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Die Cloudlösung ohne viel TamTam

Hast du deine Rechnungen bisher auch über Word, Excel & Co erstellt und dir für jede neue Rechnung die Kundendaten aus deinem Adressbuch importiert? Jeden Monat plagst du dich mit Tankbelegen, Rechnungen und Mahnungen herum. Und das, obwohl du genug mit Akquise und Auftragsabwicklung zu tun hast.

Cloudbasierte Buchhaltungsprogramme versprechen Dir die zeitfressende Arbeit beim Erstellen von Rechnungen und Belegen abzunehmen und verschaffen dir gleichzeitig einen guten Überblick über deine Finanzsituation. Billomat verspricht insbesondere Selbstständigen und Freiberuflern die Arbeit mit ihren Rechnungen und Belegen erleichtern. Ich habe das Buchhaltungstool einmal getestet und das Wesentliche dabei für dich zusammengefasst.

Rechnungen schreiben leicht und sicher

Billomat gehört zu den führenden Online-Softwares für Rechnungen, und richtet sich an Selbstständige und Freelancer die nach einer unkomplizierten Lösung suchen, Rechnungen rechtskonform zu erstellen und zu verwalten. Der große Vorteil einer solchen Browser-basierten-Cloud-Lösung: Du kannst von überall auf deine Buchhaltung zugreifen. Alles was du brauchst, ist einen Browser. Zusätzlich bietet es seinen Nutzern auch den Zugang über eine App, sodass der Kunde jederzeit auf seine Buchhaltung zugreifen kann.

Abbildung: Billomat Website

Die wichtigen Funktionen für Freiberufler sind dabei

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Billomat kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln. Dank der App kannst du das sogar von unterwegs erledigen.

Rechnungstool

Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Billomat kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Je nach Standort des Kunden kannst du Rechnungsvorlagen in 7 verschiedenen Sprachen verwenden oder eigene Designs ganz nach deinen Wünschen gestalten. In der Basic Version (Tarif Solo) für monatlich 6 Euro kannst du 60 Kunden mit insgesamt maximal 30 Dokumenten (Rechnungen, Eingangsrechnungen, Angebote etc.) pro Monat hochladen.

Hast du deine Rechnungen erstellt, kannst Du diese dann per E-Mail an deine Kunden senden. Alternativ können die Rechnungen über das kostenpflichtige Add On PixelLetter postalisch versendet werden. Für jede Rechnung kannst du zudem separat festlegen, welche Zahlungsweise deinem Kunden angeboten wird. Alle gängigen Zahlmethoden inklusive Paypal werden unterstützt. Zusätzlich bietet das Online Rechnungstool die Erstellung eines individuelle BezahlCodes (QR Code), das jeder Rechnung beigefügt werden kann. Hier sind die Zahlungsdaten für die Überweisung hinterlegt. Das erspart deinen Kunden das mühsame und fehleranfällige Abtippen einer Überweisung. Allerdings kann dieser QR Code nur verwendet werden, wenn dein Kunde mit einer Bank zusammenarbeitet, die über eine Banking App verfügt und eine QR Code Funktion unterstützt.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, kannst du das bei Billomat bereits in der selbsteingerichteten Schaltzentrale sehen. Hier werden alle offenen und überfälligen Zahlungen angezeigt. Nun kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Optional kannst du die Zahlungserinnerung auch automatisch bei Zahlungsverzug durch Billomat aussenden lassen. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir Billomat auch das herausschicken einer Mahnung.

Belegmanagement

Mit Billomat kannst du all deine Eingangsrechnungen und Belege hinterlegen und archivieren. Egal ob bereits digital erhaltene Rechnungen, Bewirtungsbelege oder Abo Rechnungen. Damit behältst du auch einen Überblick über deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks deine Belege und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge buchen. Leider bietet Billomat keinen Überblick auf der Startseite über das Verhältnis von Kosten und Einnahmen. Man kann sich jedoch die Kostenentwicklung der letzten Monate im Dashboard anzeigen lassen und sieht auf einen Blick wenn Eingangsrechnungen noch nicht bezahlt sind. So vermeidest du auf jeden Fall, dass dir eine offene Rechnung durch die Lappen geht. Deine Belege kannst du per Drag & Drop von deinem Computer reinziehen oder sie über eine Billomat Email Adresse an deinen Account weiterleiten. Mit einer Scan App kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs einscannen und anschließend an deinen Account senden. Die automatische Texterkennung von Billomat erleichtert einem auch die Erfassung der Daten.

