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Buchhaltung mit Billomat

Die Cloudl├Âsung ohne viel TamTam

Hast du deine Rechnungen bisher auch ├╝ber Word, Excel & Co erstellt und dir f├╝r jede neue Rechnung die Kundendaten aus deinem Adressbuch importiert? Jeden Monat plagst du dich mit Tankbelegen, Rechnungen und Mahnungen herum. Und das, obwohl du genug mit Akquise und Auftragsabwicklung zu tun hast.

Cloudbasierte Buchhaltungsprogramme versprechen Dir die zeitfressende Arbeit beim Erstellen von Rechnungen und Belegen abzunehmen und verschaffen dir gleichzeitig einen guten ├ťberblick ├╝ber deine Finanzsituation. Billomat verspricht insbesondere Selbstst├Ąndigen und Freiberuflern die Arbeit mit ihren Rechnungen und Belegen erleichtern. Ich habe das Buchhaltungstool einmal getestet und das Wesentliche dabei f├╝r dich zusammengefasst.

Rechnungen schreiben leicht und sicher

Billomat geh├Ârt zu den f├╝hrenden Online-Softwares f├╝r Rechnungen, und richtet sich an Selbstst├Ąndige und Freelancer die nach einer unkomplizierten L├Âsung suchen, Rechnungen rechtskonform zu erstellen und zu verwalten. Der gro├če Vorteil einer solchen Browser-basierten-Cloud-L├Âsung: Du kannst von ├╝berall auf deine Buchhaltung zugreifen. Alles was du brauchst, ist einen Browser. Zus├Ątzlich bietet es seinen Nutzern auch den Zugang ├╝ber eine App, sodass der Kunde jederzeit auf seine Buchhaltung zugreifen kann.

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Abbildung: Billomat Website

Die wichtigen Funktionen f├╝r Freiberufler sind dabei

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Billomat kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln. Dank der App kannst du das sogar von unterwegs erledigen.

Rechnungstool

Ein Modul, ├╝ber das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und ÔÇô wenn n├Âtig ausdrucken kannst, ist unerl├Ąsslich. Deshalb geh├Ârt dieses Tool auch in jede g├Ąngige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Billomat kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen. Je nach Standort des Kunden kannst du Rechnungsvorlagen in 7 verschiedenen Sprachen verwenden oder eigene Designs ganz nach deinen W├╝nschen gestalten. In der Basic Version (Tarif Solo) f├╝r monatlich 6 Euro kannst du 60 Kunden mit insgesamt maximal 30 Dokumenten (Rechnungen, Eingangsrechnungen, Angebote etc.) pro Monat hochladen.

Hast du deine Rechnungen erstellt, kannst Du diese dann per E-Mail an deine Kunden senden. Alternativ k├Ânnen die Rechnungen ├╝ber das kostenpflichtige Add On PixelLetter postalisch versendet werden. F├╝r jede Rechnung kannst du zudem separat festlegen, welche Zahlungsweise deinem Kunden angeboten wird. Alle g├Ąngigen Zahlmethoden inklusive Paypal werden unterst├╝tzt. Zus├Ątzlich bietet das Online Rechnungstool die Erstellung eines individuelle BezahlCodes (QR Code), das jeder Rechnung beigef├╝gt werden kann. Hier sind die Zahlungsdaten f├╝r die ├ťberweisung hinterlegt. Das erspart deinen Kunden das m├╝hsame und fehleranf├Ąllige Abtippen einer ├ťberweisung. Allerdings kann dieser QR Code nur verwendet werden, wenn dein Kunde mit einer Bank zusammenarbeitet, die ├╝ber eine Banking App verf├╝gt und eine QR Code Funktion unterst├╝tzt.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool geh├Ârt auch eine Mahnfunktion. Verz├Âgert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, kannst du das bei Billomat bereits in der selbsteingerichteten Schaltzentrale sehen. Hier werden alle offenen und ├╝berf├Ąlligen Zahlungen angezeigt. Nun kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Optional kannst du die Zahlungserinnerung auch automatisch bei Zahlungsverzug durch Billomat aussenden lassen. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, erm├Âglicht dir Billomat auch das herausschicken einer Mahnung.

Belegmanagement

Mit Billomat kannst du all deine Eingangsrechnungen und Belege hinterlegen und archivieren. Egal ob bereits digital erhaltene Rechnungen, Bewirtungsbelege oder Abo Rechnungen. Damit beh├Ąltst du auch einen ├ťberblick ├╝ber deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks deine Belege und die dazugeh├Ârigen Umsatzsteuerbetr├Ąge buchen. Leider bietet Billomat keinen ├ťberblick auf der Startseite ├╝ber das Verh├Ąltnis von Kosten und Einnahmen. Man kann sich jedoch die Kostenentwicklung der letzten Monate im Dashboard anzeigen lassen und sieht auf einen Blick wenn Eingangsrechnungen noch nicht bezahlt sind. So vermeidest du auf jeden Fall, dass dir eine offene Rechnung durch die Lappen geht. Deine Belege kannst du per Drag & Drop von deinem Computer reinziehen oder sie ├╝ber eine Billomat Email Adresse an deinen Account weiterleiten. Mit einer Scan App kannst du deine Belege in Papierform bereits unterwegs einscannen und anschlie├čend an deinen Account senden. Die automatische Texterkennung von Billomat erleichtert einem auch die Erfassung der Daten.

