Verlier keine Zeit bei der Arbeit! So geht effektives Zeitmanagement!

Effektiver und zeitsparender Arbeiten mit einfachen Tricks.

Was bedeutet Zeitmanagement?

Unter Zeitmanagement versteht man im Grunde alle Maßnahmen, um seine Zeit optimal einzuteilen. Zeitmanagement spielt sowohl im beruflichen Sinne, als auch in der Freizeit eine große Rolle, um die zur Verfügung stehende Zeit möglichst sinnvoll und produktiv zu nutzen.

Wie sieht denn so ein “normaler” Arbeitstag für dich aus? Wie ist dein Zeitmanagement?

Vielleicht so: Bei der Arbeit ankommen, Inbox aufmachen, lesen, was Neues dazu kam, mit den Kollegen “kurz” austauschen, vielleicht ein Meeting “kurz” halten, und kaum eine der Aufgaben, die auf dich warten, abgeschlossen, da wird es schon Zeit für Mittagessen.

Danach wieder zurück zur Arbeit, Emails beantworten, Anrufe tätigen, “kurz” auf eine SMS antworten, mit dem Team kommunizieren, und ehe man sich versieht, ist es schon 16 Uhr und man hat nach 8 Stunden wieder NICHTS geschafft.

Hört sich doch irgendwie bekannt und stressig an, oder?

Die Welt, in der wir leben, ist voll von Störenfrieden. Sei es Emails, SMS, Push Benachrichtigungen oder komplizierte Arbeitsabläufe, zu viele Meetings, zu viel Kommunikation innerhalb von Teams… Wo man auch hinsieht, findet man nur Unterbrechungen.

Es gibt aber Möglichkeiten, wie du doch mehr Zeit aus deinem Alltag holen kannst. Einfache Techniken, die du sofort anwenden kannst, um dein Zeitmanagement zu verbessern.

In diesem Beitrag stellen wir dir ein paar höchst effektive Möglichkeiten vor, wie du zeitsparend und doch wirkungsvoll arbeiten kannst und verhelfen dir somit zu einem besseren Zeitmanagament.

1. Nutze die Pomodoro Technik, um dein Zeitmanagement zu verbessern

Die Pomodoro Technik ist eine Zeitmanagement Technik, die in den späten 80ern von Francesco Cirillo erfunden wurde. Der grundlegende Gedanke dabei ist, dass häufige Pausen die mentale Agilität steigern und dir erlauben, große Aufgaben in kleinere Schritte aufzuteilen, wobei du während der aktiven Arbeit fokussiert und erholt bleibst.

Du brauchst hierfür eine Eieruhr, bzw. einen Kurzzeitwecker, diese findest du auch online. Es wird jedoch empfohlen, einen mechanischen Wecker zu nutzen, da das Aufziehen des Weckers zu einem mentalen “Anker” wird, der dein Gehirn für die Arbeit vorbereitet.

Schritt 1 : Entscheide dich für eine Aufgabe

Schritt 2 : Stelle die Eieruhr auf 25 Minuten ein (ein Pomodoro)

Schritt 3 : Arbeite an der Aufgabe, bis du die Uhr hörst. Falls eine Unterbrechung vorkommt, schreiben diese auf ein Blatt Papier und kümmere dich später darum. Unterbreche auf keinen Fall die Arbeit.

Schritt 4 : Wenn die 25 Minutes abgelaufen sind, setze einen Strich auf ein Blatt Papier und mache 3-5 Minuten Pause.

Schritt 5 : Gehe zurück zu Schritt 1-4, bis du 4 Striche auf dem Papier hast (4 Pomodoros). Nachdem der vierte Strich erreicht wurde, mach eine längere Pause von 15-30 Minuten, danach fange wieder bei Schritt 1 an und notiere neue Striche.

Das Ziel dieser Technik ist es, interne und externe Unterbrechungen zu minimieren, beziehungsweise ganz auszuschalten.

Ein Pomodoro kann nicht pausiert werden, Unterbrechungen werden entweder aufgezeichnet, delegiert oder für später aufgeschoben, falls dies nicht möglich ist, muss der Pomodoro ganz unterbrochen werden und wieder von Anfang begonnen werden. Diese Technik verhilft dir zu einem besseren Zeitmanagement.

