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Alles was du √ľber die Umsatzsteuererkl√§rung wissen solltest

Mit der Umsatzsteuer haben wir Selbstst√§ndige sehr h√§ufig zu tun. Das liegt jedoch weniger an der j√§hrlichen Umsatzsteuererkl√§rung als an den regelm√§√üigen Umsatzsteuervoranmeldungen, die wir monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt senden m√ľssen.

Da wir schon in fr√ľheren Artikeln darauf eingegangen sind, wie das System der Umsatzsteuer funktioniert, m√∂chte ich mich an dieser Stelle kurz halten und auf die fr√ľheren Artikel verweisen:

Die Umsatzsteuer wird umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt und muss regelm√§√üig von allen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen an das Finanzamt abgef√ľhrt werden.

Ob f√ľr dich ein monatlicher oder quartalsweiser Voranmeldezeitraum gilt, ist davon abh√§ngig, wie viel Umsatzsteuer du im letzten Jahr zahlen musstest:

  • √ľber 1.000 Euro Umsatzsteuer - quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung
  • √ľber 7.500 Euro Umsatzsteuer - monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

Innerhalb von zehn Tagen nach Ablauf des Voranmeldezeitraums musst du deine Umsatzsteuerzahllast berechnen und die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden.

Daf√ľr rechnest du alle Umsatzsteuerbetr√§ge zusammen, die du von deinen Kunden erhalten hast und ziehst davon die gesamte Umsatzsteuer ab, die du (zusammen mit den Rechnungsbetr√§gen) an alle deine Lieferanten und Gesch√§ftspartner gezahlt hast. Die Differenz √ľberweist du als Vorauszahlung an das Finanzamt.

Hinweis: Wenn deine Umsatzsteuerzahlung im letzten Jahr unter 1.000 Euro lag, musst du keine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. F√ľr dich reicht die j√§hrliche Umsatzsteuererkl√§rung, mit der du alle Ums√§tze an das Finanzamt meldest.

Wie hängen Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung zusammen?

Je nachdem wie lang dein Voranmeldezeitraum ist, sendest du also vier oder zwölf Voranmeldungen pro Jahr an das Finanzamt. In diesen Voranmeldungen meldest du alle Umsätze und Ausgaben, die du in dem Jahr getätigt hast, an die Finanzverwaltung.

Du fragst dich jetzt vielleicht, warum du dann √ľberhaupt noch eine Umsatzsteuererkl√§rung abgeben musst, wenn das Finanzamt doch schon alle Daten bekommen hat.

Die Frage ist durchaus berechtigt und wenn du in deiner Buchhaltung sauber gearbeitet hast (was du unbedingt tun solltest) und keine nachträglichen Rechnungen dazu gekommen sind, beträgt die Umsatzsteuernachzahlung bzw. die Erstattung genau 0,00 Euro.

Im Idealfall schlie√üt die Umsatzsteuervoranmeldung f√ľr Dezember (oder das vierte Quartal) das Wirtschaftsjahr ab und die Umsatzsteuererkl√§rung ist eine reine Formalit√§t ohne finanzielle Auswirkungen.

Leider sieht es in der Praxis h√§ufig anders aus und auch nach dem 10. Januar (Termin f√ľr die Umsatzsteuervoranmeldung Dezember) tauchen noch Rechnungen aus dem alten Jahr auf, weil sie von deinen Lieferanten zu sp√§t verschickt wurden oder du sie im Handschuhfach deines Firmenwagen wiederfindest. Diese Belege hast du noch nicht in den Umsatzsteuervoranmeldungen ber√ľcksichtigt, musst sie jedoch noch in der Buchhaltung des alten Jahren erfassen.

Mit der Umsatzsteuererklärung hast du die Möglichkeit solche Belege nachzutragen und sie an das Finanzamt zu melden.

Frist f√ľr die Umsatzsteuererkl√§rung

Die Umsatzsteuererklärung muss (wie auch die Einkommensteuererklärung und die Gewerbesteuererklärung) bis zum 31. Mai des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden.

Selbständige und Freiberufler, die von einem Steuerberater vertreten werden, können sich bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit lassen.

Achtung: Grunds√§tzlich kannst du dich als Selbst√§ndiger f√ľr ein abweichendes Wirtschaftsjahr entscheiden und deinen Jahresabschluss beispielsweise f√ľr den Zeitraum Juli bis Juni erstellen. Das macht bei Selbst√§ndigen, die im Winter ihre Hochsaison haben, durchaus Sinn.

Das gilt jedoch nicht f√ľr die Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuererkl√§rung muss immer f√ľr ein Kalenderjahr erstellt werden, unabh√§ngig davon ob du ein abweichendes Wirtschaftsjahr nutzt oder nicht.

