BWA erstellen: Betriebswirtschaftliche Auswertung für Selbstständige und KMU

Solo-Selbstständige und Menschen, die ein Unternehmen gründen und führen, stehen vor der gleichen großen Herausforderung: Sie benötigen einen möglichst detaillierten Überblick über ihre wirtschaftliche Lage. Das ist wichtig für die Budgetplanung und für die Kontrolle des Geschäftserfolgs.

Wenn du schon selbstständig bist, weißt du sicher, wie aufwendig eine Finanzanalyse ist – und dass es bei steigenden Auftragszahlen immer schwieriger wird, betriebswirtschaftlich den Durchblick zu behalten. Hier kommt die BWA ins Spiel.

Wenn die BWA für dich nach einer Art Bilanz klingt, liegst du damit richtig – die Bilanz verfolgt ein ähnliches Ziel wie die BWA. Der Unterschied: Die BWA liefert dir regelmäßig, zum Beispiel Monat für Monat, ein detailliertes Update über deine finanzielle Situation, der Jahresabschluss dagegen nur einmal im Jahr.

Vereinfacht gesagt: Die Bilanz zeigt dir das große Ganze, während die BWA als eine kurzfristige Erfolgskontrolle dient. Du siehst anhand der betriebswirtschaftlichen Auswertung zum Beispiel viel schneller, ob sich dein Geschäft kritisch entwickelt, und kannst effektiv gegensteuern.

In Deutschland besteht keine gesetzliche Pflicht zum Erstellen einer betriebswirtschaftlichen Auswertung. Das ist ein weiterer Unterschied zur Bilanz, die für bestimmte Unternehmen ein Muss ist.

Obwohl sie optional ist, kann sich das freiwillige Erstellen einer BWA für Unternehmen jeder Größe lohnen. Das gilt auch, wenn du selbstständig oder freiberuflich arbeitest. Mithilfe der BWA behältst du deine geschäftliche Entwicklung im Blick. Selbstständige und KMU, die eine BWA erstellen, haben außerdem folgende Vorteile:

• fundierte Grundlage für Business-Entscheidungen und Maßnahmenplanungen
• Basis für die Planung der Einkommensteuervorauszahlung
• aktuelle Übersicht über die finanzielle Situation
• Indikator für Schwachstellen und negative Entwicklungen
• Verhandlungsbasis für Kreditanfragen bei der Bank
• wichtige Entscheidungsgrundlage für viele Lieferanten und Geschäftspartner

Wenn du eine BWA selber erstellen willst, solltest du dich zunächst mit ihren wichtigsten Grundlagen und Inhalten beschäftigen. Vorab ist zum Beispiel wichtig zu wissen, dass es verschiedene BWA-Formen und -Arten gibt.  

Die Form bestimmt unter anderem, welche Informationen in einer BWA enthalten sind. Am bekanntesten ist die „BWA-01“, die auch als Standard-BWA bekannt ist und in den 1960er Jahren von DATEV entwickelt wurde. Sie ist für Unternehmen und Selbstständige gleichermaßen geeignet.

Daneben bietet DATEV verschiedene Vorlagen 

• für bestimmte Zwecke, wie das Controlling oder Kreditanträge bei der Bank, und 
• für bestimmte Branchen, wie das Handwerk, für Ärzte und Ärztinnen und für alle, die in der Steuerberatung arbeiten. 

Neben den DATEV-Formen gibt es viele weitere Vorlagen. Wenn du selbstständig bist, reicht die standardisierte BWA-01 in der Regel jedoch aus.

Darüber hinaus kann die BWA mit verschiedenen Schwerpunkten erstellt werden. Typischerweise sind das die folgenden:

• Die kurzfristige Erfolgsrechnung zeigt, wie sich dein wirtschaftlicher Erfolg innerhalb eines bestimmten Zeitraums entwickelt hat.
• Eine Bewegungsbilanz zeigt Veränderungen am Vermögen und Kapital auf.
• Mit der statischen Liquidität ermittelst du deine aktuelle Zahlungsfähigkeit.

