasking zu einem höheren Zeitaufwand führt. Die meisten Menschen sind nicht dazu in der Lage, einem Gespräch zu folgen und dabei einen anderen Text zu schreiben. Sie können sich einfach nicht auf zwei Dinge gleichwertig konzentrieren. Wahrscheinlich trifft dies auch auf dich zu.

Deshalb versuche, das Multitasking aus deinem Leben zu verbannen. Widme dich einer Sache. Und wenn du tatsächlich unterbrochen werden musst, weil diese dich unterbrechende Sache ein unglaubliche Relevanz hat, dann widme dich ihr voll und ganz, schließe sie ab - und mache dann da weiter, wo du aufgehört hast. Die Kunst des Gelingens besteht darin, eine Aufgabe durch eine Zielsetzung zu definieren, diese dann in Schritte zu zerlegen und diese konzentriert abzulaufen.

4. Steigern der Produktivität durch Pausen

Du glaubst Pausen passen nicht damit zusammen, deine Produktivität zu steigern? Weit gefehlt. Pausen sind wichtig und füllen deinen Akku wieder auf. Wenn du tatsächlich den Rhythmus eines durchschnittlichen Arbeiters hast, mag eine einstündige Mittagspause dir genügen. Aber im Freelancer-Leben ist das selten geboten und oftmals ergibt sich die Notwendigkeit der Pause dadurch, dass man sich den gleichen Sachen viele Stunden widmet. Das lässt oftmals die Konzentration einbrechen und wenn du das bemerkst, dann ist es eben Zeit für eine Pause.

Ob du da nun zehn Minuten benötigst oder dreißig, sei dir und deiner Zeitplanung überlassen. Wichtig ist, dass deine Pause nicht in einer Tätigkeit besteht, die deiner Arbeit ähnlich ist. Wenn du am Computer saßt, dann steh auf, geh frische Luft schnappen. Wichtig ist, dass die Pause sich anders anfühlst als Arbeit. Telefonate sind keine Pause und das Beantworten von Mails auch nicht. Genieße stattdessen etwas völlig anderes, um neue Kraft zu schöpfen.

5. Versuche, dich so wenig wie möglich unterbrechen zu lassen

Unterbrechungen sind der Tod der Produktivität und tun alles andere, als diese zu steigern. Denn Produktivität ist eine Frage der Konzentration und des Abschließens einzelner Schritte. Wenn du dich also einem Schritt widmest, dann sorge dafür, dass du nicht unterbrochen werden kannst. Verzichte auf das Checken von Social Media, Email und Telefon. Mache deinen Kunden und sonstigen Arbeitskontakten klar, dass wirklich Dringendes am besten durch einen Anruf zu klären ist. Wenn also jemand anruft, ist es wichtig. Wenn jemand eine Mail schickt, kann es warten.

Sei dabei konsequent und denke nicht allzu sehr über fiktive Notfallszenarien nach: Die Wahrheit ist, dass die Welt nicht untergehen wird, weil du mal zwei, drei Stunden nicht erreichbar bist. Wenn du etwas wirklich Wichtiges erwartest, dann sei auf dem entsprechenden Kanal erreichbar. Aber wenn du nur vermutest, dass etwas Wichtiges kommen könnte, dann sei dir versichert, dass auch das - falls es genau in deine produktive Zeit fällt - ein wenig warten kann.

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6. Verwende ein klares System und einen Zeitplan

Dieser Punkt ergänzt das Gerüst aus Selbstachtsamkeit ("Was tue ich wann?") und Arbeitsstrukturierung ("Wie gestalte ich meine Aufgaben so, dass ich sie Schritt für Schritt und ohne Ablenkung erledigen kann?") um eine planerische Dimension. Arbeite also mit Zeitplänen und Listen und lasse dich nicht aus der Struktur bringen.

Du musst natürlich selber herausfinden, ob deine gesetzten Zeiten für bestimmte Aufgaben realistisch sind. Wenn du beispielsweise bemerkst, dass der Punkt "Werbe-Mails schreiben" statt der angesetzten 40 Minuten am Montag stets 70 Minuten benötigt, dann musst du entweder deinen Plan anpassen - oder aber besser im Mailschreiben werden. Nichts ist in Stein gemeißelt, aber wenn du deine Produktivität wirklich steigern möchtest, brauchst du einen Plan.

Sehr viele Anregungen zum Thema Zeitmanagement haben wir ansonsten in unserem Blog Artikel 10 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement für dich. Wichtig ist, dass deine Zeitpläne nicht nur gut gemeinte Utopien sind, sondern sie realistisch ausfallen und dir Raum für Pausen lassen. Ein bisschen variabel dürfen sie dabei sein, aber im Grunde sollten gute Zeitpläne auf Dauer der Fahrplan für deine Arbeitssituation sein.

7. Finde einen Partner und ernte Feedback

Die meisten Menschen, die allein arbeiten, sind anfällig für Prokrastination. Als Freelancer trifft es einen deshalb umso öfter. Es kann sich als sehr positiv (und erhellend) herausstellen, einen anderen Menschen dazu zu bringen, die eigene Zielsetzung und das Erreichen der Ziele zu kontrollieren.

Dabei kannst du Mitarbeiter, Freunde, Verwandte oder professionelle Coachs um Hilfe bitten. Wichtig ist, dass diese Leute einen Überblick darüber bekommen, was du tatsächlich schaffst und wo du an dir - und an all den ablenkenden Sachen - scheiterst. Diese Leute sollten dir ein ehrliches Feedback geben, sodass weitere Schwächen in deiner Struktur aufgedeckt werden. Manchmal ist es so, dass man vor lauter Routine nicht mehr merkt, wo man seit Monaten schon ineffizient agiert.

Diese Leute sollen dir dabei helfen, die vorangestellten Tipps umzusetzen. Effizienz und Produktivität erwachsen aus der Übung. Nach einiger Zeit wirst du die Kontrolle über deine Leistungsfähigkeit und Zielsetzung erlangt haben und Produktivität stets steigern. Und damit lässt es sich erst richtig durchstarten.