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Warum schreiben immer noch 50% aller Selbständigen ihre Rechnungen mit Word und Excel?

Unser Gründer Christopher Plantener diskutiert die Ergebnisse der Umfrage zum bürokratischer Aufwand von Selbständigen.

Selbständige stehen einem ganzen Berg von administrativen Aufgaben gegenüber. Die dazu führen, daß die Übersicht und die Sicherheit schwerfällt.
Wir von Kontist setzen uns dafür ein, dass in den nächsten drei Jahren 80 Prozent aller regelmäßigen, administrativen Aufgaben wie Buchhaltung und Banking automatisiert werden. Dies ist unser erklärtes Ziel!

Um das zu erreichen, haben wir mit Hilfe einer Umfrage versucht zu verstehen, wie die Realität in Deutschland aussieht. Wieviel Zeit benötigen Selbständige tatsächlich um Rechnungen zu schreiben, ihre Buchhaltung zu erledigen und für andere administrative Tätigkeiten? Und was bedeutet das für die Finanzen? Wieviel Umsatz entgeht ihnen?

Wie haben wir die Umfrage durchgeführt? Wir haben euch gefragt und ihr habt zahlreich mitgemacht - danke für eure Teilnahme!! Zu den genauen Fakten: wir haben 257 Gründer und Selbständige im Juni 2017 befragt. 70% der Gruppe waren Männer, die verbleibenden 30% waren Frauen. Ein Großteil der Teilnehmer arbeitet in Vollzeit selbständig (80%), 20% in Teilzeit. Wir haben die Umfrage wurde in schriftlicher Form online durchgeführt.

Die Studie hat ergeben, dass wir Selbständigen extrem viel Zeit für unsere Administration benötigen. Wir organisieren uns in den Wahnsinn!

Durchschnittlich bedeutet der bürokratische Aufwand dies für Selbständige:

  • 24 verlorene Arbeitstage pro Jahr
  • 11.600 Euro Verdienstausfall pro Jahr
  • "Rechnungen" (mit 4,3 Stunden pro Monat), “Belege sortieren”(mit 4,0 Stunden pro Monat) und “Buchhaltung und Umsatzsteuer” (mit 3,0 Stunden pro Monat) unter den Top 3 Zeitfressern
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Wir haben mit unserem CEO und Co-Founder Christopher Plantener über die Umfrage gesprochen und haben ihn um eine Stellungnahme gebeten. Außerdem erklärt er, inwiefern Kontist hilft um die bürokratische Belastung zu reduzieren.

Frage 1: Christopher - die Ergebnisse der Kontist Studie sind dramatisch. Hast du als Gründer die Bürokratie auch immer als Belastung empfunden?

Christopher:

"Natürlich! Die bürokratische Belastung ist enorm und die Studie spiegelt genau meine Erfahrungen wieder. Vor allem zu Beginn meiner Selbständigkeit hat mich der Papierkram sehr viel Zeit gekostet. Das waren schätzungsweise immer so 12 Stunden pro Quartal, die ich für Belegerfassung, Rechnungen schreiben und die Buchhaltung gebraucht habe. Ein Wahnsinn!

Aus dieser Not heraus entstand schließlich Debitoor . Dank des entwickelten Rechnungsprogramms und der Buchhaltungssoftware konnte ich meinen Aufwand auf 6 Stunden reduzieren! Daran kann man sehr gut sehen, was für eine große Hilfe Tools sein können!

Unser Ziel mit Kontist ist es, diesen zeitlichen Aufwand, auf 1,5 Stunden pro Quartal zu minimieren."

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Frage 2: In der Umfrage kam heraus, dass Selbständige im Durchschnitt 15,3 Stunden pro Monat für ihre bürokratischen Verpflichtungen benötigen. Hast Du einen Tipp für Freelancer und Solopreneuren, wie sie die bürokratische Belastung verringern könnten?

Christopher:

"In der Studie kam sehr deutlich heraus, dass Selbständige sehr viel Zeit im Monat mit ihren bürokratischen Aufgaben verbringen. Auf Basis meiner eigenen Erfahrungen kann ich sagen: zu selten werden moderne Tools und Möglichkeiten genutzt! Nutzt sie! Sie bringen eine deutliche Effizienzsteigerung, wenn man nicht nur Word und Excel nutzt.

So hat mich in der Studie sehr erstaunt, dass die Rechnungsstellung so ein großes zeitliches Thema ist. Schließlich gibt es viele gute Softwarelösungen auf dem Markt, mit denen die Rechnungsstellung in kürzester Zeit erledigt werden kann. Und dennoch schreiben ca. 50% aller Freiberufler und Solopreneure ihre Rechnungen mit Excel und Word - meist weil sie die wenigen Euro Kosten für eine spezialisierte Softwarelösung scheuen. Das ist aber eine Milchmädchen-Rechnung, da der zeitliche Aufwand um ein Vielfaches teurer ist! Natürlich bedarf es eine gewissen Einarbeitungszeit, es ist dann aber eine deutliche Effizienzsteigerung möglich wenn man nicht nur Word und Excel nutzt.

Mit dem Kontist Konto wollen wir den Kunden helfen ihren bürokratischen Aufwand zu minimieren. Bereits mit der Verknüpfung mit einem Buchhaltungssystem (zB. Debitoor) kann ein großer Teil der Arbeit automatisiert werden."

Frage 3: Kontist macht sich für Bürokratieabbau stark. Welche Verbesserungen wollt ihr für Freelancer und Solopreneure erreichen?

Christopher:

"Der Bürokratieaufwand für Freelancer und Solopreneure ist irre hoch! Und der daraus entstehende wirtschaftliche Schaden ist leider immens.

Erleichterungen durch den Gesetzgeber gab es zwar für Gründungen aber die “alltäglichen Leiden” von Selbständigen werden gerne vergessen. So macht der Gesetzgeber Vorgaben, die für große und kleine Unternehmen ( bzw. Solopreneure/Freiberuflicher) fast identisch sind. Es wird keine Rücksicht darauf genommen, dass kleine Unternehmen bzw. Freelancer andere Voraussetzungen und vorallem keine speziellen Mitarbeiter/ Abteilungen haben, die sich um administrative Aufgaben kümmert. Dies muss alles von ihnen selbst erledigt werden und kostet sie sehr viel Zeit.

Es bedarf daher einer massiven Vereinfachung von Seiten des Gesetzgebers und nicht wie in den letzten Jahren eine Erhöhung des bürokratischen Aufwands durch immer höhere Anforderungen ( zB. im Bereich der Buchhaltung). So fordern wir zum Beispiel, dass die Erfassung von Belegen durch Einscannen, also eine digitale Archivierung, zukünftig ausreicht. Der Originalbeleg müsste dann nicht mehr jahrelang aufbewahrt werden, sondern könnte direkt entsorgt werden. Dies ist heute zB. schon in Dänemark so möglich."

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"Der Gesetzgeber sollte auch nebenberuflich Selbständige durch massiven Bürokratieabbau fördern. Bisher gelten auch für sie die gleichen Anforderungen und wir konnten in unserer Studie sehen, dass sie überproportional viel Zeit für ihre administrativen Aufgaben benötigen. Dies muss ein Ende haben. Es muss Vereinfachungen für sie geben, wie zB. die Einführung der Möglichkeit mehr Pauschalen ansetzen zu dürfen. Es sollte möglich sein, dass ein bestimmter Prozentsatz des Umsatzes pauschal als Ausgaben abgesetzt werden dürfen. "

Vielen Dank Chris!