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Mehr Kontrolle über dein Business mit Echtzeit-Finanzinformationen

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Trenne Geschäftliches von Privatem einfach und übersichtlich, schütze dich vor Steuerfallen, verabschiede dich von Papierkram und vergesse nie wieder einen Beleg.

Was macht eigentlich den Erfolg im Business aus? Schenkt man diversen Studien und Analysen Glauben, wird sehr häufig die Konkurrenzfähigkeit genannt, die als eine der Hauptkriterien dafür gilt. Dabei hängt es maßgeblich von der Größe des Unternehmens ab. Denn je kleiner das Unternehmen ist oder auch wenn das Metier im Umfeld mit starker Konkurrenz angesiedelt ist, desto schwieriger ist es, sich wirklich konkurrenzfähig zu etablieren und auch zu halten. Auch das beste Marketing mit all seinen zur Verfügung stehenden Tools und Systemen bringt dann nicht allzu viel, wenn man eigentlich viel zu "klein" dafür ist, nicht weißt, wie man sie richtig einsetzt beziehungsweise wenn gar solche genutzt werden, die gar nicht zum Unternehmen passen. 
Aber um gegenüber der Konkurrenz zu bestehen - gerade auch als Kleinunternehmer, der über viel geringere Ressourcen verfügt als größere Unternehmen - ist es enorm wichtig, sein Terrain abzustecken und alle verfügbaren Möglichkeiten bestmöglich zu nutzen. Das ist ein Aspekt. 

Eine andere Seite für den Erfolg sind die Kundenbeziehungen - denn Auftraggeber und Kunden sind nun mal mit das wichtigste Element jedes Unternehmens. Ohne Kunden läuft nichts. Dabei ist es maßgeblich, nicht nur eine gute Beziehung zu ihnen aufzubauen, um Kunden ans Unternehmen zu binden, sondern diese auch zu pflegen, um so längerfristig eine Abwanderung zu verhindern.   

In diesem Zusammenhang kommt das so genannte CRM (Customer Relationship Management) ins Spiel. Im Zusammenhang mit E-Mail-Marketing, als ein großer Baustein, sind beide Faktoren bestens geeignet, um die Produktivität deines Unternehmens zu steigern, das Wachstum und den Erfolg anzukurbeln und konkurrenzfähig zu agieren. Und darum soll es heute gehen.


Eine Definition lautet sinngemäß: CRM steht für Customer Relationship Management und heißt übersetzt Kundenbeziehungsmanagement. Es handelt sich dabei um professionelle Softwarelösungen, durch die Strategien zur Verwaltung sämtlicher Beziehungen und Interaktionen Ihres Unternehmens mit potenziellen und bestehenden Kunden ermöglicht werden.

Egal um welche Unternehmensgröße es geht, ein gutes Kundenbeziehungsmanagement ist Pflicht eines jeden Unternehmers. Bei professionellen CRM-Softwarelösungen für zielgerichtetes Kundenmanagement geht es vor allem darum:

die Leistung und Produktivität zu steigern bei gleichzeitiger Kostensenkung, sowie Automatisierung der Geschäftstätigkeiten

sämtliche Kundendaten zu zentralisieren und diese effizient nutzen zu können 

den Standard des Kunden-Service zu erhöhen sowie die Kundenbindung auf einem hohen Niveau zu halten 

CRM kannst du in den unterschiedlichsten Bereichen in deinem Unternehmen einsetzen, also beispielsweise im Marketing ebenso wie im Vertrieb oder im Service. Als erklärte Ziele von CRM werden genannt, den Kundenlebenszyklus zu verlängern, die Kundenbeziehungen zu verbessern, Kundenbindungsmaßnahmen abzustimmen und letztlich den Erfolg zu steigern. Manche Aussagen gehen aber noch weiter: Wenn du es nicht schaffst, den Kundenlebenszyklus langfristig auf einem Optimum zu halten, wirst du früher oder später Kunden verlieren. Harte Worte, aber so knallhart ist das Business. 

Microsoft Dynamic 365, ein Cloud-basiertes CRM- und ERP-System mit 200 Anwendungen

Pipedrive, die All-in-One-CRM-Plattform zur Skalierung Ihres Geschäfts, speziell für kleine Unternehmen

Salesforce Sales Cloud, das weltweit führende webbasierte CRM

CentralStationCRM, eine schlanke CRM-Lösung, die sich insbesondere an die geschäftlichen Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen mit flacher Hierarchie eignet

Insightly, ebenfalls für kleinere Unternehmen, Freelancer und Selbstständige 

Zum besseren Verständnis sei noch erwähnt: CRM wird im Zusammenhang (auch in der oben genannten Definition) sowohl als CRM-Software als auch als CRM-Strategie erwähnt. Was von beiden ist es denn nun richtig? Denn wenn man es genau nimmt, sind beides ja unterschiedliche Aspekte. Dazu muss man sich noch einmal vor Augen führen, was CRM bedeutet: Kundenbeziehungsmanagement. Dafür ist eine bestimmte Strategie erforderlich, dass heißt du musst für dein Unternehmen eine Strategie entwickeln, wie du gute Kundenbeziehungen aufbaust, diese pflegst und die Kunden bestenfalls lange behältst. Diese Strategie bedarf einer guten technologiebasierten Software, mit der du das realisieren kannst. Also, ohne die Verwendung einer professionellen Software bringt die beste Strategie rein gar nichts. 

Weiterführende Aspekte zum Thema Kundenbeziehungen findet du in diesem Artikel.

Ein Baustein einer derartigen Strategie ist zum Beispiel das E-Mail-Marketing

Eine Definition lautet: "E-Mail-Marketing ist eine spezifische Form des Onlinemarketings oder des Direktmarketings. Informationen und Werbebotschaften werden per E-Mail gezielt an Personen oder Gruppen von Personen gesendet, die sich für den Empfang von E-Mails beim Absender registriert haben. Durch die Personalisierung der Anrede und der Inhalte wird eine direkte und persönliche Kommunikation mit dem Empfänger aufgebaut. Das E-Mail-Marketing betreibende Unternehmen muss für den Aufbau eines Adressverteilers personenbezogene Empfängerdaten wie Name und E-Mail-Adresse verarbeiten und speichern. (...) E-Mail-Marketing kann sowohl zur Bestandskundenpflege wie auch zur Neukundengewinnung eingesetzt werden. Kundenbeziehungen können gefestigt und die Kundenbindung erhöht werden. Je nach Zielgruppe können dabei unterschiedliche Intentionen verfolgt werden." 

Beim E-Mail Marketing bieten sich dem durchführenden Unternehmen also eine Vielzahl an Möglichkeiten für unterschiedlichste Zwecke. So kannst du als Unternehmer beispielsweise mit Gewinnspielen, Vergünstigungs-, Sonder- oder Rabattaktionen für zusätzliche Kaufanreize sorgen oder auch "Zögerer" motivieren doch etwas zu kaufen oder ein Angebot von dir in Anspruch zu nehmen. Ebenso praktisch ist die Verteilung von Informationen über Neuerscheinungen, allgemeine News oder neue Angebote über den personalisierten E-Mail-Versand. Und E-Mail-Marketing dient des weiteren auch perfekt dafür, Unternehmens-Infos, Tipps, Gebrauchsanleitungen von Produkten sowie Angaben zu Service-Dienstleistungen zu lancieren. Über eine E-Mail-Marketingkampagne lassen sich auch spezielle, zeitlich begrenzte (Dienstleistungs-) Angebote bestens und effizient verwalten.

