Zuletzt aktualisiert am 24. Apr. 2025
Annemarie Cornus
Freelance Editor
22. März 2019
Die Arbeitszeiterfassung ist ein notwendiges Übel. Jeder Selbstständige, der per Stundensatz abrechnet, weiß um den Aufwand, den die Dokumentation seiner Arbeitszeit mit sich bringt. Schließlich sollen die Rechnungen – auch im Sinne des Kunden – stets korrekt sein. Noch besser ist es, wenn der Kunde eine transparente und nachvollziehbare Aufschlüsselung der aufgewendeten Zeiten für einzelne Aufgaben bekommt. Zumindest, wenn man an einem komplexen Projekt arbeitet, das verschiedenste Arbeitsschritte voraussetzt. Arbeitszeiterfassung hilft dir nicht nur selbst, deine Zeit einzuteilen. Arbeitszeiterfassung schafft beim Kunden mehr Vertrauen in dich und deine Arbeit.
Wer keine Lust mehr hat, seine Zeiten manuell bzw. schriftlich zu erfassen und zu notieren, wie lange an welcher Aufgabe gearbeitet wurde, kann alternativ auf ein Zeiterfassungstool zurückgreifen, das die Zeiten per Klick erfasst und vollautomatisch einzelnen Kunden und Projekten zuteilt.
Als Selbstständiger hat man zwei Möglichkeiten, seine erbrachte Dienstleistung abzurechnen. Entweder über einen, mit dem Kunden abgestimmten, Pauschalpreis. Oder aber per Stundensatz.
Die pauschale Abrechnung bringt seine Vorteile. Für eine konkrete Dienstleistung verlangt man einen, mit dem Kunden, abgestimmten Preis. Ich selbst habe ein Rechnungsprogramm, in dem ich die Preise für meine Dienstleistungen hinterlegt habe. So habe ich etwa für eine Pressemeldung mit einer bestimmten Wortanzahl einen konkreten Preis hinterlegt. Sobald ich meinen Job erledigt habe, schreibe ich Ende des Monats eine Rechnung, wähle im Rechnungsprogramm meine hinterlegten Dienstleistungen aus und die Preise werden automatisch ergänzt. Danach geht die Rechnung per E-Mail an den Kunden raus – fertig! Arbeitszeiterfassung quasi nicht nötig.
Dieses Vorgehen hat sein Für und Wider: Ich habe schnell meine Rechnung geschrieben und der Kunde weiß bei Auftragserteilung genau, wie hoch die Rechnung sein wird, die auf ihn zukommt. Andererseits kann es passieren, dass ich für einen Text einmal länger recherchieren muss und mehr Zeit brauche als geplant. Dann ist der Pauschalpreis, gerechnet auf meinen Stundensatz, eigentlich zu niedrig. Andererseits gibt es auch Aufträge, die deutlich schneller erledigt sind, als geplant. So gleicht sich die Pauschalabrechnung oft wieder aus.
Beim Stundensatz wird die Arbeitszeiterfassung interessant. Die alternative zur Abrechnung über einen Pauschalpreis ist die Abrechnung über den eigenen Stundensatz. In diesem Fall stoppt man die Zeit, die man für einen Job gebraucht hat. Im Rechnungsprogramm wählt man dann seine Dienstleistung und wählt dahinter statt der Stück-Einheit die Stunden-Einheit. Dann noch die aufgewendeten Stunden eingeben und das Rechnungsprogramm rechnet auf Basis deines hinterlegten Stundensatzes den Gesamtbetrag zusammen. Natürlich geht das ganze auch ohne Rechnungsprogramm über eine InDesign- oder Word-Datei. Dann musst du deine Stunden manuell zusammenrechnen.
Die Abrechnung über den Stundensatz ist bei Selbstständigen – gerade in der Kreativbranche – gang und gäbe. Der entscheidende Vorteil: Man wird für seinen Arbeitsaufwand garantiert fair bezahlt. Allerdings ist diese Form der Abrechnung auch eine Herausforderung. Denn die aufgewendeten Zeiten müssen genauestens erfasst bzw. dokumentiert werden. Nicht nur, damit du später eine genaue Rechnung erstellen kannst, sondern auch, damit deine Kunden die Möglichkeit haben, deine Arbeit nachzuvollziehen und einsehen zu können, für welche Tätigkeiten du wie lange gebraucht hast. Hier ist ein Arbeitszeiterfassungs- Tool sinnvoll.
Im Sinne einer transparenten und einfachen Arbeitszeiterfassung, haben einige Unternehmen verschiedene Zeiterfassungs-Tools auf den Markt gebracht, mit denen du deine einzelnen Jobs und Projekte sekundengenau erfassen kannst. Im Folgenden will ich dir einige etablierte und beliebte Lösungen vorstellen.
