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Zu mehr Freiheiten dank papierlosem Büro

Das papierlose Büro ist in Deutschland immer noch ein Ausdruck in der Gesellschaft, der bis auf ratloses Schulterzucken und eine erstaunte Miene wenig Erwähnenswertes hervorruft. Würden wir Selbstständige aber dem gesellschaftlichen Schnitt folgen, wären wir sowieso falsch in dem was wir tun. Warum also nicht einfach Pionier auf dem Gebiet sein und die Vorteile daraus als Wettbewerbsvorteile nutzen, solange die Gesellschaft davon keine Notiz nehmen möchte?

Wer mehr Freiheit will, muss mehr Möglichkeiten nutzen!

Während es für Großunternehmen oftmals standardisierte Komplettlösungen gibt, sind wir Selbstständige an der Stelle ein wenig benachteiligt. Uns fehlt oft der Verwaltungsapparat, der eine solche Investition lohnend machen könnte. Aber musst du deswegen weiterhin mit Papier in deinem Büro zu tun haben? Ich meine sehr deutlich und entschieden: NEIN!

Meine Prinzipien für mein Team und mich sind „Mehr Freiheit, mehr Zeit, mehr Ordnung“. Und genau darauf habe ich mein gesamtes Arbeitsleben ausgerichtet. Ich arbeite dort wo ich möchte und muss. „Muss“ vor allem dann, wenn ich direkt beim Kunden vor Ort bin. Hier will ich aber nichts außer digitalen Arbeitsmitteln dabei haben. „Möchte“ für den Rest meiner Arbeitszeit, egal ob dieser mit meinem Team im Co-Working-Space oder zu Hause im Garten ist.

Ich kann nicht behaupten, dass dieser Weg einfach oder frei von Rückschlägen war. Sehr wohl hat er sich aber gelohnt, denn erstens stehe ich heute dort, wo ich sein wollte und zweitens habe ich auf meinem Weg so viel gelernt, dass ich mit diesen Erfahrungen heute anderen helfen kann. Nur weil ich jede App auf links gedreht und versucht habe einen Vorteil für mich daraus zu generieren ist es meinem Team und mit gelungen vollkommen digital miteinander arbeiten zu können.

Digitaler Post-Eingang und Post-Ausgang

Schon immer waren der Briefkasten und der Postausgangskorb ein hochfrequentierter Ort von Unternehmen. Schließlich gehen dort die elementar wichtigen Schreiben ins Unternehmen auch wieder heraus. Ist das wirklich so? Speziell in der heutigen Zeit, einem digitalen Zeitalter voller Möglichkeiten, glaube ich nicht mehr daran. Mein Briefkasten dient lediglich der Insektenunterkunft und für Werbeunterlagen. Alles andere wir vollkommen automatisch an einen Scan-Dienstleister umgeleitet, der die Post für mein Team und mich automatisch digitalisiert. Bereit gestellt werden die Schreiben auf eine Web-Oberfläche und/oder per App, von wo aus ich von jedem Ort aus die weitere Bearbeitung veranlassen der digitalen Dokumente veranlassen kann. Texterkennung mit Suchfunktion via OCR? Bei heutigen Profis in dem Geschäft wie CAYA oder DROPSCAN absolut kein Problem mehr.

Und wenn wir mal echte Post verschicken? Dann maximal zu feierlichen Anlässen wie meinem Buch oder einem anstehenden Event. Weihnachtsgrüße, Geburtstagsgrüße oder einfach Aufmerksamkeiten verschicken wir grundsätzlich per Voice-, Video- oder Instant-Message. Und wenn es hier doch auch mal eine verschlüsselte Mail sein muss, gibt es dazu verlässliche Dienstleister wie PROTONMAIL , die aushelfen können. Außerdem: Hast du schon mal über ein Telefonat nachgedacht? Das ist vielleicht „oldschool“, aber ganz sicher papierlos. Und es erspart mir in vielen Fällen die Zeit für das Schreiben von Emails. Wer eine Kommunikations-Hygiene an der Stelle pflegt findet mit dem direkten Gespräch eine sehr gute Möglichkeit sich zielorientiert auszutauschen und die gemeinsame Arbeit schnell voran zu bringen.

Die tägliche Arbeit mit digitalen Mitteln

Unsere und meine tägliche Arbeit besteht vor allem aus der Entwicklung von Konzepten, Lösungen und der Rücksprache mit Kunden. Hier gibt es viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Allerdings müssen die Lösungen weitaus komplexer sein, als ein einfacher Outlook-Kalender. Verschiedene Betriebssysteme, unterschiedliche Versionen und Anforderungen der Beteiligten führen oft zu einem undurchsichtigen System. Warum also nicht einfach eine Web-Anwendung, die alle Hürden überwindet.

