Zuletzt aktualisiert am 24. Sept. 2020
Janna Kersting
Chief Editor
22. März 2019
Wenn du dich selbstständig gemacht hast, wirst du schnell festgestellt haben, dass es alles andere als ein Zuckerschlecken ist. Am Anfang steht ein Berg voll Arbeit und die Zeit ist täglich knapp bemessen. Sicherlich kennst du auch den Satz "Ach, wenn der Tag doch nur mehr als 24 Stunden hätte." So unrealistisch dieser Wunsch auch sein mag, ist eins klar: Zeit ist im hektischen und digitalisierten Alltag das wertvollste Gut. Nicht umsonst heißt es, Zeit sei Geld. Eine Lieferantenlieferung verpasst, auf dem Weg zu einem wichtigen Kundentermin im Stau gestanden oder aufgrund von Wasserrohrbruch ist das Büro nicht benutzbar? Kostet alles Geld. Zumal jeder Unternehmer auch ein Privatleben besitzt, für das er sich ebenfalls Zeit wünscht. Das eigene Business aufzubauen ist gut, es sollten jedoch weder Freunde noch Partner(in) noch Familie vernachlässigt werden.
Wie ist all das zu schaffen, wenn der Tag tatsächlich nur 24 Stunden hat? Die Antwort lautet: mit dem richtigen Zeitmanagement . Denn viele Selbstständige machen sich kaum Gedanken über die Zeiteinteilung während der Arbeit und verfolgen keine richtige Strategie. Oft werden Aufgaben einfach nach Dringlichkeit abgearbeitet. Dabei gibt es verschiedene Zeitmanagement-Methoden und Tricks, die eine sinnvolle Zeiteinteilung ermöglichen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch der Begriff "Zeiteffizienz" . Wer zeiteffizient arbeitet, nutzt alle ihm zur Verfügung stehenden Potentiale aus, um Zeit zu sparen. Im Nachfolgenden findest du einige Vorschläge und erfolgreiche Methoden, um ein erfolgreiches Zeitmanagement in deinen Arbeitsalltag integrieren zu können.
Du wirst sehen: Es macht Freude, denn unterm Strich sparst du dir Zeit, Geld und bist schneller fertig.
Bei dem Prinzip von Pareto greift die 80/20 Regel. Diese besagt, dass wichtige Aufgaben zu 80% mit 20% Gesamtaufwand erledigt werden können. Konkret bedeutet das: bevor du volle 100% aufwendest und damit eventuell eine zeitliche Deadline überschreitest, kannst du dich darauf konzentrieren, erstmal das Gröbste zu erledigen, so dass es hinterher nur noch um Beschönigung von Details geht, für die du die restlichen 20% aufwenden kannst. Das mag jetzt etwas abstrakt klingen, anhand eines einfachen Beispiels aus dem Büroalltag wird es jedoch klarer. Nehmen wir an, du hast eine neue Teilzeitkraft für die Buchhaltung eingestellt. Es läuft alles nach Plan, sie erscheint pünktlich um 9.00 Uhr im Büro. Du möchtest sie gerne begrüßen und einlernen, hast aber um 10.30 Uhr eine wichtige Telefonkonferenz mit deinem Geschäftspartner. Anstatt ihr ihre zukünftigen Kollegen vorzustellen und jeden Winkel der Räumlichkeiten zu zeigen, konzentrierst du dich darauf, sie in das Buchhaltungsprogramm einzuführen, mit dem sie in Zukunft arbeiten wird, da das ihr wichtigstes Werkzeug ist. So kann sie direkt anfangen zu arbeiten. Alles andere kannst du nach deiner Konferenz nachholen (z. B. in der Mittagspause, wenn ohnehin alle gut drauf sind). Damit sparst du deine Zeit und fängst an ihre direkt effizient zu nutzen.