Manchmal ist es ja gar nicht so einfach mit dem "E-Mail schreiben" - welche Skills du dazu brauchst, findest du hier.

Wie lässt sich CRM mit E-Mail-Marketing kombinieren?



Das E-Mail-Marketing hat sich in den letzten Jahren als ein häufig genutztes und Erfolg bringendes Marketing-Instrument etabliert. Im Rahmen des CRM hat es aus diesem Grund eine wichtige Aufgabe. Bei einigen CRM-Softwarelösungen lässt sich das E-Mail-Marketing optimal integrieren und so noch einfacher gestalten. Es lässt sich deshalb mit Fug und Recht sagen, diese beiden Komponenten ergänzen sich perfekt. Denn sie helfen nicht nur dabei, eine Kundenbindung aufzubauen und die dafür benötigten Kundenkontakte zu verwalten, sondern sie auch zu pflegen und zielgerichtet und/oder zweckgebunden einzusetzen. 

Die Voraussetzung: Die von dir im Unternehmen verwendete CRM-Lösung muss für die Umsetzung von E-Mail-Marketing geeignet sein. Und das ist relativ einfach, denn eine professionelle CRM-Software bietet hierfür bereits maßgeschneiderte Vorlagen, die darüber hinaus nach verschiedenen Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen gefiltert und bearbeitet werden können.  

Deswegen kommen wir zu dem Fazit: Als einer der Vorteile von CRM ist die große Vereinfachung in der Durchführung von E-Mail-Marketing zu nennen. Und es ist mehr als einleuchtend: Je größer dein Unternehmen ist, desto aufwändiger und zeitintensiver ist die Kundendaten-Verwaltung und das Handling. Ein Beispiel: Du möchtest ein Kundenmailing durchführen, in dem du deine Kunden individuell über eines deiner Angebote informieren möchtest. Ohne entsprechendes Tool müsstest du quasi für jeden einzelnen Kunden eine persönliche Ansprache entwickeln und dir bei jedem Kunden überlegen, auf was dieser am besten reagiert beziehungsweise was dessen Bedürfnisse und wie diese optimal zu befriedigen sind. 

In einem kleinen Unternehmen mit wenigen Kunden wird das vielleicht noch funktionieren. Aber mit zunehmender Unternehmensgröße ist das irgendwann nicht mehr zu machen. Mit einem passenden CRM-Tool aber kannst deine E-Mail-Marketingkampagnen auf den Zweck abstimmen und auf einfache Weise durchführen. Und du kannst hier dieses gewisse, eben schon angesprochene Gefühl beim Kunden erzeugen, die ihn Glauben machen, dass deine Produkte nur für ihn beziehungsweise persönlich auf ihn zugeschnitten sind. Immer mehr Unternehmen setzen darauf und führen die Vermarktung ihres Angebots fast ausschließlich über E-Mail-Marketing durch. Und das ziemlich erfolgreich. 



Übergeordnet zu sehen, sind auch die wechselseitigen Vorteile beider Komponenten: Die bei der Durchführung von E-Mail-Marketing entstandenen Kundeninformationen sorgen für eine lückenlose CRM-Datenbank. Auf der anderen Seite lassen sich diese Daten wiederum für E-Mail-Marketing-Kampagnen nutzen, um mit den betreffenden Kunden gezielt in Kontakt zu treten. 

Vorteile, die eine professionelle CRM-Software darüber hinaus bieten kann:

Kundendaten lassen sich mit anderen (kompatiblen) Systemen aufeinander abstimmen, das bedeutet deine gesamten Daten befinden sich an einem Speicherort und können mit jedem anderen, von dir genutzten Dienst synchronisiert werden. Einfacher, zeitsparender und effektiver geht es kaum.

leichtere Identifizierung und Analyse potentieller und bestehender Kunden

detaillierte, kundenbezogene Speicherung und Nachverfolgung der Kundeninteraktionen, wodurch eine spezielle Betreuung ermöglicht wird. Kunden fühlen sich so ebenfalls gut betreut und bekommen den Eindruck, dass du sie als Kunden wertschätzt. Das erhöht die Kundenbindung und dadurch lässt sich eine gute Beziehung aufbauen und pflegen.

perfekte Planbarkeit von Aktionen dank automatisiertem Abläufen (zum Beispiel Versand zu bestimmten Uhrzeiten), dadurch erleichterte Durchführung von Kundenmailings, auch spezialisierte Aktionen wie Newsletter zu Geburtstagen mit Rabatt- oder Gutscheinangeboten

E-Mailmaßnahmen bieten sich auch perfekt dafür an, Kunden um Feedback oder auch Bewertungen zu bitten (zum Beispiel "Wie zufrieden waren Sie mit Ihrem Kauf von XYZ?"). Wenn sie sich bei dir individuell betreut und gut aufgehoben fühlen, sind sie wahrscheinlich auch gerne bereit, einen kleinen Fragebogen auszufüllen und dich, dein Unternehmen und dein Angebot positiv zu bewerten.  

Übrigens, zum Thema Weiterempfehlung findest du hier einen Artikel.

Der Einsatz von CRM in Kombination mit E-Mail-Marketing stellt für dich als Unternehmer also ein sehr wertvolles Instrument dar. Hier ein paar Tipps, wie du die Sache angehen könntest:

Mache dir klar, welche Ziele du mit CRM erreichen möchtest und welche Software du brauchst

Liste alles auf und erstelle einen Plan, wie du Schritt für Schritt vorgehen möchtest, was realistisch und realisierbar ist

In welchen Bereichen sollte CRM im Unternehmen implementiert werden und zum Einsatz kommen?

Wo müssen Kundeninteraktionen verbessert werden?

Wie lässt sich dein Kundenservice verbessern?

Wie kannst du Zeit sparen bei der Verwaltung der Kundendaten?

Wie kannst du dein Kundenbindungsmanagement verbessern?

Welchen Nutzen kannst du erzielen, wenn du E-Mail-Marketing im Rahmen von CRM einsetzt?

Zeitraubende, alltägliche Arbeiten automatisieren und vereinfachen

Unternehmens- und Kundendaten analysieren 


E-Mail-Marketing ist eine erfolgreich zu nutzende Maßnahme in Unternehmen. Zur einfachen Durchführung eignen sich CRM-Softwarelösungen. Wir zeigen wie es geht.

E-Mailmarketing ist eine erfolgreich zu nutzende Maßnahme in Unternehmen. Zur einfachen Durchführung eignen sich CRM-Softwarelösungen. Wir zeigen wie es geht.

Wie du CRM-Tools und E-Mail-Marketing für dein Business nutzen kannst

In unserem Artikel über ELSTER bin ich darauf eingegangen, was du bei ELSTER so alles machen kannst. Das Wichtigste ist dabei bei fast allen Selbstständigen letzten Endes die Gewinnermittlung, die meist mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfolgt. Ausnahmen gibt es, wenn du als Gewerbetreibender mehr als 60.000 Euro Jahresgewinn beziehungsweise 600.000 Euro Jahresumsatz erwirtschaftest – denn so wirst du bilanzierungspflichtig. Freiberufler können die EÜR in der Regel immer nutzen, auch mit mehr Gewinn oder Einnahmen.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist ein knapp 30 Seiten langes Formular mit vielen Zeilen, von denen für die allermeisten Freelancer nur wenige wirklich relevant sind. Ergänzend zum Hauptformular EÜR wollen wir auch die Anlagen AVEÜR und SZ kurz anreißen. 

