Zuletzt aktualisiert am 4. Juli 2023
Lisa Arnicke
Freelance Editor
22. März 2019
Ein geeignetes Online-Rechnungsprogramm zu finden ist nicht einfach, da jede Software Vor- und Nachteile mit sich bringt. Die Online-Software muss sicherstellen, dass deine Rechnungen und die dazugehörige Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und vom Finanzamt akzeptiert werden. Eines der wichtigsten Kriterien zur Auswahl deines Buchhaltungstools ist wohl der Preis und eine einfache Handhabung. SevDesk verkauft eine Komplettlösung, die Online Buchhaltung zum Selbstläufer machen soll. Ich habe sevDesk getestet, wie der deutsche Anbieter in meinem Praxistest abschneidet, habe ich hier für euch zusammengefasst.
Hinter dem Unternehmen steht ein Software StartUp aus Offenburg, die SEVENIT GmbH. Trotz eines umkämpften Marktes ist sevDesk mit 65.000 Kunden in über 15 Ländern gar kein so kleiner Fisch mehr. Die Offenburger scheinen etwas richtig gemacht zu haben. Die Cloud-Lösung bietet ihren Kunden ein Komplett System inklusive Android und iPhone App, um die gesamte Buchhaltung und Kundenverwaltung online zu erledigen und von überall Zugriff darauf zu haben. Der Funktionsumfang scheint umfangreich und beinhaltet eigentlich alles, aber nicht mehr als man für seine Buchhaltung als Selbstständiger benötigt.
Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei sevDesk kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln. Dank der App kannst du das sogar von unterwegs erledigen.
Mit dem sevDesk hast du auch von unterwegs einen Überblick über deine Kundendaten
Quelle: https://sevdesk.de/
Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei sevDesk kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Je nach Standort des Kunden kannst du Rechnungsvorlagen in 6 verschiedenen Sprachen verwenden und sogar eigene Layouts und Briefpapier ganz nach deinen Wünschen hochladen. Selbst in der Basic Version von rund 8 Euro monatlich können Nutzer unendliche viele Rechnungen und Kunden anlegen.
Das Erstellen einer Rechnung ist super leicht und mit nur wenigen Klicks erledigt.
Quelle: https://sevdesk.de/
Hast du deine Rechnung erstellt, kannst Du diese dann per E-Mail an deine Kunden senden, sie herunterladen und drucken oder direkt aus dem System für 0,89 Euro postalisch versenden lassen. Als Zahlmethoden bietet sevDesk lediglich die Überweisung über die zuvor eingegebenen Kontodaten an und verzichtet damit auf etablierte Alternativen wie Paypal. Zusätzlich bietet das Online Rechnungstool die Erstellung eines individuelle QR Code. Damit hast du die Möglichkeit auf allen Dokumenten die du erstellst, einen QR-Code zu platzieren. In dem QR-Code befindet sich der Download-Link zum Dokument. Wenn du deinem Kunden also die Rechnung postalisch sendest, kann er einfach per Smartphone den Code scannen (mit einer Scanner App) und bekommt die Rechnung direkt digital auf sein Gerät.
Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Im Dashboard von werden alle Kosten und Umsätze angezeigt. Hier findet man auch die offenen oder gemahnten Posten. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir sevDesk das Herausschicken einer Mahnung.
Bisher musstest du Belege sammeln und in einem Ordner für den Steuerberater sortieren. Mit sevDesk kannst du all deine Eingangsrechnungen und Belege online hinterlegen und archivieren. Egal ob bereits digital erhaltene Rechnungen, Bewirtungsbelege oder Abo Rechnungen. Damit behältst du auch einen Überblick über deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks deine Belege und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge buchen. Deine Belege kannst du per Drag & Drop von deinem Computer reinziehen oder du leitest sie direkt über die Email Adresse an deinen Account weiter. Mit der sevScan App kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs einscannen und anschließend an deinen Account senden. Die automatische Texterkennung erspart dir lästiges Abtippen und erleichtert dir damit die Erfassung der Daten. Diese ist aber erst im mittleren Tarif ab 15 Euro monatlich verfügbar.
Belegmanagement in sevDesk ist kinderleicht. Die wichtigsten Buchungskonten sind bereits angelegt. Dank der Erklärungen benötigst du keine Buchhaltungs-Vorkenntnisse um deine Belege zu buchen.
