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Zeit als wertvollstes Gut - eine √úbersicht √ľber einige Zeitmanagement-Methoden

Zeit als wertvollstes Gut

Wenn du dich selbstst√§ndig gemacht hast, wirst du schnell festgestellt haben, dass es alles andere als ein Zuckerschlecken ist. Am Anfang steht ein Berg voll Arbeit und die Zeit ist t√§glich knapp bemessen. Sicherlich kennst du auch den Satz "Ach, wenn der Tag doch nur mehr als 24 Stunden h√§tte." So unrealistisch dieser Wunsch auch sein mag, ist eins klar: Zeit ist im hektischen und digitalisierten Alltag das wertvollste Gut. Nicht umsonst hei√üt es, Zeit sei Geld. Eine Lieferantenlieferung verpasst, auf dem Weg zu einem wichtigen Kundentermin im Stau gestanden oder aufgrund von Wasserrohrbruch ist das B√ľro nicht benutzbar? Kostet alles Geld. Zumal jeder Unternehmer auch ein Privatleben besitzt, f√ľr das er sich ebenfalls Zeit w√ľnscht. Das eigene Business aufzubauen ist gut, es sollten jedoch weder Freunde noch Partner(in) noch Familie vernachl√§ssigt werden.

Wie ist all das zu schaffen, wenn der Tag tats√§chlich nur 24 Stunden hat? Die Antwort lautet: mit dem richtigen Zeitmanagement . Denn viele Selbstst√§ndige machen sich kaum Gedanken √ľber die Zeiteinteilung w√§hrend der Arbeit und verfolgen keine richtige Strategie. Oft werden Aufgaben einfach nach Dringlichkeit abgearbeitet. Dabei gibt es verschiedene Zeitmanagement-Methoden und Tricks, die eine sinnvolle Zeiteinteilung erm√∂glichen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch der Begriff "Zeiteffizienz" . Wer zeiteffizient arbeitet, nutzt alle ihm zur Verf√ľgung stehenden Potentiale aus, um Zeit zu sparen. Im Nachfolgenden findest du einige Vorschl√§ge und erfolgreiche Methoden, um ein erfolgreiches Zeitmanagement in deinen Arbeitsalltag integrieren zu k√∂nnen.

Du wirst sehen: Es macht Freude, denn unterm Strich sparst du dir Zeit, Geld und bist schneller fertig.

Zeitmanagement-Methoden: Das Pareto Prinzip

Bei dem Prinzip von Pareto greift die 80/20 Regel. Diese besagt, dass wichtige Aufgaben zu 80% mit 20% Gesamtaufwand erledigt werden k√∂nnen. Konkret bedeutet das: bevor du volle 100% aufwendest und damit eventuell eine zeitliche Deadline √ľberschreitest, kannst du dich darauf konzentrieren, erstmal das Gr√∂bste zu erledigen, so dass es hinterher nur noch um Besch√∂nigung von Details geht, f√ľr die du die restlichen 20% aufwenden kannst. Das mag jetzt etwas abstrakt klingen, anhand eines einfachen Beispiels aus dem B√ľroalltag wird es jedoch klarer. Nehmen wir an, du hast eine neue Teilzeitkraft f√ľr die Buchhaltung eingestellt. Es l√§uft alles nach Plan, sie erscheint p√ľnktlich um 9.00 Uhr im B√ľro. Du m√∂chtest sie gerne begr√ľ√üen und einlernen, hast aber um 10.30 Uhr eine wichtige Telefonkonferenz mit deinem Gesch√§ftspartner. Anstatt ihr ihre zuk√ľnftigen Kollegen vorzustellen und jeden Winkel der R√§umlichkeiten zu zeigen, konzentrierst du dich darauf, sie in das Buchhaltungsprogramm einzuf√ľhren, mit dem sie in Zukunft arbeiten wird, da das ihr wichtigstes Werkzeug ist. So kann sie direkt anfangen zu arbeiten. Alles andere kannst du nach deiner Konferenz nachholen (z. B. in der Mittagspause, wenn ohnehin alle gut drauf sind). Damit sparst du deine Zeit und f√§ngst an ihre direkt effizient zu nutzen.

