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7 Möglichkeiten, um deinen Posteingang (und deine Nerven) unter Kontrolle zu behalten

Erfolg und Kommunikation gehen für Freelancer Hand in Hand. Die wunderbare Welt der digitalen und papierlosen Kommunikation schützt die Bäume, ist unkompliziert und ist vielseitiger als Briefe. Ein Loblied auf das papierlose Büro und dessen Möglichkeiten findest du an dieser Stelle .

Wir wollen uns nun aber damit befassen, was andauernde Erreichbarkeit auf allen mobilen Endgeräten und Zeitgleichheit bei Sender und Empfänger eigentlich noch bedeutet. Denn Tatsache ist, dass Mails, Nachrichten bei Facebook, Instagram etc. sowie andere digitale Postfächer keinen positiven Einfluss auf dein Stresslevel haben. Es steht auf der einen Seite somit die zielgerichtete Arbeit dank sinnvoller Kommunikation und auf der anderen Seite das Gefühl, von digitalen Nachrichten erschlagen zu werden.

Einige Möglichkeiten, wie du das Beste aus Postfächern und Messaging-Systemen herausholen kannst, findet du im Folgenden.

1. Muss es überhaupt eine E-Mail sein?

Dein Posteingang wird wesentlich von deinem Postausgang beeinflusst. Auf Nachrichten, die du schreibst, könnte eine Antwort erfolgen. Frage dich bei jeder von dir geschriebenen Nachricht also, ob der digitale Weg überhaupt sinnvoll ist. Beispielsweise ist es nicht notwendig, beim Händler deines Vertrauens per E-Mail nachzufragen, ob ein bestimmtes Material vorrätig ist – ein Anruf genügt auch. Entweder du erreichst jemanden oder nicht – aber auch mit Antworten auf E-Mails verhält sich so. Das gleiche gilt etwa bei Rückversicherungen bezüglich Terminen und vielem mehr. Nicht alles muss verschriftlicht werden. Und wer weiß? Vielleicht freut sich sogar jemand darüber, deine Stimme mal wieder zu hören? Umgekehrt gilt auch, dass du Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern auch mitteilen kannst, wenn du eine E-Mail in bestimmten Fällen für überflüssig erachtest.

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2. Spezifische Betreffzeilen

„Anfrage Text“, „wg. Vergütung“, „Nachfrage“ und „Hallo“ sind dem Verfasser spontan als besonders gruselige Betreffzeilen bei E-Mails eingefallen. Tauchen E-Mails mit solchen Betreffzeilen in deinem Postausgang auf, bist du wahrscheinlich dazu animiert, sie anzuklicken, damit du weiß, was es ist. Wären sie ordentlich übertitelt, könntest du dir das sparen und dich dann mit den Nachrichten befassen, wenn es in deinen Zeitplan passt.

Zwei Wege führen hier zum Erfolg: Erstens solltest du selbst immer darauf achten, so akkurat wie möglich zu sein. Das mag sich bei Freelancern von Branche zu Branche unterscheiden, aber grundsätzlich sind kurze, klar zuordenbare Betreffzeilen sehr zielführend. Deinen Namen oder dein Unternehmen wird der Empfänger ja bereits an der E-Mail-Adresse erkennen können (wenn nicht, solltest du das direkt ändern). Durch einen klar gewählten Betreff, etwa „Auftrag vom 26.12.“ oder „Bzgl. Änderungswunsch Nexus-Projekt“ erkennt der Empfänger, was gemeint ist. Und entsprechende Antworten können dann auch von dir gut zugeordnet werden.

Zweitens kannst du Betreffzeilen von E-Mails auch ändern. Wenn du eine Mail mit lieblos gewähltem Betreff erhältst, dann ändere diesen für die Antwort ab. Höchstwahrscheinlich erhältst du eine weitere Antwort unter dem Betreff zurück.