Quelle: https://sevdesk.de/
Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software an das Finanzamt zu übermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. SevDesk erstellt dir die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch aus deinen Einnahmen & Ausgaben. Diese kannst du dann direkt heraus an das Finanzamt übermitteln, sodass du unterjährig deine Steuerberater Kosten senken kannst, wenn du die USt.- Voranmeldung selbst abgibst.
Auf Basis der Einnahmen und Ausgaben erstellt dir sevDesk automatisch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Damit weißt du jederzeit, wie es um dein Unternehmen steht. Über die Optionen kannst du den Zeitraum und die Besteuerungsart (EÜR / GuV) der Auswertungen auswählen und sie dir als PDF herunterladen. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zeigt dir als Unternehmer, wie viel Gewinn du erwirtschaftet hast. Damit dein Steuerberater am Jahresende die Abschlussbuchungen oder Bilanz erstellen kann, schickst du ihm einfach diese Daten über den DATEV-Export.
Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung selbst erledigen und anschließend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Oder du nutzt das System wirklich nur um professionelle Rechnungen und Aufträge schreiben und überlässt die gesamte Arbeit deinem Steuerberater. In beiden Fällen bietet dir das Buchhaltungsprogramm an, deine Daten über DATEV zu exportieren. Über diesen Steuerberater-Export kannst du deinem Steuerberater alle wichtigen Informationen (Belege, Rechnungen, etc.) zur Verfügung stellen.
Mit sevDesk hast du deine Kundendaten immer und überall im Blick, auch unterwegs. In der App kannst du dir alle Kunden und die dazugehörigen Daten und Rechnungen anzeigen lassen und kannst so auch reagieren, wenn du unterwegs eine Kundenrückfrage bekommst. Für jeden einzelnen Kunden kann man unterschiedliche Skonto Sätze und Rabatte definieren, was einem bei der Angebotserstellung zu Gute kommt. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach über eine csv. importieren. Die gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.
In meinem Praxistest, erfreute ich mich an einigen Zusatzfunktionen, die sevDesk bietet.
Kontoauszüge manuell auf bezahlte Rechnungen zu überprüfen ist lästig. Dank eines externen Add-Ons namens Figo kannst du dein Bankkonto automatisch mit deinem sevDesk Account synchronisieren, deine Umsätze abgleichen und verbuchen. Sobald du deine Konten verknüpft hast, werden Zahlungseingänge automatisch der passenden Rechnung zugewiesen und du siehst sofort, welche Rechnungen noch offen sind. Eingangsrechnungen kannst du mit einem Klick direkt aus deinem Account überweisen. Der Umweg über das Online Banking entfällt. Die Verknüpfung deines sevDesk Accounts mit deinen Bankkonten ist jedoch erst im mittleren Abo-Paket sevDeskBuchhaltung monatlich enthalten.
SevDesk arbeitet mit externen Add Ons, um Zusatzleistungen anzubieten. Hierzu zählen auch Mite , Clockodo oder Papershift . So lassen sich die Zeiten für ein Projekt oder auch zuvor definierte Leistungen (Produkte) erfassen und direkt als Position auf der Rechnung aufführen. Was bisher mühsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gelöst wurde, erfordert so nur wenige Minuten.
SevDesk bietet eine Verknüpfung zu deinem Shopify oder WooCommerce Online Shop. Damit werden Bestellungen als Rechnung umgewandelt und Rückbuchungen, Gutschriften oder Rabatte automatisch erfasst. Wenn du Shopanbieter bist, teste diese Funktion von sevDesk undbedingt aus! Leichter kann man es sich nicht machen.
Mit der Lagerverwaltung behältst du ganz einfach den Überblick über deine Bestände. Das Buchen von Zu- und Abgängen im Lagerbestand ist super einfach. Auch deine Lieferanten kannst du nun bei sevDesk anlegen und verwalten. Beim Erstellen von Lieferscheinen werden die Pflichtangaben automatisch von sevDesk ausgefüllt. Nach dem Versand eines Lieferscheins wird der Artikelbestand in der Lagerverwaltung automatisch angepasst und als Abgang verbucht. Anhand des Lieferscheins kann anschließend ganz einfach eine Rechnung erstellt werden - zeitraubendes Abtippen bleibt dir dadurch erspart.