Die EÜR wird zusammen mit der Einkommensteuererklärung eingereicht und dient als Mittel zur Gewinnermittlung. Sie umfasst vier Bereiche:

Bitte beachte: Nur für Landwirte wichtige Punkte sowie sehr selten gebrauchte Angaben werden hier nicht tiefergehend erläutert. Stattdessen soll diese Übersicht vor allem Freiberuflern und den meisten Solo-Selbstständigen (auch mit Gewerbe) helfen. In vielen Fällen ist auch nur ein Bruchteil des ganzen Formulares für dich relevant.

Die Angaben zum Betrieb sind für jedes Unternehmen einzeln zu erfassen. Auch die EÜR muss insgesamt für jedes deiner Unternehmen gemacht werden. Unter den Angaben sind die Steuernummer, die Art des Betriebes, diverse selbsterklärende Angaben sowie die Unternehmensform. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem Einzelunternehmer und dem Freiberufler. Sollte dein Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweichend sein, wird auch das hier angegeben. Allerdings ist ohne Anzeige beim Finanzamt das Wirtschaftsjahr auch immer das Kalenderjahr – unabhängig vom Gründungszeitpunkt.

In Zeile 9 und 10 gibst du ferner an, ob du deinen Betrieb aufgegeben hast oder Grundstücke aus dem Betriebsvermögen veräußert hast. 

Die Betriebseinnahmen: Was dir zugeflossen ist

Die Zeilen 11 bis 22 beschäftigen sich mit den Einnahmen, die größtenteils auch selbsterklärend sind. Einfach zu begreifen sind die Zeilen 11 und 12 (gilt nur für Kleinunternehmer und die Zeilen 14 und 15. Hier trägst du deine steuerbaren Einnahmen (also netto) und die nicht steuerbaren Einnahmen (umsatzsteuerbefreite Leistungen) ein.

Die Zeile 16 ist also etwas komplexer. Sie umfasst die eingenommene Umsatzsteuer sowie die Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben. Das umfasst aus deinem Betrieb entnommene und genutzte Leistungen und Waren. Bei Waren ist der Einkaufswert zuzüglich Nebenkosten als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer anzuführen, bei Leistungsentnahmen (Maschinen- oder PKW-Nutzung für private Zwecke etwa) ist es deutlich komplizierter. Hier hilft in vielen Fällen ein Steuerberater, bei der PKW-Nutzung helfen die 1-Prozent-Regelung beziehungsweise das Fahrtenbuch. 

In Zeile 17 kommt die vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer, in Zeile 18 kommen Erlöse aus Veräußerungen aus dem Anlagevermögen (falls vorhanden). Angesetzt wird hier der Teilwert, also das, was ein Dritter (noch) für den Gegenstand netto zahlen würde. Zeile 19 enthält den Netto-Wert der privaten KFZ-Nutzung eines Firmenfahrzeugs und Zeile 20 beschäftigt sich mit den Netto-Werten der Sach- und Leistungsentnahmen. Bargeldentnahmen oder Überweisungen auf das Privatkonto sind hingegen keine Entnahmen in diesem Sinne.

Die Zeile 21 (Auflösungen von Rücklagen und Ausgleichsposten) wird dich vermutlich nicht betreffen.

Die Ausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung richtig und vollständig eintragen

Die Ausgaben sind wichtig, denn sie schmälern den Gewinn. Die richtige Dokumentation deiner Kosten samt Nachweisen ist deshalb stets oberste Buchhaltungspflicht.

Zeile 23 umfasst zunächst die Pauschalausgabenbeträge für bestimmte selbstständige und freie Berufe. Du kannst grundsätzlich nur die Pauschale oder deine tatsächlichen Kosten geltend machen. Die Zeilen 24 und 25 sind nur für Landwirte interessant. Die Zeile 26 umfasst Netto-Kosten für Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe zuzüglich der Nebenkosten für die Beschaffung derselben. 

Zeile 27 umfasst die Kosten für bezogene Fremdleistungen (im Rahmen deines Unternehmens), also beispielsweise einen engagierten Freelancer, der dir half oder ähnliches. Die Kosten sind netto anzusetzen. Zeile 28 umfasst die Gesamtheit deiner Personalkosten für fest angestellte Mitarbeiter: Bruttolohn zuzüglich Lohnsteuer zuzüglich Versicherungsbeiträge sowie andere Nebenkosten.

Die Zeilen 29 bis 45 (32 bis 40 fehlen) beschäftigen sich mit Abschreibungen. Zeile 43 ist die, in der du die Netto-Kosten deiner geringwertigen Wirtschaftsgüter einträgst (bis je 801 Euro netto). Die anderen Zeilen umfassen etwa reguläre Abschreibungen für Abnutzung nach AfA-Tabelle oder auch die Auflösung von Sammelposten. 

Hier gehört dann auch die Anlage AVEÜR zu. Sie umfasst Übersichten zu Sammelposten, beweglichen Wirtschaftsgütern und so weiter. Es handelt sich um dein Anlageverzeichnis.

Zeile 46 ist der Miet- und Pachtaufwand (netto) für betrieblich genutzte Räume – also Büro, Lager, Laden und so weiter. Zeile 47 umfasst die Aufwendungen für eine Zweitwohnung, so sie denn nötig ist. Zeile 48 ist für die Grundsteuer und Aufwendungen zur Instandhaltung betrieblich genutzter Grundstücke (und nicht etwa von gemieteten Räumen).

Die Zeilen 49 bis 66 sind größtenteils selbsterklärend: Es handelt sich um die unbeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben wie Fortbildungskosten und Telefonkosten. Wichtig: Bei Internet und Telefon ist nur der geschäftlich genutzte Anteil anzusetzen, wenn beides auch privat genutzt wird. Beim Arbeiten daheim ist dies wohl der Fall. 

Lediglich Zeile 65 ist etwas komplexer und beschäftigt sich mit Rücklagen, stillen Reserven und Ausgleichsposten. Die Zeile ist für die wenigsten relevant und eine Behandlung hier würde den Rahmen sprengen.

Die Zeilen 67 bis 71 sind die beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben. Es handelt sich um Ausgaben, deren maximal steuerlich geltend zu machende Höhe vom Gesetz festgeschrieben ist. Darunter sind Bewirtungskosten für Geschäftspartner, Geschenke und die Verpflegungsmehraufwendungen.

Die Zeilen 81 bis 87 sind die Kosten im Zusammenhang mit Fahrten und Fahrzeugen (Zeile 72 bis 80 fehlen). 

Zeile 88 ist die Gesamtheit deiner Betriebsausgaben. Du bist nun fast fertig!

Die Gewinnermittlung mittels EÜR bei Elster: Letzte Schritte

Es folgt die Gewinnermittlung. Einnahmen und Ausgaben werden hier eingetragen. Zusätzlich ist in den Zeilen 91 bis 93 Platz für nicht steuerpflichtige Einnahmen, etwa staatliche Leistungen und bestimmte Versorgungsleistungen im öffentlichen Dienst. 

Es folgen nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, welche im Gabler Wirtschaftslexikon recht gut erklärt sind. Dann folgen Investitionsabzugsbeträge.

