Papierloses Büro - In 7 Schritten zum papierlosen Büro

Wieso macht es Sinn, ein papierloses Büro einführen?

Viele Berufstätige und Selbstständige verbringen mehrere Stunden am Tag im Büro, um sich dort mit allen anfallenden Aufgaben zu beschäftigen - dazu gehört die Buchhaltung genauso wie der Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern. Normaler "Papierkram" eben, wie lästige Arbeiten dieser Art oft liebevoll genannt werden. Doch was wäre, wenn man sich nicht mehr mit Papier herumschlagen müsste? Wenn man sich dazu entschließen würde, ein papierloses Büro einzuführen? Dann würde der "Papierkram" anders verwaltet werden und dem jeweiligen Bürobesitzer einiges erleichtern, denn es gibt viele gute Gründe, die für einen papierfreien Arbeitsplatz sprechen. Schlankere Strukturen und einfachere Kommunikation sind zwei davon. Auch der sinkende Kostenfaktor ist für viele ein triftiges Argument, insbesondere dann, wenn es sich um Selbstständige handelt, die den Büroaufwand aus der eigenen Tasche zahlen müssen. Du kannst dich mit mindestens einem der Punkte identifizieren? Dann ist ein papierloses Büro auch für dich eine hervorragende Möglichkeit, dich neu zu organisieren und dabei sogar noch Ressourcen zu sparen. Glücklicherweise ermöglicht die Digitalisierung die Einführung eines papierlosen Büros ohne weiteres. Da der Mensch sowieso ein Gewohnheitstier ist, musst du dich lediglich umgewöhnen. Das sollte in Anbetracht des Nutzens, den ein papierloses Büro mit sich bringt, jedoch kein Problem sein. Im Nachfolgenden erfährst du, wie du in 7 Schritten ein papierfreien Arbeitsplatz einführen kannst.

Schritt 1: aus Papierkram digitale Dokumente machen

Zu Beginn steht das Aufräumen und Sortieren des vorhandenen "Papierkrams". Das hört sich jedoch schlimmer an als es ist. Du wirst lediglich feststellen, dass es einen Haufen Dokumente gibt, die sich aktuell noch auf Papier befinden, aber locker digitalisiert werden könnten. Alles, was du dafür brauchst ist ein Scanner, welcher in jedem normalen Bürodrucker integriert sein sollte. Und selbstverständlich ein gut ausgedachtes Ablagesystem im Computer, in dem die eingescannten Dokumente später gespeichert werden (siehe Schritt 2). Jedes Dokument, welches nicht zwingend im Original auf Papier vorhanden sein muss, kann so in eine digitale Datei umgewandelt werden. Als Datei-Format bieten sich Pdfs an. Wichtig ist es, dass du die Dokumente sauber und ordentlich einscannst, so dass nirgendwo der Rand abgeschnitten ist. Wenn in den Pdf-Dateien später wichtige Daten fehlen, weil sie auf dem Scan nicht mehr zu sehen sind, wäre das äußerst ärgerlich. Ein papierloses Büro lebt, wie im normalen Büro auch, von Ordnung und Sorgsamkeit. Zur Not können Dokumente auch abfotografiert und als Foto-Datei gespeichert werden. Tablets eignen sich gut dafür, da sie einwandfreie Qualität beim Fotografieren liefern. Auch gibt es praktische Apps, die das Abfotografieren und anschließende Speicherung erleichtern.

Schritt 2: Digitale Dokumente speichern, verwalten und finden

Mit der bloßen Umwandlung in digitale Dokumente ist es natürlich nicht getan. Der digitalisierte Papierkram möchte geordnet werden, am besten auf der Festplatte eines Computers in einem guten Ablagesystem. Dazu sollten Ordner gebildet werden, die sich thematisch ergänzen (z. B. Ordnername "Verbindlichkeiten" - Unterordner: Lieferantenrechnungen). Alternativ kann eine alphabetische Ordnung der Dateien vorgenommen werden, je nachdem, wie viele davon vorhanden sind. Bei großem Volumen empfiehlt sich definitiv das Ordner-System. Die Dateien hinterher zu finden, sollte so oder so kein Problem sein, da jedes Betriebssystem über eine Suchfunktion verfügt, mit der du die gewünschte Datei suchen kannst. Vorausgesetzt, du hast sie vernünftig mit Dateinamen abgespeichert. Auch hierbei bietet dir ein papierfreier Arbeitsplatz einen entscheidenden Vorteil: Du brauchst weitaus weniger Zeit, um etwas zu finden, als wenn du tatsächliche Papierstapel durchwühlen musst.

