Verpflegungsmehraufwand richtig geltend machen und Steuern sparen

Der Verpflegungsmehraufwand ist etwas, was du in Form einer Pauschale von der Steuer absetzen kannst. Pauschalen sind bekanntermaßen gut, denn eine Pauschale bedeutet auch, dass nichts nachzuweisen ist, sondern nur bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen. Was denn die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand genau ist, wie hoch sie ausfällt und wie du sie geltend machst, erfährst du hier. 

Dafür muss zuerst festgestellt werden: Die Verpflegungsmehraufwandpauschale solltest du nutzen, da es dir als Selbstständigen grundsätzlich nicht möglich ist, die tatsächlichen (und vollen) Kosten deiner Verpflegung erstattet zu bekommen. Es ist also generell nicht möglich, deine genauen Kosten für Verpflegung (etwa Einkäufe während längerer Dienstreisen oder Restaurantbesuche) steuerlich geltend zu machen. Stattdessen greift die Pauschale.

Was genau bedeutet Verpflegungsmehraufwand? 

Das Wort Verpflegungsmehraufwand enthält den interessanten zweiten Teil „Mehraufwand“ – und genau darum geht es: Die Pauschale dient nicht dazu, die Kosten deiner Verpflegung irgendwie pauschal zu kompensieren, sondern sie soll den Mehraufwand (also die theoretischen Mehrausgaben) auffangen. Diese Pauschalsätze gehören zu den Betriebsausgaben. 

Die Pauschalen werden damit anders behandelt als beispielsweise Übernachtungskosten (die du mit Beleg voll geltend machen kannst) oder Fahrtkosten, bei denen du direkte Nachweise (Ticketkosten) oder Kilometerpauschalen nutzen kannst. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand sind starr und orientieren sich nur an ein paar wenigen zeitlichen Eckpunkten deiner beruflich bedingten Abwesenheit.

Die Pauschalsätze beim Verpflegungsmehraufwand erklärt und richtig angewandt

Grundsätzlich gilt, dass eine dienstlich veranlasste Abwesenheit von der ersten Betriebsstätte (bei Freelancern also häufig die Wohnung) wenigstens acht Stunden lang sein muss, damit überhaupt Verpflegungsmehraufwandpauschalen greifen können. Dabei zählt die Zeit von Tür zu Tür: Deine Dienstreise beginnt also mit dem Verlassen deines Hauses (oder deiner sonstigen primären Arbeitsstätte) und endet, wenn du zuhause oder zurück in deiner ersten Arbeitsstätte bist.

Es gelten folgende Regeln für dienstlich veranlasste Reisen innerhalb Deutschlands:

- Dauert die Dienstreise mehr als acht Stunden, kannst du 14 Euro Pauschale geltend machen. 

- Wenn du einen ganzen Kalendertag lang weg bist (also von 0:00 bis 24:00 Uhr), sind es 28 Euro.

- Bei mehrtägigen Reisen können An- und Abreisetag mit 14 Euro angesetzt werden, ungeachtet der Mindestdauer von acht Stunden.

Ein paar Beispiele sollen dies verdeutlichen. So sei in Beispiel 1 angenommen, du würdest morgens gegen sieben Uhr zu einem Kunden fahren, um neun Uhr ankommen und um circa 17 Uhr zurückfahren. Um 19 Uhr bist du wieder daheim. So warst du insgesamt zwölf Stunden lang weg und kannst 14 Euro Pauschale geltend machen (und natürlich deine Fahrtkosten). 

In Beispiel 2 fährst du für ein mehrtägiges Projekt mit der Bahn zum Kunden. An Tag 1 fährst du gegen 17 Uhr los, kommst gegen 21 Uhr an und beziehst lediglich noch dein Hotel. Die Tage 2 bis 4 verbringst du mit Arbeit bei deinem Kunden. An Tag 5 fährst du morgens um zehn Uhr ab und kommst gegen 16 Uhr zuhause an. 

Insgesamt kommen so 14 Euro (Pauschale für Anreisetag) plus 3 x 28 Euro (volle Tage) plus 14 Euro (Pauschale Abreisetag) zusammen. Zusätzlich kannst du natürlich die Hotelkosten und die Ticketkosten voll geltend machen und hier auch Vorsteuer geltend machen.

Du solltest deine Dienstreisen, die dich zur Geltendmachung des Verpflegungsmehraufwands berechtigen, dokumentieren. Am besten enthält die Auflistung den Zweck der Reise, Ankunftszeit, Abreisezeit und die sich daraus ergebenden Pauschalen. Wichtig ist, dass die Pauschalen sich immer auf einen Kalendertag beziehen.

Der Verpflegungsmehraufwand als Teil der Reisekostenabrechnung

Wie bereits erwähnt, ist der Verpflegungsmehraufwand einfach pauschal entsprechend der Zeiträume und des Landes anzusetzen. Während in Deutschland nämlich die 14 beziehungsweise 28 Euro gelten, sieht dies anderswo auch anders aus. Die entsprechende aktuelle Auflistung vom Finanzministerium findet sich bei Google mit dem Suchbegriff „Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland“ schnell. Die aktuelle Version findest du hier. 

