Prioritäten bei der Arbeit neu setzen | Kontist
Selbstständigkeit

Prioritäten bei der Arbeit neu setzen

Marlon Thorjussen

Freelance Editor

30. März 2021

Wie Unternehmen Prioritäten neu setzen und ordnen – und was das für dich heißen kann

Arbeitsprozesse sind eine Mischung aus Micro-Management, dem eigentlichen Arbeiten (du als Freelancer arbeitest dabei in der Regel an einer konkreten Aufgabe, für die du deine Kenntnisse, deine Kreativität und dein Talent nutzt) sowie aus der Verwaltung drumherum. Bis beispielsweise aus einem Auftrag für eine Illustration an einen Graphikdesigner eine Vergütung entsteht, kommen mindestens diese Schritte vor:

- Gespräch mit dem Kunden; Anweisungen; Wünsche; Vorüberlegungen

- das Setzen von Zeiträumen für die Arbeit und die Abgabe

- Überarbeitungen; Feedback

- Rechnungen stellen

Was bei Solo-Selbstständigen im Bereich vorwiegend digitaler Dienstleistungen in der Regel eine One-Man-Show ist, ist bei produzierenden Unternehmen und Gewerbetreibenden oftmals so vielschrittig, dass Zuständigkeiten und feste Zeitfenster relevant werden. Letzteres ist eine Grundlage dafür, überhaupt nach einem Plan zu arbeiten und sich selbst etwas zu Disziplin zu zwingen. Entsprechend viel wurde dazu auch schon geschrieben – beispielsweise hier und hier

Damit effiziente Arbeit vor dem Hintergrund zeitlicher Begrenzungen funktioniert, beschäftigen sich Unternehmen (und natürlich gut dotierte Unternehmensberater) sehr viel damit, wie Aufgaben so verteilt werden, dass die Ausführenden effizient und fokussiert arbeiten können. Die Pandemie hat zudem vielerorts zum Umdenken gezwungen:

Welche Prozesse können komplett ins Home-Office verlagert werden? Welche Form des Meetings ist und war nötig? Welche Gewohnheiten haben sich durch ihren Wegfall als überflüssig erwiesen? Diese und andere sind Fragen, die das digitale Entwicklungsland Deutschland hoffentlich noch etwas länger beschäftigen, aber vor allem sind eine schöne Metapher für das, was Selbstständige auch tun: Sie nehmen sich einer Struktur zum Arbeiten an und akzeptieren entstehende Ineffizienz zunehmend. 

Die Lösung: Prioritäten neu setzen. Dabei geht es darum, die eigenen Arbeitsprozesse und -gewohnheiten zu hinterfragen, Ineffizientes und Freudloses ausfindig zu machen und die eigenen Ressourcen (beispielsweise Talent und Freude) optimal zu nutzen. Welche Gedanken dabei helfen können und was Freelancer und Selbstständige konkret tun können, wollen wir hier einmal beleuchten. 

Schritt 1: Die Unzufriedenheit benennen können

Womit hast du Zeit verschwendet? Welche Tätigkeiten standen vom zeitlichen Aufwand her in keinem Verhältnis zum Ertrag? Was hast du einfach, trotz intensiver Übung und etlichen Versuchen, noch immer nicht hinbekommen? Wo hast du etwas nur getan, um es selbst zu tun – nur, um danach herauszufinden, dass es jemand anderes günstiger und besser hinbekommen hätte?