Abgabe der Umsatzsteuererklärung

Seit einigen Jahren (genauer: seit 2011) muss die Umsatzsteuererklärung elektronisch an das Finanzamt gesendet werden.

Ausnahmen gibt es nur in (sehr) seltenen Härtefällen, wenn die elektronische Abgabe eine unzumutbare Belastung des Steuerpflichtigen wäre. Wenn du diesen Text hier liest, kannst du davon ausgehen, dass du nicht zu diesen Härtefällen gehörst, da du erst Chancen auf eine Befreiung der elektronischen Abgabe hast, wenn du beispielsweise keinen Computer mit Internetzugang besitzt.

F√ľr die √úbermittlung ben√∂tigst du ein elektronisches Zertifikat, mit dem du dich authentifizieren kannst. Dieses Zertifikat kannst du kostenlos unter elsteronline.de beantragen.

Programme f√ľr die Umsatzsteuererkl√§rung

F√ľr die private Einkommensteuererkl√§rung gibt es eine F√ľlle an Programmen, mit denen du g√ľnstig deine Steuererkl√§rung erstellen und versenden kannst.

Auch f√ľr die laufende Buchhaltung gibt es diverse Tools, die dir das Leben erleichtern. Viele dieser Tools, wie zum Beispiel Debitoor , helfen dir auch die Umsatzsteuervoranmeldungen zu versenden.

Bei den gewerblichen Steuererkl√§rungen besteht aber eine gro√üe L√ľcke und es gibt nur wenige Programme, mit denen du deine Umsatzsteuer- oder Gewerbesteuererkl√§rung mit wenig Aufwand erstellen kannst. Als Freiberufler kannst du immerhin noch Programme wie die SteuerSparErkl√§rung nutzen, um deine Einnahmen-√úberschuss-Rechnung zu erstellen oder deine Umsatzsteuererkl√§rung zu versenden.

Wenn du allerdings eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellen musst, solltest du dir am besten einen Steuerberater suchen. Es gibt einfach zu viele rechtliche Fallstricke und die Kosten f√ľr eine professionelle Softwarel√∂sung sind sehr hoch.

Umsatzsteuererklärung bei der Kleinunternehmerregelung

Viele Kleinunternehmer gehen davon aus, dass sie mit der Umsatzsteuer und damit mit der Umsatzsteuererkl√§rung nichts zu tun haben. Das ist jedoch nicht ganz richtig, da auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererkl√§rung erstellen m√ľssen. Auch wenn sie das ganze Jahr keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt haben und keine Vorsteuer geltend gemacht haben.

Kleinunternehmer erstellen deshalb auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen und werden auch nach der Umsatzsteuererkl√§rung nichts an das Finanzamt zahlen m√ľssen. Jedoch m√ľssen sie eine Erkl√§rung machen und ihre Ums√§tze an das Finanzamt melden.

Das wird von vielen Kleinunternehmern vergessen und kann im Extremfall sogar zu hohen Bu√ügeldern f√ľhren.

In den Zeilen 31 bis 35 der Umsatzsteuererklärung findest du die Felder, in denen du angeben kannst, dass du im vergangenen Jahr als Kleinunternehmer tätig warst.

Dieses Vorgehen ist n√∂tig weil du die Kleinunternehmerregelung nur in Anspruch nehmen darfst, wenn du im vergangenen Jahr weniger als 17.500 Euro Umsatz gemacht hast und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro Umsatz erzielen wirst. Wenn du nun keine Umsatzsteuererkl√§rung abgeben w√ľrdest, hat das Finanzamt keinerlei Informationen √ľber die Gr√∂√üe deines Unternehmens und kann nicht kontrollieren, ob du √ľberhaupt noch Kleinunternehmer bist.

Fazit: Umsatzsteuererklärung

Du musst ja bereits monatlich oder quartalsweise deine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt machen. Dar√ľber hinaus kann es aber nach dieser Meldung noch zu √Ąnderungen kommen ( evtl. taucht sp√§ter noch irgendwo eine Rechnung auf). Deshalb ist die Umsatzsteuererkl√§rung eine M√∂glichkeit solche Korrekturen vorzunehmen. Abgabefrist f√ľr die Umsatzsteuer, Einkommensteuer- und Gewerbesteuererkl√§rung ist immer der 31. Mai des Folgejahres ( also der 31.05.2018 f√ľr das Jahr 2017). Wenn Du einen Steuerbereater beauftragst, hast du noch mehr Zeit. Dann ist die Frist erst am 31. Dezember des Folgejahres.

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