Neben dem Verpflegungsmehraufwand gibt es noch eine ganze Reihe anderer anzusetzender Kosten, die durch Dienstreisen bedingt sind. Besonders relevant sind da Übernachtungs- und Fahrtkosten. Hinzu kommen auch noch die sogenannten Reisenebenkosten, also etwa Parkscheinkosten, Kosten für die Nutzung des Internets und so weiter. Bei den Reisenebenkosten brauchst du natürlich auch Belege. Wo du keine bekommst, musst du dir einen glaubhaften Eigenbeleg ausstellen. 

Zur Reisekostenabrechnung wurde hier noch einiges Wissenswerte geschrieben.

Kürzung der Pauschalen bei gestellten Mahlzeiten

Natürlich muss so eine Pauschale auch gekürzt werden können, denn sonst wäre sie ja wirklich zu einfach anzuwenden. Hierfür gibt es laut Gesetz die Pflicht, bei gestellten Mahlzeiten 20 % (bei Frühstück) beziehungsweise 40 % (Mittag- oder Abendessen) von der 24-Stunden-Pauschale (also 28 Euro in Deutschland) zu kürzen – auch dann, wenn du weniger als einen vollen Tag, aber länger als acht Stunden (14 Euro Pauschale) weg bist. Dann wird der von der vollen Pauschale gekürzte Betrag von der „kleinen Pauschale“ abgezogen.

Wenn du beispielsweise im Hotel übernachtest und das Frühstück inklusive ist, bleiben dir von deinen 28 Euro Verpflegungsmehraufwand noch 28 – 0,2 x 28 = 22,40 Euro übrig. Am Tag der Abreise sind es noch 14 – 0,2 x 28 = 8,40 Euro. 

Die Kürzung gilt immer dann, wenn die Mahlzeiten auch ausgewiesen oder explizit erwähnt sind. Lädt ein Kunde dich zum Essen ein und dies ist beispielsweise Teil eines Vertrages, dann musst du deine Pauschale um 40 % kürzen. Wirst du einfach so zum Essen eingeladen (von wem auch immer), wird dem Finanzamt der Nachweis kaum gelingen. Ähnlich ist es, wenn das Hotel generell Frühstück stellt, dies aber in Rechnungen gar nicht separat ausweist. 

Wenn du nun beispielsweise eine Hotelrechnung von 140 Euro (davon 20 Euro Frühstück) hast, dann hast du insgesamt folgende Dinge für deine Abrechnung, insofern du den ganzen Kalendertag unterwegs bist:

- 28 – 20 % = 22,40 Euro Verpflegungsmehraufwand

- 120 / 107 x 100 = 112,15 Euro Hotelkosten (Hotel-Bruttokosten abzgl. 7 % Umsatzsteuer)

- 7,85 Vorsteuer aus Hotelkosten

- 20 / 119 x 19 = 3,19 Euro Vorsteuer aus Frühstück (19 % Umsatzsteuer)

Und ja: Du kannst die Umsatzsteuer aus deinen tatsächlichen Verpflegungsaufwendungen immer geltend machen, solange die Rechnung hierfür explizit auf deinen Namen ausgestellt ist. Du kannst aber nicht die Netto-Beträge deiner Speisenrechnungen geltend machen.

Steuern sparen dank Verpflegungsmehraufwandpauschale

Der Verpflegungsmehraufwand ist so ziemlich die einzige Methode, sich Bewirtungskosten und ähnliches wieder ein Stück weit reinzuholen. Denn Selbstständige dürfen ihre tatsächlichen Verpflegungskosten nicht geltend machen. Bei Arbeitnehmern werden die Kosten hingegen zumeist vom Arbeitgeber übernommen. 

Es bleibt also nur die Möglichkeit, die Pauschalen zu nutzen. Sie wirken sich direkt auf den Gewinn aus und reduzieren die Steuerlast entsprechend. Allerdings sind sie im besten Falle kostenmildernd, insofern deine tatsächlichen Verpflegungskosten höher waren als die Pauschale von beispielsweise 28 Euro für einen ganzen Tag. 

Interessant ist der Verpflegungsmehraufwand allerdings vor allem dann, wenn der „Mindestens-acht-Stunden-Fall“ betrachtet wird: Hier sind es 14 Euro. Wer vorher ordentlich isst, vielleicht nur noch einen kleinen (mitgebrachten) Snack oder gar nichts mehr braucht und dann wieder daheim isst, kann mit jeder betrieblich bedingter Reise von mindestens acht Stunden Dauer tatsächlich ein bisschen Geld sparen. Bei einem persönlichen Einkommensteuersatz von 30 Prozent sind es immerhin schon 4,20 Euro, die du so am Ende weniger zahlst, weil du mal den halben Tag unterwegs warst. Das klingt nicht nach besonders viel, aber wer regelmäßig zu Kunden fährt und nichts oder wenig für Verpflegung unterwegs ausgibt, kann so eine stattliche Summe zusammen bekommen.

Nicht vergessen solltest du, dass natürlich nicht nur Dienstreisen zwecks Arbeit zählen. Auch Aufenthalte für Fortbildungen, Messen und ähnliches gelten. Der Verpflegungsmehraufwand kann immer dann geltend gemacht werden, wenn deine Reise beruflich bedingt ist.