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Papierloses B├╝ro - In 7 Schritten zum papierlosen B├╝ro

Wieso macht es Sinn, ein papierloses B├╝ro einf├╝hren?

Viele Berufst├Ątige und Selbstst├Ąndige verbringen mehrere Stunden am Tag im B├╝ro, um sich dort mit allen anfallenden Aufgaben zu besch├Ąftigen - dazu geh├Ârt die Buchhaltung genauso wie der Schriftverkehr mit Kunden und Gesch├Ąftspartnern. Normaler "Papierkram" eben, wie l├Ąstige Arbeiten dieser Art oft liebevoll genannt werden. Doch was w├Ąre, wenn man sich nicht mehr mit Papier herumschlagen m├╝sste? Wenn man sich dazu entschlie├čen w├╝rde, ein papierloses B├╝ro einzuf├╝hren? Dann w├╝rde der "Papierkram" anders verwaltet werden und dem jeweiligen B├╝robesitzer einiges erleichtern, denn es gibt viele gute Gr├╝nde, die f├╝r einen papierfreien Arbeitsplatz sprechen. Schlankere Strukturen und einfachere Kommunikation sind zwei davon. Auch der sinkende Kostenfaktor ist f├╝r viele ein triftiges Argument, insbesondere dann, wenn es sich um Selbstst├Ąndige handelt, die den B├╝roaufwand aus der eigenen Tasche zahlen m├╝ssen. Du kannst dich mit mindestens einem der Punkte identifizieren? Dann ist ein papierloses B├╝ro auch f├╝r dich eine hervorragende M├Âglichkeit, dich neu zu organisieren und dabei sogar noch Ressourcen zu sparen. Gl├╝cklicherweise erm├Âglicht die Digitalisierung die Einf├╝hrung eines papierlosen B├╝ros ohne weiteres. Da der Mensch sowieso ein Gewohnheitstier ist, musst du dich lediglich umgew├Âhnen. Das sollte in Anbetracht des Nutzens, den ein papierloses B├╝ro mit sich bringt, jedoch kein Problem sein. Im Nachfolgenden erf├Ąhrst du, wie du in 7 Schritten ein papierfreien Arbeitsplatz einf├╝hren kannst.

Schritt 1: aus Papierkram digitale Dokumente machen

Zu Beginn steht das Aufr├Ąumen und Sortieren des vorhandenen "Papierkrams". Das h├Ârt sich jedoch schlimmer an als es ist. Du wirst lediglich feststellen, dass es einen Haufen Dokumente gibt, die sich aktuell noch auf Papier befinden, aber locker digitalisiert werden k├Ânnten. Alles, was du daf├╝r brauchst ist ein Scanner, welcher in jedem normalen B├╝rodrucker integriert sein sollte. Und selbstverst├Ąndlich ein gut ausgedachtes Ablagesystem im Computer, in dem die eingescannten Dokumente sp├Ąter gespeichert werden (siehe Schritt 2). Jedes Dokument, welches nicht zwingend im Original auf Papier vorhanden sein muss, kann so in eine digitale Datei umgewandelt werden. Als Datei-Format bieten sich Pdfs an. Wichtig ist es, dass du die Dokumente sauber und ordentlich einscannst, so dass nirgendwo der Rand abgeschnitten ist. Wenn in den Pdf-Dateien sp├Ąter wichtige Daten fehlen, weil sie auf dem Scan nicht mehr zu sehen sind, w├Ąre das ├Ąu├čerst ├Ąrgerlich. Ein papierloses B├╝ro lebt, wie im normalen B├╝ro auch, von Ordnung und Sorgsamkeit. Zur Not k├Ânnen Dokumente auch abfotografiert und als Foto-Datei gespeichert werden. Tablets eignen sich gut daf├╝r, da sie einwandfreie Qualit├Ąt beim Fotografieren liefern. Auch gibt es praktische Apps, die das Abfotografieren und anschlie├čende Speicherung erleichtern.

Schritt 2: Digitale Dokumente speichern, verwalten und finden

Mit der blo├čen Umwandlung in digitale Dokumente ist es nat├╝rlich nicht getan. Der digitalisierte Papierkram m├Âchte geordnet werden, am besten auf der Festplatte eines Computers in einem guten Ablagesystem. Dazu sollten Ordner gebildet werden, die sich thematisch erg├Ąnzen (z. B. Ordnername "Verbindlichkeiten" - Unterordner: Lieferantenrechnungen). Alternativ kann eine alphabetische Ordnung der Dateien vorgenommen werden, je nachdem, wie viele davon vorhanden sind. Bei gro├čem Volumen empfiehlt sich definitiv das Ordner-System. Die Dateien hinterher zu finden, sollte so oder so kein Problem sein, da jedes Betriebssystem ├╝ber eine Suchfunktion verf├╝gt, mit der du die gew├╝nschte Datei suchen kannst. Vorausgesetzt, du hast sie vern├╝nftig mit Dateinamen abgespeichert. Auch hierbei bietet dir ein papierfreier Arbeitsplatz einen entscheidenden Vorteil: Du brauchst weitaus weniger Zeit, um etwas zu finden, als wenn du tats├Ąchliche Papierstapel durchw├╝hlen musst.