Die Zeilen 102 bis 108 sind steuerrechtlich kompliziert. Es ist für den Laien nicht sinnvoll, sich hier selbst zu versuchen. Allerdings treffen die Punkte auch für die wenigsten Freelancer oder auch Gewerbetreibenden zu.

In Zeile 109 findet sich dann endlich dein steuerpflichtiger Gewinn (oder auch Verlust). 

Nun hast du es wirklich fast ganz geschafft. 

Zeile 110 betrifft nur Personengesellschaften und ist für den Leser dieses Textes hoffentlich irrelevant. Die Zeilen 121 bis 124 umfassen wieder Rücklagen und stille Reserven – nach wie vor ein Thema für sich. 

Wichtig sind allerdings 125 und 126: Hier sind deine Entnahmen und Einlagen zu dokumentieren, so du Einzelunternehmer bist. Es handelt sich beispielsweise um vom Privatgut in die Firma eingelegte Gegenstände (anzusetzen mit dem Restwert, der auch noch abgeschrieben werden kann) und um Barentnahmen. Bareinlagen und -entnahmen sind dabei natürlich gewinnneutral.

Nun gibt es noch die Anlage SZ, die sich mit Schuldzinsen befasst. Schuldzinsen entstehen beispielsweise, wenn die Entnahmen die Barreserven übersteigen und so ein Dispokredit zustande kommt. Die hierauf zu zahlenden Zinsen sind von den Betriebsausgaben abzuziehen. Am besten kommst du gar nicht in die Situation …

Und nun hast du es wirklich geschafft! Deine EÜR für 2021 steht. Und das meiste wirst du hoffentlich gar nicht auszufüllen gehabt haben.

Die EÜR ist die häufigste Gewinnermittlungsart für Freiberufler und viele andere Einzelunternehmer. Erfahre, wie du sie bei ELSTER richtig ausfüllst.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2021 bei ELSTER korrekt ausfüllen – ein Leitfaden

Dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung begegnest du spätestens dann, wenn du deine selbstständige Tätigkeit beim Finanzamt angibst. Gründer haben also immer damit zu tun. Die allermeisten Leser dieses Textes werden dabei wohl Einzelunternehmer (Freiberufler, „Freelancer“) sein. Auch Gewerbegründungen gehen – nebst der Anmeldung beim Gewerbeamt – mit der Anmeldung beim Finanzamt einher. 

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist wichtig. Denn er dokumentiert nicht nur, dass du deiner Anmeldepflicht beim Finanzamt nachgegangen bist, sondern er bestimmt auch mit, wie das Finanzamt dich zwecks Steuervorauszahlungen vorübergehend behandelt. 

Was dabei alles wichtig ist und wie du es als Neugründer (oder wieder Gründender, der vergessen hat, wie es geht) richtig machst, erfährst du hier.

Die Basics: Allgemeines zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Das Formular findest du bei ELSTER. Solltest du dich da noch nicht registriert haben, sei dir dies dringendst empfohlen. Die Abgabe etwaiger Formulare findet ohnehin nur noch digital statt. Nur in Ausnahmefällen wird Papier angenommen. 

Unter „Formulare und Leistungen“ findet sich der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen (und um die soll es hier gehen). Freiberufler und Gewerbetreibende sind in aller Regel Einzelunternehmer.

Oben links am Formular siehst du einen runden, blauen Button, der dir anzeigt, welche Punkte du abzuarbeiten hast. Begonnen wird aber zunächst mit deinen persönlichen Daten, die du auch aus der Registrierung übernehmen kannst. Ganz nebenbei kannst du hier auch eine Steuernummer beantragen, die du ohnehin brauchst – für korrekte Rechnungen und Korrespondenz mit dem Finanzamt etwa. 

Dauerhaft Angestellte, die nie eine Steuererklärung gemacht haben, haben in der Regel keine Steuernummer. Die Steuernummer ist zudem nicht zu verwechseln mit der Steuer-Identifikationsnummer, die jeder qua Geburt bekommt. Solltest du schon eine Steuererklärung gemacht haben, nimm die Steuernummer, die im Bescheid steht. Solltest du ein zweites (oder drittes, viertes, …) Unternehmen gründen, bekommst du eine weitere Steuernummer. Eine Steuernummer pro Unternehmen ist normal, aber auch nur eine Steuer-Identifikationsnummer und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer pro natürlicher Person. 

Nun kommen allgemeine Dinge auf dich zu: Etwa Kirchenzugehörigkeitsangaben, Familienstand (bei ehelich gemeinsam Veranlagten oder gemeinsam veranlagten in einer Lebenspartnerschaft zusammen Lebenden wird für beide Partner eingetragen) und der ausgeübte Beruf. Der ausgeübte Beruf ist dein aktueller Beruf. 

Weiterhin einzutragen sind unter anderem:

- Firmenadresse (also dein beruflicher Hauptwirkungsort; oftmals einfach die Wohnadresse)

- Telefon und E-Mail (freiwillig, aber praktisch zur Kommunikation mit dem Amt)

- ein Konto (ein Geschäftskonto ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erleichtert aber einiges durch weitere Übersichtlichkeit deiner Zahlungsströme)

Deine bisherigen persönlichen Verhältnisse umfassen die Fragen nach Wohnortwechseln der letzten 12 Monate sowie dem möglichen Wechsel des Finanzamtes (jede Adresse hat genau ein zuständiges Finanzamt) binnen der letzten drei Jahre.

Wie du deine neue Tätigkeit benennen kannst

Weiterhin wirst du gebeten, deine neue Tätigkeit in etwa 200 Zeichen zu erläutern. Es ist wichtig, dass die Berufsbeschreibung recht eindeutig einem freien Beruf (etwa „selbstst. Texter und Berater für Social Media“) oder dem Gewerbe („Handel mit Musikinstrumenten“) zuzuordnen ist. Da du für den Gewerbe ja deinen Gewerbeschein beantragt hast, kannst du hier einfach die auf dem Schein stehende Gewerbebezeichnung übernehmen. Wenn du weder Freiberufler noch Gewerbetreibender bist, bist du einfach sonstig selbstständig. Das betrifft etwa Tagesmütter, Vermögensverwalter oder beruflich tätige gesetzliche Betreuer. 

Wichtig ist dies, weil die Pflichten für Freiberufler andere sein können als für Gewerbetreibende. Außerdem erleichtert es dem Finanzamt die Arbeit, wenn deine Tätigkeit eindeutig zuordenbar ist.

Einzelunternehmer dürfen einen Firmennamen haben. Allerdings muss dieser zwingend den Vor- und Zunamen enthalten und darf weder namentlich auf eine Körperschaft anspielen noch erweiterte Kompetenzen oder übergeordnete Wichtigkeit suggerieren. 

Zulässig wäre für Max Mustermann, der mit Instrumenten handelt beispielsweise: „Max Mustermann Musikinstrumentenhandel“ oder auch „Klang- und Tonhandel Max Mustermann“. 

- „Max Mustermanns Musikhandel Bayern GmbH“

- „Handel mit Waren aller Art Max Mustermann“

- „Großer deutscher Musikinstrumentenhandel Max Mustermann und Co. KG“

Ein Firmenname ist an sich nicht nötig. Du kannst hier auch einfach deinen Namen eintragen. Dein Name ist als Einzelunternehmer ohnehin deckungsgleich mit dem Unternehmen. 