Das Eisenhower-Prinzip arbeitet mit einer interessanten Matrix. Allerdings keine, die deine Realität auf den Kopf stellt, sondern mit einer, die dir im Alltag hilft, Aufgaben zu priorisieren. Dabei gibt es vier Kategorien, in welche anstehende Aufgaben eingeteilt werden können: wichtig, nicht wichtig, dringend, nicht dringend. Was nicht wichtig und nicht dringend ist, muss überhaupt nicht bearbeitet werden. Ist etwas zwar wichtig, aber nicht dringend, kannst du dir dafür einen Termin in der Zukunft setzen, an dem du dich darum kümmerst. Ist etwas umgekehrt zwar dringend, aber nicht ganz so wichtig, delegierst du es an einen Mitarbeiter, von dem du weißt, dass er die Aufgabe erledigen kann. Ist etwas sowohl wichtig als auch dringend, kümmerst du dich umgehend persönlich darum (z. B. es brennt, du betätigst den Notalarm und sorgst für eine Evakuierung des Büros). Viele junge Geschäftsführer wenden keine Kategorisierungen an, wenn es um To Do Listen geht, täten jedoch gut daran, da das Eisenhower-Prinzip dabei hilft, zeiteffizient zu arbeiten. Eine Idee dazu wäre, sich gegen Ende jeden Arbeitstags eine kleine Liste der morgigen Aufgaben nach besagtem Prinzip zu machen: kostet fünf Minuten, hilft jedoch am nächsten Tag, weitaus mehr als das Doppelte an Zeit einzusparen.
Bei der A-L-P-E-N-Methode geht es darum, Aufgaben nach einem bestimmten Aktivitäten Muster zu bearbeiten, welches ebenfalls ein erfolgreiches Zeitmanagement verspricht. Das A steht für Aufgaben definieren, also aufschreiben oder sich bewusst machen, was den Tag über ansteht. Dabei kann z. B. eine To Do Liste verwendet werden. Bei L geht es anschließend darum, die Länge der Zeit einzuschätzen, welche die jeweiligen notierten Aufgaben beanspruchen werden. Das P steht für Pufferzeiten, die bei der Zeiteinschätzung nicht fehlen dürfen. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Einschätzung von Meetings - es sollten immer 5 - 10 Minuten mehr eingeplant werden, weil Teilnehmer sicherlich Fragen stellen werden. Bei der Zeiteinschätzung ist es wichtig, dass du dich auf deine Erfahrungswerte verlässt. Am besten schreibst du genaue Uhrzeiten dazu, damit du einen konkreten Zeitplan erhältst. Das nachfolgende E steht für Entscheidungen treffen. Denn nun liegt es an dir, die Aufgaben der Liste mit ihrem entsprechenden Zeitvolumen zu priorisieren. Was ist wichtig, was kann warten? Eine Methode dazu kennst du schon aus dem vorigen Abschnitt. N steht nun für Nachkontrolle, die du sowohl bei der Planung als auch nach Erledigung der Aufgaben anwenden solltest. Dabei kannst du überprüfen: Habe ich die Aufgaben in der vorausgesagten Zeit erledigt bekommen? Waren die Zeitfenster zu knapp bemessen? So kannst du spielerisch leicht deinen Alltag optimieren und in Zukunft Zeit einsparen. Bewährt sich diese Methode für dich, kannst du sie an deine Mitarbeiter weitergeben. Dem ein oder anderen wird es sicherlich auch eine Hilfe sein.
Auch hier spielen, wie der Name schon verrät, Buchstaben eine Rolle. Die Methode ist dabei so simpel wie effektiv: Du ordnest Dinge oder Aufgaben einfach nach Wertigkeit - A steht dabei für total gut, total wichtig oder total dringend, C für unwichtig, nicht so dringend, nicht wirklich wertig, und B für alles dazwischen. Unternehmen klassifizieren auf diese Art und Weise gerne Kunden, indem von A-, B- und C-Kunden gesprochen wird. C-Kunden sind dabei logischerweise die Kunden, die am wenigsten Umsatz im Unternehmen lassen. Um noch einmal das Beispiel der neu eingestellten Teilzeitkraft zu nehmen - für dich würde die Anwendung der ABC-Analyse Folgendes bedeuten: ihr die Buchhaltungssoftware erklären (A), sie mit den wichtigsten Ansprechpartnern im Fall von Fragen vertraut machen (B) und ihr den Kaffeeautomaten sowie den Weg zum Pausenraum zu zeigen (C).
