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E-Mail, Slack & Co.: Writing Skills im 21. Jahrhundert

Von Sent via iPhone, zu mit freundlichen Füßen, zu Buchstabendreher im Namen, zu Rechtschreibfehlern aller Art, zu verwirrenden Grammatikkonstruktionen und zur Autokorrektur, die einem mal wieder einen Strich durch die Rechnung macht - die Liste an kleinen und großen Fehlern, die sich in digital verschickten Nachrichten immer mal wieder einschleichen, könnte schier endlos weitergeführt würden. Denn Hand aufs Herz: wie oft ist es euch schon passiert, dass ihr zwischen Tür und Angel und ohne nochmal drüber zu schauen noch last-Minute eine Business-Mail verschickt habt? Wir möchten gar nicht anfangen zu zählen. Doch kleine Vertipper in Mails oder in Business-Chats führen nicht nur oft zu Verwirrung, sondern werden auch als unprofessionell wahrgenommen - und hier können aus einem unachtsamen Moment oft schwerwiegende Konsequenzen entstehen.

Besonders für Selbständige und Freelancer*innen sind digitale Kommunikationswege von unglaublicher Relevanz. Nicht nur entsteht der Erstkontakt häufig über Mail und entscheidet darüber ob ein Auftrag erteilt wird oder nicht; anders als Angestellte in einem Unternehmen fehlt der tägliche face-to-face Austausch mit den Auftraggeber*innen.

Das bedeutet, dass die digitale Kommunikation umso reibungsloser ablaufen muss um einen gute Zusammenarbeit und einen guten Workflow zu garantieren. Denn, wenn Details nicht eben mal schnell bei einem gemeinsamen Cappuccino im Büro besprechen werden können, sondern Ideen und Konzepte hauptsächlich via Mail vermittelt werden, ist es umso wichtiger, dass diese prägnant und verständlich formuliert werden. Nur so kann eine professionelle Beziehung zu Auftraggeber*innen langfristig aufrecht erhalten werden.

Schlüsselkonzept: Writing Skills

Gerade, weil die Zeiten von Stift und Papier in der Business-Kommunikation vorbei sind, sind digitale Kompetenzen in allen Bereichen von höchster Relevanz. Denn sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation werden heutzutage vorzüglich Mails hin- und hergeschrieben oder sich in Business-Chats via Instant-Messaging-Diensten wie Slack organisiert. Dabei zeigen Daten des Marktforschungsunternehmen Radicati zeigen, dass jeden Tag eine stolze Anzahl von 124,5 Billionen Business-Mails verschickt und empfangen wird - Tendenz steigend.

Fest steht also folgendes: E-Mails beantworten gehört zum Geschäftsalltag wie der morgendliche Kaffee. Wie ihr euren Posteingang unter Kontrolle behaltet, könnt ihr außerdem in unserem Blog Post 7 Möglichkeiten, um deinen Posteingang (und deine Nerven) unter Kontrolle zu behalten erfahren. Hinzu kommen die Kommunikation via Instant-Messaging-Services, die früher vorwiegend in der privaten Sphäre stattgefunden haben und nun ebenso Teil der Geschäftswelt sind. Vor allem aufgrund der Anzahl der Mails und Chats, die wir tagtäglich beantworten und mit Hinblick auf die Geschwindigkeit, in welcher dies geschieht, wird oft vernachlässigt, dass diese dennoch ebenso wichtig sind, wie der sorgsam ausgearbeitete Pitch oder die sorgfältig vorbereitete Präsentation. 

Doch was macht eigentlich eine gute E-Mail aus oder wie beantworte ich effizient Nachrichten auf Slack? Das Schlüsselkonzept, egal ob beim Verfassen einer Mail, eines Positionspapiers oder einer Strategieausarbeitung, lautet Writing Skills. Denn nur mit den notwendigen Writing Skills können Ideen, Vorschläge und Konzepte professionell, verständlich und überzeugend vermittelt werden und so eine Grundlage für die weitere Zusammenarbeit oder Ausarbeitung werden.

Eine Möglichkeit die eigenen Writing Skills zu verbessern ist es in einen Business Writing Kurs zu investieren um sich Grundlagen für den Schriftverkehr anzueignen. Darüberhinaus ergibt es auch Sinn sich eine*n Schreibmentor*in zu suchen, also jemanden von deren/dessen E-Mails ihr schon immer begeistert wart. Optimalerweise kennt ihr die Person selber und könnt euch wichtige Tipps und Tricks holen oder ihr schaut euch die ein oder andere gelungene Formulierung ab. 