Weiterhin wird nach einem möglicherweise abweichenden Ort der Geschäftsleitung gefragt (in der Regel nicht vorhanden) und nach weiteren Betriebsstätten, die ebenfalls selten existieren. Wenn ein Handelsregistereintrag besteht, muss dieser auch genannt werden. Freiberufler und Kleingewerbetreibende brauchen diesen nicht. 

Die Gründungsform ist auch zu nennen. Meistens handelt es sich ja um eine Neugründung. Wenn du in den letzten fünf Jahren selbstständig warst, ist das auch noch bei den bisherigen betrieblichen Verhältnissen einzutragen. 

Gewinnschätzungen und andere Wahrsagerei im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Die Punkte 13 und 17 sind besonders relevant. Punkt 13 beschäftigt sich damit, wie viel Einkommen (netto; Gewinn) du im Jahr der Gründung sowie im nächsten Jahr erwartest. Hieraus ergeben sich unter anderem die Zeiträume für Vorauszahlungen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) von beispielsweise Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer. Hier sind alle Einkünfte zu berücksichtigen, was in Deutschland bis zu sieben Stück sind – inklusive Einkünfte aus Miete und Pacht, Land- und Forstwirtschaft oder auch nicht selbstständiger Arbeit.

Wichtig sind zur Vereinfachung zwei Dinge:

- Voraussichtliche Einkünfte aus einem Minijob müssen hier (nicht selbstständige Arbeit) nicht rein, insofern sie pauschal versteuert werden

- Voraussichtliche Kapitalerträge müssen auch nicht angegeben werden, wenn die das Depot führende Bank in Deutschland ansässig ist und die Kapitalertragssteuer für dich abführt

Es ist empfehlenswert, lieber zu wenig zu schätzen als zu viel. Zum einen fallen die Vorauszahlungen geringer aus und zum anderen kannst du unterjährig zurücklegen, was du „zu viel“ hast. Du kannst deine Vorauszahlungen zudem jederzeit beim Finanzamt anpassen lassen. Was du als geschätzten Gewinn zunächst angibst, hat schnell keine Relevanz mehr. 

Bei Neugründern kommt es zudem vor (so auch beim Schreiber dieses Textes), dass das Finanzamt dich bei der Umsatzsteuervoranmeldung ungeachtet deiner erwarteten Einnahmen zur monatlichen Abgabe im ersten Jahr zwingt. Normalerweise hängt der Rhythmus deiner Umsatzsteuervoranmeldungen am Umsatzsteueraufkommen bei dir. Der Rhythmus wird vom Finanzamt nach einer gewissen Zeit angepasst. 

Dann geht es noch um die Gewinnermittlungsart. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist immer einfacher und empfehlenswert. Freiberufler können die EÜR immer wählen. Gewerbetreibende können dies bis zu einem jährlichen Gewinn von 60.000 Euro beziehungsweise bis zu einem Jahresumsatz von 600.000 Euro. Darüber wird der Gewerbetreibende bilanzierungspflichtig. Die Bilanz nennt das Finanzamt auch Betriebsvermögensvergleich.

Punkt 15 hat in der Regel keine Relevanz. Er beschäftigt sich mit der Freistellung von der Bauabzugssteuer, welche nur Personen betrifft, die Personen im Baugewerbe beschäftigen.

Punkt 16 beschäftigt sich mit der Lohnsteuer. Wer keine Angestellten bei Gründung hat, kann diesen Punkt überspringen.

Punkt 17 ist wichtig. Denn hier entscheidest du anhand deiner geschätzten Umsätze (nicht Gewinn), ob du Kleinunternehmer sein wirst oder nicht. Die Kleinunternehmerregelung ist hier ausführlich betrachtet. Kleinunternehmer haben Vor- und Nachteile, die im verlinkten Text erläutert werden. Deine Schätzung betrifft das Jahr der Gründung und das Folgejahr. Auch hier sind Abweichungen nicht schlimm und eine konservative Schätzung ist empfehlenswert. Du kannst auch einen Verlust schätzen, wenn du erst einmal nur in dein Unternehmen investieren wirst.

Weitere Angaben und das erfolgreiche Einreichen des Formulars

Ein paar Kleinigkeiten sind noch zu erledigen, aber du hast es fast geschafft. Du musst zum Beispiel angeben, ob du Waren mit ermäßigtem Steuersatz (Lebensmittel und Bücher) handelst und entsprechend Umsätze schätzen. 

Du musst dich auch für Soll- oder Ist-Versteuerung entscheiden. Dir sei die Ist-Versteuerung (versteuert wird nach Zahlungsdatum und nicht nach Rechnungsdatum) empfohlen. 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kannst du nebenbei auch mit beantragen. Du brauchst sie zum einen für grenzüberschreitende Geschäfte und zum anderen für Verträge mit im Ausland ansässigen Dienstleistern. Dies betrifft dich etwa, wenn du Google als Werbepartner nutzt oder ähnliches.

Punkt 19 ist ein Thema für sich, das wir hier einmal überspringen. 

Punkt 20 ist wichtig, wenn du online Waren verkaufen möchtest. Wenn du einen eigenen Shop betreibst, gehört der hier hin. Wenn du über eine Plattform verkaufst, benötigst du als gewerblicher Händler eine Genehmigung vom Finanzamt, die du hier beantragen kannst.

Nun hast du noch die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen und bist fertig. 

Du hast nun deine Gründung gesetzeskonform ans Finanzamt übermittelt.

Die Anmeldung beim Finanzamt durch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wirft ein paar Fragen auf. Antworten gibt es hier.

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Erst- und Wiedergründende erklärt

Für alle Selbständigen gilt: Selbstvertrauen ist essenziell für Erfolg im Business. So weit so gut. Manche Menschen sind mit einer großen Portion davon ausgestattet, das heißt sie hadern eher selten mit sich und ihrer Arbeit. Bei anderen ist Selbstvertrauen häufig Mangelware und so gibt es immer wieder Situationen im Berufsleben, in denen Selbstzweifel hochkommen und sich ab und zu auch hartnäckig halten. 

Klar ist aber: Beinahe jeder Unternehmer zweifelt von Zeit zu Zeit auch mal an sich selbst oder seiner beruflichen Situation. Das ist menschlich und durchaus normal, denn niemand ist immer zu Hundert Prozent "on top". Wenn die Zweifel dann auch wieder gehen und man es alleine geschafft hat, lässt es tief sich durchatmen und weitermachen. Wenn man aber dauerhaft davon geplagt ist, sollte vielleicht ein Fachmann zu Rate gezogen werden. Aber das ist nicht unser Thema. 

Heute soll es darum gehen, wie du selber lernst mit Zweifeln umzugehen und wie du sie bestenfalls in etwas Positives umwandeln kannst. Denn in Selbstzweifeln liegt auch immer das Potential für etwas Neues und Kraftvolles. Oft gehen wir aus derartigen Phasen sogar gestärkt hervor, weil wir eventuell schon längst überfällige Veränderungen vorgenommen und Stolpersteine aus dem Weg geräumt haben. 

Du als Selbständiger kannst noch so talentiert oder ein perfekter "Arbeiter" sein, der vor Energie und Selbstbewusstsein nur so strotzt, der sein Metier aus dem Effeff beherrscht - vor aufkeimenden Zweifeln ist keiner gänzlich gefeit. Da ist es erst mal auch völlig egal, auf welchen Bereich sich diese stürzen. Auch deine besten Management,- Kalkulations- und Verhandlungsgeschicke oder der perfekte Kundenstamm nutzen dann wenig, wenn die Selbstzweifel stärker sind als dieses gut ausgebaute Netz. Ungelöst können sie schnell zum Motivations-, Auftrags- und Einnahmehemmschuh werden. 

