Die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten für Selbstständige im Überblick | Kontist
Steuern

Die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten für Selbstständige im Überblick

Marlon Thorjussen

Freelance Editor

19. Jan. 2021

Während in Einkommensteuererklärungen Belege oftmals nur auf Geheiß des Finanzamtes nachgereicht werden müssen, befreit dies keinesfalls von der Aufbewahrungspflicht. Dabei gibt es einiges zu beachten, wie etwa der Unterschied zwischen der zehn- und sechsjährigen Aufbewahrungspflicht sowie auch der Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen. 

Richtig gelesen: Nicht nur als Freelancer beziehungsweise Selbstständiger bist du zum Sammeln und Archivieren diverser Dokumente verpflichtet, sondern auch als Privatperson. Vorerst soll es aber um Belege gehen, die im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit gut geschützt erhalten werden müssen. 

Dabei sind die entsprechenden Gesetze in der Abgabenordnung (AO) beziehungsweise – für Kaufleute – im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Dabei gilt: Die Aufbewahrungsfrist endet stets mit dem letzten Tag des Jahres. Was also beispielsweise am 6. März 2020 an Belegen erstellt wurde, muss bei zehnjähriger Verwahrpflicht bis zum 31. Dezember 2030 aufbewahrt werden.

Aufbewahrungspflichtig ist grundsätzlich jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist. Dabei sind Freiberufler in der Regel zur einfachen Buchführung verpflichtet. Gewerbetreibende, Kaufleute und viele andere müssen, teils in Abhängigkeit von Umsatz und Gewinn, die doppelte Buchführung durchführen sowie teilweise eine Bilanz. Du bist also vermutlich zur Buchführung und damit zur Belegaufbewahrung verpflichtet.

Dabei ist eine Aufbewahrungsfrist für Dokumente nicht das gleiche wie die Buchführung selbst. Die einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist beispielsweise Usus für viele Freelancer. Die doppelte Buchführung wird hingegen, wie erwähnt, bei größeren Unternehmen, Kapitalgesellschaften und so weiter notwendig.

Unterschiedlich ist dann eher die Art, wie Belege zugeordnet und eingeordnet werden. Eine chronologische Ordnung (beispielsweise sortiert nach Einnahmen und Ausgaben) ist sicherlich sinnvoll. Bei der einfach Buchführung sind die zugehörigen Belege aus Einnahmenbelege und Ausgabenbelege.

Alle angesprochenen Dokumente solltest du, gleich welcher Form, zeitnah zur Erstellung oder zum Erhalt einsortieren, um unnötige Arbeit am Jahresende zu vermeiden. Eine gleichzeitige einfache Buchführung, die alle finanziellen Prozesse, die im Zusammenhang mit deinem Business stehen,  noch einmal mit Nennung des entsprechenden Beleges beschreibt, ist generell sinnvoll, insofern du nicht nur Einnahmen hast (was bei einigen Freiberufler mangels sich lohnend absetzbarer Kosten ja durchaus vorkommt). 

Die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten umfasst aber eben nicht nur die Verpflichtung, die Dokumente zu archivieren. Sie müssen zudem jederzeit einsehbar und lesbar sein. Letzteres ist gerade bei Belegen auf Thermopapier schwierig. Es empfiehlt sich hier, diese Belege zu digitalisieren oder zu photographieren. Insgesamt solltest du auf Papier vorhandene Belege geordnet und lichtgeschützt lagern. 

Nun wollen wir uns aber der Frage widmen, was wie lange verwahrt werden muss.

Aufbewahrungspflicht für Belege: Zehn oder sechs Jahre? 

Grundsätzlich müssen folgende Belege zehn Jahre lang von Selbstständigen aufbewahrt werden:

- Rechnungen

- Buchungsbelege (und damit auch Geschäftskontoauszüge)

- Inventarlisten

- Bücher (die Produkte deiner Buchführung)

- Inventarlisten

- Jahresabschlüsse (im Falle der Bilanzierungspflicht)

- Eröffnungsbilanzen sowie dazugehörige Weisungen und Dokumente

- Steuererklärungen

- Umsatzsteuervoranmeldungen

Bei anderen Rechtsformen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften, kommen noch andere Belege hinzu. Als Freelancer beziehungsweise Unternehmer umfassen die lange aufzubewahrenden Belege aber vor allem diese, die Einnahmen und Ausgaben aller Art verbuchen, die im Zusammenhang mit dem Business stehen. 

