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KPIs, die du unbedingt tracken solltest!

KPIs - also Key Performance Indicators - lassen sich zu Deutsch auch wunderbar mit "Leistungskennzahlen" umschreiben. Der Begriff geistert im Berufsleben herum und meistens geht es um Geld (Gewinn), Effizienz und den Erfolg von beispielsweise Social-Media-Kampagnen. Es handelt sich um Kennzahlen, die im Zusammenhang mit einer beliebigen Zielsetzung stehen. Entsprechend geht es viel um Buchführung und Berechnung. Im Grunde ergeben sich deine KPIs aber aus deinen geschriebenen und aus erhaltenen Rechnungen und aus statistischen Zahlen, die du nebenbei erheben solltest.

Als Selbstständiger tust du gut daran, dich mit ein paar dieser Kennzahlen zu befassen. Du solltest unbedingt ein paar wichtige KPIs tracken, während andere optional sind. Es hängt natürlich ein wenig von dir und deinem Business ab, welche Kennzahlen besonders relevant hast. Was du davon hast, deine KPIs zu tracken und was dir die Zahlen am Ende sagen, erfährst du hier.

Wirtschaftliche KPIs tracken

Obligatorisch ist es, ein paar grundlegende, wirtschaftliche KPIs zu tracken. Da ist zum Beispiel die Gegenüberstellung deiner Einnahmen und Ausgaben. Hieraus leitet sich wiederum dein reales Einkommen ab, welches - nach Steuern - dein Gewinn ist. Es ist obligatorisch, diese Nummern monatlich, quartalsweise und jährlich zu betrachten. Du erfährst so ziemlich schnell, ob du grundsätzlich auf einem guten Weg bist und wie sich dein Business entwickelt.

Wenn du bemerkst, dass an einer Stelle zu viel Geld abfließt (selbstredend werden die Ausgaben und Einnahmen schön nach Posten sortiert), weißt du, wo du einsparen musst. Kurzum: die Übersicht über deine Einnahmen und Ausgaben ist der wichtigste Key Performance Indikator. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Betriebswirtschaftliche Auswertung, zu der du in unserem Blog Artikel Betriebswirtschaftliche Auswertung - kannst du eine BWA lesen? etwas erfährst. Sie versorgt dich schon einmal mit einer guten Idee davon, wie du dich als Geschäftsmann machst.

Wenn du klare Ziele bezüglich deines Einkommens hast, hilft dir dieser KPI mehr als jede andere schöne Betrachtung. Denn Zahlen lügen nicht: Was da ist, ist da. Und was eben wegfließt, ist weg. Es ist daher auch ganz nützlich, zu erfahren, warum sich deine Kosten erhöhen. Neues Material, neue Mitarbeiter oder auch Leihgebühren stehen manchmal nicht unbedingt in Relation zu höheren Einnahmen.

Dicht verwebt mit deinen Einkünften sind ausstehende Steuern (die du als Freelancer ja vorher zurücklegen musst) sowie nicht bezahlte Rechnungen. Es ist enorm wichtig, immer genug Geld für ausstehende Zahlungen zurückzulegen. Damit dir dies ein bisschen einfacher gelingt, kommt beispielsweise das Kontist Konto in Betracht, das für dich ganz automatisch die Steuern zurücklegt.

Behalte also - vereinfacht gesagt - dein Geld immer im Blick!

KPIs tracken im Detail - im Business

An dieser Stellen wollen wir uns einmal deinem Business zuwenden. Schließlich sind die meisten Freelancer spezialisiert, bieten aber ein paar verschiedene Leistungen an. Bei Illustratoren könnten dies etwa Illustrationen für Websites, Buchcover oder auch Werbemittel sein. Die Frage ist daher: Welcher Bereich ist der wichtigste Bereich für dich?

Dabei bezieht sich die Frage aufs Finanzielle. Denn wenn ein Selbstständiger mehrere Dinge macht, wird eines davon mehr Geld pro Zeiteinheit einbringen als die anderen. Du musst dich also auf die Suche nach genau dieser einen Sache machen, die du aus finanzieller Sicht am besten ausschließlich machen solltest. Das bedeutet, dass genau diese eine Sache bei kleinstem finanziellen und zeitlichen Aufwand relativ den größten Gewinn abwirft.