Zeitmanagement-Methoden: Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip arbeitet mit einer interessanten Matrix. Allerdings keine, die deine Realit√§t auf den Kopf stellt, sondern mit einer, die dir im Alltag hilft, Aufgaben zu priorisieren. Dabei gibt es vier Kategorien, in welche anstehende Aufgaben eingeteilt werden k√∂nnen: wichtig, nicht wichtig, dringend, nicht dringend. Was nicht wichtig und nicht dringend ist, muss √ľberhaupt nicht bearbeitet werden. Ist etwas zwar wichtig, aber nicht dringend, kannst du dir daf√ľr einen Termin in der Zukunft setzen, an dem du dich darum k√ľmmerst. Ist etwas umgekehrt zwar dringend, aber nicht ganz so wichtig, delegierst du es an einen Mitarbeiter, von dem du wei√üt, dass er die Aufgabe erledigen kann. Ist etwas sowohl wichtig als auch dringend, k√ľmmerst du dich umgehend pers√∂nlich darum (z. B. es brennt, du bet√§tigst den Notalarm und sorgst f√ľr eine Evakuierung des B√ľros). Viele junge Gesch√§ftsf√ľhrer wenden keine Kategorisierungen an, wenn es um To Do Listen geht, t√§ten jedoch gut daran, da das Eisenhower-Prinzip dabei hilft, zeiteffizient zu arbeiten. Eine Idee dazu w√§re, sich gegen Ende jeden Arbeitstags eine kleine Liste der morgigen Aufgaben nach besagtem Prinzip zu machen: kostet f√ľnf Minuten, hilft jedoch am n√§chsten Tag, weitaus mehr als das Doppelte an Zeit einzusparen.

Zeitmanagement-Methoden: die A-L-P-E-N-Methode

Bei der A-L-P-E-N-Methode geht es darum, Aufgaben nach einem bestimmten Aktivit√§ten Muster zu bearbeiten, welches ebenfalls ein erfolgreiches Zeitmanagement verspricht. Das A steht f√ľr Aufgaben definieren, also aufschreiben oder sich bewusst machen, was den Tag √ľber ansteht. Dabei kann z. B. eine To Do Liste verwendet werden. Bei L geht es anschlie√üend darum, die L√§nge der Zeit einzusch√§tzen, welche die jeweiligen notierten Aufgaben beanspruchen werden. Das P steht f√ľr Pufferzeiten, die bei der Zeiteinsch√§tzung nicht fehlen d√ľrfen. Ein klassisches Beispiel hierf√ľr ist die Einsch√§tzung von Meetings - es sollten immer 5 - 10 Minuten mehr eingeplant werden, weil Teilnehmer sicherlich Fragen stellen werden. Bei der Zeiteinsch√§tzung ist es wichtig, dass du dich auf deine Erfahrungswerte verl√§sst. Am besten schreibst du genaue Uhrzeiten dazu, damit du einen konkreten Zeitplan erh√§ltst. Das nachfolgende E steht f√ľr Entscheidungen treffen. Denn nun liegt es an dir, die Aufgaben der Liste mit ihrem entsprechenden Zeitvolumen zu priorisieren. Was ist wichtig, was kann warten? Eine Methode dazu kennst du schon aus dem vorigen Abschnitt. N steht nun f√ľr Nachkontrolle, die du sowohl bei der Planung als auch nach Erledigung der Aufgaben anwenden solltest. Dabei kannst du √ľberpr√ľfen: Habe ich die Aufgaben in der vorausgesagten Zeit erledigt bekommen? Waren die Zeitfenster zu knapp bemessen? So kannst du spielerisch leicht deinen Alltag optimieren und in Zukunft Zeit einsparen. Bew√§hrt sich diese Methode f√ľr dich, kannst du sie an deine Mitarbeiter weitergeben. Dem ein oder anderen wird es sicherlich auch eine Hilfe sein.

Zeitmanagement-Methoden: Die ABC-Analyse

Auch hier spielen, wie der Name schon verr√§t, Buchstaben eine Rolle. Die Methode ist dabei so simpel wie effektiv: Du ordnest Dinge oder Aufgaben einfach nach Wertigkeit - A steht dabei f√ľr total gut, total wichtig oder total dringend, C f√ľr unwichtig, nicht so dringend, nicht wirklich wertig, und B f√ľr alles dazwischen. Unternehmen klassifizieren auf diese Art und Weise gerne Kunden, indem von A-, B- und C-Kunden gesprochen wird. C-Kunden sind dabei logischerweise die Kunden, die am wenigsten Umsatz im Unternehmen lassen. Um noch einmal das Beispiel der neu eingestellten Teilzeitkraft zu nehmen - f√ľr dich w√ľrde die Anwendung der ABC-Analyse Folgendes bedeuten: ihr die Buchhaltungssoftware erkl√§ren (A), sie mit den wichtigsten Ansprechpartnern im Fall von Fragen vertraut machen (B) und ihr den Kaffeeautomaten sowie den Weg zum Pausenraum zu zeigen (C).