Abbildung: Automatische Texterkennung in Billomat: Billomat erkennt die Erträge auf dem Beleg. Du musst die grün markierten Zahlen nur bestätigen und das System überträgt sie in das dazugehörige Feld.

Leider funktioniert die Texterkennung nicht immer zu 100% und da der Beleg vor dem Speichern nicht als Vorschau angezeigt wird, kann man die Daten nur manuell eintragen, wenn man sich den Originalbeleg noch mal herausholt. Das finde ich etwas nervig und zeitaufwendig. Bevor du einen Beleg buchen kannst, musst du den Lieferanten im Billomat System hinzufügen. Du nimmst dir also wieder den Beleg vor, tippst Namen und Adresse ab, klickst auf Speichern und erst jetzt kannst du im Lieferantenbereich eine Eingangsrechnung buchen. Hier kannst du nun den zuvor reingezogenen Beleg einfügen und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge eintragen. Bei wiederkehrenden Belegen ist der Workflow natürlich irgendwann einfacher. Dennoch sollte Billomat das Belegmanagement nutzerfreundlicher gestalten.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software an das Finanzamt zu übermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Diese gibt es mittlerweile bei Billomat, so dass du direkt deine Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigen kannst.

EÜR

Bis dato handelt es sich bei der Einnahmen und Überschussrechnung (EÜR) von Billomat um einen vorbereitenden Bericht für deine Steuererklärung. Die EÜR von Billomat entspricht nicht der EÜR Anlage (§ 60 Abs. 4 EStDV) des Bundesministerium der Finanzen noch ersetzt sie die Bearbeitung durch einen Steuerberater. Beim Export deiner Daten kannst du dir bei Billomat jedoch einen sogenannten Zeilenbezug gemäß der EÜR Vorlage des BMF mit auswerfen lassen und so diese Zeilen 1:1 in die dazugehörige Zeile der Anlage für das Finanzamt übertragen. Das ist zwar immer noch ein extra Schritt, nimmt dir aber bereits einen Teil der Arbeit ab.

Schnittstelle für den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit Billomat selbst erledigen und anschließend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Hier bietet dir Billomat an, deine Daten über DATEV oder Agenda zu exportieren. Je nach dem mit welchem System dein Steuerberater arbeitet. Leider musste ich auch hier den Weg zu dieser Schnittstelle erst bei Google recherchieren, da ich die Exportfunktion auch nach langem Durchklicken im System nicht gefunden habe.

Kundenverwaltung

Mit Billomat hast du deine Kundendaten immer und überall im Blick, auch unterwegs. In der Billomat App kannst du dir alle Kunden und die dazugehörigen Daten und Rechnungen anzeigen lassen und kannst so auch reagieren, wenn du unterwegs eine Kundenrückfrage bekommst. Für jeden einzelnen Kunden kann man unterschiedliche Skonto Sätze und Rabatte definieren, was einem bei der Angebotserstellung zu Gute kommt. Wenn man bei ausländischen Kunden das Gebietsschema dementsprechend einstellt, werden alle ausgehenden Dokumente in der Landessprache des Kunden angelegt. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach über CSV oder vCard Formate importieren. Wenn man möchte kann man auch seine Google Contacts in Kundendaten bei Billomat umwandeln. Eine gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.

Abbildung: Die kostenlose Billomat App verschafft dir einen guten Überblick über deinen Kundendaten. Angebote und Rechnungen kannst du so auch direkt im App erstellen.

Wichtige Zusatzfunktionen leistet Billomat über externe Add- Ons

Billomat konzentriert sich darauf die Kernfunktionen eines Buchhaltungstools unkompliziert zu gestalten. Um dabei bei den Zusatzfunktionen nicht hinter anderen Anbietern zurückzubleiben, entscheidet sich Billomat dafür mit externen Add- Ons zu arbeiten. So hast du auch als Kunde die Möglichkeit speziell benötigte Tools zu aktivieren. Allerdings sind diese meist kostenpflichtig und erfordern eine weitere Anmeldung bei einem externen Anbieter. Hier einmal die wichtigsten Zusatzfunktionen im Überblick.