In meinem sevDesk Test fand ich heraus, dass man sein Buchhaltung wirklich einfach selber machen kann - Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse. Das ist der Anspruch des Offenbacher Start-ups gewesen und das Buchhaltungssystem ist wirklich gelungen umgesetzt worden. Wer als junger Unternehmer das erste Mal von Buchungsschlüsseln hört, für den wird das Belegmanagement von SevDesk ein echter Segen sein. Mithilfe der einfachen Erklärungen unter den Kategorien ist es so gut wie unmöglich falsch zu buchen. Die wichtigsten und einfachsten Kategorien werden aufgelistet. Fehlt dir ein bestimmtes Aufwandskonto, kannst du dieses selbst mit der dazugehörigen Nummer anlegen und benennen. Die gängigsten Konten sind jedoch bereits angelegt, sodass du direkt loslegen kannst. Auch mit dem Einrichten des sevDesk Kontos bist du sehr schnell durch. Das System ist so einfach angelegt, dass es zu 100% intuitiv bedienbar ist. Selten hat man bei einem so umfangreichen Buchhaltungssystem so schnell einen guten Durchblick, aber hier hält sevDesk wirklich was es verspricht, das habe ich ausgiebig getestet. Nachdem du deine Firmen- und Zahlungsdaten eingegeben hast, legst du deinen Kassenbestand fest und verknüpfst deine Bankkonten. Dann kann es auch schon losgehen. Es ist möglich eigene Layouts und Designs für deine Rechnungen anzulegen, aber nicht zwingend erforderlich, denn sevDesk kommt bereits mit verschiedenen Designs und Vorlagen daher. Um eine Rechnung anzulegen, wählst du einen Kunden aus oder legst ihn direkt im selben Schritt neu an. Auch hier muss man nicht wieder neu anfangen. Wenn der neue Kunde angelegt ist, kann man direkt mit der Rechnung weitermachen. Andere Tools wie z.B Billomat haben diese Funktion nicht so elegant gelöst. SevDesk hat tatsächlich darauf geachtet, dass es dir als Nutzer so einfach wie möglich gemacht wird. Wenn du doch mal eine Frage haben solltest, findest du in der rechten Ecke einen fixierten Hilfebutton über den du direkt zum Support gelangen kannst. Besonders praktisch ist jedoch, dass der Hilfebutton als Klappfenster angelegt ist. Du kannst dir die Anleitungen durchlesen ohne dabei dein System zu verlassen und kannst damit die einzelnen Schritte parallel zur Anleitung umsetzen. Auch die Navigation durch das System ist insgesamt sehr gut gelöst. Du hast zu den wichtigsten Funktionen und Bereichen jederzeit über die linke Seitenleiste Zugriff. Das Dashboard von SevDesk ist schlicht gehalten. Du siehst die monatlichen Kosten und Umsätze, ein Einführungsvideo und eine ToDo Liste, die du dir anlegen kannst. Insgesamt habe ich den Eindruck, dass alles was sevDesk gemacht hat, sehr gut durchdacht ist. Keine überflüssigen Funktionen, alles ist da wo man es erwartet, nichts ist zu kompliziert ausgedrückt. Auch die App ist intuitiv zu bedienen und beschränkt sich auf die Funktionen die man mobil gebrauchen kann.
Von überall im System gelangt man zum Supportbereich. Hier findest du in der Seitenleiste bereits Antworten auf erste Fragen zum System. Außerdem informiert dich sevDesk hier auch über die Änderungen aus den vorangegangenen Systemupdates. Zusätzlich kannst du bei sevDesk den Kundensupport von Montag bis Freitag von 9-17 Uhr telefonisch sowie jederzeit im Nachrichtensystem erreichen. Auf meine Frage per Email bekam ich bereits nach 2 Stunden eine hilfreiche Antwort. Die Kommunikation mit sevDesk lief unkompliziert und persönlich. Der Supportmitarbeiter hinterließ bei mir einen kompetenten Eindruck.
