Janna Kersting
Chief Editor
11. Juli 2017
Wie eine Studie, die in der Harvard Business Review veröffentlicht wurde, zeigte, sind vor allem Freiberufler und Kreative mit den gängigen Zeitmanangementmethoden nicht optimal bedient. Der Tag hat 24 Stunden, doch Selbstständige und Freischaffende haben vor allem eines nicht: geregelte Arbeitszeiten. Außerdem arbeiten sie deutlich länger als Angestellte. Was bedeutet Zeitmanagement genau? Welche Zeitmanagement Tipps helfen dir wirklich, um in Zukunft nicht in Arbeit zu versinken und weiterhin Freude an der Selbstständigkeit zu haben?
Was bedeutet Zeitmanagement?
Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen, wusste schon der altrömische Philosoph Seneca. Jeder Freiberufler fragt sich irgendwann einmal, was man den ganzen Tag über gemacht hat und wohin die Zeit geflossen ist. Zeitmanagement bedeutet, Herr über das Chaos zu werden, zu bearbeitende Aufgaben und anstehende Termine binnen eines abgesteckten Zeitrahmens zu erledigen. Dabei ist jedoch nicht die Zeit als konstante, kontinuierlich fließende Größe das, was organisiert werden muss. Wichtig ist allerdings dein Umgang mit den dir zur Verfügung stehenden Zeitressourcen. Das spart nicht nur eine Menge Stress, sondern schenkt dir auch mehr Lebensqualität.
Methoden fürs Zeitmanagement
Am Anfang steht das Nein
Man kaufe einen Bestseller, wende die darin enthaltenen Zeitmanagement Tipps an und fortan lösen sich alle Probleme in Luft auf. So einfach ist es leider nicht. Als cleverer Freiberufler hast du viel mehr Erfolg, wenn du dir Kenntnisse über die unterschiedlichen Methoden und Zeitmanagement Tipps verschaffst und sie dann auf deinen Arbeitstag überträgst. Am Anfang steht die Kunst, “Nein” sagen zu können. Das ist gar nicht so leicht gesagt wie getan. Denn als Freiberufler, der noch dabei ist, sich auf dem Markt zu etablieren, möchtest du natürlich nicht, dass dir Aufträge oder Neukunden verloren gehen. Also nimmst du den Auftrag noch an, vielleicht noch einen weiteren und am Ende leidest nicht nur du unter dem selbst geschaffenen Druck, sondern auch die Qualität deiner Arbeit. Langfristig ist das für deine Tätigkeit fataler, als auch einmal einen Auftrag abzulehnen.
Die 72-Stunden-Regel
Aber ich kann es mir doch jetzt in dieser Phase meiner Selbstständigkeit überhaupt nicht leisten, diesen Auftrag nicht anzunehmen, wirst du vehement widersprechen. Nein zu sagen ist gar nicht so leicht. Wenn du es immer noch nicht fertigbringst, kann die 72-Stunden-Regel helfen. Die besagt, dass du alles, was du annimmst, innerhalb von 72 Stunden auch beginnen musst. Danach sinkt die Chance, dass bei dem Auftrag oder Projekt etwas Vernünftiges herauskommt, gegen ein Prozent. Die Aufschieberitis tritt meistens dann ein, wenn es sich um eine ungeliebte Arbeit handelt. Denn Hand aufs Herz, wenn Motivation und Leidenschaft durch einen Job angefacht werden, brennt das innere Feuer ohnehin derart lichterloh, dass sich sofort an die Arbeit gemacht wird. Zwischen Entschluss und Erledigung keine große Kluft aufkommen zu lassen ist ein Charakteristikum aller im Zeitmanagement Erfolgreichen.
Die ABC-Methode
Am Anfang dieser Zeitmanagement Tipps steht, alle Aufgaben aufzulisten, die erledigt werden müssen. Dazu gehören sowohl Routineaufgaben als auch aktuelle Arbeiten und Projekte. Bei komplexeren Arbeiten hilft es, die einzelnen Arbeitsbereiche in ihre Abläufe aufzuspalten, damit wirklich jeder Arbeitsschritt erfasst werden kann. Danach wird die Übersicht nach dem ABC-Schema aufgeteilt. In die Kategorie A fällt alles mit hoher Priorität und einer Deadline. Aufgaben in der Rubrik B und C können delegiert werden. Das ursprünglich für Führungskräfte konzipierte Modell hat für dich als Freiberufler jedoch seine Grenzen. Denn oft gibt es schlichtweg niemanden, an den du Aufgaben delegieren kannst. Zum Glück kannst du das System einfach modifizieren, indem du hinter jedem Punkt notierst, wie viel Zeit du zur Erledigung benötigst und wie viel Zeit pro Woche oder im Monat für die zur Aufgabe gehörenden Arbeitsschritte veranschlagt werden muss.