Es ist natürlich nicht ratsam, alles andere einzustampfen. Schließlich verlangt der Markt Flexibilität und individuelle Produkte. Jedoch kannst du durch das Identifizieren deiner "Kernkompetenz" zukünftig mehr in diese investieren. Wenn neue Arbeitsmittel für das Schaffen eben jener Leistung sie noch besser machen könnten, dann solltest du investieren. Wenn du merkst, dass ein von dir kaum beworbenes Produkt besser ankommt als dein persönlicher Marketing-Liebling, dann wirb für dieses Produkt. Denn was der Kunde will, ist im Grunde immer das Richtige. Es ist passiert gar nicht so selten, dass Freelancer ihre Kernqualifikation im Verkauf ihrer Selbstständigkeit verändern. Vom Texter geht es beispielsweise zum Ghostwriter und aus einem Website-Illustrator wird auch mal jemand, der bevorzugt an Comics mitwirkt. Diese Dinge sind unvorhersehbar.

Es ist also sinnvoll, diese produktbezogenen KPIs zu tracken. Sie verraten dir auch etwas über deine Arbeitseffizienz. Wo der Stundenlohn rein theoretisch viel zu niedrig ist, muss entweder effizienter gearbeitet werden - oder aber du erhöhst den Preis.

Social-Media-Aktivitäten

Gleiches gilt für deine Aktivitäten in den Social-Media-Kanälen. Besucherzahlen und die Verweildauer auf einzelnen Unterseiten (auf Websites) verraten dir nach einer Zeit ziemlich genau, was die Menschen anzieht. Wenn du deine Social-Media-Kanäle und deine Website nicht nur zum Vernetzen verwendest, sondern auch für Eigenwerbung, lohnt es sich, auch hier den KPI zu tracken, wobei dieser hier deinem Statistik-Tool entspricht.

Die Rechnung ist relativ einfach: Erfolgreiche Inhalte erkennst du an einer langen Verweildauer auf der Seite. Erfolgreiche Inhalte haben auch mehr Klicks. Erfolgreiche Inhalte generieren auch mehr Leads (Anfragen, Newsletter-Anmeldungen). Wenn du erkennst, dass bestimmte Social-Media-Aktivitäten deinerseits sehr erfolgreich sind, dann solltest du dich in diesen weiter üben. Aber auch hier gilt: Niemals alles andere einstampfen. Deine Kunden wollen dich als Gesamtpaket. Aber wenn deine Zielgruppe eben am liebsten Twitter nutzt, dann solltest auch du Twitter nutzen.

Außerdem kannst du auch herausfinden, ob ein Social-Media-Kanal dir vielleicht auch gar nichts bringt (dies ist bei mehreren Kanälen häufig der Fall; vor allem dann, wenn Inhalte mehrfach vorkommen). Ein solcher Kanal kostet Zeit. Es genügen ein Hauptkanal, eine Website und ein Zweitkanal durchaus aus. Die gesparte Zeit investierst du besser anders.

Kundengewinnung

Weiterhin geht gibt es auch die Kundengewinnungskosten ( CAC = Customer Acquisition Cost ). Sie bezeichnet, wann Maßnahmen zur Kundengewinnung sich lohnen. Werbung kostet Geld. Der Zeitaufwand, um Werbung zu generieren, kostet Geld. Und nicht zuletzt kosten größere Kampagnen (Launch Marketing etc.) Geld. Wenn du beispielsweise 1.400 Euro in Printwerbung investiert hast, aber sich aufgrund dessen nur acht Kunden gemeldet haben, die dir 1.200 Euro einbrachten, ist etwas schief gegangen. Gleiches kannst du für deine Website (Wartungs- und Instandhaltungskosten) oder für Online-Werbung berechnen.

KPIs tracken im Detail - am Kunden

Spannend sind auch die KPIs bei deinen Kunden. Da ist zum einen der "Gewinn pro Kunde", was eine Kennzahl ist, die auch nur bei Stammkunden sinnvoll ist. Sie errechnet sich einfach durch die Menge an Geld, die durch den Kunden erhältst. Dies musst du noch in Relation zur investierten Zeit setzen und dann hast du in etwa herausgefunden, welcher deiner Kunden finanziell am profitabelsten ist.