Nun ist es so: Wenn sich Zweifel an dir als Person, am Wert deiner Arbeit oder deiner Arbeit selbst hartnäckig halten, hat das eher mit dir zu tun. Denn entgegengesetzt der weit verbreiteten Meinung sind es meist nicht (unbedingt) äußere Faktoren wie beispielsweise schlechte Finanz- oder Wirtschaftsphasen oder die übermächtige Konkurrenz, wenn es nicht gut läuft (und falls diese dafür verantwortlich sind, ist dies auch ein ganz anderes Thema).

Selbstzweifel klopfen immer wieder mal an die Tür

Und das kann die verschiedensten Gründe haben. Unter anderem:

Häufig treten Selbstzweifel bei denjenigen auf, die neu in die Selbständigkeit gestartet sind. Und vor allem dann, wenn es nicht von Anfang an so läuft, wie erwartet. Treten zu viele Probleme auf, ist der Zweifel, ob denn die Idee der Selbständigkeit wirklich eine kluge war, schnell geboren. Grund Nummer Eins: die mangelnde Berufserfahrung als Unternehmer. Denn mit Stolpersteinen muss man erst mal lernen, klar zu kommen. Auch mit der Art der Hürden, die auftreten. Du kannst noch so viel im Voraus geplant haben, das was eventuell hakt, kommt oft aus einer ganz anderen Richtung.

Tipp: Schmeiße nicht gleich die Flinte ins Korn, wenn dir Wind entgegen bläst. Auch wenn es sich oft als Orkan anfühlt, bewahre Ruhe und versuche so objektiv wie möglich auf die Schwierigkeiten und die damit verbundenen Zweifel zu reagieren. Es gibt (fast) immer eine Lösung. Hole dir gegebenenfalls fachmännische Unterstützung von außen. 

Wenn du vor der Entscheidung stehst, dich selbständig zu machen, du aber noch unsicher bist (zweifelst), können dir diese Anregungen zum richtigen Mindset vielleicht helfen Existenzgründung ist eine Frage des Mindsets.

 Ähnlich wie im vorgenannten Punkt betrifft dies natürlich auch Quereinsteiger oder Berufstätige, die erst später in die Selbständigkeit starten, wie etwa beim Wechsel aus einem Angestelltenverhältnis. Auch hier fehlt vielfach einfach die Erfahrung. Vor allem für ehemals Festangestellte kommt ein Wechsel ins Unternehmertum häufig einer 180-Grad Wendung gleich. Sich plötzlich mit der alleinigen Verantwortung auf völligem Neuland zu bewegen, ist nicht immer einfach und schon gar nicht von Anfang an. 

Tipp: Auch hier gilt wie oben: Bleib ruhig und versuche den Selbstzweifeln etwas Positives entgegenzusetzen. Zum Beispiel indem du dir vor Augen führst, dass du wirklich gut vorbereitet bist und ein solides Fundament für dein Business gebaut hast.

Was ebenfalls große Zweifel hervorrufen kann, ist, wenn du nach einiger Zeit feststellst, dass du dir deinen (lang ersehnten) Lebenstraum als Selbständiger so ganz anders vorgestellt hast. Oder du eventuell sogar eine Bruchlandung hinlegst. Oder wenn du feststellst, dass deine Konkurrenten dir anscheinend immer einen Schritt voraus sind.

Tipp: Hier gilt es genau abzuwägen, worin die Ursache genau liegt. Werfe einen realistischen Blick auf das Ganze (wenn dir das nicht gelingt, ziehe jemandem, der sich auf dem Gebiet auskennt, zur Unterstützung dazu). Sind deine Zweifel begründet? Was musst du verändern beziehungsweise wie kannst du dein Business an die gegebene Situation anpassen? Manchmal sind es nur kleine Stellschrauben. Oder - auch wenn das eine harte Entscheidung wäre - du musst dir vielleicht eingestehen, dass du "den Laden schließen" solltest.

Wie du Selbstzweifel noch überwinden kannst

Oben hatte ich schon gesagt, es ist förderlich Selbstzweifel in etwas Positives zu verwandeln. Denn im Zweifel liegt auch die Chance für frischen Wind, Veränderung und Weiterentwicklung. Sonst wären wir allzu leicht geneigt, stehenzubleiben. Stillstand ist immer kontraproduktiv. Und wenn wir das zum Beispiel nicht bemerken, gibt es eine intelligente Instanz in uns, die uns zum Beispiel durch aufkeimenden Selbstzweifel zeigen möchte, dass du auf der Stelle trittst, irgendetwas nicht stimmt und dass du etwas verändern solltest. Zweifel kann sozusagen als Ansporn fungieren, auch wenn es sich an der Oberfläche für dich vielleicht zunächst gar nicht so anfühlt.

Tipp: Also, wenn Zweifel aufkommt, versuche mal über den Tellerrand hinaus zu schauen und heraus zu finden, was er dir eigentlich sagen möchte. Meist ist es nicht der augenscheinliche Grund. Die Wahrheit liegt oft darunter oder an einer ganz anderen Stelle.

 Kommen die Selbstzweifel aus dir heraus, weil du ein ängstlicher Mensch bist? Weil du nicht nur im Beruf, sondern auch in allen anderen Lebensbereichen ständig an dir zweifelst oder es dir an Selbstbewusstsein mangelt? Oder du wenig/kein Vertrauen in deine Fähigkeiten hast? All das kann die unterschiedlichsten Gründe haben, die aber leider großen Einfluss auf unser berufliches Agieren haben. Nun könnte man sagen, ein Mensch mit wenig Selbstbewusstsein macht sich wahrscheinlich nicht selbständig. Zu Teilen stimmt das. Zu anderen aber auch nicht - das kann ich aus eigener Erfahrung sagen. Man wagt zwar den Schritt, wird aber öfter von Selbstzweifeln heimgesucht als andere - mit unmittelbaren Folgen für den Erfolg. Zum Beispiel, wenn du:

- dir nicht zutraust, größere Kunden/größere Aufträge überhaupt anzunehmen

- dich immer wieder über den Tisch ziehen lässt

- dich in Honorarverhandlungen nicht durchsetzen kannst bzw. dich unter Wert verkaufst

- versuchst, dein mangelndes Selbstvertrauen durch Perfektion überspielen zu wollen

Tipp: Hier tut es ebenfalls gut, den Ursachen auf den Grund zu gehen und eventuell dann mit Hilfe eines Fachmanns die vermeintlich Ängste, Unsicherheiten etc. zu klären und zu überwinden.

Ganz wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass du dir deine Ängste und die damit verbundenen "Hemmschuhe" eingestehst und verstehst. Das ist zwar nicht einfach, aber unerlässlich dafür, wenn du deine Zweifel und damit die Erfolgsblockaden auflösen möchtest. Wenn du immer wieder versuchst, deine Ängste, Zweifel etc. zu unterdrücken und oder zu verdrängen, verursacht das auf lange Sicht Stress, der dir letztlich Kraft raubt und ungesund ist. Für viele Menschen ist es beinahe unmöglich, diesen Schritt zu tun. Oft haben wir gelernt, dass eine Schwäche zu haben, gleichbedeutend mit Versagen ist. Deswegen trauen wir uns dann nicht, Schwäche zuzugeben und rackern lieber darüber hinweg und wundern uns, warum wir keinen Erfolg haben. Doch genau darin liegt der Fehler. Nur wenn du dir Schwächen auch eingestehen kannst, lösen sich Blockaden, Zweifel und Ängste auf. 

