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Steuern

Was sind die wichtigsten Pauschalbeträge für die Steuererklärung eines Freelancers?

Zuletzt aktualisiert am 1. Juni 2022

Marlon Thorjussen

Freelance Editor

3. Feb. 2021

Die wichtigsten Fakten zu möglichen Pauschalbeträgen in deiner Steuererklärung:

  • Pauschalen reduzieren deine Steuerlast.
  • Die wichtigsten Pauschalen für Freelancer sind neben der Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen, die Homeoffice Pauschale, die Kilometerpauschale und die Verpflegungspauschale.
  • Das Finanzamt verlangt keine Nachweise bei Pauschalen.
  • Hast du allerdings höhere Ausgaben als die Pauschalbeträge, dann kannst du diese ansetzen. Hier benötigst du aber Belege fürs Finanzamt.

Pauschalen sind pauschale Beträge, die du in deiner Steuererklärung als Kosten geltend machen kannst. Das reduziert letzten Endes dein zu versteuerndes Einkommen und senkt so deine Steuerlast. Entsprechend sinnvoll ist es, die Möglichkeiten hier voll auszuschöpfen.

Bei Pauschalen verlangt der Fiskus zudem keine Nachweise. Stattdessen ist das Geltendmachen einer Pauschale – etwa der Werbungskostenpauschale (die bei Selbstständigen Betriebsausgabenpauschale heißt) – damit verbunden, dass du genau diesen Betrag geltend machen kannst. Darüber hinaus kannst du aber keine einzelnen Posten mehr berücksichtigen.

Bei Betriebsausgaben (Kosten, die bei Ausübung deiner Tätigkeit entstehen oder damit unmittelbar zusammenhängen) heißt das beispielsweise, dass du Kilometerpauschalen oder Arbeitszimmerkosten nicht mehr einzeln angeben kannst. Stattdessen greift eben die Pauschale. Das bedeutet sowohl für dich als auch fürs Finanzamt weniger Arbeit.

Der angenehme Nebeneffekt ist, dass eine Pauschale höher sein kann als deine tatsächliche Kosten. Wenn deine echten Kosten höher sind, lohnt sich das Geltendmachen einer Pauschale nicht.

Neben Betriebsausgabenpauschalen (die bei Freiberuflern teilweise unterschiedlich hoch sind), gibt es noch weitere Pauschalen. Hier gab es zum Jahreswechsel einige Änderungen. Wichtige Pauschalen, die du beim Ausfüllen deiner Steuererklärung als Freelancer im Blick haben solltest, sowie wichtige Änderungen seit 2021, schauen wir uns hier einmal an.

Betriebsausgabenpauschale

Für alle Angestellten gilt seit 2022, dass sie pauschal 1.200 Euro jährlich für Werbungskosten (ob sie nun anfallen oder nicht) absetzen können. Bei Arbeitnehmern wird dies häufig schon durch eine entsprechende Anpassung der Lohnzahlungen realisiert oder direkt vom Finanzamt durchgeführt.

Bei Selbstständigen ist das ein wenig anders. Auch sie können die entsprechende Pauschale nutzen. Allerdings gibt es viele, viele Fälle, in denen Freelancer steuerlich besser dran sind, wenn sie das nicht tun. Das ist immer dann der Fall, wenn die tatsächlichen Betriebsausgaben höher waren, als die entsprechende Pauschale. 

Während bei vielen Selbstständigen auch die pauschalen 1.200 Euro jährlich absetzbar sind, sieht es bei folgenden Berufsgruppen so aus:

  • hauptberuflich und selbstständig schriftstellerisch, künstlerisch oder journalistisch Tätige: 30 % der Einnahmen, maximal jedoch 2.455 Euro im Jahr.
  • wissenschaftlich, künstlerisch oder schriftstellerisch nebenberuflich Tätige; auch nebenberuflich Tätige in einer Lehr- oder Prüfungstätigkeit: 25 % der nebenberuflich erzielten Einnahmen, maximal jedoch 614 Euro im Jahr.
  • freiberufliche Hebammen: 25 %, maximal 1.535 Euro im Jahr.

Ansonsten greifen die 1.200 Euro. Sind deine Betriebsausgaben höher als der für dich zutreffende Pauschalbetrag, kannst du stattdessen die einzelnen Posten angeben und steuerlich geltend machen. Hier hast du zwar mehr Arbeit, aber bei entsprechend hohen Betriebsausgaben lohnt sich das.