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Abbildung: Automatische Texterkennung in Billomat: Billomat erkennt die Ertr├Ąge auf dem Beleg. Du musst die gr├╝n markierten Zahlen nur best├Ątigen und das System ├╝bertr├Ągt sie in das dazugeh├Ârige Feld.

Leider funktioniert die Texterkennung nicht immer zu 100% und da der Beleg vor dem Speichern nicht als Vorschau angezeigt wird, kann man die Daten nur manuell eintragen, wenn man sich den Originalbeleg noch mal herausholt. Das finde ich etwas nervig und zeitaufwendig. Bevor du einen Beleg buchen kannst, musst du den Lieferanten im Billomat System hinzuf├╝gen. Du nimmst dir also wieder den Beleg vor, tippst Namen und Adresse ab, klickst auf Speichern und erst jetzt kannst du im Lieferantenbereich eine Eingangsrechnung buchen. Hier kannst du nun den zuvor reingezogenen Beleg einf├╝gen und die dazugeh├Ârigen Umsatzsteuerbetr├Ąge eintragen. Bei wiederkehrenden Belegen ist der Workflow nat├╝rlich irgendwann einfacher. Dennoch sollte Billomat das Belegmanagement nutzerfreundlicher gestalten.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung l├Ąuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software an das Finanzamt zu ├╝bermitteln, ben├Âtigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Diese gibt es mittlerweile bei Billomat, so dass du direkt deine Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigen kannst.

E├ťR

Bis dato handelt es sich bei der Einnahmen und ├ťberschussrechnung (E├ťR) von Billomat um einen vorbereitenden Bericht f├╝r deine Steuererkl├Ąrung. Die E├ťR von Billomat entspricht nicht der E├ťR Anlage (┬ž 60 Abs. 4 EStDV) des Bundesministerium der Finanzen noch ersetzt sie die Bearbeitung durch einen Steuerberater. Beim Export deiner Daten kannst du dir bei Billomat jedoch einen sogenannten Zeilenbezug gem├Ą├č der E├ťR Vorlage des BMF mit auswerfen lassen und so diese Zeilen 1:1 in die dazugeh├Ârige Zeile der Anlage f├╝r das Finanzamt ├╝bertragen. Das ist zwar immer noch ein extra Schritt, nimmt dir aber bereits einen Teil der Arbeit ab.

Schnittstelle f├╝r den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit Billomat selbst erledigen und anschlie├čend Deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Hier bietet dir Billomat an, deine Daten ├╝ber DATEV oder Agenda zu exportieren. Je nach dem mit welchem System dein Steuerberater arbeitet. Leider musste ich auch hier den Weg zu dieser Schnittstelle erst bei Google recherchieren, da ich die Exportfunktion auch nach langem Durchklicken im System nicht gefunden habe.

Kundenverwaltung

Mit Billomat hast du deine Kundendaten immer und ├╝berall im Blick, auch unterwegs. In der Billomat App kannst du dir alle Kunden und die dazugeh├Ârigen Daten und Rechnungen anzeigen lassen und kannst so auch reagieren, wenn du unterwegs eine Kundenr├╝ckfrage bekommst. F├╝r jeden einzelnen Kunden kann man unterschiedliche Skonto S├Ątze und Rabatte definieren, was einem bei der Angebotserstellung zu Gute kommt. Wenn man bei ausl├Ąndischen Kunden das Gebietsschema dementsprechend einstellt, werden alle ausgehenden Dokumente in der Landessprache des Kunden angelegt. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach ├╝ber CSV oder vCard Formate importieren. Wenn man m├Âchte kann man auch seine Google Contacts in Kundendaten bei Billomat umwandeln. Eine gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.

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Abbildung: Die kostenlose Billomat App verschafft dir einen guten ├ťberblick ├╝ber deinen Kundendaten. Angebote und Rechnungen kannst du so auch direkt im App erstellen.

Wichtige Zusatzfunktionen leistet Billomat ├╝ber externe Add- Ons

Billomat konzentriert sich darauf die Kernfunktionen eines Buchhaltungstools unkompliziert zu gestalten. Um dabei bei den Zusatzfunktionen nicht hinter anderen Anbietern zur├╝ckzubleiben, entscheidet sich Billomat daf├╝r mit externen Add- Ons zu arbeiten. So hast du auch als Kunde die M├Âglichkeit speziell ben├Âtigte Tools zu aktivieren. Allerdings sind diese meist kostenpflichtig und erfordern eine weitere Anmeldung bei einem externen Anbieter. Hier einmal die wichtigsten Zusatzfunktionen im ├ťberblick.

