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Buchhaltung mit Reviso - ein Test

Für Unternehmer und Freelancer ist die Buchhaltung eine der kompliziertesten Aufgaben. Sie ist zeitintensiv und bringt keinen Euro Verdienst ein, was dafür sorgt, dass sie oft vernachlässigt wird. Dabei ist eine sorgsam gepflegte Buchhaltung wichtig – nicht nur für die eigene Organisation, sondern auch für das Finanzamt. Umso besser ist es, dass es inzwischen eine Vielzahl von Online-Lösungen gibt, die die Arbeit vereinfachen. Mit einer Online-Buchhaltung können die verschiedensten Aufgaben vereinfacht werden und das zu geringen monatlichen Kosten. Klar, dass es hier Anbieter wie Sand am Meer gibt. Da ist es gar nicht so einfach den richtigen Anbieter für sich zu finden.

Reviso ist laut eigenen Angaben das führende Buchhaltungstool für die Onlinebuchhaltung in Europa, daher habe ich mir das umfangreiche Tool einmal genauer angeschaut.

Reviso-Buchhaltung auf der erfolgreichsten Wolke Europas

Der Software-Anbieter gehört zu dem italienischen Unternehmen „Teamsystem“ und existiert bereits seit 2001. Reviso ist die ehemalige internationale Ausgabe von e-conomic, eine der größten europäischen Cloud-Buchhaltungsplattformen Europas, die sich bei mehr als 100.000 Unternehmen bewährt hat. Das Online-Buchhaltungsprogramm wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt und bietet seinen Kunden eine cloudbasierte Komplettlösung, um die gesamte Buchhaltung und Kundenverwaltung online selbst zu steuern. Reviso ist in acht Sprachen erhältlich, unterstützt über 50 verschiedene Währungen und ist jeweils an die gesetzlichen Vorschriften der Länder angepasst.

Eine Komplettlösung für ein Papierloses Büro

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Reviso kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.

Rechnungstool

Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Reviso kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Hast du deine Rechnungen erstellt, kannst Du diese dann per E-Mail an deine Kunden senden. Für jede Rechnung beispielsweise für deine Stammkunden, kannst du individuelle Zahlungsfristen und Rabatte erstellen.

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Gegen einen Aufpreis besteht zudem die Möglichkeit, wiederkehrende Abo-Rechnungen automatisch verschicken zu lassen. Mehrsprachige Rechnungen lassen sich zwar erstellen, indem man eine eigene Rechnungsvorlage in einer anderen Sprache erstellt, fertige Vorlagen bietet Reviso jedoch nur für Deutschland und UK an. Das ist eigentlich schade, da Reviso bereits in so vielen europäischen Ländern erhältlich ist und das Unternehmen sich eigentlich mit den Rechnungslegungsvorschriften der Länder auskennen müsste. Dann sollten solche Vorlagen doch kein Problem sein oder?

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, kannst du das bei Reviso bereits auf der Startseite sehen. Hier werden alle offenen und fälligen Rechnungen angezeigt. Nun kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir Reviso auch das verschicken einer Mahnung.

Ausgabenmanagement

Mit Reviso kannst du all deine Belege hinterlegen und archivieren. Damit hast du auch einen Überblick über deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks Belege und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge buchen. Die Belege kannst du per PDF, JPEG, JPG und PNG hochladen bzw. direkt per Drag & Drop reinziehen. Ebenfalls nützlich ist die Reviso Expenses App, die für Android Geräte und das iPhone erhältlich ist. So kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs einscannen und anschließend an deinen Reviso Account senden. Alternativ kannst du die Belege auch per Email an deine persönliche Belege Inbox senden und anschließend eine Buchung dazu anlegen. Das Belegmanagement in Reviso erfordert ein wenig Übung, geht aber nach den ersten Belegen, relativ einfach von der Hand. Mir persönlich fehlt die automatische Texterkennung, die man bereits von den Konkurrenten FastBill oder Billomat kennt. Die Automatische Texterkennung würde das Buchen nochmal erheblich erleichtern und beschleunigen.

Kundenmanagement

Mit Reviso hast du alle Kundendaten und die dazugehörigen Projekte im Blick. Für jeden einzelnen Kunden kann man unterschiedliche Skonto Sätze und Rabatte definieren, was einem bei der Angebotserstellung zu Gute kommt. Zu allen Kontaktdaten, Ansprechpartnern und den vergangenen Projekten und Angeboten hast du bei Reviso schnellen Zugriff. Mittels interner Notizen kannst du die Vorlieben, Wünsche oder auch die Erreichbarkeit deiner Kunden notieren. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach aus .csv oder .txt Formaten importieren.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu übermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Mit Reviso kannst du die Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt an Elster senden, wenn du die unterjährige Buchhaltung selbst erledigen möchtest. Das spart eine Menge Geld. Wenn du hierfür sowieso einen Steuerberater verwendest, ist das auch kein Problem.