Sechs Jahre aufbewahrt werden hingegen alle empfangenen und abgesendeten Geschäfts- und Handelsbriefe, insofern sie im Zusammenhang mit tatsächlich zustande gekommenen Geschäften stehen. Werbebriefe, die dich nicht zum Kauf animiert haben sowie erfolglose Verhandlungen per E-Mail oder Post, musst du also nicht aufbewahren. Zudem müssen alle oben nicht genannten Unterlagen, die steuerlich relevant sein können (auch Verträge), sechs Jahre lang verwahrt werden. Bei Verträgen gilt die Aufbewahrungsfrist erst ab Auslaufen des Vertrages. 

Interessant in diesem Zusammenhang: Auch E-Mails müssen, insofern steuerlich relevanten Inhalts, archiviert werden. 

Zwar klingt das alles nach sehr vielem. Praktisch ist es allerdings so, dass die meisten aufzubewahrenden Dokumente für Selbstständige vor allem Rechnungen, Quittungen und ähnliches sind. Bei Aufträgen oder Vereinbarungen, denen eine längere Korrespondenz vorausging, kannst du das Ergebnis inklusive aller wichtigen Eckpunkte und Absprachen in einem Dokument zusammenfassen, das dann schließlich dir und deinem Kunden vorliegen sollte. Das erhöht die Übersichtlichkeit enorm. 

Es ist empfehlenswert, Belege immer auf gleiche Art zu erfassen. Wenn du überwiegend Papierbelege erhältst, solltest du die digitalen eventuell ausdrucken und ablegen – und vice versa. Das ist auch deshalb sinnvoll, weil die Belegaufbewahrungspflicht auch beinhaltet, dass diese leicht einsehbar sein müssen. Nur ein System zur Ablage zu haben, macht dies deutlich leichter. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente müssen stets in physischer Form vorliegen.

Die genannten Fristen enden tatsächlich innerhalb von über sechs beziehungsweise zehn Jahren, wenn die entsprechenden Steuerbescheide auch endgültig sind. Wenn du also einen vorläufigen Steuerbescheid erhältst, für den zehn Jahre alte Belege relevant sind, dann musst du diese so lange aufbewahren, bis ein endgültiger Steuerbescheid vorliegt. Zudem werden sämtliche Haltefristen für Belege unbefristet, wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung oder ähnliches bei dir durchführen will. 

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Auch Privatpersonen unterliegen hier gewissen Pflichten. So musst du beispielsweise alle Belege, die im Zusammenhang mit umsatzsteuerpflichtigen Leistungen rund ums Haus stehen, zwei Jahre lang aufbewahren. Das sind beispielsweise Handwerksrechnungen und Gärtnerrechnungen. Aus purem Eigeninteresse solltest du andere Rechnungen so lange aufbewahren, da bei vielen Produkten zwei Jahre lang eine Garantie gewährt wird, wenn du den Kauf nachweisen kannst. 

Außerdem solltest du grundsätzlich private Kontoauszüge vier Jahre lang aufbewahren, da du damit nachweisen kannst, Zahlungen geleistet zu haben und ähnliches. Aus der Tatsache, dass finanzielle Forderungen häufig nach drei Jahren verjährt sind (bei Verträgen), ergibt sich die Empfehlung von vier Jahren. 

Lebenslang sind natürlich Zeugnisse, Urkunden, gesundheitliche Gutachten und ähnliches zu halten. Du solltest generell alles, was noch wichtig werden kann, einfach ablegen. Das gilt auch für Rentenbescheide. Dokumente, wie beispielsweise Prozessakten und Urteile, müssen hingegen nur fast lebenslänglich verwahrt werden – und zwar mindestens 30 Jahre lang. 

Was passiert, wenn du die Aufbewahrungspflicht verletzt

Grundsätzlich bist du dem Finanzamt gegenüber in der Beweispflicht, nicht jedoch in der Pflicht, unaufgefordert, Nachweise einzureichen. Das heißt, du musst alle deine Angaben auf Nachfrage und Aufforderung belegen können. Kannst du dies nicht, kommt es in der Regel zu Bußgeldern und einer neuerlichen (höheren) Schätzung deiner Steuerlast. 

Außerdem gibt es Grenzfälle, bei denen nicht so recht feststeht, was eigentlich wie aufbewahrt werden muss. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn nicht problemlos feststellbar ist, ob du Gewerbetreibender oder Freiberufler bist. Sollte das Finanzamt beispielsweise aus einem Freiberufler mit mehr als 60.000 Euro Gewinn im Jahr (keine Pflicht zur doppelten Buchführung) einen Gewerbetreibenden  (Pflicht zur doppelten Buchführung) machen, ist es mehr als vorteilhaft, alle nötigen Belege schon parat zu haben. 

Insgesamt gilt: Bewahre lieber zu viel als zu wenig auf. Insofern du als Solo-Selbstständiger beziehungsweise Freelancer unterwegs bist, hält sich die Arbeit damit allerdings in Grenzen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit solltest du zudem stets mindestens eine einfache Buchführung durchführen.