Echtzeit Zeiterfassung mit Mite

Das kostenpflichtige Add On Mite ermöglicht es dir Zeiten für ein Projekt oder auch zuvor definierte Leistungen zu erfassen. Was bisher mühsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gelöst wurde, kann nun Online erfasst und automatisch aus dem Zeiterfassungsprogramm in den eigenen Billomat Account übertragen werden.

Mite ist die ersten 30 Tage kostenlos zum Testen verfügbar und kostet danach 5€ pro Monat. Die kostenlose Billomat App verschafft dir einen guten Überblick über deine Kundendaten. Angebote und Rechnungen kannst du so auch direkt in der App erstellen.

Kostenlose Buchhaltungs-App für unterwegs

Billomat bietet seinen Kunden eine kostenlose App, um Rechnungen und Angebote auch bequem von unterwegs zu schreiben und die Kundenkontakte mobil zu verwalten. Warte- und Reisezeiten kannst du so effizient nutzen und wenn du auf dem Weg zu einem Kundengespräch bist, kannst du nochmal alle relevanten Kundeninformationen und vergangenen Projekte anschauen und verschaffst Dir in Sekundenschnelle einen Überblick. Mittlerweile gibt es auch den mobilen Belegscan mit dem du ganz einfach Belege einscannen und hochladen kannst. Und sie somit blitzschell zuordnen kannst.

Banking-Integration mit Figo

Dank eines weiteren Add-Ons namens Figo kannst du dein Bankkonto automatisch mit deinem Billomat Account synchronisieren, deine Umsätze abgleichen und verbuchen. Jeder Umsatz mit Figo wird individuell geprüft – existiert zu diesem Umsatz genau ein Kunde oder Lieferant mit der identischen IBAN und ist hier genau einer Rechnung, Gutschrift oder Eingangsrechnung über den gleichen Betrag in deinem System vorhanden, wird die Zahlung innerhalb von Billomat automatisch verbucht und als bezahlt markiert.

Die Verknüpfung deines Billomat Accounts mit deinen Konten ist glücklicherweise in allen Tarifen enthalten. So hast du eine Vielzahl von Banken, Sparkassen, Kreditkarteninstituten, und Wallets wie Paypal im Überblick und kannst über nur eine Plattform deinen Zahlungsein- und Ausgänge überwachen. Schade, dass Billomat auch bei dieser Funktion auf externe Anbieter zurückgreift. Vor allem, weil das bedeutet einem weiteren Unternehmen den Zugang zu den eigenen, sensiblen Kontodaten freizugeben. Darüber hinaus muss ich mir so ein neues Konto bei einem zweiten Anbieter anlegen. Dabei verwalten wir heutzutage ohnehin schon unzählige Accounts und Kennwörter.

Mit PixelLetter Briefe versenden lassen

Billomat ermöglicht die Verknüpfung mit dem Online-Lettershop PixelLetter. So ist es dir möglich, ab sofort Briefe oder Faxe zu versenden und Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Verschicken der Rechnungen und Angebote übernimmt hierbei auch PixelLetter. Der Preis pro Brief hängt von der Menge versendeter Briefe pro Kalendermonat ab. Je mehr Briefe man über PixelLetter versendet, desto günstiger wird natürlich auch die PixelLetter-Gebühr. Hier liegt der Netto- Preis (ohne Porto) zwischen 0,71 Euro und 0,24 Euro pro versendeten Brief inklusive Verbrauchsmaterial. Auch hier musst du dir ein zusätzliches Konto bei Pixelletter anlegen.

Schnittstelle für Shopify Verkäufer

Über eine einfache Schnittstelle werden Bestellungen aus dem eigenen Shopify Online Shop automatisch importiert, als bezahlt markiert und an deine Kunden verschickt. Außerdem importiert Billomat alle Rückbuchungen, Gutschriften oder Rabatte über die Verknüpfung automatisch.