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3. Newsletter aussortieren

Newsletter können tatsächlich interessant sein. Meistens nehmen sie aber nur einen Platz im Posteingang ein und lenken schlimmstenfalls auch noch ab. Du kannst sie aber ganz einfach loswerden. Der eine Weg ist das Abbestellen, was teilweise ein bisschen aufwendig ist. Bei absolut nicht notwendigen Newslettern ist dies der beste Weg. Andererseits kannst du die für dich interessanten Newsletter auch einfach auslagern – beispielsweise, indem du eine andere E-Mail-Adresse für die Anmeldung verwendest oder ein separates Postfach einrichtest. Und wenn du wirklich Lust und Zeit dazu hast, kannst du sie ja noch später lesen.

4. Dein Postfach muss nicht um jeden Preis leer sein

E-Mails und andere Nachrichten dienen auch als Erinnerung daran, dass du ein aktiver Mensch im Business bist. Auf einer psychologischen Ebene bedeuten Nachrichten von Kunden und anderen Menschen, dass du irgendeine Relevanz hast. Insofern sind E-Mails nicht das pure Böse, sondern ein Beweis deiner Existenz. Es ist deshalb nicht unbedingt gut, das Postfach immer leeren zu wollen. Betrachte es stattdessen als Indikator für deine noch anstehenden Aufgaben und versuche, dich ein wenig daran zu organisieren.

Mit der Zeit erlernst du, was wichtig und was überflüssig ist. Du lernst, welche E-Mails ein gutes Zeichen sind und welche auf Umstände hindeuten. Hier unterscheiden zu können, ist eine wertvolle Technik für dein persönliches Zeitmanagement (das Pareto-Prinzip kann dir auch hier helfen).

Immer ein paar wenige Dinge liegen zu lassen, die aktuell nicht so wichtig sind, kann dir über unbeschäftigte Stunden hinweghelfen. Ein komplett leerer Posteingang ist hingegen ein Zeichen dafür, dass du nicht genug zu tun hast.

5. Das Handy als privaten Raum betrachten

E-Mail-Apps, Messenger und Co sind für mobile Endgeräte optimiert. Aber warum solltest du dich dem aussetzen, auch privat – beim Musikhören, Photographieren, Flirten und Streamen – noch mit Arbeit belastet zu werden? Eine eingehende Nachricht erzeugt bei den Standardeinstellungen auf Smartphones eine Pop-up-Meldung. Links oben an der entsprechenden App steht dann eine Zahl, die die Anzahl der verpassten Nachrichten anzeigt. Möchtest du wirklich auch in deiner Freizeit daran erinnert werden, was noch alles zu tun ist und mit welchen unsinnigen Nachfragen du dich noch quälen sollst.

Akzeptiere stattdessen dich und deine Privatsphäre. Auch hier gilt der Grundsatz, dass wirklich Drängendes zur Not durch einen Anruf geklärt werden kann. Wenn dir jemand eine E-Mail um 19:32 Uhr schreibt, dann geh am besten davon aus, dass er nicht mit einer Antwort rechnet.

Dennoch ist ein Smnartphone als Kommunikationstool nicht zu unterschätzen. Hier musst du deinen Weg finden. Allerdings kann an dieser Stelle angemerkt werden, dass mehrere größere Firmen, darunter etwa Automobilhersteller wie Daimler und Porsche, die E-Mail-Fächer ihrer Mitarbeiter so angelegt haben, dass diese Nachrichten nach Feierabend gar nicht mehr empfangen oder senden können. Dies habe gesundheitliche Gründe, denn es sei sehr wohl wichtig, von der Arbeit auch endgültig abschalten zu können. Was für Angestellte gilt, gilt hier gewiss auch für Freelancer, die sich lieber an feste Arbeitszeiten halten möchten.

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6. Ignoranz ist Trumpf

Einen anderen Weg kannst du gehen, indem du Nachrichten und E-Mails schlichtweg ignorierst und erst am nächsten Tag betrachtest. So gewinnst du schnell einen Überblick darüber, was überhaupt anfällt und zu welchen Zeiten es besonders viel ist. Der Vorteil in dieser Methode liegt indes in der Konditionierung deiner eigenen Arbeitsgewohnheiten sowie in der deiner Kunden und Partner. Wenn du nämlich bemerkst, dass dein Umfeld vor allem abends aktiv ist und du aber am liebsten nach dem Mittagessen dein Postfach und deine Messenger öffnest, dann bist du immer im Zugzwang. Du könntest dann beispielsweise deinen Rhythmus ändern und dich morgens dem digitalen Papierkram widmen.