Die Online-Software muss sicherstellen, dass deine Rechnungen und die dazugehörige Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und vom Finanzamt akzeptiert werden. Zu diesen Bestimmungen zählen auch die Standort- Anforderungen entsprechend der GoBD. Die Daten von sevDesk werden auf deutschen Servern in einer „Private Cloud“ in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und regelmäßig gesichert und erfüllen damit die Bestimmungen im Falle einer Betriebsprüfung. In der Software sind alle Arten von Belegen gesetzeskonform (GoBD konform) archivierbar, sodass eine vollständige, korrekte, unveränderbare und ordnungsgemäße Buchführung mit sevDesk gewährleistet ist
Das moderne Buchhaltungstool bietet seinen Kunden 3 verschiedene Preismodelle: sevDesk Rechnung (6,90€/Monat bei 2-jähriger Bindung bis 8,90€ bei monatlicher Bindung) sevDesk Buchhaltung (ab 13,90€/Monat bei 2-jähriger Bindung bis 16,90€ bei monatlicher Bindung) und sevDesk Warenwirtschaft (ab 39,50€/Monat bei 2-jähriger Bindung bis 45,90€ bei monatlicher Bindung). Zusätzlich erhebt sevDesk einmalig 59 Euro bei Abschluss des Vertrages. Nutzt du sevDesk für 1 Jahr, sind das also runtergerechnet noch mal 5 Euro mehr im Monat. Wozu diese extra Kosten? Möchte sevDesk ihre Kunden damit länger an sich binden? Angenommen man entscheidet sich nach 3 Monaten gegen sevDesk, dann hat man statt 7,90 Euro für das kleine Paket etwa 27 Euro monatlich bezahlt. Im günstigsten Abo Paket kannst du bereits unbegrenzt Rechnungen, Angebote, Belege und Kunden anlegen. Man verzichtet auf zeitsparende Extras wie die automatische Belegerkennung, Online Banking oder verschiedene Layoutvorlagen für seine Rechnungen. Gerade für Freiberufler und Kleinunternehmer die ihre Buchhaltung nach wie vor mit einem Steuerberater machen möchten, könnte dieses Paket bereits ausreichend sein. Wenn du vor hast, deine Buchhaltung selbst zu machen, bietet das mittlere Paket von sevDesk für monatlich 15,90 Euro einen beachtlichen Funktionsumfang.
Jeder Nutzer startet nach der Registrierung zunächst mit einem Account der Kategorie kostenlos und kann das sevDesk System 14 Tage lang kostenlos testen. Wer ein Upgrade wünscht, kann im System zu einem anderen Paket upgraden. Der Account geht also nicht automatisch in einen zahlungspflichtigen Account über.
Für Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen die ihre unterjährige Buchhaltung selbst machen möchten, ist SevDesk ein klasse Tool. Insbesondere für Online Shops von WooCommerce und Shopify bietet sevDesk eine umfangreiche Komplettlösung um Rechnungen, Gutschriften und Umsatzsteuern dank externer Schnittstellen automatisiert zu buchen. Sogar der Lagerbestand kann über sevDesk getrackt werden. SevDesk ist eines der wenigen Buchhaltungstools, das es verstanden hat, die Online Buchhaltung tatsächlich effizient und zeitsparend zu gestalten. Der große Vorteil dieses Tools ist die kinderleichte Anwendung und das richtige Maß an sinnvollen Funktionen. Für etwa 15 Euro monatlich bekommt man als Unternehmer ein umfangreiches Tool an die Hand, um die unterjährige Buchhaltung komplett selbst zu machen und damit viel Geld zu sparen. Die schnelle Einrichtung und intuitive Bedienung erleichtert die Umstellung auf ein papierloses Büro. Wenn du deine Buchhaltung selbst machen möchtest, solltest du stets bedenken, dass du hierfür die eigene Arbeitszeit aufwendest, in der du vielleicht selbst Geld verdienen könntest. Daher lohnt es sich sevDesk vorab 14 Tage lang kostenlos zu testen und herauszufinden, wie gut man mit dem System zurechtkommt.
Bist du im Besitz einer Kreditkarte? Führst du sie immer bei dir? Auch wenn einige Händler die Kreditkarte noch nicht akzeptieren, sie erlebt dieser Zeit immer mehr Zuspruch. Wo du deine Plastikkarte bereits einsetzen kannst, sagen wir dir.
Annemarie Cornus
Freelance Editor
Als Selbständiger schreibst du regelmäßig Kostenvoranschläge für deine Kunden. Weisst du genau, worauf du dabei achten musst? Wir erklären es dir, was darin enthalten sein muss und ob dieser dann auch verbindlich ist! Einen Kostenvoranschlag schreiben ist gar nicht so schwer.
Maid Dzambic
Freelance Editor