In einigen Fällen wird das Finanzamt dann Nachweise verlangen. Allerdings gibt es auch bei der Einzelaufstellung von betrieblich bedingten Ausgaben bei einigen Punkten Pauschalen. Auf diese gehen wir jetzt ein. 

VIDEO: Diese 8 Steuerfreibeträge sollten Selbständige unbedingt kennen

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Kilometerpauschale

Bei betrieblich bedingten Hin- und Rückfahrten zur Arbeit kannst du 30 Cent je Kilometer geltend machen. Im Jahr 2021 hat sich die Kilometerpauschale ab dem 21. Kilometer pro einfacher Fahrt auf 35 Cent pro Kilometer erhöht. Seit 2022 und bis einschließlich 2026 ist dieser Satz noch einmal auf 38 Cent pro Kilometer gestiegen.

Es ist dabei unerheblich, ob du einen PKW fährst, aufs Fahrrad steigst, zu Fuß gehst oder den ÖPNV nimmst. In allen Fällen ersetzt die Kilometerpauschale die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten geltend zu machen. 

Das heißt: Machst du die Kilometerpauschale für Arbeitsstrecken geltend, kannst du beispielsweise keine Ticketpreise mehr als Kosten deklarieren. Die Entfernungspauschale ist bei Vielfahrern, die beispielsweise oft zu Kunden fahren, einer der größten Posten. So sind bis zu 4.500 Euro im Jahr in der Regel anstandslos absetzbar. Bei höheren Beträgen musst du diese nachweisen können. 

Rechnerisch gesehen ist es so, dass du bereits ab 18 Kilometer durchschnittlichem Fahrtweg pro Tag besser mit dem Absetzen der Entfernungspauschale gestellt bist, als mit der Betriebskostenpauschale in Höhe von 1.200 Euro.

Wichtig:

Das Finanzamt erkennt nur maximal so viele Fahrten an, wie tatsächlich entstehen können. Zudem kann es dich gegebenenfalls auffordern, die Notwendigkeit der Fahrten zu erklären oder ein Fahrtenbuch zu führen.

Homeoffice Pauschale

Im Jahr 2021 eingeführt und für das Jahr 2020 rückwirkend gültig ist die Homeoffice Pauschale. Solltest du bisher kein separates Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, kannst du hiermit bis zu 120 Tage zu je fünf Euro ansetzen – also maximal 600 Euro im Jahr. Voraussetzung ist, dass du den ganzen Arbeitstag im Homeoffice verbringst.

Für viele Freelancer dürfte die Homeoffice Pauschale viel wert sein. Allerdings wird die Homeoffice Pauschale mit der Betriebsausgabenpauschale verrechnet. Vorteilhaft wird es für dich vor allem dann, wenn du die 1.200 Euro mit der neuen Regelung überschreitest.

Reisekosten Pauschale

Das Thema Reisekostenabrechnung ist komplex. Dieser Beitrag: Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung als Freiberufler? fasst Wichtiges zusammen. Bitte beachte die oben genannten, erhöhten Sätze für die Kilometerpauschale.

Wenn du beruflich häufig unterwegs bist bzw. Dienstreisen unternimmst, kannst du Verpflegungspauschalen nutzen. Die Höhe der Verpflegungspauschale ist dabei abhängig von der Zeit, die du auf Reisen bist. Seit 2020 gilt hier:

  • bist du mehr als 8 Stunden unterwegs, erhältst du 14 Euro;
  • bist du mehr als 24 Stunden unterwegs sind es 28 Euro;
  • für An- und Abreisetage kannst du immer die 14 Euro geltend machen.
Achtung:

Wichtig ist dabei, dass die Reisekosten Pauschalen, insbesondere die festen Verpflegungspauschalen, häufig höher sind (und damit steuergünstiger), als die Kilometerpauschale für einen Kundenbesuch in einer anderen Stadt anzusetzen.

Als Faustregel kann gelten: Bei regelmäßigen Fahrten zwischen Wohnort und Betriebsstätte (Büro, Laden etc.) ist die Kilometerpauschale leicht nutzbar, bei längeren Strecken mit Aufenthalt irgendwo anders ist die Reisekostenabrechnung sinnvoller.

Merke: Immer dann, wenn du nicht einfach die Betriebsausgabenpauschale nutzt, musst du Buch führen, um gegebenenfalls Kosten nachweisen zu können. 

