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Buchhaltung mit Papierkram - ein Test!

Papierkram: Buchhaltung für Freiberufler leichtgemacht

Ohne Rechnung geht es nicht. Wer etwas verkauft oder Dienstleistungen anbietet, muss seinen Kunden eine Rechnung ausstellen. Es muss also ein geeignetes Programm her, mit dem man schnell und unkompliziert ein Rechnungsformular erstellen und versenden kann. Konkurrenz belebt bekanntlich das Geschäft und somit gibt es auch in diesem Segment mehrere Anbieter für Rechnungsstellung per SaaS. Viele Funktionen sind gleich, doch bietet jedes Tool seine Vor- und Nachteile. Um eine Entscheidung für oder gegen einen Anbieter zu treffen, solltest du deine eigenen Anforderungen an ein Buchhaltungstool kennen. Wie viele Rechnungen schreibst du im Monat? Benötigst du eine Elster Schnittstelle oder arbeitest du mit einem Steuerberater zusammen? Möchtest du auch deine Ausgaben erfassen? Benötigst du eine Shop Anbindung oder ein Zeiterfassungstool? Hast du mehrere Mitarbeiter oder arbeitest du bisher als Kleinunternehmer? Diese und andere zählen zu den Kriterien über die du dir Gedanken machen solltest, denn jeder der Anbieter hat mit seinen speziellen Features seine Daseinsberechtigung.

Papierkram beispielsweise ist ein Online Tool, das den Buchhaltungsalltag von Freelancern erleichtern soll, die ihre Dienstleistungen projektweise nach Stundensätzen abrechnen. Ich habe das Tool mal getestet und die wichtigsten Funktionen für dich zusammengefasst.

Ein Business Tool für Freiberufler

Papierkram wurde speziell für die Selbständigen und kleinen Unternehmen entwickelt, die primär Dienstleistungen bzw. zeitbasierte Arbeiten abrechnen möchten. Es gibt unzählige Buchhaltungstools, die viel mehr Funktionen als Papierkram bieten, aber genau hier liegt der Fokus des Online Tools: Papierkram ist keine komplexe und komplizierte Software, sondern ein einfaches und schnelles Tool für die tägliche Arbeit.

Die wichtigsten Funktionen für Freiberufler und ein bisschen mehr

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Papierkram kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln. Hierfür kannst du vorher definierte Vorlagen verwenden oder ein völlig neues Angebot erstellen.

Rechnungstool

Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Papierkram kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Sogar eigene Layouts kannst du ganz nach deinen Wünschen gestalten. Selbst in der kostenlosen Version können Nutzer von Papierkram unendliche viele Rechnungen und Kunden anlegen. Allerdings befindet sich hier auf allen Dokumenten das Papierkram Logo, sodass diese Version eigentlich eher für den Einstieg und zum Testen geeignet ist. Nachdem ein Angebot angenommen wurde, erstellst du dein Projekt mit dem festgelegten Budgetrahmen und weiteren Informationen - für den laufenden Überblick der aufgelaufenen Kosten. Während des Projekts kannst du (und ggf. auch Kollegen oder Partner in der TEAM Version) die Zeiterfassung von Papierkram nutzen, um festzuhalten, dass du an einem Tag x-Stunden für den Kunden auf dem Projekt gearbeitet hast. Papierkram errechnet automatisch die aufgelaufenen Kosten anhand deiner Tages- bzw. Stundensätze und zeigt dir übersichtlich den Projektfortschritt an. Ist das Projekt fertig, so klickst du auf "Rechnung aus Zeiten erstellen“ und siehst, wie viele Stunden du aufgebracht hast. Mit einem Klick ist die Rechnung erstellt und per E-Mail versendet. Zudem können auch Abos bzw. wiederkehrende Rechnungen automatisch zu einem beliebig definierbaren Intervall ausgeführt werden. Mehrsprachige Rechnungsvorlagen sind leider nicht verfügbar.

papierkram

Das Erstellen einer Rechnung in papierkram.de ist super leicht und mit nur wenigen Klicks erledigt.