Nach oben hin gibt es hier keine Grenzen: Kauffreudige Kunden sind gute Kunden. Nach unten hin kann es aber passieren, dass du auf einen Kunden triffst, der in großen Abständen nur sehr kleine Wünsche hat. Es kann passieren, dass allein der Arbeitsaufwand, diese kleinen Projekte einzuplanen, die Rechnung zu schreiben usw. den Gewinn durch den Kunden nahezu auffrisst. Oder aber der theoretische Stundenlohn wird deutlich zu gering. In solchen Fällen musst du handeln: Entweder du lernst, auch mal Kunden abzulehnen (was immer unschön ist), oder aber du musst den Preis ein wenig anpassen. Andersherum kann es sich lohnen, bei besonders ergiebigen Kunden auch mal besonders zuvorkommend zu sein oder mit diesen noch einmal über andere Projekte zu sprechen. Wer viel von dir will, ist in der Regel auch zufrieden mit dir und freut sich vielleicht auch vermehrt über deine Ideen.

Auch wichtig ist entsprechend die Kundenzufriedenheit. Diese zu messen (oder entsprechend diesen KPI zu tracken) ist schwierig. Wenn du wissen willst, wie zufrieden deine Kunden mit dir sind, musst du sie fragen. Bitte sie einfach, dir nach der Abnahme ein kleines Feedback zu geben. Ein Punktesystem erleichtert die Einordnung. Ein kleines Feedback kann per Mail eingeholt werden. Anderenfalls geben dir auch Kundenbewertungen auf deiner Website eine gute Idee.

Wenn du die Kundenzufriedenheit auswertest, geht es darum, herauszufinden, ob sie steigt oder sinkt. Oder welche Produkte mehr Zufriedenheit zu erzeugen scheinen als andere. Wenn Probleme auftauchen, musst du Ursachenforschung betreiben.

Welche KPIs du tracken musst - und welche nicht

Du weißt nun, welche KPIs zu tracken sind. Stellt sich die Frage nach der Notwendigkeit, musst du einfach pragmatisch sein. Die "großen Kennzahlen" sind diese, die mit Geld zu tun haben. Darunter sind deine Einnahmen, Ausgaben, deine Effizienz und die wichtigsten Kunden. Diese Kennzahlen solltest du immer im Blick haben.

Optionaler sind dann schon die Kundenzufriedenheit (du kannst davon ausgehen, dass deine Kunden zufrieden sind, solange es nicht weniger werden) und die Performance-Zahlen deiner Website. Letztere ist zwar wichtig für die Repräsentation, wird aber in den seltensten Fällen der wichtigste Kundenmagnet sein. Außerdem ist zu hoffen, dass du mehr Zeit in deine Arbeit als in deine Website steckst.

Auch die KPIs zu tracken, die mit dem Erfolg deiner Werbung im Zusammenhang stehen, ist manchmal obsolet. Die beste Werbung deinerseits sind ohnehin Mundpropaganda, erfolgreiche Akquise (/posts/mit-5-einfachen-tipps-mehr-kunden-generieren) und gute Arbeit. Außerdem lässt sich bei Online-Werbung oftmals nicht ganz genau nachvollziehen, welcher Kanal zu welchem Lead geführt hat.

Wenn du KPIs tracken willst, und das sauber und zuverlässig, solltest du die von dir gewünschten Kennzahlen immer in einem Dokument haben. Einfache (Excel-) Tabellen helfen enorm dabei, den Überblick zu wahren und können einfach regelmäßig ergänzt werden. Von einzelnen Kennzahlen, die eher mittelmäßig wirken, musst du dich nicht abschrecken lassen. Es geht immer darum, Muster zu erkennen. Wo die Zahlen sich über einen mittel- bis langfristigen Zeitraum gut entwickeln, läuft alles gut. Auf diese Prozesse kannst du dich aber verlassen.

Von Dingen, die scheinbar nur einen Verlust (oder einen sehr geringen Gewinn) bedeuten, kannst du dich aber auch einfach trennen.

Also: KPIs tracken, die Relevanz für dich selbst definieren und dein Business mal in Zahlen betrachten.