Zeitmanagement-Methoden: Die 60-40-Methode

Diese Methode hilft vor allem Menschen, die Freund von durchgetakteten Terminkalendern sind. Sich Termine zu setzen ist zwar sch√∂n und zeugt von Organisation, jedoch kommt die Tagesplanung bei Verschiebung oder Versp√§tung durch √§u√üere Faktoren wie z. B. Verkehr schnell ins Wanken und am Ende des Tages stellt man fest, dass mindestens ein oder zwei Aufgaben nicht erledigt werden konnten, weil die Agenda zu voll war. Nicht bei der 60-40-Methode, denn hier wird der Arbeitstag in 60% tats√§chliche Arbeit und 40% Pufferzeit eingeteilt. Die 60% darfst du dir dabei gerne nach Herzenslust vollmachen mit Terminen - solltest du nicht alles abgearbeitet bekommen, ist es kein Problem, da du ja noch 40% deiner Zeit als Puffer hast. Um es konkreter zu machen: Beginnt dein Tag um 8.00 Uhr, ist die Zeit von 8.00 - 13.00 Uhr voll mit wichtigen Aufgaben und Terminen. Von 13.30 - 16 Uhr kannst du dich dann in Ruhe allem widmen, was liegen geblieben ist. Was nat√ľrlich nicht bedeutet, dass du unbedingt bis 16 Uhr arbeiten musst. Wenn es nichts mehr zu tun gibt, kannst du die Zeit auch nutzen, um deine Kinder von der Schule abzuholen oder dich mit einem Freund zum Joggen zu treffen. Klingt gut, oder?

Zeitmanagement-Methoden: Wunderwaffe Home Office

Hinter der Anwendung von erfolgreichen Zeitmanagement-Methoden verbirgt sich oft der heimliche Wunsch, mehr Zeit dort verbringen zu k√∂nnen, wo man sich am wohlsten f√ľhlt: Zuhause. Besonders dann, wenn man kleine Kinder hat und gerne vermehrt seiner Elternrolle nachkommen m√∂chte. Aber auch in vielen anderen F√§llen hat es Vorteile, von Zuhause aus arbeiten zu k√∂nnen. Vor dem Hintergrund von effizientem Zeitmanagement macht es durchaus Sinn, die ein oder andere Aufgabe statt im B√ľro in den eigenen vier W√§nden zu erledigen. Du sparst dir die Anfahrtszeit, musst dich nicht extra umziehen und bist im Idealfall sogar schneller fertig, weil keine Kollegen oder nervige Anrufe von der Arbeit abhalten. F√ľr Aufgaben wie E-Mails schreiben, Power Point Pr√§sentationen vorbereiten oder B√ľromaterial im Onlineshop einkaufen spielt es keine Rolle, von wo aus sie bearbeitet werden. Diese Dinge kannst du locker von Zuhause aus betreiben. Letztendlich kannst du insbesondere alles, was sich online abspielt, auch von deinem eigenen Schreibtisch oder sogar Bett aus erledigen - denn du brauchst nur einen Laptop und eine funktionierende Internetverbindung (siehe auch unser Blog Artikel Arbeiten von Zuhause aus - Der Traum vom Home Office ). Mit dem Home Office sparst du nicht nur Zeit, sondern hast au√üerdem die M√∂glichkeit, dich auch um dein Business zu k√ľmmern, wenn es dir mal nicht so gut geht und du tats√§chlich im Bett bleiben musst.

Königsdisziplin des Zeitmanagements: Multitasking

Multitasking wird oft als Eigenschaft beschrieben, die √ľberwiegend Frauen vorbehalten ist. Aus gesch√§ftstechnischer Sicht ist das Quatsch, da sich im Arbeitsalltag sowohl f√ľr M√§nner als auch Frauen hervorragende M√∂glichkeiten bieten, Multitasking zu betreiben und dabei Zeit zu sparen. Du kannst eine Aufgabe mit einer anderen verkn√ľpfen und sie gleichzeitig erledigen. Nehmen wir z. B. an, du musst einen wichtigen Kunden besuchen, eigentlich aber auch dringend einen wichtigen Gesch√§ftspartner anrufen. So kannst du die Fahrt dazu nutzen, w√§hrenddessen zu telefonieren. Nat√ľrlich geht das nur, wenn du √ľber eine Freisprechanlage in deinem Auto verf√ľgst. Anderes Beispiel: du sitzt beim Arzt oder der Post und musst warten, bis du dran kommst? In der Zeit kannst du mindestens eine E-Mail schreiben, die dringend abgeschickt werden muss. Oft denkt man nicht daran, dass Dinge gleichzeitig erledigt werden k√∂nnten, weil unser Gehirn nicht daf√ľr gemacht ist, mehrere Denkprozesse parallel laufen zu lassen. Daher solltest du es mit dem Multitasking auch nicht √ľbertreiben, denn auf Dauer ist es f√ľr den Kopf sehr anstrengend.