Wichtige Pauschalen für die Steuererklärung eines Freelancers

Pauschalen sind pauschale Beträge, die in deiner Steuererklärung als Kosten geltend machen kannst, was letzten Endes dein zu versteuerndes Einkommen reduziert und so die Steuerlast senkt. Entsprechend sinnvoll ist es, die Möglichkeiten hier voll auszunutzen. Bei Pauschalen verlangt der Fiskus zudem keine Nachweise. Stattdessen ist das Geltendmachen einer Pauschale – etwa der Werbungskostenpauschale (die bei Selbstständigen Betriebskostenpauschale heißt) – damit verbunden, dass du genau diesen Betrag geltend machen kannst, dann aber keine einzelnen Posten mehr darüber hinaus.

Bei Betriebs- oder Werbungskosten (Kosten, die dir zur Ausübung deiner Tätigkeit entstehen oder damit unmittelbar zusammenhängen) heißt das beispielsweise, dass du Kilometerpauschalen, Arbeitszimmerkosten und so weiter nicht mehr einzeln angeben kannst. Stattdessen greift eben die Pauschale und sowohl dir als auch dem Finanzamt entsteht weniger Arbeit. Der angenehme Nebeneffekt ist, dass eine Pauschale höher sein kann als tatsächliche Kosten. Wenn deine echten Kosten höher sind, lohnt sich das Geltendmachen einer Pauschale nicht.

Neben Betriebskostenpauschalen (die bei Freiberuflern teilweise unterschiedlich hoch sind), gibt es noch weitere Pauschalen. Hier gab es zum Jahreswechsel zudem einige Änderungen. Wichtige Pauschalen, die du beim Ausfüllen deiner Steuererklärung als Freelancer im Blick haben solltest, sowie wichtige Änderungen seit 2021, wollen wir uns hier einmal ansehen.

Betriebskostenpauschalen und in Pauschalen absetzbare Betriebsausgaben

Für alle Angestellten gilt, dass sie pauschal 1000 Euro jährlich für Werbungskosten (ob sie nun anfallen oder nicht) absetzen können. Bei Arbeitnehmern wird dies häufig schon durch eine entsprechende Anpassung der Lohnzahlungen realisiert oder direkt vom Finanzamt durchgeführt. Bei Selbstständigen ist das ein wenig anders. Auch die können die entsprechende Pauschale nutzen. Allerdings gibt es viele, viele Fälle, in denen Freelancer steuerlich besser dran sind, wenn sie das nicht tun. Das ist immer dann der Fall, wenn die tatsächlichen Betriebsausgaben höher waren, als die für sie geltende Pauschale. 

Während bei vielen Selbstständigen auch die 1.000 Euro pauschal jährlich absetzbar sind, sind es bei folgenden Berufsgruppen mehr:

- hauptberuflich und selbstständig schriftstellerisch, künstlerisch oder journalistisch: 30 % der Einnahmen, maximal jedoch 2455 Euro im Jahr

- wissenschaftlich, künstlerisch oder schriftstellerisch nebenberuflich tätig; nebenberuflich in einer Lehr- oder Prüfungstätigkeit: (auch neben einer sonstigen Selbstständigkeit): 25 % der nebenberuflich erzielten Einnahmen, maximal jedoch 604 Euro im Jahr

- freiberufliche Hebammen: 25 %, maximal 1535 Euro im Jahr

Ansonsten greifen die 1000 Euro. Sind deine Betriebsausgaben höher als der für dich zutreffende Pauschalbetrag, kannst du stattdessen die einzelnen Posten angeben und steuerlich geltend machen, Hier hast du zwar mehr Arbeit, aber bei entsprechend hohen Betriebsausgaben lohnt sich das. In einigen Fällen wird das Finanzamt dann auch Nachweise verlangen. Jedoch hast du auch bei der Einzelaufstellung von betrieblich bedingten Ausgaben in einigen Punkten Pauschalen zur Verfügung. Wichtig in diesem Zusammenhang sind beispielsweise die folgenden, mit Pauschalbeträgen in der Steuererklärung absetzbaren Kosten. 