Quelle: www.papierkram.de

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Im Dashboard von Papierkram hast du immer einen Überblick über deine Finanzen, sodass du auf Anhieb offene Posten erkennen kannst. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir Papierkram das Herausschicken einer Mahnung.

Belegmanagement

papierkram

Das Hochladen und Erfassen von Belegen geht sehr schnell. Quelle: www.papierkram.de

Bisher musstest du Belege sammeln und in einem Ordner für den Steuerberater sortieren. Mit Papierkram kannst du all deine Belege online hinterlegen und archivieren. Egal ob bereits digital erhaltene Rechnungen, Bewirtungsbelege oder Abo Rechnungen. Damit behältst du auch einen Überblick über deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks deine Belege und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge buchen. Bei Papierkram wird zwischen Ausgabe- und Einnahmebelegen unterschieden. Deine Belege kannst du per Drag & Drop von deinem Computer reinziehen. Die automatische Texterkennung von Papierkram erspart lästiges Abtippen und erleichtert damit die Erfassung der Daten. Außerdem können Belege ebenso wie Rechnungen wiederkehrend gemacht werden. Besonders toll finde ich, dass dir Papierkram hilft, die richtige „Kategorie“ für deine Ausgaben bzw. Einnahmen zu finden. Für die verschiedenen Aufwandskonten öffnet sich immer ein kleines Infofenster, in dem die dazugehörige Aufwandskontonummer und eine kleine Beschreibung mit Beispielen aufgeführt ist. Selbst völlige Buchhaltungsanfänger finden sich hier zurecht. Super!

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software an das Finanzamt zu übermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Papierkram erstellt dir die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch aus deinen Einnahmen & Ausgaben. Diese kannst du dann direkt aus dem System heraus an das Finanzamt übermitteln, sodass du unterjährig deine Steuerberater Kosten senken kannst, wenn du die USt.- Voranmeldung selbst abgibst. Diese Leistung bekommst du allerdings erst in der PRO+ Version. Die Pro Version leistet lediglich eine einfache Auswertung ohne zusammenfassende Meldung und Anbindung an ELSTER.

EÜR

Auf Basis der Einnahmen und Ausgaben erstellt dir Papierkram automatisch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Damit weißt du jederzeit, wie es um dein Unternehmen steht und zeigt dir, wie viel Gewinn du erwirtschaftet hast. Damit dein Steuerberater am Jahresende die Abschlussbuchungen oder Bilanz erstellen kann, schickst du ihm einfach diese Daten über den DATEV-Export.

Schnittstelle für den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit Papierkram selbst erledigen und anschließend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Oder du nutzt das System wirklich nur um professionelle Rechnungen und Aufträge schreiben und überlasst die gesamte Arbeit deinem Steuerberater. In beiden Fällen bietet dir Papierkram an, deine Daten über DATEV zu exportieren. Über den Steuerberater-Export kannst du deinem Steuerberater alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen.

Kundenverwaltung

Mit Papierkram hast du auch deine Kundendaten an einem Ort. Für jeden einzelnen Kunden kann man unterschiedliche Skonto Sätze und Rabatte definieren, was einem bei der Angebotserstellung zu Gute kommt. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach über eine csv. importieren. Die gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.

Praktische Zusatzfunktionen

Banking Integration

Kontoauszüge manuell auf bezahlte Rechnungen zu überprüfen ist lästig. In der PRO+ Version kannst du dein Bankkonto automatisch mit deinem Papierkram Account synchronisieren, deine Umsätze abgleichen und verbuchen. Sobald du deine Konten verknüpft hast, kannst du Zahlungsein- und Ausgänge der passenden Rechnung zuweisen und du siehst so direkt im System, welche Rechnungen noch offen sind. Um die Banking Integration zu nutzen, benötigst du ein HBCI-fähiges Konto. Du solltest also vorher überprüfen, ob deine Bank die Integration unterstützt, denn diese Funktion erspart Dir viel Zeit und Nerven!

