Zuletzt aktualisiert am 1. Okt. 2020
Melchior Neumann
Kontist Steuerberatung
22. März 2019
Wer seinen Lebensunterhalt in Eigenverantwortung bestreitet, sieht sich tagtäglich einigen Herausforderungen gegenüber. Diese fallen üblichen Arbeitnehmern vielleicht gar nicht auf - nicht selten deswegen, weil Arbeitgeber einen Teil der Aufgaben übernehmen, die Selbstständige und Freelancer als Teil ihrer geschäftlichen Selbstorganisation und Arbeitstaggestaltung aktiv implementieren müssen.
Wir von Kontist haben dich auf unserer Facebook-Seite gefragt , welche Tools du für deine Arbeit nutzt. Im Folgenden möchten wir dir 9 der beliebtesten Tools für Selbstständige vorstellen. Vielleicht findest du auf diesem Wege ein neues Tool, das deine Arbeit erleichtert.
Finanzverwaltung - Bei MoneyMoney handelt es sich um eine Anwendung, die über den FinTS/HBCI-Zugang Zugriff auf die Konten des Nutzers nehmen kann. Möglich ist auf diesem Wege die Ausführung zahlreicher Funktionen, wie Umsatzabfragen und Überweisungen unter Anwendung des TAN-Verfahrens.
Tipp: MoneyMoney hat eine direkte Integration mit Kontist. Du kannst also auch dein Kontist Geschäftskonto mit dem Tool verwalten.
Zusätzlich zu den Standardfunktionen bietet dir MoneyMoney einen sehr umfangreichen Fundus an Auswertungs- und Analysetools mit Diagrammdarstellungen, sowie ein eigenes Datenbanksystem zur Verwaltung aller Aktionen rund um deine Kontenführung.
MoneyMoney erleichtert es enorm, den Überblick bei zahlreichen Geldflüssen zu behalten, die privaten und geschäftlichen Transaktionen zu trennen und zu verwalten und übersteigt darin jede Funktionalität der Online-Banking Services. Für deine Steuererklärung eine extreme Erleichterung! Das perfekte Tool für Selbstständige, die mehrere Konten haben und gerne über den Computer verwalten wollen.
Wichtig: Die Software ist nur unter macOS lauffähig!
Rechnungen und Buchhaltung - Freelancer, Kleinunternehmer, Gründer- so beschreibt lexoffice die Zielgruppe ihrer Buchhaltungssoftware. lexoffice generiert Rechnungen nach deinen Vorgaben, rechtssicher und GoBD-konform. . Tatsächlich nimmt die Software dir damit einen großen Aufwand ab, der sich beispielsweise durch das manuelle Verfassen von Rechnungsmasken oder Excel-Tabellen ergibt. Als Archiv erlaubt es dir einen schnellen Einblick in bisher erfolgte Rechnungen für deine Kunden - kein langwieriges Herumsuchen in Ordnerstrukturen mehr!
Doch lexoffice beschränkt sich nicht nur auf Rechnungserstellung und -verwaltung. Du kannst deine gesamte Buchhaltung inklusive Ausgaben, sonstige Einnahmen und Banktransaktionen erfassen und am Monatsende deine Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER an das Finanzamt senden.
Kontist arbeitet übrigens mit lexoffice zusammen. Unsere Partnerschaft entstand vor dem gemeinsamen Ziel, dir eine Anwendung zu bieten, die dir und deinem Steuerberater das Leben erleichtert. Alle Informationen findest du hier: Kontist Integrationen .
To Do Listen - Ob einzelne Arbeitsschritte oder komplette Aufträge - mit Wunderlist lassen sich - wie der Name der Anwendung bereits nahelegt - Listen verwalten.
Im Stile der klassischen To-Do-Liste hilft dir der Online-Dienst dabei, Arbeitsschritte zeitlich zu planen, Struktur zu bewahren und den Überblick zu behalten. Praktisch ist in diesem Sinne, dass du deine Listen von mehreren Endgeräten abrufen und bearbeiten kannst. Wunderlist ist mit allen gängigen Mobile- und Desktop-OS kompatibel und stellt auch Browser-Plugins bereit. Dieses Tool ist für Selbstständige, die mehr Ordnung in ihrem Alltag gebrauchen können.