Tipp 1: Vertraue dich mit deinen Ängsten anderen an. Finde heraus, wo deine Ängste liegen und versuche Lösungen zu finden, wie du deine Schwächen in Stärken verwandeln kannst. Auch hier ist es sicherlich empfehlenswert, sich Rat von einem Fachmann zu holen, zum Beispiel durch spezielle Coachings oder auch im Freundes- und Familienkreis. 

Tipp 2: Führe ein Erfolgstagebuch. Ja, du hast richtig gehört. Denn auch du wirst immer wieder Erfolge haben - trotz deiner Ängste. Aber leider ist es so, dass wir den Ängsten immer einen größeren Stellenwert geben als den Dingen, die gut laufen. Die fallen oft komplett hinten runter. Also, fange an auch die "guten" Sachen aufzuschreiben. Alles, was gut läuft/gelaufen ist. Schaue dir diese Aufzeichnungen regelmäßig an, vor allem aber dann wenn düstere Wolken (Zweifel) am Horizont aufziehen. 

Was du tun kannst, wenn dich Stress zu sehr belastet, liest du hier Wie dir Stressmanagement im Business helfen kann.

Wenn dich Selbstzweifel immer wieder heimsuchen, geht das ja zu Lasten des Selbstwertes. Und auch wenn es mit am wichtigsten ist, dass du die persönlichen, inneren Ursachen findest, ist es heilsam, wenn Abhilfe auch von außen kommt. Und die begegnet uns häufiger als gedacht. Nur hören wir Anerkennung und positives Feedback oft gar nicht und tun es unwillkürlich ab (zum Beispiel wenn wir uns nicht eingestehen können, dass wir Lob überhaupt verdient haben). Dadurch machst du dich klein (bzw. noch kleiner) und verhinderst die eigentlich positive Wirkung, die das auf deine Zweifel ausüben könnte. 

Tipp: Versuche Lob und Anerkennung zuzulassen. Falls du so eine intuitiv abwehrende Reaktion auf Wertschätzung in dir erkennen solltest, nehme dir vor, Lob mal ganz bewusst anzunehmen. Sage folgendes: "Ich habe gute Arbeit geleistet. Ich habe dieses Lob verdient. Meine Zweifel sind vollkommen unbegründet". Auch wenn es schwer fällt und bei den ersten Malen vielleicht gar keinen Effekt haben mag - steter Tropfen höhlt den Stein. 

Werde für dich zum "Wiederholungstäter" und genieße jede noch so kleine Wertschätzung. Und falls keine Anerkennung vom Kunden oder Auftraggeber kommt? Frage nach. Vielfach liegt es an der mangelnden Zeit und meist gilt das Motto: Ja, wenn kein Feedback kommt, wird schon alles gut gewesen sein. Damit musst du dich aber nicht abgeben. Bitte den Kunden um Feedback. Frage auch, ob du etwas hättest besser machen können. Denn dadurch entwickelst du dich auch wieder weiter.   

Eine probate Methode ist auch die, sich den schlimmsten anzunehmenden Sachverhalt vor Augen zu führen. Kurz: Was wäre der "worst case"?  Wenn wir wieder davon ausgehen, dass Selbstzweifel und fehlendes Selbstvertrauen in den meisten Fällen entstehen, weil wir Versagensängste haben, sollte man sich diese genau anschauen. Was sagt die Angst? 
Und vor allem: Was wäre dein persönlicher "worst case". Oft wirst du merken, dass das Aussprechen deiner größten Angst schon Abhilfe schafft. Denn alles, was nicht ausgesprochen wird, wirkt unbewusst, lähmt/stresst dich und macht noch mehr Angst - oft ohne dass du es benennen kannst (eben weil es unbewusst ist). Aber alles, was du aussprichst, holst du ins Bewusstsein. Dann kannst du damit umgehen, konkret an deinen Ängsten arbeiten und entsprechende Veränderungen einleiten. Oder - was auch oft passiert - du erkennst, dass diese Ängste eigentlich ganz und gar unbegründet sind. 

Tipp: Auch dieser Prozess ist nicht ganz einfach und ebenfalls ohne Hilfe schwer zu schaffen. Denn es braucht immer einen Beobachter, der das Ganze lenkt. Also, scheue dich nicht, dir Unterstützung zu nehmen. Es ist kein Zeichen von Schwäche, sondern ganz im Gegenteil - es ist ein Zeichen von Stärke, indem du deine Geschicke in die Hand nimmst und dich von deinen Zweifeln verabschieden kannst.

Es läuft grad nicht rund im Business? Du weißt nicht warum? Tja, manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht - was dann helfen kann ist Selbstreflexion: Selbstreflexion - wichtig für den Erfolg als Selbständiger.

Ab und zu aufkeimende Zweifel kennt jeder Unternehmer. Wenn man mit ihnen umzugehen weiß, ist das sicherlich keine große Hürde. Wenn aber nicht, was dann?

Wie du am besten mit Selbstzweifeln umgehst

ELSTER (ELektronische STeuerERklärung) ist der digitale Weg, um alle wichtigen Angaben beim Finanzamt machen zu können – von der Anmeldung deiner selbstständigen Tätigkeit über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Link) über beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen bis hin zur Einkommensteuererklärung. 

Es gibt diverse Programme zur Übermittlung deiner Steuerformulare an das Finanzamt, die unterschiedlich gut sind. Der Vorteil von ELSTER (im Vergleich zu anderen Steuerprogrammen) liegt wohl vor allem darin, dass es kostenlos und nach etwas investierter Zeit nicht allzu schwierig zu bedienen ist. Außerdem bietet es nahezu alles, was man bezüglich seiner Steuerangelegenheiten je brauchen könnte. 

ELSTER ist das Online-Finanzamt. Und weil es eine Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen und Verwandtem gibt, ist ELSTER eine gute Anlaufstelle, wenn du nicht willens bist, ein kostenpflichtiges Steuerprogramm zu nutzen (das ist übrigens auch nur Daten per Schnittstelle an ELSTER übermittelt) oder einen Steuerberater zu beschäftigen.

ELSTER eignet sich grundsätzlich für Selbstständige, die ihre Steuerangelegenheiten gut selbst überblicken können und ein praktisches Portal für alle Formulare nutzen wollen. Wie du in ELSTER gut rein kommst und was es alles kann, erfährst du hier.

Die Registrierung bei ELSTER erfolgt mit einer Auswahl an Möglichkeiten zum Einloggen. Unter anderem ist das Einloggen mit einer Zertifikat-Datei möglich (abzulegen auf dem PC oder einem USB-Stick), welche zusammen mit dem Passwort genutzt wird. Das ist ein einfacher und sicherer Weg. 

Du musst dich registrieren, wobei deine Daten natürlich stimmen müssen. Notwendig ist auch die Steuer-Identifikationsnummer (nicht zu verwechseln mit der Steuernummer). Solltest du eine Steuernummer haben, gehört die aber auch hier hinein. Solltest du noch keine haben, kannst du dich per E-Mail registrieren. Das einzige Dokument, das du ohne Steuernummer bearbeiten kannst, ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – mit dem du ohnehin eine Steuernummer beantragst. Du kannst dich also auch bei ELSTER registrieren, wenn du deine Selbstständigkeit beim Finanzamt anmelden möchtest. 