Echtzeit Zeiterfassung

Deine Arbeitszeit kannst du bei Papierkram entweder per mitlaufender Stoppuhr erfassen oder indem du die Arbeitszeit einfach manuell eingibst. So lassen sich die Zeiten für ein Projekt oder auch zuvor definierte Leistungen (Aufgaben) erfassen und direkt als Position auf der Rechnung aufführen. In der Team Version von Papierkram kannst du nun auch die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter an einem Projekt erfassen. Jeder Projektbeteiligte erfasst seine Zeiten über die Maske und wenn am Ende eine Rechnung zum jeweiligen Projekt erstellt werden soll, sind bereits die Leistungen aller Mitarbeiter aufgeführt. Was bisher mühsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gelöst wurde, erfordert so nur wenige Minuten. Eine Auswertung im Dashboard zeigt dir außerdem, ob zuvor vorgegebene Budgets eingehalten werden oder ob du bereits über deinem Zeitbudget bist.
Neben dem webbasierten TimeTracker im System bietet Papierkram in den PRO Paketen eine Desktop-Version an, mit welcher du direkt von deinem Windows / Mac die entsprechenden Zeiten erfassen kannst.

Persönlicher Support mit geringer Antwortzeit

Der Supportbereich ist in Papierkram nicht mit einem Klick zu erreichen. Man verlässt seine Papierkramseite und muss sich erneut einloggen, um zu einer Art Anmeldebereich zu kommen. Hier kannst du dein Anliegen dann in einer Email schildern. Ansonsten findest du in einem Hilfebereich Antworten auf erste Fragen zum System. Diese sind jedoch nicht sonderlich ausführlich- für spezielle Fragen musste ich dann doch besser eine E-mail schicken. Diese wurde mir allerdings noch am selben Tag beantwortet.

Gesetzeskonform und sicher

Die Online-Software muss sicherstellen, dass deine Rechnungen und die dazugehörige Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und vom Finanzamt akzeptiert werden. Zu diesen Bestimmungen zählen auch die Standort- Anforderungen entsprechend der GoBD. Die Daten von Papierkram werden auf deutschen Servern in einer „Private Cloud“ in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und regelmäßig gesichert und erfüllen damit die Bestimmungen im Falle einer Betriebsprüfung. In der Software sind alle Arten von Belegen gesetzeskonform (GoBD konform) archivierbar, sodass eine vollständige, korrekte, unveränderbare und ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet ist

Superleichte Bedienung und schnelle Einrichtung

papierkram

Die Bedienung von Papierkram ist intuitiv und die Einrichtung unkompliziert.

Quelle: www.papierkram.de

Nach dem Login in deine „Papierkram-Instanz“ erwartet dich eine personalisierte Startseite. Die Startseite besteht aus verschiedenen Inhaltsblöcken, welche dir wichtige Informationen zu dem aktuellen Stand deiner Unternehmung geben. Du siehst die aktuelle Woche und die je Tag von dir erfassten Zeitbuchungen an jedem Tag. Zudem zeigt dir die Wochenstunden-Uhr an, wie viele Stunden du bereits in Summe diese Woche erfasst hast. Diese gibt dir jederzeit einen Überblick über deine Unternehmung: Wieviel Stunden habe ich gearbeitet? Wie ist der Projektfortschritt? Welche offenen Rechnungen gibt es? Wie viele abrechenbare Zeiten habe ich derzeit noch offen? Der Finanzenabschnitt zeigt dir, wie viele Zeiten du bereits erfasst, aber noch nicht abgerechnet hast. Hierzu wird der jeweils hinterlegte Tages- bzw. Stundensatz als Grundlage verwendet. Steigt diese Zahl, solltest du zum Beispiel mal wieder neue Rechnungen stellen. Außerdem siehst du hier alle offenen Posten, sodass du sofort siehst, wenn du deinem Kunden eine Zahlungserinnerung schicken solltest. Zu einem guten Finanzüberblick siehst du auf der Startseite das Verhältnis von Einnahmen und Ausgaben der letzten 30 Tage. Zudem zeigt das darunterliegende Diagramm den aktuellen Cashflow deiner Unternehmung - also die Beträge die wirklich bezahlt wurden. Die Darstellungen auf der Startseite reichen für einen Überblick über dein Unternehmen völlig aus, jedoch habe ich diese Informationen schon mal schöner und übersichtlicher umgesetzt gesehen. Die Darstellung der Arbeitszeiten und des Projektfortschritts auf der Startseite ist im Vergleich zu anderen Anbietern auf dem Markt wirklich einmalig und bietet für Freelancer einen echten Mehrwert. Die Einrichtung des Systems ging ebenso leicht von der Hand. Direkt bei der Anmeldung zwingt dich Papierkram bereits in der Anmeldemaske dazu, alle relevanten Unternehmensinformationen einzurichten. Auf der Startseite bekommst du per Video Tutorial gezeigt, wie du die ersten Schritte im System machst. Ich habe sie mir jedoch nicht anschauen müssen, da eigentlich alles selbsterklärend war. Das Einpflegen der Belege finde ich besonders gut umgesetzt. Selbst als völliger Einsteiger wird es dir leicht fallen deine Ausgaben auf die richtigen Konten zu buchen, denn hier wird jedes Konto mit Beispielen erläutert. Papierkram wollte ein Business Tool für Freelancer anbieten, das den Büro Alltag einfach und effizient gestaltet und das ist ihnen auf jeden Fall gelungen.