Eines der beliebtesten Arbeitszeiterfassungs-Tools unter Selbstständigen und Kreativen im Allgemeinen ist Toggl.
Das Unternehmen hinter Toggl ist ausnahmsweise nicht in den USA beheimatet – wie es für moderne, beliebte Software-Lösungen häufig üblich ist. Das Headquarter sitzt in Tallinn, der Hauptstadt Estlands. Doch keine Sorge: Die Kommunikation mit den Kunden findet komplett auf Englisch statt.
In Toggl kannst du deine Projekte mitsamt deinen Aufgaben hinterlegen. Sobald du dich an einen konkreten Job setzt, wählst du ihn aus deiner Liste und kannst mit der Arbeitszeiterfassung beginnen. Das geht ganz simpel über einen Klick auf die digitale Stoppuhr. Der Clou: Alle deine Arbeitszeiten werden protokolliert und sind als Monats-, Wochen- oder Tagesansicht verfügbar.
Die gute Nachricht zuerst: Es gibt eine kostenfreie Freemium-Version von Toggl. Und die kann Einiges. Du kannst Aufgaben anlegen, Projekte verwalten und natürlich deine Zeiten erfassen. Wer mehr will, muss jedoch zu einem der kostenpflichtigen Pakete wechseln. Diese enthalten weitere Funktionen, wie ein detailliertes Reporting oder Team Management-Funktionen, und können bei jeder Team-Größe verwendet werden. Die kostenfreie Version ist dagegen auf Teams mit maximal fünf Mitarbeitern beschränkt.
Verwalte dein Geld und dein Business – alles in der leistungsstarken Kontist-App.
Der Platzhirsch unter den Zeiterfassungs-Lösungen ist Harvest. Bereits seit mehr als zehn Jahren behauptet sich das Tool am Markt – und ist aktuell bei mehr als 400.000 Unternehmen in mehr als 100 Ländern, zur Arbeitszeiterfassung, im Einsatz.
Harvest wurde 2006 in New York gegründet. Zunächst leiteten die beiden Gründer Danny Wen und Shawn Liu eine Web Design Agentur. Mit wachsendem Erfolg kam der Wunsch auf, ein Tool einzusetzen, das dem Team dabei helfen sollte, Zeiten zu erfassen und das Wachstum zu dokumentieren. Doch die passende Software wurde nicht gefunden. Also beschloss man, eine eigene Lösung für die Arbeitszeiterfassung zu entwickeln: Die Geburtsstunde von Harvest.
Innerhalb der Harvest Lösung lässt sich eine To-Do-Liste anlegen, durch die man sich mit dem Tool entlangarbeiten und jeden einzelnen Arbeitsschritt zeitlich erfassen kann. Besonders praktisch: In die Lösung ist ein Rechnungs-Modul integriert, mit dem sich direkt aus den erfassten Stunden eine Rechnung erstellen lässt. Zudem gibt es zahlreiche Add-Ons, mit denen die Anwender Harvest auch auf ihrem Smartphone oder direkt aus ihrem Browser nutzen können.
Harvest bietet seinen Anwendern drei Preismodelle. Die kostenfreie Variante lässt das Anlegen von zwei Projekten und einen Nutzer zu. Das Solo-Paket ist ebenfalls für eine Person vorgesehen, lässt aber die Arbeitszeiterfassung für unbegrenzt viele Projekte zu (ideal für Freelancer). Das Team-Paket erlaubt die Bearbeitung unbegrenzter Projekte für ein unbegrenzt großes Team. Die Bezahlung erfolgt hier pro User – aktuell 11 Dollar pro Person im Monat.
Wer Wert auf größtmöglichen Datenschutz legt und dennoch in der Cloud arbeiten möchte, sollte sich das Zeiterfassungs-System clockodo ansehen. Die Lösung wurde in Deutschland entwickelt und wird auch hierzulande gehostet. Sämtliche Daten werden gemäß des deutschen Datenschutzgesetzes gespeichert.
Das Unternehmen ist seit rund sechs Jahren am Markt aktiv. Hinter der clockodo-Lösung steckt das Software-Haus clickbits GmbH, das von Thomas Romanek und Moritz Hofmann – zwei Diplom-Informatikern – vor 14 Jahren gegründet wurde.