Weitere Pauschalen in der Steuererklärung

Es gibt noch weitere Pauschalen, die du steuerlich geltend machen kannst. Diese haben nichts mit Betriebsausgaben zu tun, sondern umfassen eine finanzielle Entlastung, die aufgrund von bestimmten Umständen gewährt wird. 

So ist da zum einen der Behindertenpauschbetrag 2021 zu nennen, der im Jahr 2021 endlich verdoppelt wurde. Je nach Grad der Behinderung (GdB), hast du einen unterschiedlich hohen Pauschalbetrag, den du absetzen kannst.

Er reicht von jährlich 384 (GdB 20; erst ab 2021) bis zu 2.840 Euro (GdB 95 und 100). Bei Hilflosen, Blinden und Taubblinden beträgt er 7.400 Euro ab 2021 (vormals 3.700 Euro). Für das Jahr 2020 sind es die halben Beträge und ein Pauschbetrag für GdB 20 gibt es nicht.

Auch die Übungsleiterpauschale 2020 ist interessant. Bist du z. B. nebenberuflich lehrend und/oder pädagogisch tätig, sind seit 2020 3.000 Euro steuer- und sozialabgabenfrei. Vorher waren es 2.400 Euro. Zu diesen Tätigkeiten gehören:

  • Fußballtrainer,
  • Chorleiter,
  • Lehrtätigkeiten zum Zwecke der Ausbildung (an Hochschulen, Schulen, Universitäten, Erste-Hilfe-Kurse und so weiter)
  • sowie Schwimmlehrer. 

Dabei ist der Stundensatz (auch als Aufwandsbeschädigung betitelt) irrelevant, sondern es zählt der tatsächlich eingenommene Betrag. Interessant ist dies für Freiberufler, die die Kapazitäten haben, ihre Kenntnisse auch noch lehrend zu vermitteln. 

Der Pflegepauschbetrag dient dazu einen finanziellen Mehraufwand, der durch die Pflege eines Angehörigen entsteht, auszugleichen. Gut zu wissen: Zu den Angehörigen zählen ausdrücklich auch gute Freunde. Relevant ist dabei zumeist, dass die Pflege bei dir oder der Person stattfindet. Die Pflege darf nicht bereits vergütet sein (beispielsweise durch Pflegegeld).

2020 betrugen die Sätze für Pflegegrad 4 und 5 nur 924 Euro. Für andere Pflegegrade gab es nichts. Seit 2021 gelten höhere Pflegepauschalbeträge:

  • bei Pflegegrad 2 = 600 Euro
  • bei Pflegegrad 3 = 1.110 Euro
  • bei Pflegegrad 4 und 5 = 1.800 Euro.

Wie erwähnt, ist es dabei wichtig, dass du sonst nichts für die Pflege erhältst. Teilen sich mehrere Personen die Pflege, muss der Pflegepauschbetrag aufgeteilt werden.

Nahezu irrelevant, aber erwähnenswert ist der Sonderausgabenpauschbetrag. Sonderausgaben sind beispielsweise Versicherungsbeiträge oder Spenden. Solltest du hier weniger als 36 Euro im Jahr aufbringen, kannst du 36 Euro im Jahr geltend machen. Meistens ist das jedoch bereits mit der Krankenversicherung abgegolten.  

Ansonsten gibt es noch eine ganze Reihe von Freibeträgen, die in der Steuererklärung genauso funktionieren wie Pauschalen. Darunter sind der Kinderfreibetrag, der Grundfreibetrag und der Sparerfreibetrag.

Freibeträge sind von Pauschalen zu unterscheiden, wirken sich allerdings ähnlich auf die Steuerlast auf. Bei Freibeträgen ist es häufig so, dass diese rechnerisch einfach die Summe des nicht zu versteuernden Einkommens erhöhen. 

Steuern sparen mit Pauschalbeträgen

Da Pauschalbeträge häufig ohne Nachweispflicht daherkommen und den meisten Steuerpflichtigen auch zustehen, solltest du dich mit ihnen befassen. Sie verursachen vergleichsweise wenig Aufwand in der Steuererklärung, führen aber schon zu Steuerersparnissen.

Gerade die Betriebskostenpauschale (oder eben die Kilometerpauschale plus Homeoffice Pauschale) geltend zu machen, kann sich für dich lohnen. Wenn du dich nicht damit befassen möchtest, aber dennoch davon profitieren willst, kannst du den Kontist Steuerservice nutzen.