Trello, Asana sind hier für datenschutzrechtlich unkritische Inhalte zu empfehlen. Die Zusammenarbeit funktioniert an der Stelle hervorragend über alle Landesgrenzen, Zeitzonen und Betriebssysteme hinaus. MeisterTask und Evernote bieten innerhalb der Europäischen Union zudem für sensible Daten einen ausreichenden Schutz und sind für Teams in dem Rechtsraum bestens geeignet. Was aber können alle Tools? Sie können dein komplettes Unternehmen verwalten und dir detailliert in Zusammenarbeit mit deinem Team über den Stand der Dinge Auskunft geben.

Speziell für Selbstständige mit einem standardisierten Ablauf bieten die Tools eine große Zeitersparnis. Denn einerseits lassen sich Teammitglieder oder Freelancer problemlos per Berechtigung integrieren, als auch die eigenen Prozesse andererseits als Vorlage ablegen. So muss nur noch danach abgearbeitet werden, ohne dass Details vergessen werden können.

Geld verdienen funktioniert nur über Geld einnehmen

Vielfach schieben wir Selbstständige die finanziellen Aufgaben auf – mit dem Risiko den Überblick zu verlieren. Das betrifft natürlich auch an dem einen oder anderen Punkt mich selbst. Allerdings konnte ich herausfinden, dass mittlerweile auch die komplette Buchhaltung vollkommen digital erledigt werden kann. Hierzu ist zuerst ein Geschäftskonto mit Online-Zugriff notwendig, auf dem die Buchungen erledigt werden können. Ergänzt werden muss dieses um ein entsprechendes Tool, dass den Rechnungsmanagement koordiniert. Eine direkte Anbindung wie bei Kontist und FastBill ist natürlich die Kirsche auf der Selbstständigen-Torte und bietet viele Zeitvorteile. Besonders als Selbstständige in der Form von natürlichen Rechtsformen bietet der Markt neben FastBill und sevDesk viele weitere Anbieter, die ein komplettes Management der Eingangs- und Ausgangsrechnungen anbieten. Vielfach gibt es hierzu auch direkt Lösungen, die an die gängigen Steuerberater-Software-Lösungen angebunden werden können. So kann die Vorkontierung direkt über das Konto oder den Anbieter vorgenommen werden und der zeitaufwändige Monats- oder Jahresabschluss entfällt weitestgehend. Wie viel Zeit verwendest du darauf jährlich? Einer Studie von Kontist nach entfallen durchschnittlich 15,3 Monatsstunden auf die Buchhaltung. Da ist viel Einsparpotential vorhanden.

Am Ende eines jeden Arbeitstages muss ich mir als Selbstständiger die Frage stellen, mit welchen produktiven Prozessen ich heute Geld verdienen konnte. Die Buchhaltung gehört sicherlich als Teil meiner Aufgabe irgendwie dazu, aber sie ist streng genommen weder produktiv noch wertschöpfend. Niemandem kann ich meine Buchhaltung in Rechnung stellen. Vielmehr muss ich meine buchhalterischen Prozesse so optimal wie möglich gestalten, damit die Rechnungen vollkommen digital und ohne Mehraufwand zu meinem Kunden gelangen.

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Die Zeitersparnis bringen Tools, die Umsetzung musst du aber bringen!

Die reine Integration von einer Vielzahl von Tools bringt niemanden nach vorne. Gerne gebe ich zu, dass ich eher zu den verspielten Nerds gehöre. Ich teste gerne neue Applikationen und Anwendungen um daraus einen Nutzen für mich zu finden. Nicht selten passiert es dabei, dass ich diesen nicht finde. Aber ist die Zeit deswegen verschwendet? Jein, mit einem bestimmten Zeitkontingent pro Woche, in dem ich mir dieses Testing selbst erlaube, habe ich die Hoheit darüber. Regelmäßig ist immer wieder eine Anregung dabei, die mir in meinen Prozessen Zeit spart. Ist das so richtig?