Mit clockodo unterteilt sich die Arbeitszeiterfassung nach Kunde, Projekt oder Aufgabe. Zudem ist eine Ressourcen-Verwaltung integriert, mit der sich Soll- und Ist-Stunden, die Überstunden sowie Urlaubstage und Abwesenheiten dokumentieren bzw. verwalten lassen. Besonders praktisch: Für die Abrechnung lassen sich per Klick Stundenzettel erstellen.
clockodo wurde laut Hersteller speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Dementsprechend schlank ist auch das Preismodell gestaltet. Es gibt eine kostenlose Version für Freiberufler und dann drei verschiedene kostenpflichtige Abonnementstufen mit zusätzlichen Funktionen.
Die bis hierhin vorgestellten Lösungen haben alle einen Timer integriert, mit dem sich die Zeiten während der Arbeit manuell stoppen lassen. Dass das Ganze aber auch ohne digitale Stoppuhr funktionieren kann, zeigt Chrometa. Ein Tool, das zur Arbeitszeiterfassung alle Tätigkeiten am PC automatisch im Hintergrund erfasst.
Chrometa ist eine Software-Lösung des Hauses Chrometa LLC, das seinen Hauptsitz in Sacramento, Kalifornien hat. Die Applikation ist sowohl für den Einsatz unter Microsoft Windows als auch Mac OS X gedacht.
Die Besonderheit von Chrometa: Die Software zeichnet sämtliche Aktivitäten der Nutzer im Hintergrund auf. Dabei geht es nicht nur im projektbezogene Aufgaben und einzelne Jobs. Das Tool tracked auch, wie lange die Anwender für das Verfassen einer E-Mail brauchen, wie viel Zeit die Erstellung eines Dokuments in Anspruch genommen hat und selbst, wie lange die User auf Facebook unterwegs waren. Hält sich der Nutzer nicht am PC auf, erfragt das Programm außerdem, wie lange er unterwegs war und was in dieser Zeit unternommen wurde. Auch eine Rechnungsstellung ist bereits in Chrometa integriert. Diese Form der Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber besonders attraktiv, der Mitarbeiter selbst, fühlt sich damit sicher überwacht.
Chrometa gibt es in drei verschiedenen Paketen. Die Standard-Version kostet 19 Dollar im Monat, erlaubt das Tracking eines Nutzers bzw. PCs und enthält ein Support-Paket (Telefon, Mail und Live-Chat). Die Plus-Version kostet 29 Dollar pro Monat und die Premium-Version 49 Dollar pro Monat. Diese Versionen bieten mehr Anpassungsmöglichkeiten und erweiterte KI-Funktionen.
Nach all den Bezahllösungen, möchte ich dir noch eine Open Source Software für die Arbeitszeiterfassung vorstellen: Kimai. Um in den Genuss des kostenfreien Tools zu kommen, musst du allerdings eine MySQL-Datenbank vorhalten. Auch PHP und eine installierte PDO-Unterstützung werden vorausgesetzt.
Kimai ist eine Lösung, die unter Führung des webbasierten Unternehmens Keleo entwickelt wurde. Das junge Unternehmen hat sich auf die Fahnen geschrieben, für seine Kunden hilfreiche und einfach zu bedienende Lösungen für die Arbeitszeiterfassung zu entwickeln. Auch wenn die Website von Kimai anderes vermuten lässt, so sitzt das Unternehmen tatsächlich in unserer schönen Hauptstadt Berlin.
Innerhalb des Kimai Dashboards lassen sich per Klick einzelne Kunden, Tätigkeiten und Projekte anlegen und den Projekten individuelle Stundensätze zuweisen. Für die einzelnen Tätigkeiten lassen sich dann die Zeiten erfassen. Zudem gibt es eine Export-Funktion, die die getrackten Tätigkeiten per Klick als PDF-Datei, Excel-Tabelle oder CSV-Datei ausgibt, was die Auswertung der Areitszeiterfassung noch einfacher macht.
Im Vergleich dazu ist die Open-Source-Lösung Kimai mit nur zwei Abonnements für 2,99 EUR bzw. 3,99 EUR sehr günstig. Beide kannst du einen Monat lang kostenlos testen.
Welches Tool zur Arbeitszeiterfassung für dein Unternehmen am sinnvollsten ist, ist abhängig von dem, was du benötigst.
Benötigt man als Selbständiger wirklich eine Buchhaltungssoftware? Was bringt mir das eigentlich? Was kann eine solche Software wirklich? Wie finde ich die für mich beste Buchhaltungssoftware? Was kostet es? Wir erklären es dir!
Annemarie Cornus
Freelance Editor
Arbeitest du mit einem Buchhaltungsprogramm? Wir haben einmal Lexware Office (formally Lexoffice für dich getestet und können dir nun genau sagen, welche Funktionen es dir bietet und für wen es geeignet ist.
Lisa Arnicke
Freelance Editor