Pendlerpauschale

30 Cent je Kilometer und 35 Cent ab 2021 ab dem 21. Kilometer pro einfache Fahrt kannst du, insofern die Fahrt betrieblich bedingt ist, geltend machen. Es ist dabei unerheblich, ob du einen PKW fährst, aufs Fahrrad steigst, zu Fuß gehst oder den ÖPNV nimmst. In allen Fällen ersetzt die Pauschale die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten geltend zu machen. 

Das heißt: Wo eine Pauschale für Arbeitsstrecken geltend gemacht wird, kannst du beispielsweise keine Ticketpreise mehr als Kosten deklarieren. Die Fahrtkostenpauschale ist bei Vielfahrern, die beispielsweise oft zu Kunden fahren, einer der größten Posten. So sind bis zu 4500 Euro im Jahr in der Regel anstandslos absetzbar. Bei höheren Beträgen musst du diese nachweisen können. 

Rechnerisch ist es so, dass du bereits ab 15 Kilometer durchschnittlichem Fahrtweg pro Tag bereits besser mit dem Absetzen der Entfernungspauschale gestellt bist, als mit der Betriebskostenpauschale in Höhe von 1000 Euro.

Wichtig: Das Finanzamt erkennt nur maximal so viele Fahrten an, wie tatsächlich entstehen können. Zudem kann es dich gegebenenfalls auffordern, die Notwendigkeit der Fahrten zu erklären oder ein Fahrtenbuch zu führen.

Home-Office-Pauschale

Im Jahr 2021 eingeführt und für das Jahr 2020 rückwirkend gültig ist die Home-Office-Pauschale. Insofern du nicht ohnehin schon ein Arbeitszimmer steuerlich geltend machst, kannst du hiermit bis zu 120 Tage zu je fünf Euro geltend machen – also maximal 600 Euro im Jahr. Für viele Freelancer dürfte diese Pauschale viel wert sein.

Pauschalen bei Reisekosten

Das Thema Reisekostenabrechnung ist komplex. Der Beitrag hier: Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung als Freiberufler? fasst Wichtiges zusammen. Bitte beachte die oben genannten, erhöhten Sätze für die Kilometerpauschale. Wichtig ist dabei, dass die Reisekostenpauschalen, insbesondere die fixen Pauschalen bei Verpflegungen, häufig dazu führen, dass diese höher (und damit steuergünstiger) sind, als einfach die Pendlerpauschale für beispielsweise einen Kundebesuch in einer anderen Stadt anzusetzen.

Als Faustregel kann gelten: Bei regelmäßigen Fahrten zwischen Wohnort und Betriebsstätte (Büro, Laden et cetera) ist die Pendlerpauschale leicht nutzbar, bei längeren Strecken mit Aufenthalt irgendwo anders ist die Reisekostenabrechnung sinnvoller.

Merke: Wo du nicht einfach die Betriebsausgabenpauschale nutzt, sondern die genannten Pauschalen plus der weiteren Kosten, musst du Buch führen, um gegebenenfalls Kosten nachweisen zu können. 

Weitere Pauschalen in der Steuererklärung

Es gibt noch weitere Pauschalen, die du steuerlich geltend machen kannst. Diese haben nichts mit Betriebsausgaben zu tun, sondern umfassen im gewissen Sinne eine finanzielle Entlastung, die aufgrund von bestimmten Umständen gewährt wird. 

So ist da zum einen der Behindertenpauschbetrag zu nennen, der im Jahr 2021 endlich verdoppelt wurde. Je nach Grad Behinderung (GdB), hast du einen unterschiedlich hohen Pauschalbetrag, den du absetzen kannst. Er reicht von jährlich 384 (GdB 20; erst ab 2021) bis zu 2840 Euro (GdB 95 und 100). Bei Hilflosen, Blinden und Taubblinden beträgt er 7.400 Euro ab 2021 (vormals 3700 Euro). Für das Jahr 2020 sind es die halben Beträge und ein Pauschbetrag für GdB 20 gibt es nicht.