Faires Preismodell von 0 bis 25 Euro im Monat

Das moderne Buchhaltungstool bietet seinen Kunden 4 verschiedene Preis Modelle: Free (kostenlos aber mit Papierkramlogo auf den Dokumenten) Pro (5 €/ Monat oder 4€ im Jahresabo) Pro+ (10€ / Monat oder 8€ im Jahresabo) und Team (25€/ Monat oder 20 € im Jahresabo) Im günstigsten Abo Paket kannst du bereits unbegrenzt Rechnungen, Angebote, Belege und Kunden anlegen und die Zeiterfassung von Papierkram nutzen. Gerade für Freiberufler und Kleinunternehmer die ihre Buchhaltung nach wie vor mit einem Steuerberater machen möchten, könnte dieses Paket bereits ausreichend sein. Wenn du vorhast, deine Buchhaltung selbst zu machen, bietet das Pro+ Paket für monatlich 10 Euro bereits einen guten Funktionsumfang. Hier ist auch die Umsatzsteuervoranmeldung, die Banking Integration, das Buchen von wiederkehrenden Rechnungen und die automatische Belegerkennung enthalten. Das große Team Paket ist für kleine Unternehmen geeignet, die gemeinsam an Projekten arbeiten und Dienstleistungen nach Stunden abrechnen. Jeder Nutzer startet nach der Registrierung zunächst mit einem Account der Kategorie kostenlos und kann das System 14 Tage lang kostenlos testen. Wer ein Upgrade wünscht, kann im System zu einem anderen Paket upgraden. Der Account geht also nicht automatisch in einen zahlungspflichtigen Account über.

Für wen ist papierkram.de geeignet?

Papierkram eignet sich hervorragend für Freiberufler, Kleinunternehmer und kleinere Unternehmen wie z.B Agenturen, die gemeinsam an Projekten arbeiten und den Überblick über vereinbarte Budgets in Projekten behalten möchten. Wer seine Buchhaltung weiterhin mit einem Steuerberater machen möchte, hat für 5€ im Monat ein Business Tool, um sich das Leben als Freelancer für wenig Geld leichter zu machen. Mit nur 10 Euro monatlich bekommst du sogar ein komplettes Buchhaltungstool, mit dem du deine unterjährige Buchhaltung selbst machen kannst und dank der einfachen Umsetzung, ist das auch für Buchhaltungs-Neulinge möglich. Hier spart man wirklich viel Geld. Wenn du eine komplexe Lösung suchst um z.B. Tausende von Bestellungen täglich von deinem Webshop abbilden zu können, dann ist Papierkram nicht die geeignete Lösung für dich.