Wie die Echtzeit-Synchronisation von Kontist und FastBill funktioniert

FastBill: “Das Leben ist zu kurz für Papierkram und Buchhaltung”

Und genau deswegen bietet FastBill ein automatisiertes Buchhaltungstool speziell für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freelancer an. Egal ob Rechnungen, Belege oder Einnahmen-Ausgaben-Übersicht - mit FastBill hast du deine Buchhaltung im Griff. Zu den Funktionen gehören zudem eine Kundendatenbank, die Verwaltung deiner Dokumente und ein übersichtliches Dashboard.

Mehr Details über FastBill findest du im Blogbeitrag zu FastBill und auf FastBills Webseite .

Die neue Integration zwischen Kontist und FastBill

Wir freuen uns, heute eine weitere Buchhaltungs-Integration in unser intelligentes Geschäftskonto präsentieren zu können: die Integration zu der Cloud-basierten Buchhaltungssoftware von FastBill sowie der neuen FastBill Scan App für iOS und Android. Diese Integration wird dein Geschäftsleben um einiges vereinfachen und dir noch mehr produktive Zeit ersparen. Es handelt sich dabei um die allererste Echtzeit-Synchronisation von Banking und Buchhaltung.

Bislang war immer das Problem, dass deine Buchhaltung nicht weiß, wann du eine Ausgabe getätigt hast, bzw. es erst mit Verzögerung erfährt, wenn du per Knopfdruck dein Bankkonto mit deinem Buchhaltungs-Konto synchronisierst. Zu diesem Zeitpunkt hast du aber bereits deinen Zahlungsbeleg irgendwo auf deinem Schreibtisch auf einem Stapel anderer Belege abgelegt und die Arbeit staut sich, richtig? Nun stell dir vor, alle Banktransaktionen würden künftig vollautomatisch in Echtzeit an dein Buchhaltungs-System weitergeleitet und deine Buchhaltung wüßte immer bescheid: Du stehst am Schalter, hast gerade eine Geschäftsausgabe getätigt und den Beleg noch in der Hand - da bekommst du schon eine Push-Nachricht von deiner Buchhaltungs-App auf dein Smartphone mit der Aufforderung, den Beleg sofort zu archivieren. Die Kamera öffnet sich automatisch, du musst einfach nur ein Bild von deinem Beleg machen, bevor du ihn wegsteckst. Die Ausgabe ist damit mit nur zwei Klicks in der Buchhaltungs-Cloud erfasst. Geht es noch einfacher und intuitiver?

Das ist, was wir “kontextuelle Echtzeit-Buchhaltung” nennen, und sie wird möglich, da alle Transaktionen in deinem Kontist Konto unmittelbar in der Buchhaltung bei FastBill vermerkt werden. Das heisst, du kannst künftig viele deiner buchhalterischen Aufgaben laufend mobil von unterwegs erledigen. Das Sammeln von Belegen im Schuhkarton hat endlich ein Ende!

Die Integration funktioniert für alle FastBill Kunden - egal, ob du den Starter, Pro oder ProMax Tarif gewählt hast. Die neue Belegscanning-App ist ebenfalls in allen drei Tarifvarianten von FastBill verfügbar.

Wie funktioniert die Integration?

Voraussetzung für die Integration ist, dass du ein Geschäftskonto bei Kontist sowie einen Account bei FastBill hast. Falls du noch kein Nutzer von FastBill bist, kannst du hier einen Account erstellen und das Tool 14 Tage lang kostenlos testen.

So verknüpfst du Kontist und FastBill miteinander:

1. Logge Dich in deiner Kontist App ein.
2. Klicke oben links auf das Icon für deine Konto-Einstellungen und wähle dann den Unterpunkt Integrationen - suche dir nun FastBill heraus und melde dich mit deinen FastBill Account-Daten an. Anschließend sind die beiden Systeme erfolgreich miteinander verbunden.

Sind die beiden Konten erstmal miteinander verknüpft, bietet dir dies die Echtzeit-Synchronisation von Banking und Buchhaltung. Was heißt das genau?

Alle ein - und ausgehenden Zahlungen deines Geschäftskontos werden automatisch sofort nach Abschluss einer Transaktion als solche bei FastBill vermerkt. Auch historische Banktransaktionen werden in dein Konto bei FastBill importiert.

Doch das ist erst der Anfang. Sobald du etwas mit deiner Kontist Mastercard bezahlst, erhältst du eine automatische Push-Nachricht, von der FastBill Belegscanning-App, die dich daran erinnert, den Beleg gleich abzufotografieren. So riskierst du nicht mehr, im Laufe des Monats viele Belege anzuhäufen, die alle darauf warten, nummeriert, sortiert und abgeheftet zu werden. Du kannst die Dokumentation und Archivierung sofort erledigen, wenn eine Ausgabe anfällt.

Du tätigst mit deiner Kontist Mastercard eine Geschäftsausgabe.

Nach der Zahlung erhältst du automatisch eine Push-Nachricht von der FastBill , Scan App, die dich dazu auffordert, deinen Beleg sofort abzufotografieren.

Mit dem Öffnen der Push-Nachricht öffnet sich automatisch die Kamera der FastBill Belegscanning-App, mit der du nun deinen Beleg einscannen kannst. Sobald du den Zahlungsbeleg eingescannt hast, wird er automatisch in das Cloud-basierte Buchhaltungs-System von FastBill hochgeladen. Damit ist er ausreichend archiviert und kann nicht mehr verloren gehen. Du findest deinen digitalen Beleg in deinem FastBill Account unter “Dokumente” mit dem Hinweis “Jetzt zuweisen”.

Hier kannst du deinen Beleg bearbeiten und ihm relevante Details hinzufügen, wie z.B. den Namen des Lieferanten, das Rechnungsdatum, den Rechnungsbetrag, die Kategorie der Ausgabe sowie weitere Angaben. Klicke nun auf Zahlung erfasst und damit ist die Rechnung erstellt.

Wenn du zurück auf die Übersichtsseite deiner Transaktionen gehst und die von dir getätigte Ausgabe auswählst, werden dir auf der rechten Seite die Belege angezeigt, die FastBill automatisch als für deine Transaktion passend vorschlägt. Du musst hier nur noch den passenden Beleg bestätigen.

Fertig!

Die Zusammenarbeit von Kontist und FastBill ist ein weiterer Schritt zu unserem Ziel, euch in eurem Alltag als Selbstständige maximal zu unterstützen. Nutzt die Vorteile der Echtzeit-Synchronisation und der Scan-App, um euer Leben einfacher zu machen. Was die Kontist und FastBill Verknüpfung in Sachen Rechnungen kann, erfahrt ihr in unserem nächsten Blogpost. Für die Zukunft planen wir außerdem weitere Kooperationen, um unser Produkt fortlaufend für euch weiterzuentwickeln.