Komplizierte Handhabung trotz übersichtlichem Design

Dank des schlanken Designs findet man sich sehr leicht im System zurecht. Trotzdem habe ich mich in der Praxis mit Billomat schwer getan. Auf den ersten Blick ist das System sehr übersichtlich. Dein Dashboard, die sogenannte Schaltzentrale, kannst du individuell einstellen. Dabei hast du die Möglichkeit, die dortigen Widgets – so heißen die einzelnen Komponenten der Schaltzentrale – via Dropdown-Menü so zusammenzustellen, dass es zu deinen Wünschen passt. Neben dem praktischen Schnellzugriff, der es dir erlaubt, zu den einzelnen Bereichen deines Billomat-Accounts zu springen, gibt es weitere Widgets, wie eine Übersicht über Billomat-interne Neuigkeiten, eine Übersicht deiner Rechnungen, eine grafische Darstellung deiner Umsatzentwicklung, Umsatzstatistiken, Wetter und Kalenderanzeige und noch einiges mehr.

Abbildung: Die individualisierbare Billomat Schaltzentrale: Über den Schnellzugriff gelangst du sofort zu den wichtigsten Funktionen.

Wie bereits im oberen Abschnitt erwähnt, ist das Belegmanagent bei Billomat etwas gewöhnungsbedürftig und erfordert viele Einzelschritte. Ein Umstand, an den man sich mit der Zeit sicher gewöhnen kann. Weitaus umständlicher ist es aber, wenn man sich als Nutzer nicht intuitiv durch die Funktionen bewegt. Selbst die einfachsten Dinge konnte ich als Nutzer nicht ausführen ohne dass ich recherchieren musste, wo ich die Funktionen finde und welche Auswirkungen spezifische Einstellungen haben. In den Voreinstellungen kann man beispielsweise sogenannte Artikel- und Mitarbeiterattribute festlegen. Mir ist leider bis heute nicht klar, welche Funktion diese Attribute haben. Einige Einstellungen sind so umständlich benannt, dass ich mir meist Tutorials und Videos anschauen musste, um zu verstehen, wie ich beispielsweise Fälligkeiten kundenspezifisch einstelle oder die Shopanbindung zum eigenen Online Shop herstelle. Einige Schritte müssen doppelt ausgeführt werden, nach einer Zuweisung zu einer Rechnung beim Banking lädt sich die komplette Seite neu und man ist wieder auf Seite 1. Auch das ist umständlich. Obwohl die Navigation zu den einzelnen Bereichen in Billomat so einfach und übersichtlich gestaltet ist, bleibt die Einrichtung des Systems dennoch kompliziert und bis die wichtigsten Funktionen sitzen, geht einige Zeit ins Land. Wenn du mit Billomat arbeiten möchtest, musst du dir diese Zeit erst mal nehmen.

Persönlicher Support mit geringer Antwortzeit

Bereits in der Schaltzentrale des Systems findest du deinen persönlichen Ansprechpartner. Bei Billomat kann man den Kundensupport Montag bis Freitag von 8-17 Uhr sowohl telefonisch als auch per E mail erreichen. Eine sehr umfangreiche FAQ-Datenbank hilft dir bei ersten Fragen. Das erste kleine Problem zeigte sich bereits bei der Erstellung einer Rechnung und dem Hinzufügen des Bezahl QR Codes, den ich direkt einmal austesten wollte. Auf meine Frage per Email bekam ich bereits nach 30 Minuten eine hilfreiche Antwort. Das ist echt schnell! Die Kommunikation mit Billomat lief sehr unkompliziert und persönlich. Der Supportmitarbeiter Tyll hinterließ bei mir einen kompetenten und sehr hilfsbereiten Eindruck. Die rasche Antwort per Email hat mich wirklich überrascht. Für diesen herausragenden Kundenservice verdient Billomat auf jeden Fall 5 Sterne.