2. Für ein gutes Zeitmanagement: Prioritäten ins richtige Kästchen setzen

Wir denken viel zu oft linear. Wir sehen eine Sache, beschäftigen uns mit dieser, und gehen über auf die nächste - und das den ganzen Tag lang. Ohne Prioritäten kann es sehr gut vorkommen, dass wir das Unwichtige schaffen und für wichtige Sachen am Ende keine Zeit finden.

Dies kannst du aber recht einfach vermeiden! Die Methode, die mir am besten zu einem guten Zeitmanagament verholfen hat, wurde zuerst von Stephen Corvey hier beschrieben, und so funktioniert sie:

Schritt 1 : Erstelle eine “To Do” Liste. Diese sollte alle Aufgaben beinhalten, die du während des Tages, oder sogar während der Woche erledigen willst.

Schritt 2 : Erstelle eine Tabelle, die in etwa so aussieht:

Schritt 3 : Setze die Aufgaben in die dazugehörigen Kästchen, und erledigen diese in Etappen von Kästchen 1 bis Kästchen 4.

Du wirst merken, dass wenn du diese Methode der Priorisierung anwendest, du dich am Ende des Tages viel besser fühlst, weil du die wichtigsten und dringendsten Aufgaben abgeschlossen hast.

Optimiere mit kleinen Tricks dein Zeitmanagement

Wie am Anfang schon beschrieben, sind Störenfriede überall. Sie sind Schuld an einem schlechten oder nicht optimalen Zeitmanagement.

Um deine Zeit effektiv und zielbewusst zu nutzen, musst du lernen, gegen Zeiträuber zu kämpfen, denn wenn du im Arbeitsprozess bist, ist nichts schlimmer als Unterbrechungen. So bekommst du dein Zeitmanagement in den Griff:

Du musst nicht immer erreichbar sein . Sag “Nein” zu Facebook, Email und Handy. Schalte alles stumm und kämpfe gegen den Drang mal “kurz” reinzuschauen. Sag “Nein” zu nutzlosen Meetings , nimm dir eine Stunde am Tag für 1:1 Meetings mit Kollegen mit denen du zusammenarbeiten musst, und mache Termine für diese Meetings im Vorraus. Folgen der “2 Minuten Regel” - Alles, was du am Anfang des Tages findest, was in 2 Minuten gemacht werden kann, mache auch sofort, so dass du später nicht über diese Aufgaben stolperst. Fertig ist besser als Perfekt . Perfektion kostet Zeit, und während du darüber grübelst, ob die Formatierung deiner Email nicht noch besser sein könnte, oder ob die Powerpoint Präsentation nicht noch ein wenig mehr “Pepp” vertragen könnte, verlierst du unnötige Zeit. Lernen Sachen schnell abzuschliessen. Audiobooks schneller hören . Wenn du mehr und schneller lernen willst, kannst du dir eine App wie “Overdrive” beschaffen, und deine Audiobücher in doppelter Geschwindigkeit hören. So kannst du doppelt so viel in derselben Zeit lernen.

Jeder Mensch hat nur 24 Stunden am Tag

Alle Menschen haben genau 24 Stunden täglich zu Ihrer Verfügung, jedoch schaffen wir nicht alle dasselbe in diesen 24 Stunden. Einige von uns haben von Natur aus ein fantastisches Zeitmanagement, und andere wissen nicht einmal, was es bedeutet, ein optimales Zeitmanagament in ihren Alltag zu integrieren.

Gute Planung, Disziplin, die richtigen Arbeitsabläufe und Werkzeuge machen schon viel aus, und schützen uns vor Zeitverlust und unnötigem Stress.

Die Tipps und Tricks in diesem Beitrag sind nur eine kleine Auswahl an Ratschlägen, diese können dir aber, wenn richtig angewandt, etliche Stunden im Monat freischaufeln, die du mit Freunden und Familie erholt genießen könntest.

Hast du auch Tipps, wie man Zeit im Alltag einsparen kann? Teile diese mit uns in den Kommentaren!