Schritt 3: Papierunterlagen archivieren oder entsorgen

Bei dem ganzen Ordnungs- und Archivierungsprozess wirst du natürlich auch auf Dokumente stoßen, die du nicht mehr brauchst. Bevor du dir die Mühe machst, sie zu digitalisieren, kannst du sie direkt in den Papiermüll schmeißen. Sofern sie schon digitalisiert sind, entsorgst du sie über die Papierkorbfunktion auf dem Rechner. Diesen solltest du, ähnlich wie in deinen Büroräumen, von Zeit zu Zeit leeren - beachte jedoch, dass alle Dateien, die sich darin befinden, dann unwiderruflich gelöscht sind. Im Vergleich zu einem normalen Büro ist ein papierloses Büro auch beim Archivieren praktisch, da das tonnenweise Stapeln von Aktenordnern wegfällt und du dir somit extrem viel Platz sparst. Nehmen Dateien auf dem Rechner dennoch zu viel Platz weg, kannst du sie ganz einfach in eine Cloud verschieben oder auf einen USB-Stick ziehen und diesen in der Schublade lagern. Auch externe Festplatten bieten sich dazu an. USB-Sticks haben den Vorteil, dass du archivierte Unterlagen einfach jemand anderem in die Hand geben kannst, ohne ihn unter einem Berg aus Aktenordnern zu begraben. Den Platz, der dir anstelle von Aktenordnern nun zur Verfügung steht, kannst du mit nun viel besser nutzen, zB. mit Zimmerpflanzen oder mit Fotos. Im Idealfall ermöglicht dir ein papierloses Büro sogar, in kleinere Büroräumlichkeiten zu ziehen und Miete zu sparen, weil du nicht mehr auf so viel Platz angewiesen bist.

Schritt 4: Buchhaltung digitalisieren

Am meisten Papierkram produziert das Verschicken von Angeboten und die Nachbearbeitung von Aufträgen, also Rechnungswesen, Mahnwesen & Co. Unter Umständen sind sogar Teilzeitkräfte mit der kompletten Buchhaltung beschäftigt. Wer viele Rechnungen schreibt, sollte darüber nachdenken, seine Buchhaltung oder zumindest den Teil des Rechnungswesens zu digitalisieren. Ein papierloses Büro arbeitet schließlich ohne Papier. Das mag zunächst kompliziert klingen, glücklicherweise gibt es heutzutage jedoch Softwares und Dienstleister, die das ermöglichen. Eine Rechnung muss zwar einigen Vorschriften entsprechen, aber nicht mehr zwingend in Papierform verschickt werden. Wichtig ist nur, dass sie den gängigen Kriterien entspricht und die Unterschrift des Leistungserbringers enthält. Diese kann jedoch über eine digitale Signatur ganz einfach eingefügt werden. Da die meisten Selbstständigen ihre Rechnung ohnehin mit einer Software oder einem Schreibprogramm am PC verfassen, liegt der Schritt nahe, alles Weitere auch über den PC laufen zu lassen. Vor diesem Hintergrund kannst du bei Bedarf sogar mit einer Verrechnungsstelle zusammenarbeiten (z. B. Deutsche Verrechnungsstelle für Handwerker und Selbstständige), welche deine Rechnung via Online Portal annimmt und in deinem Auftrag verschickt. So sparst du ganz bequem und unkompliziert Portokosten, Papier und Zeit. Auch einen Ausdruck der Rechnung brauchst du nicht, da du sie in digitaler Form ja in deinem Ablagesystem abspeichern kannst. Somit zahlt diese Vorgehensweise voll und ganz auf die Idee Papierloses Büro ein und hilft dir nebenbei sogar, Kosten zu sparen. Ansonsten kannst du deine Rechnungen trotzdem per Email versenden oder Buchhaltungssoftware, wie zB. lexoffice nutzen. lexoffice ist eine Online Unternehmersoftware von Lexware, die eine automatische digitale Buchhaltung anbieten. Du kannst damit Angebote erstellten, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten und auch die Vorbereitung deiner Steuererklärung kannst du damit erledigen.