Umgekehrt werden deine Gesprächspartner schnell bemerken, dass du spät nachmittags und abends überhaupt nicht mehr zur Verfügung stehst und Dringendes vielleicht auch mal vorher mitteilen. So verschiebt ihr gegenseitig euren Rhythmus auf die Zeiten, in denen du ohnehin noch gut handeln kannst.

Dennoch ist es auch wichtig, Nachrichten zwischendurch ignorieren zu können. Wenn du mitten im kreativen Schaffen steckst, stören Nachrichten nur. Wenn du sie nicht einfach ignorieren kannst, dann deaktiviere zumindest Töne und Benachrichtigungen in diesem Zusammenhang. Versuch einfach, dich immer genau auf das zu konzentrieren, was in diesem Moment wichtig ist. Das macht produktiv und erhöht die Zufriedenheit ungemein. Es gehört hierzu aber einiges an Selbstkontrolle.

7. Feste Zeiten zum Antworten

Nun zur Königsdisziplin: dem strukturierten Arbeiten. Wer strukturiert arbeitet, sich also Zeitfenster für bestimmte Schritte nimmt und diese auch konsequent befolgt, ist in aller Regel produktiver. Es gibt hier, je nach Persönlichkeit, auch Ausnahmen – denn manch einer braucht das Chaos. Auf die meisten Menschen trifft dies aber nicht zu.

Es kann wahnsinnig befreiend sein, die angestauten Nachrichten einfach bestmöglich am Stück abzuarbeiten. Hierfür wirst du dich aber konzentrieren müssen. Schließlich handelt es sich meist um mehrere Themen, die dir mehrere Ressourcen abverlangen werden. Versuch also, immer alles am Stück abzuarbeiten, was auch machbar ist. Sobald du bemerkst, dass eine Nachricht nur beantwortet werden kann, wenn du irgend etwas anderes tust (von anderer Stelle den Stand eines Projektes einholen, ein Produkt fertigstellen etc.), dann tu das erst einmal nicht. Auch für diese Aufgaben kannst du ein Zeitfenster schaffen, welches auch direkt nach dem Beantworten von leicht händelbaren Anfragen sein kann.

In diesem Zusammenhang ist für Freelancer, die nach Zeit abrechnen, noch erwähnenswert, dass das Festhalten der benötigten Zeit für die Kommunikation mit dem Kunden durchaus Arbeitszeit ist. Mit passenden Tools zur Zeiterfassung behältst du den Überblick. Es ist dabei unerheblich, ob du bei sieben E-Mails die Woche auf 20 Minuten Bearbeitungszeit kommst oder aufgrund von langen Erklärungen und Absprachen, die ja auch getippt werden müssen, auf zwei Stunden kommst. Es ist alles deine Zeit.

Ein Plädoyer für digitale Kommunikation zum Abschluss

Es stimmt, dass volle E-Mail-Postfächer und ständige Erreichbarkeit über Messenger und Co anstrengend sein können. Aber dies liegt gar nicht so sehr am Medium selbst, als eher an der Art, wie Menschen es nutzen – und das ist zumeist inflationär. Es gibt beispielsweise genügend Menschen, die es nicht schaffen, mehr als einen Satz in eine WhatsApp-Nachricht zu packen und dann lieber sieben Nachrichten hintereinander schicken. Bei E-Mails lässt sich dies auch beobachten. So wird gern der Anhang gesondert gesendet, oder es folgt eine weitere Nachfrage in einer weiteren Mail. All diese Dinge nerven.

Mit den oben genannten Tipps kannst du zumindest gegensteuern. Wenn du selbst auch noch darauf achtest, wie du diese Kommunikationsmittel nutzt und hierbei möglichst effizient vorgehst, zeigst du damit auch anderen, wie es besser geht und machst ihnen ihr Leben etwas leichter. Denn wir alle schätzen die heutigen Kommunikationsmöglichkeiten.