Auch die Übungsleiterpauschale ist interessant. Insofern du im weitesten Sinne nebenberuflich einer lehrenden und/oder pädagogischen Tätigkeit nachgehst, sind 2400 Euro steuerfrei und sozialabgabenfrei. Ab 2021 sind es sogar 3000 Euro. Unter diese Tätigkeiten fallen beispielsweise: Fußballtrainer, Chorleiter, Lehrtätigkeiten zum Zwecke der Ausbildung (an Hochschulen, Schulen, Universitäten, Erste-Hilfe-Kurse und weiter) sowie Schwimmlehrer. 

Dabei ist der Stundensatz (auch als Aufwandsbeschädigung betitelt) irrelevant, sondern es zählt der tatsächlich eingenommene Betrag. Interessant ist dies für Freiberufler, die die Kapazitäten haben, ihre Kenntnisse auch noch vor allem lehrend zu vermitteln. 

Der Pflegepauschbetrag ist ein weiterer entlastender Pauschbetrag, der dazu dient, einen finanziellen Mehraufwand, den dir durch die Pflege eines Angehörigen (hierzu zählen ausdrücklich auch gute Freunde) entsteht, auszugleichen. Relevant ist dabei zumeist, dass die Pflege bei dir oder der Person stattfindet. Die Pflege darf nicht bereits vergütet sein (beispielsweise durch Pflegegeld). Die Sätze betrugen 2020 für Pflegegrad 4 und 5 924 Euro. Für andere Pflegegrade gab es nichts. Ab 2021 sind es bei Pflegegrad 2 600 Euro, bei 3 1100 Euro und für 4 und 5 1800 Euro. Wie erwähnt, ist es dabei wichtig, dass du sonst nichts für die Pflege erhältst. Teilen sich mehrere Personen die Pflege, muss der Pauschbetrag aufgeteilt werden.

Nahezu irrelevant, aber erwähnenswert ist der Sonderausgabenpauschbetrag. Sonderausgaben sind beispielsweise Versicherungsbeiträge und Spenden. Solltest du hier weniger als 36 Euro im Jahr aufbringen, kannst du 36 Euro im Jahr geltend machen. Das hat sich allerdings in der Regel allein durch die Krankenversicherung erledigt. 

Ansonsten gibt es noch eine ganze Reihe von Freibeträgen, die in der Steuererklärung genau so funktionieren wie Pauschalen. Darunter sind der Kinderfreibetrag, der Grundfreibetrag und der Sparerfreibetrag. Freibeträge sind von Pauschalen zu unterscheiden, wirken sich allerdings ähnlich auf die Steuerlast auf. Bei Freibeträgen ist es häufig so, dass diese rechnerisch einfach die Summe des nicht zu versteuernden Einkommens erhöhen. 

Steuern sparen mit Pauschbeträgen

Da Pauschalbeträge häufig ohne Nachweispflicht daherkommen und den meisten Steuerpflichtigen auch zustehen, solltest du dich mit ihnen befassen. Sie verursachen vergleichsweise wenig Aufwand in der Steuererklärung, da sie ja pauschal bestimmte Dinge finanziell geltend machen. Gerade die Betriebskostenpauschale (oder eben die Pendlerpauschale plus Home-Office-Pauschale) sowie gegebenenfalls gesundheitlich bedingte Pauschalen geltend zu machen, lohnt sich. 

Positiv ist am Jahresstart 2021 immerhin, dass gerade die Pauschalen im Zusammenhang mit sozialen Tätigkeiten und der Gesundheit erhöht wurden. Behalte diese Dinge also am besten im Hinterkopf und überlege dir, wovon du am meisten profitieren kannst.