Schritt 3: Papierunterlagen archivieren oder entsorgen

Bei dem ganzen Ordnungs- und Archivierungsprozess wirst du nat├╝rlich auch auf Dokumente sto├čen, die du nicht mehr brauchst. Bevor du dir die M├╝he machst, sie zu digitalisieren, kannst du sie direkt in den Papierm├╝ll schmei├čen. Sofern sie schon digitalisiert sind, entsorgst du sie ├╝ber die Papierkorbfunktion auf dem Rechner. Diesen solltest du, ├Ąhnlich wie in deinen B├╝ror├Ąumen, von Zeit zu Zeit leeren - beachte jedoch, dass alle Dateien, die sich darin befinden, dann unwiderruflich gel├Âscht sind. Im Vergleich zu einem normalen B├╝ro ist ein papierloses B├╝ro auch beim Archivieren praktisch, da das tonnenweise Stapeln von Aktenordnern wegf├Ąllt und du dir somit extrem viel Platz sparst. Nehmen Dateien auf dem Rechner dennoch zu viel Platz weg, kannst du sie ganz einfach in eine Cloud verschieben oder auf einen USB-Stick ziehen und diesen in der Schublade lagern. Auch externe Festplatten bieten sich dazu an. USB-Sticks haben den Vorteil, dass du archivierte Unterlagen einfach jemand anderem in die Hand geben kannst, ohne ihn unter einem Berg aus Aktenordnern zu begraben. Den Platz, der dir anstelle von Aktenordnern nun zur Verf├╝gung steht, kannst du mit nun viel besser nutzen, zB. mit Zimmerpflanzen oder mit Fotos. Im Idealfall erm├Âglicht dir ein papierloses B├╝ro sogar, in kleinere B├╝ror├Ąumlichkeiten zu ziehen und Miete zu sparen, weil du nicht mehr auf so viel Platz angewiesen bist.

Schritt 4: Buchhaltung digitalisieren

Am meisten Papierkram produziert das Verschicken von Angeboten und die Nachbearbeitung von Auftr├Ągen, also Rechnungswesen, Mahnwesen & Co. Unter Umst├Ąnden sind sogar Teilzeitkr├Ąfte mit der kompletten Buchhaltung besch├Ąftigt. Wer viele Rechnungen schreibt, sollte dar├╝ber nachdenken, seine Buchhaltung oder zumindest den Teil des Rechnungswesens zu digitalisieren. Ein papierloses B├╝ro arbeitet schlie├člich ohne Papier. Das mag zun├Ąchst kompliziert klingen, gl├╝cklicherweise gibt es heutzutage jedoch Softwares und Dienstleister, die das erm├Âglichen. Eine Rechnung muss zwar einigen Vorschriften entsprechen, aber nicht mehr zwingend in Papierform verschickt werden. Wichtig ist nur, dass sie den g├Ąngigen Kriterien entspricht und die Unterschrift des Leistungserbringers enth├Ąlt. Diese kann jedoch ├╝ber eine digitale Signatur ganz einfach eingef├╝gt werden. Da die meisten Selbstst├Ąndigen ihre Rechnung ohnehin mit einer Software oder einem Schreibprogramm am PC verfassen, liegt der Schritt nahe, alles Weitere auch ├╝ber den PC laufen zu lassen. Vor diesem Hintergrund kannst du bei Bedarf sogar mit einer Verrechnungsstelle zusammenarbeiten (z. B. Deutsche Verrechnungsstelle f├╝r Handwerker und Selbstst├Ąndige), welche deine Rechnung via Online Portal annimmt und in deinem Auftrag verschickt. So sparst du ganz bequem und unkompliziert Portokosten, Papier und Zeit. Auch einen Ausdruck der Rechnung brauchst du nicht, da du sie in digitaler Form ja in deinem Ablagesystem abspeichern kannst. Somit zahlt diese Vorgehensweise voll und ganz auf die Idee Papierloses B├╝ro ein und hilft dir nebenbei sogar, Kosten zu sparen. Ansonsten kannst du deine Rechnungen trotzdem per Email versenden oder Buchhaltungssoftware, wie zB. lexoffice nutzen. lexoffice ist eine Online Unternehmersoftware von Lexware, die eine automatische digitale Buchhaltung anbieten. Du kannst damit Angebote erstellten, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten und auch die Vorbereitung deiner Steuererkl├Ąrung kannst du damit erledigen.