Die SMART-Methode
Ein recht alter Hut unter den Zeitmanagement Tipps ist die schon seit 1956 existierende SMART-Methode. Die Technik soll beim Formulieren von Zielen helfen und dabei unterstützen, Aufgaben realistisch einzuschätzen, wodurch es möglich wird, sinnvolle Fristen zu setzen. Das Akronym SMART steht dabei für
S wie Spezifisch - Aufgaben und die damit verbundenen Ziele sollen so genau wie möglich beschrieben werden. M wie Messbar - Die für die Aufgabe benötigten Ressourcen müssen ermittelbar und zeitlich messbar sein. Attraktiv - Der Gedanke daran, die anstehenden Aufgaben zu erledigen muss attraktiv und hoch motivierend sein. Realistisch - Was auch immer du planst, es muss am Ende umsetzbar sein. Termingerecht - Dazu gehört, deine Aufgaben zeitverbindlich zu planen und durchzuführen. Noch mehr Zeitmanagementmethoden findest Du in unserem Blog Post: Zeit als wertvollstes Gut - eine Übersicht über einige Zeitmanagement-Methoden Vielleicht gehörst du zu der Sorte Mensch, die es überhaupt nicht mögen, sich in irgendwelche Methoden hineinzudenken und noch mehr Listen aufzustellen. Denn so manchem ist es durchaus schon einmal passiert, dass er vor lauter Listen nicht mehr zu seiner eigentlichen Arbeit kam. In diesem Fall helfen dir vielleicht eher schnell umsetzbare Zeitmanagement Tipps und Methoden
Blitzschnell umsetzbare Zeitmanagement Tipps
Die Pomodorotechnik verlangt von dir, 45 bis 90 Minuten an einer einzigen Aufgabe konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Während dieser Zeit darf nichts anderes stören, auch Anrufe werden nicht angenommen. Danach benötigt der Kopf eine kleine Pause, bevor es wieder weiter geht. Ein kurzer Spaziergang ist ideal, denn Sauerstoff belebt das Gehirn ebenso wie der Wechsel zwischen sitzender und stehender Tätigkeit. 45 Minuten auf einem beweglichen Bürostuhl sitzen folgen zehn Minuten arbeiten vom Stehpult aus. Die Stunde wird vollgemacht mit fünf Minuten aktivem Herumlaufen. Das schont den Rücken und die Durchblutung wird angeregt. Denn bei allen Zeitmanagement Tipps ist immer dein körperliches Wohlbefinden wichtig. Daher solltest du auf eine gesunde, ausgewogene Ernährung achten, Sport in deinen Plan einbauen und auf genügend Schlaf achten. Vielleicht solltest du an einem anderen Tagesablauf überlegen und nicht mehr bis spät in die Nacht arbeiten und dafür früher aufstehen. Hier kannst du nachlesen, warum Frühaufsteher produktiver sind: Frühaufsteher werden: Wird man durch frühes Aufstehen wirklich produktiver?
Die zehn besten Zeitmanagement Tipps
Unabhängig davon, ob Du Dich mit einer der vorgestellten Methoden komplett neu strukturieren möchtest oder dir lieber einzelne Zeitmanagement Tipps herauspickst und auf deine individuelle Situation anwendest. Das sind die zehn besten Zeitmanagement Tipps, die bei Freiberuflern wirklich funktionieren.
Hinterfrage Dich selbst
Beobachte dich in den nächsten Tagen einmal intensiv und schaue, was du eigentlich gerade erledigst. Wenn du zu den Listenschreibern gehörst, kannst du auch Notizen machen. Frage dich danach, warum du diese Dinge eigentlich machst. Gefällt dir die Aufgabe? Macht sie dich zufrieden? Gewinnst du mehr Erfahrung und Kompetenz in deiner Branche dadurch? Führt es dich auch zu dem finanziellen Ziel, das du dir gesetzt hast? Handelt es sich um eine notwendige Verpflichtung wie etwa Buchhaltung? Wichtig ist, eine für dich stimmige und motivierende Antwort auf die ganzen Warums zu erhalten. Doch was ist, wenn du gar keine Lust hast oder die ganze Arbeit nichts bringt?