Einfache Tipps für bessere Mails

Auch, wenn ihr gerade keinen Kopf oder keine Zeit für einen Writing Kurs habt, könnt ihr mit ein paar ganz einfachen Tipps die Qualität eurer E-Mails verbessern. Denn auch ausgeprägte Writing Skills schützen natürlich nicht vor Flüchtigkeitsfehlern, Rechtschreibdisastern oder außergewöhnlichen Grammatikkonstruktionen. Eine Übersicht an unkomplizierten Tipps gibt es hier:

  •  Integrierte Rechtschreib- und Grammatikhilfe-Tools: Mittlerweile sind in jedem Mailprogramm Rechtschreib- und Grammatik-Tools integriert, die potentielle Fehler für euch entdecken, rot markieren und passende Korrekturvorschläge machen. Diese sollten natürlich nie blind angenommen werden, aber können trotzdem Zeit und Mühe sparen, da etwaige Fehler so direkt ins Auge springen und unkompliziert und schnell mit einem passenden Vorschlag korrigiert werden können. 
  • Immer zweimal lesen: Auch, wenn die Zeit oft knapp ist, sollte jede Mail immer zweimal gelesen werden. Wenn ihr die Möglichkeit habt eure Mail dabei von einer zweiten Person gegenlesen zu lassen, kann euch das auch wichtiges Feedback zu euren Writing Skills geben. 
  • Formatierung: Der erste Blick auf eine Mail und ihr Aufbau kann entscheidend dafür sein, wie diese wahrgenommen wird und auch wie verständlich der Inhalt aufbereitet ist. Wie in normalen Texten auch, sollte also eine logische Formatierung vorgenommen werden.
  • Klare Formulierungen: Klare, prägnante Sätze statt Wischiwaschi lautet hier die Devise. Verschachtelte Sätze und ein übermäßiger Gebrauch von Füllwörtern machen die Mail nicht nur viel länger als sie sein müsste, sondern führen auch dazu, dass die Verständlichkeit des eigentlichen Anliegens darunter leidet. Dies führt wiederum zu weniger effizienter Kommunikation und voraussichtlich vielen Folge-Mails. 

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  • Nicht der Weg ist das Ziel: Beim Lesen einer Mail sollte schnell klar werden worum es geht. Es ist also sinnvoll gleich am Anfang einer Nachricht das eigentliche Anliegen zu kommunizieren, damit schnell ersichtlich wird was von der Gegenseite gefordert wird und die nächsten Schritte hieraus abgeleitet werden können. Dies ist vor allem wichtig, da Mails häufig nur überflogen werden oder nicht bis zum Ende gelesen werden.
  • Der Ton macht die Musik: Gerade da beim Lesen von Mails eine wichtige persönliche Ebene der zwischenmenschlichen Kommunikation fehlt und es oftmals kein Gesicht zu der/dem Adressat*in gibt, darf nicht vergessen werden, dass auch via Mail mit einem anderen Menschen kommuniziert wird. Dementsprechend sollte die übliche Business-Etikette eingehalten werden. 
  • In der Kürze liegt die Würze: Passend zu dem Tipp Mails so klar und verständlich wie möglich zu formulieren, ist die Empfehlung Mails so kurz wie möglich zu halten. Auch basierend auf der Annahme, dass Mails häufig nebenbei gelesen werden und die Empfänger*innen den Faden - vielleicht durch eine weitere gerade rein kommende Mail - verlieren, wird so auf beiden Seiten Art Arbeit und Mühe erspart.  
  • To Mail or Not to Mail: Zu guter Letzt solltest immer hinterfragt werden, ob eine Mail überhaupt der geeignete Kommunikationskanal ist. Es spricht zwar einiges für das Verfassen einer Mail, doch oftmals eignen sich andere Kanäle besser. Füllt eine Mail beispielsweise mehrere DIN A4-Seiten, dann sollte vielleicht doch lieber ein Meeting arrangiert werden. Wird dringend eine Antwort benötigt, am besten kurz vor dem Wochenende,  dann ist der Griff zum Telefon eventuell doch die bessere Wahl.

Same Same but Different: Kommunikation in Business-Chats

Wie bereits erwähnt, hat sich seit einigen Jahren neben der altbewährten E-Mail auch die Kommunikation via Instant-Messaging-Diensten in Unternehmen etabliert. Die Vorteile solcher Gruppen-Business-Chats liegen auf der Hand: Teams können so schnell und unkompliziert miteinander kommunizieren. Doch bringt diese Art der digitalen Kommunikation auch Herausforderungen mit sich. Während alle oben genannten Tipps natürlich auch hier berücksichtigt werden können, spielt die Zeitkomponente hier doch eine andere Rolle. Da sich oftmals nicht nur mit einer Person und meist in Echtzeit ausgetauscht wird, bleibt nicht immer die Zeit eine Nachricht in Ruhe aus- und umzuformulieren. Vor allem in einem Gruppenchat passt die eigene Antwort sonst schnell nicht mehr zum Thema und das eigene Anliegen geht unter. Gerade in diesem Zusammenhang sind ausgeprägte Writing Skills also noch wichtiger, denn wem das Formulieren von Nachrichten leicht fällt, kann auch in schnelllebigen Business-Chats Anliegen schnell, klar und professionell formulieren. 

Fazit: The Writing Must Go On

E-Mails und Instant-Messaging-Dienste werden uns auch in den nächsten Jahren (oder gar Jahrzehnten) als fester Bestandteil der Geschäftsfeld erhalten bleiben. Wer also Zeit und Mühe in die Verbesserung der eigene Business Writing Skills investiert, eignet sich langfristig relevante Fähigkeiten an, die zu einem besseren Arbeitsflow und professionellen Business-Beziehungen führen.