Neben der kostenlosen Grundversion von Wunderlist ist auch ein Upgrade auf eine Pro-Version möglich.
Mehr Informationen zu mobilen To Do-Listen erfährst du in unserem Blog Post: Mobile To Do-Listen - 7 Apps zur Aufgabenverwaltung .
Zeiterfassung - Mitunter kann es schwierig oder zumindest ein unangenehmer Mehraufwand sein, Zeitabrechnungen für Aufträge zu erstellen. Clockodo liefert mit seiner übersichtlichen und intuitiven Bedienbarkeit Abhilfe - ob im Rahmen der Selbstorganisation oder für Zwischen- und Endberichte an die Auftraggeber. Zeiterfassung ist für Selbstständige das A&O, wenn es um die Stundensatzberechnung geht und da ist dieses Tool genau das richtige, um seine Arbeitszeiten einzuschätzen.
Clockodo ist ein webbasierter Dienst und damit von allen Orten und Endgeräten nutzbar, die einen Internetzugang gewährleisten. Die hinterlegten Zeitabrechnungen und Zwischenstände werden ebenfalls durch den Dienstbetreiber abgelegt.
Nach der Möglichkeit einer 14-tägigen Testversion fallen 6,50 Euro monatlich für jeden registrierten Nutzer an. Der Dienst ist monatlich kündbar.
Mehr Informationen zu Zeiterfassungstools erfährst du in unserem Blog Post: Arbeitszeiterfassung - 5 Tools, mit denen du als Selbständiger deine Zeit erfassen kannst .
Digitalisierung von Belegen - Scanbot ist das mobile Pendant zum klassischen Scanner. Mit der integrierten Kamera von Mobilgeräten und der Zuhilfenahme langjährig und beständig fortentwickelter Algorithmen fungiert die App als Scanner für Dokumente, Zeichnungen, QR-Codes und alle weiteren erdenklichen Abbildungen und Texte.
Dabei verspricht Scanbot extrem hochwertige Ergebnisse. Gerade in Zeiten der Digitalisierung ist Scanbot ein super Hilfsmittel zur Navigation zwischen analogen und digitalen Arbeitsschritten.
Besonders interessant sind die Zusatzfunktionen, insbesondere das intelligente Auslesen von Informationen aus Texten. Adressen, Telefonnummern und weitere Daten können in Kooperation mit Standardapps unmittelbar weiterverarbeitet werden. Scanbot ermöglicht sogar das Versenden von gescannten Dokumenten als Fax.
Die normale Version von Scanbot ist kostenlos, einige Funktionen sind der kostenpflichtigen Pro-Version vorbehalten.
Office Anwendung - Dieser Onlinedienst stellt webbasierte Alternativen zu Office-Anwendungen bereit. Google Docs ist dabei die gängig gewordene Bezeichnung für die unterschiedlichen Dienste Google Docs, Sheets, Forms und Slides, die als Gesamtpaket die Funktionsbereiche von Office-Anwendungen abdeckt.
Abgesehen von dem unterschiedlichen Design, der Bedienbarkeit und den Funktionsdetails im Vergleich zu Offline-Klassikern Microsoft und Open Office, sticht das Paket von Google durch seine Integration in Google Drive, den Filehosting-Dienst des Unternehmens, hervor. In der Praxis bedeutet das, dass alle Dienste im Browser ausgeführt werden und in regelmäßigen Abständen mit der hinterlegten Dateiversion auf dem Onlinespeicher synchronisiert werden. Dies ist ein großer Vorteil im Hinblick auf die Gefahr von Datenverlusten und für die Kompatibilität mit allen Betriebssystemen.
Dies spielt erneut der nötigen Mobilität in die Hände, welche die Arbeit von Freelancern und Selbstständigen auszeichnet. Sehr effektiv für gewisse Arbeitsschritte und Kommunikationsvorgänge ist auch die Möglichkeit, Dokumente für andere Nutzer zur passiven Einsicht oder aktiven Bearbeitung freizugeben.