Gesetzeskonform und sicher

Die Daten werden auf deutschen Servern in einer „Private Cloud“ in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Im Gegensatz zu öffentlichen Cloud-Hosting Diensten kann Billomat so schneller reagieren, besser administrieren und die Daten werden nicht einfach aus der Hand gegeben. Damit erfüllen Sie auch die Standort-Anforderungen entsprechend der GoBD im Falle einer Betriebsprüfung. In der Software sind alle Arten von Belegen gesetzeskonform (GoBD konform) archivierbar, sodass eine vollständige, korrekte, unveränderbare und ordnungsgemäße Buchführung mit Billomat gewährleistet ist. Wer ungern seine Daten bei unterschiedlichen Anbietern hinterlassen möchte, sollte sich jedoch einen anderes Tool suchen. Viele Funktionen stellt Billomat lediglich über externe Anbieter zur Verfügung, damit muss man sich als Nutzer bei den unterschiedlichen Unternehmen separat anmelden.

Voller Funktionsumfang für wenig Geld

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Tarifoptionen: Solo, Business und den Individualtarif. Solo und Business unterscheiden sich hauptsächlich darin, wieviele Dokumente und Kunden du als Nutzer pro Monat anlegen darfst und wieviele Benutzer sich in deinen Billomat Account einloggen können. Jeder Tarif hat ein eigenes Kontingent an Dokumenten, das dir pro Kalendermonat zur Verfügung steht. Zu diesem Kontingent zählen alle erstellten Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen und Briefe.

Im Businesstarif hat man außerdem die Möglichkeit das Mahnwesen, die Belegerfassung mittels Scan App, Bankverknüpfungen, Zahlungen zu empfangen, den DATEV-Export, EÜR und einen Steuerberaterzugang zu nutzen.

Der Individualtarif bietet darüber hinaus Zugang für noch mehr Benutzer, du kannst mehr API Calls nutzen, es bietet mehr Speicherplatz, VIP Support und bei Bedarf auch persönliches Onboarding.

Die monatlichen Preise liegen zwischen 6 und 30 Euro und sind damit marktgerecht (für den Individualtarif sind keine Kosten bekannt, dieser scheint indivduell zu vereinbaren sein) . Anbieter wie Papierkram.de oder FastBill bieten aber für einen ähnlichen Preis deutlich mehr Funktionen und schränken nicht die Anzahl der Dokumente ein, die du anlegen darfst. In der Solo Version für monatlich 8,99 bzw. 6 Euro bei jährlicher Zahlungsweise, kannst du bei Billomat maximal 60 Kunden mit insgesamt maximal 30 Dokumenten (Rechnungen, Eingangsrechnungen, Angebote etc.) pro Monat hochladen. Das reicht gerade mal für einen Kleinunternehmer und selbst das dürfte knapp werden.

Der Businesstarif kostet 29,99€ pro Monat bzw. 24€ bei einer jährlichen Zahlungsweise.

Billomat bietet seinen Nutzern an, ihr Rechnungstool 60 Tage kostenlos zu testen. Die kostenlosen 60 Testtage enden nach dieser Phase, es gibt keine automatische, kostenpflichtige Verlängerung. Als Nutzer muss man sich dann ganz aktiv für Billomat entscheiden, wenn du damit weiterarbeiten möchtest.

Für wen eignet sich Billomat?

Nutzt man die teureren Tarifpakete von Billomat und die zusätzlichen externen Add- Ons, ist die Buchhaltungsplattform für Freiberufler, Selbstständige, kleine Unternehmen, Dienstleister und selbst für Online Shops geeignet. Allerdings kann man sich für diesen Preis angesichts der komplizierten Einrichtung auch für ein anderes Buchhaltungstool entscheiden. Für 16 oder 32 Euro im Monat bieten andere Anbieter mindestens genauso viele Funktionen und du kannst dir das Anmelden bei externen Partnern sparen. Das Positive an dem Preismodell von Billomat: Selbst der günstige Tarif mit monatlich nur 6-9 Euro liefert vollen Funktionsumfang. Als Kleinunternehmer hat man so für relativ kleinen Taler eine gute Übersicht über seine Finanzen und verwaltet seine Ein- und Ausgangsrechnungen rechtskonform. Ich rate dir aber Billomat vorab zu testen, um zu schauen wie du mit dem System zurecht kommst und ob das Kontingent in deinem gewählten Tarif ausreichend für dich ist, um alle monatlichen Angebote, Rechnungen, Belege, Gutschriften etc. zu erstellen.