Schritt 1: aus Papierkram digitale Dokumente machen
Zu Beginn steht das Aufräumen und Sortieren des vorhandenen "Papierkrams". Das hört sich jedoch schlimmer an als es ist. Du wirst lediglich feststellen, dass es einen Haufen Dokumente gibt, die sich aktuell noch auf Papier befinden, aber locker digitalisiert werden könnten. Alles, was du dafür brauchst ist ein Scanner, welcher in jedem normalen Bürodrucker integriert sein sollte. Und selbstverständlich ein gut ausgedachtes Ablagesystem im Computer, in dem die eingescannten Dokumente später gespeichert werden (siehe Schritt 2). Jedes Dokument, welches nicht zwingend im Original auf Papier vorhanden sein muss, kann so in eine digitale Datei umgewandelt werden. Als Datei-Format bieten sich Pdfs an. Wichtig ist es, dass du die Dokumente sauber und ordentlich einscannst, so dass nirgendwo der Rand abgeschnitten ist. Wenn in den Pdf-Dateien später wichtige Daten fehlen, weil sie auf dem Scan nicht mehr zu sehen sind, wäre das äußerst ärgerlich. Ein papierloses Büro lebt, wie im normalen Büro auch, von Ordnung und Sorgsamkeit. Zur Not können Dokumente auch abfotografiert und als Foto-Datei gespeichert werden. Tablets eignen sich gut dafür, da sie einwandfreie Qualität beim Fotografieren liefern. Auch gibt es praktische Apps, die das Abfotografieren und anschließende Speicherung erleichtern.
Schritt 2: Digitale Dokumente speichern, verwalten und finden
Mit der bloßen Umwandlung in digitale Dokumente ist es natürlich nicht getan. Der digitalisierte Papierkram möchte geordnet werden, am besten auf der Festplatte eines Computers in einem guten Ablagesystem. Dazu sollten Ordner gebildet werden, die sich thematisch ergänzen (z. B. Ordnername "Verbindlichkeiten" - Unterordner: Lieferantenrechnungen). Alternativ kann eine alphabetische Ordnung der Dateien vorgenommen werden, je nachdem, wie viele davon vorhanden sind. Bei großem Volumen empfiehlt sich definitiv das Ordner-System. Die Dateien hinterher zu finden, sollte so oder so kein Problem sein, da jedes Betriebssystem über eine Suchfunktion verfügt, mit der du die gewünschte Datei suchen kannst. Vorausgesetzt, du hast sie vernünftig mit Dateinamen abgespeichert. Auch hierbei bietet dir ein papierfreier Arbeitsplatz einen entscheidenden Vorteil: Du brauchst weitaus weniger Zeit, um etwas zu finden, als wenn du tatsächliche Papierstapel durchwühlen musst.
Schritt 3: Papierunterlagen archivieren oder entsorgen
Bei dem ganzen Ordnungs- und Archivierungsprozess wirst du natürlich auch auf Dokumente stoßen, die du nicht mehr brauchst. Bevor du dir die Mühe machst, sie zu digitalisieren, kannst du sie direkt in den Papiermüll schmeißen. Sofern sie schon digitalisiert sind, entsorgst du sie über die Papierkorbfunktion auf dem Rechner. Diesen solltest du, ähnlich wie in deinen Büroräumen, von Zeit zu Zeit leeren - beachte jedoch, dass alle Dateien, die sich darin befinden, dann unwiderruflich gelöscht sind. Im Vergleich zu einem normalen Büro ist ein papierloses Büro auch beim Archivieren praktisch, da das tonnenweise Stapeln von Aktenordnern wegfällt und du dir somit extrem viel Platz sparst. Nehmen Dateien auf dem Rechner dennoch zu viel Platz weg, kannst du sie ganz einfach in eine Cloud verschieben oder auf einen USB-Stick ziehen und diesen in der Schublade lagern. Auch externe Festplatten bieten sich dazu an. USB-Sticks haben den Vorteil, dass du archivierte Unterlagen einfach jemand anderem in die Hand geben kannst, ohne ihn unter einem Berg aus Aktenordnern zu begraben. Den Platz, der dir anstelle von Aktenordnern nun zur Verfügung steht, kannst du mit nun viel besser nutzen, zB. mit Zimmerpflanzen oder mit Fotos. Im Idealfall ermöglicht dir ein papierloses Büro sogar, in kleinere Büroräumlichkeiten zu ziehen und Miete zu sparen, weil du nicht mehr auf so viel Platz angewiesen bist.
Schritt 4: Buchhaltung digitalisieren
Am meisten Papierkram produziert das Verschicken von Angeboten und die Nachbearbeitung von Aufträgen, also Rechnungswesen, Mahnwesen & Co. Unter Umständen sind sogar Teilzeitkräfte mit der kompletten Buchhaltung beschäftigt. Wer viele Rechnungen schreibt, sollte darüber nachdenken, seine Buchhaltung oder zumindest den Teil des Rechnungswesens zu digitalisieren. Ein papierloses Büro arbeitet schließlich ohne Papier. Das mag zunächst kompliziert klingen, glücklicherweise gibt es heutzutage jedoch Softwares und Dienstleister, die das ermöglichen. Eine Rechnung muss zwar einigen Vorschriften entsprechen, aber nicht mehr zwingend in Papierform verschickt werden. Wichtig ist nur, dass sie den gängigen Kriterien entspricht und die Unterschrift des Leistungserbringers enthält. Diese kann jedoch über eine digitale Signatur ganz einfach eingefügt werden. Da die meisten Selbstständigen ihre Rechnung ohnehin mit einer Software oder einem Schreibprogramm am PC verfassen, liegt der Schritt nahe, alles Weitere auch über den PC laufen zu lassen. Vor diesem Hintergrund kannst du bei Bedarf sogar mit einer Verrechnungsstelle zusammenarbeiten (z. B. Deutsche Verrechnungsstelle für Handwerker und Selbstständige), welche deine Rechnung via Online Portal annimmt und in deinem Auftrag verschickt. So sparst du ganz bequem und unkompliziert Portokosten, Papier und Zeit. Auch einen Ausdruck der Rechnung brauchst du nicht, da du sie in digitaler Form ja in deinem Ablagesystem abspeichern kannst. Somit zahlt diese Vorgehensweise voll und ganz auf die Idee Papierloses Büro ein und hilft dir nebenbei sogar, Kosten zu sparen. Ansonsten kannst du deine Rechnungen trotzdem per Email versenden oder Buchhaltungssoftware, wie zB. lexoffice nutzen. lexoffice ist eine Online Unternehmersoftware von Lexware, die eine automatische digitale Buchhaltung anbieten. Du kannst damit Angebote erstellten, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten und auch die Vorbereitung deiner Steuererklärung kannst du damit erledigen.
In unserem Blog Artikel Buchhaltungssoftware – Nutzen, Kosten, Funktionen stellen wir verschiedene Buchhaltungsprogramme vor. Schau dir an, welches am besten zu dir passt!
Große Firmen arbeiten schon jahrelang mit digitalisierter Buchhaltung. Kunden haben sich ohnehin daran gewöhnt, Rechnungen nicht mehr mit der Post, sondern per Mail zu erhalten.