Grundsätzlich sind Tätigkeiten, die folgende Faktoren erfüllen, ein Garant für Unzufriedenheit (und ein geringeres Einkommen), wenn große Teile deiner Arbeitszeit einnehmen:

- finanziell nicht lohnenswerte Arbeit

- schlechte Leistung bei Aufgaben, die du nur aus Prinzip oder Sturheit selbst übernimmst

- Dinge, die du schlichtweg hasst

- Dinge, die dir einfach mehr Zeit wegfressen als anderen

- Überflüssiges

Siehe da: Überflüssiges kann einfach weg. Was ist überflüssig? Nun, alles, was du tust und was weder zu deinen Arbeitsergebnissen, noch zu mehr Kunden, noch zu einem Mehrwert für dich beiträgt. Wenn du beispielsweise einen bestimmten Werbekanal betreibst, der aber nach einem Jahr noch immer keinerlei Anfragen generiert und kaum Klicks oder Follower hat, ist er überflüssig. Dann kann er weg.

Und auch Dienste, die du in Anspruch nimmst, die dir aber in Monaten und Jahren nichts gebracht haben, können einfach weg. Selbst ein großes Büro kann weg, wenn du in einem kleineren, kostengünstigeren genauso gut arbeiten könntest – aber das ist eigentlich eher ein Thema für die Finanzplanung. 

Denke darüber nach, welche Dinge dich bei der Arbeit stören und wo du ehrlicherweise sagen musst, dass sie nicht besonders zielführend sind. Ruf dir ins Gedächtnis, dass die meisten Menschen sich selbstständig machen, um das, was sie lieben oder gut können, zu einem Einkommen zu machen.

Sicherlich: An Dingen wie Buchhaltung und Akquise kommst du wohl nicht vorbei (ob du es magst oder nicht). Aber abgesehen von diesen Fleißaufgaben, die jeden Freelancer beschäftigen, müssen die oben genannten Faktoren dir nicht zwingend deine Berufung zur Bürde machen.

Siehe da: Überflüssiges kann einfach weg. Was ist überflüssig? Nun, alles, was du tust und was weder zu deinen Arbeitsergebnissen, noch zu mehr Kunden, noch zu einem Mehrwert für dich beiträgt. Wenn du beispielsweise einen bestimmten Werbekanal betreibst, der aber nach einem Jahr noch immer keinerlei Anfragen generiert und kaum Klicks oder Follower hat, ist er überflüssig. Dann kann er weg.

Und auch Dienste, die du in Anspruch nimmst, die dir aber in Monaten und Jahren nichts gebracht haben, können einfach weg. Selbst ein großes Büro kann weg, wenn du in einem kleineren, kostengünstigeren genauso gut arbeiten könntest – aber das ist eigentlich eher ein Thema für die Finanzplanung. 

Denke darüber nach, welche Dinge dich bei der Arbeit stören und wo du ehrlicherweise sagen musst, dass sie nicht besonders zielführend sind. Ruf dir ins Gedächtnis, dass die meisten Menschen sich selbstständig machen, um das, was sie lieben oder gut können, zu einem Einkommen zu machen.

Sicherlich: An Dingen wie Buchhaltung und Akquise kommst du wohl nicht vorbei (ob du es magst oder nicht). Aber abgesehen von diesen Fleißaufgaben, die jeden Freelancer beschäftigen, müssen die oben genannten Faktoren dir nicht zwingend deine Berufung zur Bürde machen.

Schritt 2: Die Priorität bei der Arbeit wieder richtig setzen

Das zu Geld machen, was du kannst und liebst – darum sollte es gehen. Versuch also, dich auf diese eine Sache zu fokussieren, wegen der du überhaupt deine Selbstständigkeit aufgenommen hast. Das verhält sich bei einem Künstler natürlich anders als bei einem Gewerbetreibenden. Aber nicht selten kommt es vor, dass die angebotenen Dienstleistungen einfach erweitert werden; in der Hoffnung, dadurch besseren Service anzubieten und für Kunden attraktiver zu sein.

Die Wahrheit ist aber: Wenn das Mehrangebot einfach nicht gut ist, dich viel Zeit kostet und finanziell nicht lohnenswert ist, kannst du es einstampfen. Als Illustrator musst du nicht halbprofessionelle Websites mit anbieten und als Texter für Werbetexte musst du nicht zwingend den Messekatalog deines Kunden Korrektur lesen. Schuster, bleib bei deinem Leisten! 