Diese Methode hilft vor allem Menschen, die Freund von durchgetakteten Terminkalendern sind. Sich Termine zu setzen ist zwar schön und zeugt von Organisation, jedoch kommt die Tagesplanung bei Verschiebung oder Verspätung durch äußere Faktoren wie z. B. Verkehr schnell ins Wanken und am Ende des Tages stellt man fest, dass mindestens ein oder zwei Aufgaben nicht erledigt werden konnten, weil die Agenda zu voll war. Nicht bei der 60-40-Methode, denn hier wird der Arbeitstag in 60% tatsächliche Arbeit und 40% Pufferzeit eingeteilt. Die 60% darfst du dir dabei gerne nach Herzenslust vollmachen mit Terminen - solltest du nicht alles abgearbeitet bekommen, ist es kein Problem, da du ja noch 40% deiner Zeit als Puffer hast. Um es konkreter zu machen: Beginnt dein Tag um 8.00 Uhr, ist die Zeit von 8.00 - 13.00 Uhr voll mit wichtigen Aufgaben und Terminen. Von 13.30 - 16 Uhr kannst du dich dann in Ruhe allem widmen, was liegen geblieben ist. Was natürlich nicht bedeutet, dass du unbedingt bis 16 Uhr arbeiten musst. Wenn es nichts mehr zu tun gibt, kannst du die Zeit auch nutzen, um deine Kinder von der Schule abzuholen oder dich mit einem Freund zum Joggen zu treffen. Klingt gut, oder?
Hinter der Anwendung von erfolgreichen Zeitmanagement-Methoden verbirgt sich oft der heimliche Wunsch, mehr Zeit dort verbringen zu können, wo man sich am wohlsten fühlt: Zuhause. Besonders dann, wenn man kleine Kinder hat und gerne vermehrt seiner Elternrolle nachkommen möchte. Aber auch in vielen anderen Fällen hat es Vorteile, von Zuhause aus arbeiten zu können. Vor dem Hintergrund von effizientem Zeitmanagement macht es durchaus Sinn, die ein oder andere Aufgabe statt im Büro in den eigenen vier Wänden zu erledigen. Du sparst dir die Anfahrtszeit, musst dich nicht extra umziehen und bist im Idealfall sogar schneller fertig, weil keine Kollegen oder nervige Anrufe von der Arbeit abhalten. Für Aufgaben wie E-Mails schreiben, Power Point Präsentationen vorbereiten oder Büromaterial im Onlineshop einkaufen spielt es keine Rolle, von wo aus sie bearbeitet werden. Diese Dinge kannst du locker von Zuhause aus betreiben. Letztendlich kannst du insbesondere alles, was sich online abspielt, auch von deinem eigenen Schreibtisch oder sogar Bett aus erledigen - denn du brauchst nur einen Laptop und eine funktionierende Internetverbindung (siehe auch unser Blog Artikel Arbeiten von Zuhause aus - Der Traum vom Home Office ). Mit dem Home Office sparst du nicht nur Zeit, sondern hast außerdem die Möglichkeit, dich auch um dein Business zu kümmern, wenn es dir mal nicht so gut geht und du tatsächlich im Bett bleiben musst.
Multitasking wird oft als Eigenschaft beschrieben, die überwiegend Frauen vorbehalten ist. Aus geschäftstechnischer Sicht ist das Quatsch, da sich im Arbeitsalltag sowohl für Männer als auch Frauen hervorragende Möglichkeiten bieten, Multitasking zu betreiben und dabei Zeit zu sparen. Du kannst eine Aufgabe mit einer anderen verknüpfen und sie gleichzeitig erledigen. Nehmen wir z. B. an, du musst einen wichtigen Kunden besuchen, eigentlich aber auch dringend einen wichtigen Geschäftspartner anrufen. So kannst du die Fahrt dazu nutzen, währenddessen zu telefonieren. Natürlich geht das nur, wenn du über eine Freisprechanlage in deinem Auto verfügst. Anderes Beispiel: du sitzt beim Arzt oder der Post und musst warten, bis du dran kommst? In der Zeit kannst du mindestens eine E-Mail schreiben, die dringend abgeschickt werden muss. Oft denkt man nicht daran, dass Dinge gleichzeitig erledigt werden könnten, weil unser Gehirn nicht dafür gemacht ist, mehrere Denkprozesse parallel laufen zu lassen. Daher solltest du es mit dem Multitasking auch nicht übertreiben, denn auf Dauer ist es für den Kopf sehr anstrengend.
Du möchtest ein Gewerbe anmelden, bist aber nicht ganz sicher, wie es funktioniert und was du beachten musst. Wir erklären es dir ganz gut welche Rechtsformen es gibt und wie du diese jeweils als Gewerbe anmelden musst. Ausserdem sprechen wir über den perfekten Zeitpunkt an dem du deine Gewerbe anmelden solltest und welche Kosten auf dich zukommen.
Melchior Neumann
Kontist Steuerberatung