In der Praxis ist die kurzfristige Erfolgsrechnung ein Standardelement der BWA, während die Bewegungsbilanz, die statische Liquidität und weitere Posten nach Bedarf ergänzt werden.

Inhalt und Struktur der BWA hängen von der Form und ihrem Zweck ab. Was auf keinen Fall fehlen darf, sind alle für die Auswertung relevanten Finanzkennzahlen rund um deine Tätigkeit oder dein Unternehmen. 

Möchtest du eine kurzfristige Erfolgsrechnung erstellen, sind das zum Beispiel:

• Erträge wie Umsatzerlöse und Bestandsveränderungen
• Kosten wie Materialeinkauf 
• Kostenarten wie Miete, Kfz-Kosten, betriebliche Steuern, Werbe- und Reisekosten, Abschreibungen 
• Zinsaufwände und -erträge
• Ergebnis vor Steuern

In eine BWA gehören also vor allem Angaben zu Betriebseinnahmen und -ausgaben, laufende Kosten, Zinsaufwendungen und Steuern.

Möchtest du eine vergleichende BWA erstellen, um deinen Erfolg zum Beispiel an den Zahlen des Vorjahrs zu messen, benötigst du außerdem die Daten des entsprechenden Monats aus dem vergangenen Jahr.

Eine BWA zu erstellen ist die eine Sache. Doch erst, wenn du sie lesen und interpretieren kannst, wird sie zu deinem Werkzeug für die Analyse und Bewertung der Leistungsfähigkeit deines Unternehmens. 

Im Folgenden fassen wir für dich zusammen, wie du die Inhalte der BWA-01 richtig liest. Dafür sehen wir uns zunächst die Spalten und anschließend die Zeilen und ihre Inhalte an.

Das lässt sich aus den Spalten einer BWA ablesen:

• Spalte 1 enthält die Bezeichnungen der Kosten- und Erlösarten. Sie fasst mehrere Konten zusammen.
• Spalte 2 stellt die Kosten, Erlöse und Ergebnisse des Auswertungsmonats in € dar.
• Spalte 3 setzt die Gesamtleistung für den aktuellen Monat mit 100 % an. Alle Kosten- und Erlösanteile werden als prozentualer Anteil davon gezeigt. In dieser Spalte lässt sich ablesen, wo du aktuell stehst. 
• Spalte 4 setzt die Gesamtkosten für den Monat mit 100 % an und weist sie als Anteil der Kosten- und Erlöspositionen aus. Auf diese Weise erkennst du sofort die größten Kostenpositionen. Kleinste Veränderung dieser Werte haben große Auswirkungen auf deinen Gewinn vor Zinsen und Steuern.
• Spalte 5 setzt die Personalkosten prozentual in Beziehung zu den Erlösen und Kosten. Falls du Angestellte beschäftigst, lässt sich aus dieser Spalte ihre Produktivität ablesen: Ein hoher Wert in der Zeile Gesamtleistung steht für ein besonders produktives Team.
• Spalte 6 setzt den Materialwert mit 100 % an und zeigt, wie hoch dein Ertrag bezüglich der Materialkosten ist. Je höher der Betrag in der Zeile betrieblicher Rohbetrag ist, desto besser.
• Spalten 7 bis 11 enthalten die kumulierten Werte für einen bestimmten Zeitraum. Jede Aussage in diesen Spalten ist identisch mit den Aussagen in den Spalten 2 bis 6.