Per Brief erhältst du einen Code, den du zum Freischalten deines Accounts benötigst. Diesen Code kannst du gegebenenfalls später noch benötigen, also bewahre ihn gut auf. Zwischenzeitlich hast du deine E-Mail-Adresse bestätigt (eine erhaltene Mail von ELSTER) und anschließend noch eine E-Mail mit deiner Aktivierungs-ID (bis zur Aktivierung zwingend aufzubewahren) erhalten. Und dann kann es auch schon fast losgehen.

Du musst nun nur noch den Aktivierungslink in der von ELSTER kommenden E-Mail anklicken und oben deine Aktivierungs-ID (die aus der E-Mail) und unten den Code (aus dem Brief) eingeben. Und dann wird eine Zertifikatsdatei erstellt, die du am besten so ablegst, dass du sie nicht verlierst. Und mit dieser Datei und deinem Passwort kannst du dich anmelden. Und dann kann es wirklich losgehen. Du kannst dich erst einmal in Ruhe bei ELSTER umsehen, um zu erfassen, was man hier alles machen kann.

Unter „Formulare und Leistungen“ findest du dabei alles, was du regelmäßig brauchen könntest. Darunter sind beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldungen, der Bogen für die Einkommensteuererklärung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und so weiter und so fort. Der Punkt „Anträge, Einspruch und Mitteilungen“ unter „Formulare und Leistungen“ enthält Dauerfristverlängerungsanträge, Einspruchsformulare (etwa für Einkommensteuerbescheide) und vieles mehr. 

Du siehst: Es ist alles da. Doch zunächst widmen wir uns deinem persönlichen Bereich bei ELSTER.

Mein ELSTER: Dokumentation deiner abgegebenen Formulare und dein Benutzerkonto

Der Punkt „Mein ELSTER“ ist im Grunde deine digitale Ablage beim Finanzamt. Hier findest du eine Übersicht über alle deine Nachrichten (in der Regel Bestätigungen für übermittelte Formulare und Hinweise auf vorliegende Bescheiddaten), deine Formulare, deine Profile, deine Bescheide und deine Verläufe mit dem Support. 

„Mein ELSTER“ ist also das, was früher in Papierform in Ordnern schlummern würde. Du kannst hier auch aus übermittelten Formularen Daten in ein anderes Formular übernehmen.

In deinem Benutzerkonto kannst du das Übliche tun: Passwort und E-Mail ändern, deinem Ehepartner den Zugang erlauben, deine Zugangsart ändern und so weiter. 

Unter dem schon erwähnten Punkt findest du die wichtigsten Funktionen des Online-Finanzamtes. Neben den Formularen, findest du hier auch die Bereitstellungstermine für bestimmte Dinge. So sind beispielsweise die Gewerbesteuererklärung und die Umsatzsteuererklärung eines Jahres erst Ende März des Folgejahres nutzbar. Die Übersicht unter dem Punkt „Bereitstellungstermine“ klärt also bei besonders schnellen Steuerpflichtigen oftmals, warum sie ein Formular nicht finden. 

Die Formulare sind fast alles enthaltend, was gebraucht werden kann. Am Beispiel der Einkommensteuererklärung wollen wir das einmal durchgehen. 

Wie Formulare bei ELSTER ausgefüllt werden am Beispiel der Einkommensteuererklärung

Die Einkommensteuererklärung für unbegrenzt Steuerpflichtige wird erst einmal für ein Jahr gemacht, zumeist für das Vorjahr. Wenn es deine erste Einkommensteuererklärung ist, helfen die aus dem Profil übernommenen Daten wenig. Allerdings sind diese Daten (insofern sich an deinem Wohnort, im Haushalt lebenden Kindern oder dem Familienstand nichts ändert) ab dem darauffolgenden Jahr eine praktische Ausfüllhilfe. 

Du beginnst mit dem Hauptvordruck. Auch immer gebraucht wird die Anlage Vorsorge. Häufig sind auch die Anlagen zu außergewöhnlichen Belastungen, Sonderausgaben und haushaltsnahen Dienstleistungen wichtig. 

Steuerlich berücksichtigte Kinder kommen in die Anlage Kind. Wer riestert, füllt die Anlage AV aus. 

Kapitalerträge gehören in die Anlage KAP, wenn sie noch nicht durch die Kapitalertragssteuer vollständig pauschal abgegolten sind. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die das Wertpapier-Depot führende Bank in Deutschland ansässig ist. 

Zinsen für ausgegebene (Privat-)Kredite, Erträge aus Investitionen im Ausland und ähnliches gehören hier aber hinein. Auch wer einen Durchschnittssteuersatz von unter 25 Prozent hat und Kapitalertragssteuer gezahlt hat, sollte zwecks Günstigerprüfung die Anlage KAP ausfüllen. 

Angaben zur nicht selbstständigen Arbeit müssen nicht gemacht werden, wenn es sich um einen Minijob handelt, der pauschal versteuert wurde. Andere nicht selbstständige Arbeit gehört aber in die entsprechende Anlage.

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung findest du ebenfalls. Die meisten Selbstständigen und Freiberufler brauchen diese.

Die Formulare kannst du alle bei ELSTER finden. Wenn du ein Formular noch nicht fertig ausfüllen kannst oder die Arbeit daran unterbrichst, kannst du es einfach speichern. Es landet dann bei unter „Mein ELSTER“ unter „Meine Formulare“ bei den Entwürfen. Auch bei einem Klick auf „Mein ELSTER“ wird dir eine Kachel mit dem zuletzt bearbeiteten Formular angezeigt.

Bei allen Formularen gibt es oben links einen blauen runden Button, den du anklicken kannst. Er zeigt dir, welche Schritte im Formular noch auf dich zu kommen. Jedes von dir fertig bearbeitete Formular prüft ELSTER auf fehlende oder nicht passende Angaben und zeigt dir auch, wo du noch etwa zu korrigieren hast. Ein Formular kann in der Regel nur dann abgeschickt werden, wenn diese Fehler korrigiert sind. 

Hast du ein Formular abgeschickt erhältst du kurz darauf schon eine Eingangsbestätigung. Diese dient auch als Nachweis dafür, dass Fristen eingehalten wurden. 

Unter dem Punkt „Weitere Softwareprodukte“ hast du noch ergänzend die Möglichkeit, gefiltert nach Betriebssystem und benötigtem Formular, Software anzeigen zu lassen, die mit ELSTER kompatibel ist. 

Wenn du also nicht gut mit ELSTER arbeiten kannst oder schlichtweg mit einem anderen Programm arbeiten möchtest, kannst du dir von ELSTER selbst anzeigen lassen, welches in Frage kommen könnte. 

Bei all diesen Programmen werden die dort bearbeiteten Steuerdokumente über eine Schnittstelle in ELSTER eingespeist. Es ändert sich also auf der Empfängerseite (Finanzamt) nichts. 

Das Online-Finanzamt ist gut für jeden Selbstständigen, der seine Steuern komplett selbst machen kann und möchte. Bei übersichtlichen geschäftlichen Verhältnissen, etwa bei vielen Freelancern, ist es vergleichsweise einfach, alle nötigen Angaben bei ELSTER zu machen.

ELSTER ist das digitale Portal des Finanzamtes. Wie du dich darin zurechtfindest, erfährst du hier.

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