In unserem Blog Artikel Buchhaltungssoftware – Nutzen, Kosten, Funktionen stellen wir verschiedene Buchhaltungsprogramme vor. Schau dir an, welches am besten zu dir passt!

Große Firmen arbeiten schon jahrelang mit digitalisierter Buchhaltung. Kunden haben sich ohnehin daran gewöhnt, Rechnungen nicht mehr mit der Post, sondern per Mail zu erhalten.

Schritt 5: Kalender digital führen und synchronisieren

Du trägst dir deine Termine noch mit einem Stift in einen Taschenkalender ein und notierst dir Dinge während einem wichtigen Telefonat auf einem Notizzettel? Dein papierloses Büro ermöglicht dir in Zukunft, einen Kalender digital zu führen und dennoch jederzeit bei dir zu haben, ohne dass er dir Platz in der Hose oder auf dem Schreibtisch wegnimmt. Eine Möglichkeit ist der Google Kalender, der über das Google Konto mit dem Handy synchronisiert werden kann. Letztendlich ist es egal, welchen Kalender du dafür benutzt. Theoretisch kannst du dir auch eine App dafür herunterladen. Wichtig ist dabei nur, dass er auf deinem Handy abrufbar sein sollte, so dass du ihn immer zur Hand hast. Ist der Kalender als Teil des Konzepts “Papierloses Büro” digitalisiert, bietet er dir einen weiteren Vorteil, den bloßes Papier nicht zu leisten vermag - du kannst dich an wichtige Termine über die entsprechende Funktion erinnern lassen. Entweder durch ein Geräusch oder dadurch, dass der Termin auf deinem Bildschirm aufploppt. Praktisch, so ein papierfreier Arbeitsplatz!

Schritt 6: Schriftverkehr digitalisieren

Ein papierloses Büro sollte dazu dienen, die tägliche Arbeit einfacher zu machen - dazu gehört auch, dass der Schriftverkehr digitalisiert wird. Somit kannst du Kunden, Händler und zukünftige Neukunden schneller erreichen. Der Schriftverkehr sollte, soweit möglich, komplett auf Emailverkehr umgestellt werden. Emails sind schon längst nichts Neues, aber auch Newsletter und ähnliche Aktionsschreiben werden immer häufiger digital verschickt, so dass es auch für dich kein Problem sein wird, deine Organisation des Schriftverkehrs darauf umzustellen. Die Akzeptanz von Seiten der Empfänger ist groß, da jeder einsieht, dass alles andere nur Papier kostet und außerdem die Umwelt belastet. Zudem lassen sich audiovisuelle Elemente wie Bilder, GIFs, Videos und Ähnliches viel leichter digital verschicken. Ein papierloses Büro gibt dir vor dem Hintergrund des Schriftverkehrs auch die Möglichkeit, einem Empfänger eine bestimmte Anzahl an Information via Zip-Datei oder Link zu einer Dropbox bereitzustellen. Früher hättest du ihm eine Mappe mit den ausgedruckten Dokumenten vorbei bringen oder per Post zuschicken müssen.

Schritt 7: Online Konto eröffnen

Ein papierloses Büro ist erst dann komplett, wenn du auch die Kontoführung digitalisierst. Dazu gibt es Online Anbieter, die Online Konten für Privatpersonen und Geschäftsleute anbieten. Für das Eröffnen eines Kontos brauchst du lediglich gute Internetverbindung und Unterlagen, mit denen du dich legitimieren kannst (Ausweis, Gewerbeschein etc.). Diese hast du idealerweise sowieso schon eingescannt und digitalisiert. Dir stehen alle gängigen Kontofunktionen zur Verfügung (Dispokredit, Kreditkarte, etc.), nur mit dem Unterschied, dass die Bank nicht vor Ort in deiner Stadt sitzt. Das macht aber nichts, weil die meisten Online Anbieter über eine telefonische Kundenbetreuung via Hotline verfügen. Schriftverkehr wird über Emails geregelt. Somit ist auch der letzte Schritt vollzogen, den ein papierloses Büro benötigt.