Jetzt lesen wir die BWA von oben nach unten – los geht es in Zeile 4. Und das kannst du ablesen:

• Zeile 4: Die Gesamtleistung besteht aus den Netto-Umsatzerlösen und Bestandsveränderungen. Außerdem gehören aktivierte Eigenleistungen dazu: Diese entstehen zum Beispiel, wenn du eine Maschine herstellst, um damit Waren für deine Kundinnen und Kunden zu produzieren. 
• Zeile 5: Der Materialverbrauch gibt an, wie viel du für den Kauf von Material ausgegeben hast. Er ist korrekt, wenn die Verbrauchsmengen und die Einkaufsmengen übereinstimmen. Ohne Warenwirtschaftssystem ist der Materialverbrauch allerdings nur schwer zu ermitteln. Du kannst dir damit behelfen, die Anzahl der produzierten Waren mit dem Kaufpreis und der benötigten Materialmenge zu multiplizieren.
• Zeilen 6 bis 8: Die Differenz zwischen dem Materialverbrauch und der Gesamtleistung bildet den Rohertrag I. Diese Kennzahl ist wichtig für die Bewertung deines wirtschaftlichen Erfolgs: Je größer der Betrag, desto mehr Geld steht dir zur Verfügung. Sonstige betriebliche Erträge erhöhen den Rohertrag I um den Rohertrag II.
• Zeilen 9 bis 21 enthalten alle weiteren Kosten, zu denen zum Beispiel die Personalkosten zählen.
• Zeile 22: Der Betrag, den du vor Zinsen und Steuern erwirtschaftet hast, ist das EBIT. Es ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Rohertrag und den Gesamtkosten. Da Steuern und Zinsen oft von Sondereinflüssen verzerrt sind, werden sie häufig aus dem eigentlichen Ergebnis herausgerechnet.
• Zeilen 23 bis 25: Falls es Zinsaufwendungen und -erträge gibt, werden sie hier erfasst. Für das Ergebnis vor Steuern wird das EBIT mit den Zinsen verrechnet.

Zeilen 26 bis 29 stellen die vorläufigen Ergebnisse aus deiner gesamten unternehmerischen Tätigkeit dar – unter Berücksichtigung sonstiger Steuern wie Versicherungs- oder Ökosteuer.

Aus all den Informationen der BWA lassen sich verschiedene Dinge ableiten, zum Beispiel, wie sich deine einzelnen Kostenarten entwickeln. Zeigen sich im Vergleich mit den kumulierten Werten des vorherigen Zeitraums Abweichungen, solltest du den Veränderungen auf den Grund gehen.

Außerdem lassen sich die Umsatzrentabilität und die Handelsspanne berechnen:

• Umsatzrentabilität = vorläufiges Ergebnis / Umsatzerlöse * 100
• Handelsspanne = betrieblicher Rohertrag / Umsatzerlöse * 100

Die Umsatzrentabilität zeigt dir, wie viel Cent pro umgesetzten Euro für dich übrig bleibt. Je höher der Wert, desto größer ist dein wirtschaftlicher Erfolg. Die Handelsspanne gibt dagegen an, wie viel Geld dir vom Preis verkaufter Waren bleibt, um deine Kosten zu decken.

Wenn du bereits eine Finanzbuchhaltung führst und deine Belege im Griff hast, ist das Erstellen einer BWA problemlos möglich. Am einfachsten gelingt dir das mit einer Buchhaltungssoftware. Du kannst alternativ mit Excel deine BWA erstellen und Muster aus dem Internet dafür verwenden.

• Bevor du loslegst, musst du festlegen, welche Daten in deine BWA fließen sollen. Orientiere dich dafür zum Beispiel an Best Practices, die du im Internet oder auf Gründer:innen-Plattformen findest.
• Wenn du ein Grundgerüst für deine BWA erstellt hast, musst du nur noch die entsprechenden Zahlen aus deiner Buchhaltung in deine Vorlage übertragen.
• Eine Software übernimmt für dich an dieser Stelle die Datenprüfung und wertet die Beträge sauber aus. Wenn du lieber mit Excel arbeitest, findest du im Internet verschiedene Vorlagen mit voreingestellten Berechnungen. 

Du willst für deine Selbstständigkeit oder dein KMU eine BWA erstellen und trotzdem Zeit für dein Business haben? Dann steht Kontist dir zur Seite. Wir übernehmen für dich die Erstellung der BWA und liefern dir jeden Monat frische Ergebnisse.