In unserem Blog Artikel Buchhaltungssoftware ÔÇô Nutzen, Kosten, Funktionen stellen wir verschiedene Buchhaltungsprogramme vor. Schau dir an, welches am besten zu dir passt!

Gro├če Firmen arbeiten schon jahrelang mit digitalisierter Buchhaltung. Kunden haben sich ohnehin daran gew├Âhnt, Rechnungen nicht mehr mit der Post, sondern per Mail zu erhalten.

Schritt 5: Kalender digital f├╝hren und synchronisieren

Du tr├Ągst dir deine Termine noch mit einem Stift in einen Taschenkalender ein und notierst dir Dinge w├Ąhrend einem wichtigen Telefonat auf einem Notizzettel? Dein papierloses B├╝ro erm├Âglicht dir in Zukunft, einen Kalender digital zu f├╝hren und dennoch jederzeit bei dir zu haben, ohne dass er dir Platz in der Hose oder auf dem Schreibtisch wegnimmt. Eine M├Âglichkeit ist der Google Kalender, der ├╝ber das Google Konto mit dem Handy synchronisiert werden kann. Letztendlich ist es egal, welchen Kalender du daf├╝r benutzt. Theoretisch kannst du dir auch eine App daf├╝r herunterladen. Wichtig ist dabei nur, dass er auf deinem Handy abrufbar sein sollte, so dass du ihn immer zur Hand hast. Ist der Kalender als Teil des Konzepts ÔÇťPapierloses B├╝roÔÇŁ digitalisiert, bietet er dir einen weiteren Vorteil, den blo├čes Papier nicht zu leisten vermag - du kannst dich an wichtige Termine ├╝ber die entsprechende Funktion erinnern lassen. Entweder durch ein Ger├Ąusch oder dadurch, dass der Termin auf deinem Bildschirm aufploppt. Praktisch, so ein papierfreier Arbeitsplatz!

Schritt 6: Schriftverkehr digitalisieren

Ein papierloses B├╝ro sollte dazu dienen, die t├Ągliche Arbeit einfacher zu machen - dazu geh├Ârt auch, dass der Schriftverkehr digitalisiert wird. Somit kannst du Kunden, H├Ąndler und zuk├╝nftige Neukunden schneller erreichen. Der Schriftverkehr sollte, soweit m├Âglich, komplett auf Emailverkehr umgestellt werden. Emails sind schon l├Ąngst nichts Neues, aber auch Newsletter und ├Ąhnliche Aktionsschreiben werden immer h├Ąufiger digital verschickt, so dass es auch f├╝r dich kein Problem sein wird, deine Organisation des Schriftverkehrs darauf umzustellen. Die Akzeptanz von Seiten der Empf├Ąnger ist gro├č, da jeder einsieht, dass alles andere nur Papier kostet und au├čerdem die Umwelt belastet. Zudem lassen sich audiovisuelle Elemente wie Bilder, GIFs, Videos und ├ähnliches viel leichter digital verschicken. Ein papierloses B├╝ro gibt dir vor dem Hintergrund des Schriftverkehrs auch die M├Âglichkeit, einem Empf├Ąnger eine bestimmte Anzahl an Information via Zip-Datei oder Link zu einer Dropbox bereitzustellen. Fr├╝her h├Ąttest du ihm eine Mappe mit den ausgedruckten Dokumenten vorbei bringen oder per Post zuschicken m├╝ssen.

Schritt 7: Online Konto er├Âffnen

Ein papierloses B├╝ro ist erst dann komplett, wenn du auch die Kontof├╝hrung digitalisierst. Dazu gibt es Online Anbieter, die Online Konten f├╝r Privatpersonen und Gesch├Ąftsleute anbieten. F├╝r das Er├Âffnen eines Kontos brauchst du lediglich gute Internetverbindung und Unterlagen, mit denen du dich legitimieren kannst (Ausweis, Gewerbeschein etc.). Diese hast du idealerweise sowieso schon eingescannt und digitalisiert. Dir stehen alle g├Ąngigen Kontofunktionen zur Verf├╝gung (Dispokredit, Kreditkarte, etc.), nur mit dem Unterschied, dass die Bank nicht vor Ort in deiner Stadt sitzt. Das macht aber nichts, weil die meisten Online Anbieter ├╝ber eine telefonische Kundenbetreuung via Hotline verf├╝gen. Schriftverkehr wird ├╝ber Emails geregelt. Somit ist auch der letzte Schritt vollzogen, den ein papierloses B├╝ro ben├Âtigt.