Nein, richtig ist vor allem das, was sich für dich gut anfühlt. Das papierlose Büro ist genauso lange richtig für dich, wie du daraus Vorteile generieren kannst. Vielfach gibt es für jeden Selbstständigen von uns diverse Vorteile daraus. Spätestens bei der Zeit- und Ortsunabhängigkeit kann sich jeder ein großes Stück Eigenverantwortung zurückholen, was der typische Angestellte in der Form nicht kann. Aber nur weil Experten wie aus der Szene propagieren, dass dies jetzt gerade der neueste und heißeste Scheiß ist, bedeutet das noch lange keinen Vorteil für dich.

Überprüfe deine Prozesse sowohl für dein Team als auch für dich selbst regelmäßig. Sprich mit anderen über ihre Lösungen und scheue dich nicht einfach Lösungen zu adaptieren. Ich habe Mitglieder im Team die nur Tools verwenden, die vorher von uns ausreichend gut getestet wurden. Das ist durchaus legitim, denn am Ende ist jeder für sich selbst und sein Ergebnis verantwortlich.

Selbstorganisation und Hilfe von Tools

Wenn das Thema für dich gerade aktuell ist oder du noch jemanden suchst, der dir Hilfestellungen geben kann, ist die Paperless Pioneers Conference am 09.06.2018 in Berlin ein guter Anlaufpunkt für dich. Thomas Mangold, absoluter Top-Experte auf dem Gebiet des Selbstmanagements, wird dort über die bestmögliche Einrichtung und Organisation deines Unternehmens in Evernote referieren. Zeitmanager und Produktivitäts-Experte Ivan Blatter wird dir Einblicke in seine (zeitoptimierte) Zusammenarbeit mit seinem Team geben. Dr. Beat Bühlmann, CEO von Evernote, wird dir vorstellen, welche Möglichkeiten er sieht bis zu 30% weniger Personalkosten zu verursachen bei einem besseren Output.

Karin Wess, Marc Kreutzer, Andrea Kaden und Enrico Nahler werden in jeweils eigenen Workshops verschiedenen Themen zum papierlosen Büro und seinen Anwendungen bearbeiten. Zeit also die eigenen Herausforderungen gegen die Lösungen und Vorschläge anderer zu benchen. Was kann dabei raus kommen? Der Turbo-Boost für dich und dein papierloses Büro. Hol dir mit diesem Event mehr Freizeit, mehr Zeit und mehr Ordnung für dein Team, dich und dein Büro.

Ein besonderer Dank gilt den Sponsoren

Zum Abschluss meines Beitrags möchte ich mich ganz herzlich bei Kontist bedanken. Mein persönlicher Dank richtet sich besonders darauf, dass ich hier die Möglichkeit nutzen durfte mein Setup für das papierlose Büro vorzustellen. Dem gesamten Kontist-Team gilt der Dank für die Hilfe und Zuwendung für die Paperless Pionieers Conference in Berlin. Ohne die Zuarbeit von Sponsoren, die an Lösungen für das papierlose Büro jeden Tag erneut arbeiten und sich ständig selbst hinterfragen und optimieren, wäre ein solches Event schlichtweg nicht darstellbar. Mein Team und ich sind stolz darauf euer Vertrauen zu haben und wir versprechen das Bestmögliche für jeden Selbstständigen zu tun. Denn auch wenn unsere Geschäftsfelder unterschiedlich sind, so kämpfen wir doch auf der gleichen Seite für mehr digitale Lösungen, die uns Selbstständigen das Arbeitsleben einfacher machen!

Über den Autor:

André Nünninghoff wurde 1984 in Duisburg geboren. Durch seinen Start in die eigene Selbstständigkeit erforschte er die Möglichkeit, ein papierloses Büro zu führen. Sein eigenes setzte er von 2011-2014 erfolgreich um. Seit 2015 führt er die Paperless Pioneers, eine Deutsche Community füralle Interessierten des papierlosen Büros und digitalen Arbeitens. Seit 2016 berät er als Geschäftsführer der Paperless GmbH mit seinem Team Unternehmen jeglicher Größe bei der Umstellung ihrer papierbasierten Arbeitsabläufe hin zu digitalen Arbeitsprozessen. Er publizierte sein kontroverses Handbuch zum papierlosen Büro für Unternehmen namens “Paperless Bibel - Papierloses Büro für Unternehmen - mit System!” (ISBN 978-3-746-918-594) in dem er einfach und praxisorientiert seinen Weg zum eigenen papierlosen Büro beschreibt. Zudem veranstaltet er mit seinem Team jährlich die Paperless Pioneers Conference , um allen Selbstständigen und Unternehmern eine Plattform für den Austausch mit ausgewählten Experten mit viel Networking zu bieten.