Der Verpflegungsmehraufwand ist etwas, was du in Form einer Pauschale von der Steuer absetzen kannst. Pauschalen sind bekanntermaßen gut, denn eine Pauschale bedeutet auch, dass nichts nachzuweisen ist, sondern nur bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen. Was denn die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand genau ist, wie hoch sie ausfällt und wie du sie geltend machst, erfährst du hier.
Dafür muss zuerst festgestellt werden: Die Verpflegungsmehraufwandpauschale solltest du nutzen, da es dir als Selbstständigen grundsätzlich nicht möglich ist, die tatsächlichen (und vollen) Kosten deiner Verpflegung erstattet zu bekommen. Es ist also generell nicht möglich, deine genauen Kosten für Verpflegung (etwa Einkäufe während längerer Dienstreisen oder Restaurantbesuche) steuerlich geltend zu machen. Stattdessen greift die Pauschale.
Was genau bedeutet Verpflegungsmehraufwand?
Das Wort Verpflegungsmehraufwand enthält den interessanten zweiten Teil „Mehraufwand“ – und genau darum geht es: Die Pauschale dient nicht dazu, die Kosten deiner Verpflegung irgendwie pauschal zu kompensieren, sondern sie soll den Mehraufwand (also die theoretischen Mehrausgaben) auffangen. Diese Pauschalsätze gehören zu den Betriebsausgaben.
Die Pauschalen werden damit anders behandelt als beispielsweise Übernachtungskosten (die du mit Beleg voll geltend machen kannst) oder Fahrtkosten, bei denen du direkte Nachweise (Ticketkosten) oder Kilometerpauschalen nutzen kannst. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand sind starr und orientieren sich nur an ein paar wenigen zeitlichen Eckpunkten deiner beruflich bedingten Abwesenheit.
Die Pauschalsätze beim Verpflegungsmehraufwand erklärt und richtig angewandt
Grundsätzlich gilt, dass eine dienstlich veranlasste Abwesenheit von der ersten Betriebsstätte (bei Freelancern also häufig die Wohnung) wenigstens acht Stunden lang sein muss, damit überhaupt Verpflegungsmehraufwandpauschalen greifen können. Dabei zählt die Zeit von Tür zu Tür: Deine Dienstreise beginnt also mit dem Verlassen deines Hauses (oder deiner sonstigen primären Arbeitsstätte) und endet, wenn du zuhause oder zurück in deiner ersten Arbeitsstätte bist.
Es gelten folgende Regeln für dienstlich veranlasste Reisen innerhalb Deutschlands:
- Dauert die Dienstreise mehr als acht Stunden, kannst du 14 Euro Pauschale geltend machen.
- Wenn du einen ganzen Kalendertag lang weg bist (also von 0:00 bis 24:00 Uhr), sind es 28 Euro.
- Bei mehrtägigen Reisen können An- und Abreisetag mit 14 Euro angesetzt werden, ungeachtet der Mindestdauer von acht Stunden.
Ein paar Beispiele sollen dies verdeutlichen. So sei in Beispiel 1 angenommen, du würdest morgens gegen sieben Uhr zu einem Kunden fahren, um neun Uhr ankommen und um circa 17 Uhr zurückfahren. Um 19 Uhr bist du wieder daheim. So warst du insgesamt zwölf Stunden lang weg und kannst 14 Euro Pauschale geltend machen (und natürlich deine Fahrtkosten).
In Beispiel 2 fährst du für ein mehrtägiges Projekt mit der Bahn zum Kunden. An Tag 1 fährst du gegen 17 Uhr los, kommst gegen 21 Uhr an und beziehst lediglich noch dein Hotel. Die Tage 2 bis 4 verbringst du mit Arbeit bei deinem Kunden. An Tag 5 fährst du morgens um zehn Uhr ab und kommst gegen 16 Uhr zuhause an.
Insgesamt kommen so 14 Euro (Pauschale für Anreisetag) plus 3 x 28 Euro (volle Tage) plus 14 Euro (Pauschale Abreisetag) zusammen. Zusätzlich kannst du natürlich die Hotelkosten und die Ticketkosten voll geltend machen und hier auch Vorsteuer geltend machen.
Du solltest deine Dienstreisen, die dich zur Geltendmachung des Verpflegungsmehraufwands berechtigen, dokumentieren. Am besten enthält die Auflistung den Zweck der Reise, Ankunftszeit, Abreisezeit und die sich daraus ergebenden Pauschalen. Wichtig ist, dass die Pauschalen sich immer auf einen Kalendertag beziehen.