Voraussetzung für die Nutzung des kostenlosen Anwendungspakets ist ein Google Account.
Cloud-Speicher - Das 2007 in San Francisco gegründete Unternehmen Dropbox gehört zu den Pionieren in Sachen Cloud-Storage und ist heute internationaler Marktführer in diesem Bereich. Das Cloud-Storing von Daten ist insbesondere für Freelancer eine enorme Arbeitserleichterung.
Mit einer Internetverbindung lassen sich Daten unkompliziert zwischen unterschiedlichen Geräten verteilen und erlauben einen permanenten Zugriff. Dadurch entfallen die riskanten Transporte von Daten über den klassischen Weg des USB-Sticks, externen Festplatten oder anderer Datenträgern. Ein entsprechender Client auf den Endgeräten synchronisiert die Daten deiner Wahl durchgehend im Hintergrund, sodass du auch im Fall eines eiligen Aufbruchs sicher sein kannst, dass du am Zielort mit einem anderen Endgerät auf diese zurückgreifen kannst - ohne den Zeitaufwand manuellen Kopierens in Kauf nehmen zu müssen.
Wer sensible Daten bei Dropbox hochladen möchte, kann übrigens auf eine große Auswahl an Verschlüsselungssoftware zurückgreifen, die mittlerweile von zahlreichen Entwicklern bereitgestellt wird.
Kommunikation - Der Alleskönner. In erster Linie dient Slack der Kommunikation und wurde mit dem Ziel entwickelt, Arbeitsgruppen eine Plattform zum zielführenden Austausch zu bieten.
Slack ist damit sowohl ein Tool zum Wissensmanagement in Unternehmen als auch zur Kontaktverwaltung und -aufnahme für Selbstständige und Freelancer. Denn wie du weißt, bedeutet die Arbeit als Selbständiger eben nicht, dass man allein im Homeoffice sitzt und Aufträge ohne Rückgriff auf weitere Quellen oder Kontakte abarbeitet. Tatsächlich gilt es nicht selten, eigene Kontakte und Experten zu mobilisieren, um gemeinsam an einem Auftrag zu arbeiten. Slack stellt die entsprechenden Kommunikationskanäle bereit.
Es orientiert sich dabei am Vorbild IRC - permanente (öffentliche) Chatrooms, Privatgruppen und 1:1-Chats. Gleichsam bietet es auch die Integration von mehr als 150 weiteren Diensten, die in jeweiligen Arbeitsgruppen gemeinsam genutzt werden können - dazu gehört beispielsweise auch Dropbox. Alle mit den Arbeitsgruppen verknüpfte Dienste, Logs und Dateien sind in Slack durchsuchbar.
Gerade bei der Arbeit an mehreren Projekten gleichzeitig hilft dir Slack, die Übersicht zu behalten und Wissen schnell abzurufen.
Musik - Ein Musik-Streaming-Dienst als Tool für Selbstständige? Auf den ersten Blick ein Fremdkörper in dieser Liste - aber das täuscht. Dass Musik unsere kognitiven Funktionen beeinflussen und damit unsere Arbeitsleistung steigern kann, ist keine brandneue Erkenntnis.
Geschmäcker sind zwar verschieden - einige Freelancer und Selbständige arbeiten lieber in einem möglichst ruhigen Ambiente - aber wer sich bei der Arbeit gern musikalisch beschallen lässt oder seinen Arbeitsalltag mit der Unterstützung von Musik strukturiert, findet bei dem Musikstreaming-Dienst Spotify bei einer Auswahl von mehr als 30 Millionen Songs garantiert etwas passendes.
Durch das Freemium-Modell, mit dem Spotify betrieben wird, ist der Dienst prinzipiell sogar kostenlos. Bessere Konzentration und tiefere Entspannung - Musik öffnet dir die Tür dazu!
Was ist eigentlich die Steuernummer? Wer braucht eine? Jeder? Du benötigst jetzt eine Steuernummer und weisst nicht so recht, wie du sie beantragen kannst? Wir erklären dir, was du wissen musst und wie du deine Steuernummer beantragen kannst.
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