Schnittstelle für den Steuerberater

Reviso bietet für Steuerberater einen extra Administrator-Zugang an. Als Mandant kannst du deinem Steuerberater nun den Zugang zu deinem Reviso Konto gewähren. Von hier aus kann dein Steuerberater sich alle Daten und Buchungen exportieren oder die gesamte Buchhaltung bearbeiten. Außerdem gibt es die Möglichkeit alle Buchungen im Datev-, Simba-, Addison- oder CSV- Format zu exportieren und direkt an den Steuerberater zu senden.

Jahresbilanz, EÜR und unendliche Auswertungsmöglichkeiten deiner Daten

In der Registerkarte Berichte findest du verschiedene Möglichkeiten Auswertungen deiner Buchhaltung vorzunehmen. Dazu gehören unter anderem die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Einnahmen- Überschussrechnung. Hier finden sich auch viele statistische Auswertungen wie beispielsweise Einkaufs- oder Umsatzstatistiken.

Praktische Zusatzfunktionen

Abstimmung von Bankkonten

Mit der Bankabstimmung kannst du in Reviso automatisch und ohne viel Aufwand die Daten deiner Bankkonten mit den Daten der Barkonten aus der Buchhaltung abgleichen. Nachdem der Kontoauszug im csv-Format importiert wurde, lassen sich die unterschiedlichen Buchungen einander zuordnen.

Schnittstellen für Online Shops

Über zusätzliche Reviso Apps können Online Shops die Woo Commerce, Shopify Magento und Drupal nutzen, die Übertragung ihrer Kunden, Produkte und Aufträge zu Reviso übertragen. Die zusätzliche Anbindung ist allerdings kostenpflichtig und gehört nicht zum Leistungsumfang von Reviso.

Zusatzmodule über Apps

Zu den Zusatzmodulen, die mit dem Small Business und dem Professional -Tarif gebucht werden können, gehört das Modul „Kostenstellenrechnung“ für 5 Euro im Monat. Damit kannst du als Nutzer für verschiedene Abteilungen eine separate Buchhaltung erstellen. Praktisch ist auch das Modul Abo Rechnung, das ebenfalls 5 Euro monatlich kostet. Es dient dazu, wiederkehrende Rechnungen automatisch zu erstellen. Diese Funktion bieten andere Cloud Lösungen wie Collmex, Billomat und FastBill bereits ohne Zusatzkosten an.

Einfache Handhabung mit übersichtlichem Design

Bevor du loslegen kannst, musst du die Stammdaten des Unternehmens eingeben. Zudem wählst du einen Kontenplan und importierst, wenn nötig, die Wirtschaftsjahre.

Auf der Startseite von Reviso siehst du deine letzten Buchungen und unbezahlte Rechnungen. Hier findest du auch einen Schnellzugriff um Einkünfte und Ausgaben zu buchen. Die Registerkarte „Fakturierung“ dient dazu, Produkte und Kunden anzulegen. Dort werden dann entsprechend Aufträge, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften und Angebote erstellt. Darüber hinaus legst du hier deine eigenen Zahlungsbedingungen fest und passt das Layout an deine individuellen Vorstellungen an.

Nachdem die wichtigsten Informationen und die Stammdaten hinterlegt sind, kann die erste Buchung erstellt werden. Damit die Vorfälle leichter zugeordnet werden können, gibt es bei Reviso bereits die vorgefertigten Konten für deinen Kontenrahmen, welche dich automatisch auf die jeweils richtige Soll-/Haben-Stellung verweisen. Die gespeicherten Buchungen werden im Buchungsstapel aufgelistet. Erst nach deiner Genehmigung erfolgt die Buchung.

Das Design ist nicht unbedingt super sexy, aber man findet sich gut zurecht und die meisten Funktionen sind intuitiv nutzbar. Mir fehlen auf der Startseite ein paar grafische Statistiken. Reviso wertet ja eigentlich alles an Daten aus, was nur irgendwie an Hand der Daten möglich ist. Ein kleiner grafischer Finanzüberblick wäre praktisch und gehört bei anderen Buchhaltungstools eigentlich auch zum Standard.

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Auf der Startseite des Systems hast du stets einen Überblick über unbezahlte Kundenrechnungen

Der geheime Email Eingang macht es dir wirklich einfach dein „papierloses Büro“ einzupflegen. Du sendest deine Belege an die Adresse und erstellst später einfach die dazugehörige Buchung.

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Mit der Reviso Scan App kann man Papierbelege auch unterwegs scannen und an seinen Account senden. Das Verknüpfen von Belegen mit einem Zahlungsnachweis ist auch relativ einfach. Du importierst dazugehörige Bankauszüge und verknüpfst sie anschließend mit den Rechnungen. Diesen Schritt habe ich aber auch schon mal moderner umgesetzt gesehen. Eine direkte Verknüpfung mit den eigenen Bankkonten würde das regelmäßige Downloaden und wieder hochladen der Kontoauszüge ersparen. Insgesamt findet man sich relativ leicht im System zurecht und die Einrichtung war recht einfach. Zudem ist die Online-Hilfe von Reviso sehr umfangreich und beantwortet eigentlich so ziemlich alle Fragen zum System. Sogar eine kostenlose Online Schulung bietet Reviso seinen Nutzern an.