Wenn du es geschafft hast, wieder zu der Tätigkeit zu finden, die du am besten beherrschst, dann solltest du auch explizit diese anbieten und ausüben. Wenn dich jemand fragt, ob du nicht noch dieses oder jenes könntest, dann sag einfach Nein. Das sorgt zum einen dafür, dass du dich nicht im Nachhinein darüber ärgerst, dass du die Zeit sinnvoller hättest nutzen können. Zum anderen sicherst du so die Qualität deiner eigentlichen Arbeit und kannst eher als Experte in dem Bereich auftreten. 

Schritt 3: Sich nicht vor Outsourcing fürchten

Du erledigst Tätigkeiten selbst, die finanziell kaum lohnenswert sind und dir die Zeit für deine richtige, besser bezahlte Arbeit wegnehmen? Dann wird es Zeit, sich ernsthaft mit Automatisierung und Dienstleistungen auseinanderzusetzen. Das Steuerwesen ist so ein wunderbares Beispiel: Wenn du nicht gerade (wie ich) überhaupt keine Berührungsängste mit dem Thema hast und jedes Jahr ein paar Arbeitstage damit verschleuderst, deine Steuererklärung anzufertigen, dann ist die Folgefragestellung simpel: Verdiene ich während der verlorenen Zeit tendenziell mehr als mich jemand kostet, der diese Arbeit übernimmt? 

Der ganze Komplex Opportunitätskosten ist etwas, was dabei hilft, finanziell sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Häufig ist es nämlich so, dass selbst erledigte Aufgaben ohne ausreichende Qualifikation zu einem hohen Zeitaufwand bei nicht guten Ergebnissen führen. Sollte sich also die Möglichkeit finden, diese Aufgaben von jemand oder etwas anderen erledigen zu lassen, gilt es, die Kosten für diesen Service gegen die möglichen Erträge der dann freigewordenen Zeit gegenzurechnen. 

Schritt 4: Limits setzen, um Zeitverschwendung einzudämmen

Bei Aufgaben, deren konkreter Nutzen kaum in Beträgen zu bemessen ist, die dir aber vielleicht viel Zeit wegnehmen, kann es sich lohnen, sich selbst einfach die zur Verfügung stehende Zeit zu limitieren. Ein typisches Beispiel ist das Kommunikationsverhalten: Wo der eine als Freelancer ständig erreichbar ist, nimmt der andere sich ein Zeitfenster von beispielsweise 90 Minuten am Tag. Die Frage ist nun für letzteren, ob es auch mit 60 oder 40 Minuten ginge? 

Das gilt es einfach auszuprobieren. All diese „Nebenbei-Beschäftigungen“, deren konkreter Nutzen manchmal schwierig einzuschätzen ist, sollten probehalber für einen Zeitraum von mehreren Wochen kürzere Zeitfenster eingeräumt bekommen. Wenn sie besonders wichtig waren, dann macht sich das ja dann bemerkbar. Wenn nicht, können sie sogar noch weiter gekürzt werden. 

Du siehst: Sich einmal mit den eigenen Arbeitsstrukturen zu befassen, kann dabei helfen, wieder zurück zu einer nach Prioritäten, Willen und Effizienz geordneten Arbeit zu finden. Das ist ein Prozess, den vermutlich fast jeder nach längeren Zeiträumen und sich eingeschlichenen Routinen durchmachen sollte. Häufig ist es ja nicht die schlechte Planung, die zu Leerlauf und Unzufriedenheit führt, sondern Strukturen schleichen sich auch manchmal einfach so ein. 

Mit ein Reflexion, Willensstärke und etwas Rechnerei kommst du schnell darauf, wo es harkt und in welche Kategorie das Ärgernis fällt. Spare dir also den Unternehmensberater und transformiere dein Business (und dich) selbst.