Aufräumen
Damit ist nicht der überladene Schreibtisch gemeint, obwohl ein Ausmisten des Chaos auch neue Energien freisetzen könnte. Auf deiner Liste hast du gesehen, welche deiner Aufgaben keinen Spaß machen. Sind sie dann noch mit einem Aufwand verbunden, der in keiner Relation zum Verdienst steht, ist es Zeit, den Kunden abzugeben. Das gilt auch für Auftraggeber, die nicht zahlen oder immer den Preis drücken wollen. Was nicht gut tut, muss gehen.
Aufgaben abgeben
Aufgaben abgeben ohne Angestellte? Wie soll das funktionieren? Indem Du Buchhaltung, Steuererklärung oder Sekretariatsarbeiten an Fremddienstleister abgibst. Zeitmanagement Tipps dieser Art sind Gold wert, denn die Extrazeit kannst du in Fortbildungen investieren oder du nutzt sie, um mehr Umsatz zu generieren.
Schaff dir eine Routine
Du lässt jeden Tag neu auf dich zukommen? Auf diese Art und Weise kannst du dich leicht verzetteln. Wer sich und seinen Tag durchstrukturiert, hat mehr davon. Schaff dir deine Routine und jogge jeden Morgen vor der Arbeit, beantworte danach E-Mails und konzentriere dich dann auf die jeweiligen Aufgaben.
Mach es auf deine Art
Offenbar scheinen eine Menge Leute darüber Bescheid zu wissen, wie Freiberufler genau zu arbeiten haben und versorgen dich auch noch ungefragt mit Zeitmanagement Tipps. Du hast dich für die Selbstständigkeit entschieden, weil du auf deine Art und Weise arbeiten willst. Also gestalte die Arbeit auch nach deinen Wünschen und deinem Zeitplan. Selbst wenn andere zum Frühaufstehen raten, du aber ein Nachtmensch bist lass dir nicht reinreden und mach es so, wie du es für richtig hältst.
Puffer einplanen
Du hast den Tag mit Kundenterminen perfekt durchgeplant und dann kommt etwas dazwischen und dir fliegt deine ganze Organisation durcheinander. Bei Freiberuflern kommt es immer erstens anders und zweitens als man denkt. Unnötigen Stress ersparst du dir, wenn du bei Kunden- und Auswärtsterminen Puffer einplanst.
Nimm dir nicht zu viel vor
Du hast es geschafft und deinen Plan mit Hilfe von Zeitmanagement Tipps und Methoden straff durchorganisiert. Glückwunsch, dass du Prioritäten setzen kannst, aber mehr als vier bis fünf Aufgaben pro Tag kann niemand effektiv bewältigen. Da ja immer irgendetwas Berufliches oder Privates dazwischen kommt, solltest du ein bis zwei Stunden täglich für die Kategorie “Unvorhergesehenes” reservieren.
Von Life Hacks profitieren
Oftmals fressen die kleinen Dinge im Leben die meiste Zeit, zum Beispiel das Bücken nach Kabeln, die Schreibtischorganisation oder das Suchen von Arbeitsmaterialien. Im Internet gibt es eine Menge Videos mit Life Hacks, die zwar keine Zeitmanagement Tipps enthalten, aber dein Leben sehr viel einfacher machen.
Weg vom Multitasking
Du bist stolz darauf, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können? Wenn zu viele Gedanken auf dich einprasseln, ist es leicht, den Fokus zu verlieren. Das führt dazu, alles nur ein bisschen, dafür aber nichts richtig zu erledigen, wie mehrere Studien belegen. Setze lieber auf Singletasking und konzentriere dich auf eine Aufgabe.
Störquellen verbannen
Einmal eben einen Tweet absetzen oder kurz Facebook checken? Social Media können zu einer enormen Zeitfalle werden und Energie abziehen, die du für andere Aufgaben brauchst. Lass die Social Networks während deiner Arbeitszeit geschlossen und reserviere dir einen Zeitraum dafür während deiner Mittags- oder Kaffeepause.