Reviso Unterstützung von allen Seiten

Sowohl für die Einrichtung als auch für generelle Probleme steht bei Reviso schnell der Kundensupport zur Verfügung. Mit erster Hilfe versorgt dich zunächst eine sehr umfangreiche und gut strukturierte Online Hilfe, die dich durch Video-Tutorials, Blogeinträge und ein Buchhaltungslexikon mit dem System vertraut macht und dich bei der Einrichtung umfassend unterstützt. Auf individuelle Fragen erhältst du entweder direkt telefonisch oder über die E-Mail Funktion auf der Startseite in kurzer Zeit eine Antwort. Telefonisch werden deine Fragen sofort beantwortet. Allerdings ist der Telefonsupport nur von 14-17 Uhr erreichbar. Das erinnert irgendwie an die Öffnungszeiten des Berliner Gewerbeamts. Auf Fragen die per Nachrichtenfunktion gestellt werden, erhält man innerhalb weniger Stunden eine Antwort. Die Kommunikation mit Reviso lief unkompliziert und der Support Mitarbeiter hinterließ einen kompetenten und hilfsbereiten Eindruck.

Gesetzeskonform und sicher

Reviso wurde durch KPMG nach dem Standard der IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) zertifiziert. Dieser Standard bestätigt, dass Reviso alle relevanten Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der GoBS erfüllt.

Flexible Pakete zwischen 10 und 40 Euro im Monat bieten den vollen Funktionsumfang

Das moderne Buchhaltungstool bietet seinen Kunden 3 verschiedene Preismodelle: Solo (10€/ Monat) Small Business (20€/ Monat) und Professional (40€/ Monat). Entscheidet man sich für ein Abonnement bei Reviso, so wird der Vertrag auf eine unbestimmte Zeit abgeschlossen. Wenn du deinen Tarif kündigen möchtest, wird diese zum letzten Tag des aktuellen Kalenderquartals wirksam. Als Testaccount kannst du Reviso für 14 Tage nutzen und anschließend entscheiden, ob und für welches Preismodell du dich entscheidest. Der Account geht also nicht automatisch in einen zahlungspflichtigen Account über. In jedem Paket nutzt du den vollen Funktionsumfang von Reviso. Der einzige Unterschied liegt ähnlich wie bei Billomat in der Anzahl der Buchungszeilen pro Jahr. Die Solo Variante erlaubt 1000 Buchungszeilen pro Jahr, was für Kleinunternehmer durchaus ausreichend sein wird. Das Paket Small Business beinhaltet 4000 Buchungszeilen im Jahr. Für 20€ im Monat ist das schon einiges und für Freiberufler wahrscheinlich völlig ausreichend. Die Professional Version für 40€ im Monat ermöglicht es dir, eine unendliche Anzahl von Buchungszeilen im Jahr zu erstellen. Einzelunternehmer die einen Online Shop betreiben und kleine Unternehmen haben hier für einen relativ kleinen Taler unbegrenzte Kapazitäten und vollen Funktionsumfang, um die gesamte Buchhaltung online zu erstellen. Bei Billomat müsste man für ein vergleichbares Paket bereits 63€ im Monat ausgeben.

Für wen eignet sich Reviso?

Das Programm für die Onlinebuchhaltung wurde speziell für kleine bis mittelständische Unternehmen entwickelt. Die Anzahl der Mitarbeiter spielt dabei keine Rolle. Auch Selbstständige können das Tool nutzen. Für große Unternehmen, die ein hohes Maß an Individualität und Flexibilität benötigen, halte ich andere, Buchhaltungslösungen für besser geeignet Reviso eignet sich generell als Komplettlösung für die Buchhaltung. Dank Elster Schnittstelle und ansprechend aufbereiteter Auswertungen kannst du als Reviso- Nutzer deine Buchhaltung entweder selbst machen oder auf Knopfdruck an deinen Steuerberater senden. Die Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben von Barbeträgen im Kassenbuch, macht das Tool rund um komplett, um auf ein papierloses Büro umzustellen. Preislich bewegt sich Reviso völlig im Mittelfeld und dank seines recht großen Funktionsumfangs stimmt das Preis-Leistungsverhältnis. Die Nachteile dieses Buchhaltungstools sehe ich lediglich in den Details. Einzelne Funktionen wie die Banking Integration oder das Buchen von Belegen, gehen mit anderen Anbietern etwas leichter von der Hand. Den Preis von 5 Euro im Monat für ein Zusatzmodul, um periodische Abo Rechnungen zu buchen, halte ich für völlig überzogen. Wenn man mal vergleicht, dass man für das gesamte Reviso System gerade mal 10 bis 40 € monatlich zahlt, ist der Preis für das Modul nicht wirklich gerechtfertigt. Ein großer Pluspunkt ist die aufwendige Auswertung. Wer sich bereits gut mit den Vorgängen in der Buchhaltung auskennt und diese selbst machen will, ist mit dem Programm gut aufgehoben, da es an Auswertungen wirklich keine Wünsche offenlässt. Für Buchhaltungsanfänger die nach wie vor mit einem Steuerberater arbeiten möchten, halte ich beispielsweise FastBill für die benutzerfreundlichere Komplettlösung.