Echtzeit Zeiterfassung mit Mite

Das kostenpflichtige Add On Mite erm├Âglicht es dir Zeiten f├╝r ein Projekt oder auch zuvor definierte Leistungen zu erfassen. Was bisher m├╝hsam mit komplexen Excel-Tabellen oder in Papierform gel├Âst wurde, kann nun Online erfasst und automatisch aus dem Zeiterfassungsprogramm in den eigenen Billomat Account ├╝bertragen werden.

Mite ist die ersten 30 Tage kostenlos zum Testen verf├╝gbar und kostet danach 5ÔéČ pro Monat. Die kostenlose Billomat App verschafft dir einen guten ├ťberblick ├╝ber deine Kundendaten. Angebote und Rechnungen kannst du so auch direkt in der App erstellen.

Kostenlose Buchhaltungs-App f├╝r unterwegs

Billomat bietet seinen Kunden eine kostenlose App, um Rechnungen und Angebote auch bequem von unterwegs zu schreiben und die Kundenkontakte mobil zu verwalten. Warte- und Reisezeiten kannst du so effizient nutzen und wenn du auf dem Weg zu einem Kundengespr├Ąch bist, kannst du nochmal alle relevanten Kundeninformationen und vergangenen Projekte anschauen und verschaffst Dir in Sekundenschnelle einen ├ťberblick. Mittlerweile gibt es auch den mobilen Belegscan mit dem du ganz einfach Belege einscannen und hochladen kannst. Und sie somit blitzschell zuordnen kannst.

Banking-Integration mit Figo

Dank eines weiteren Add-Ons namens Figo kannst du dein Bankkonto automatisch mit deinem Billomat Account synchronisieren, deine Ums├Ątze abgleichen und verbuchen. Jeder Umsatz mit Figo wird individuell gepr├╝ft ÔÇô existiert zu diesem Umsatz genau ein Kunde oder Lieferant mit der identischen IBAN und ist hier genau einer Rechnung, Gutschrift oder Eingangsrechnung ├╝ber den gleichen Betrag in deinem System vorhanden, wird die Zahlung innerhalb von Billomat automatisch verbucht und als bezahlt markiert.

Die Verkn├╝pfung deines Billomat Accounts mit deinen Konten ist gl├╝cklicherweise in allen Tarifen enthalten. So hast du eine Vielzahl von Banken, Sparkassen, Kreditkarteninstituten, und Wallets wie Paypal im ├ťberblick und kannst ├╝ber nur eine Plattform deinen Zahlungsein- und Ausg├Ąnge ├╝berwachen. Schade, dass Billomat auch bei dieser Funktion auf externe Anbieter zur├╝ckgreift. Vor allem, weil das bedeutet einem weiteren Unternehmen den Zugang zu den eigenen, sensiblen Kontodaten freizugeben. Dar├╝ber hinaus muss ich mir so ein neues Konto bei einem zweiten Anbieter anlegen. Dabei verwalten wir heutzutage ohnehin schon unz├Ąhlige Accounts und Kennw├Ârter.

Mit PixelLetter Briefe versenden lassen

Billomat erm├Âglicht die Verkn├╝pfung mit dem Online-Lettershop PixelLetter. So ist es dir m├Âglich, ab sofort Briefe oder Faxe zu versenden und Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Verschicken der Rechnungen und Angebote ├╝bernimmt hierbei auch PixelLetter. Der Preis pro Brief h├Ąngt von der Menge versendeter Briefe pro Kalendermonat ab. Je mehr Briefe man ├╝ber PixelLetter versendet, desto g├╝nstiger wird nat├╝rlich auch die PixelLetter-Geb├╝hr. Hier liegt der Netto- Preis (ohne Porto) zwischen 0,71 Euro und 0,24 Euro pro versendeten Brief inklusive Verbrauchsmaterial. Auch hier musst du dir ein zus├Ątzliches Konto bei Pixelletter anlegen.

Schnittstelle f├╝r Shopify Verk├Ąufer

├ťber eine einfache Schnittstelle werden Bestellungen aus dem eigenen Shopify Online Shop automatisch importiert, als bezahlt markiert und an deine Kunden verschickt. Au├čerdem importiert Billomat alle R├╝ckbuchungen, Gutschriften oder Rabatte ├╝ber die Verkn├╝pfung automatisch.

Komplizierte Handhabung trotz ├╝bersichtlichem Design

Dank des schlanken Designs findet man sich sehr leicht im System zurecht. Trotzdem habe ich mich in der Praxis mit Billomat schwer getan. Auf den ersten Blick ist das System sehr ├╝bersichtlich. Dein Dashboard, die sogenannte Schaltzentrale, kannst du individuell einstellen. Dabei hast du die M├Âglichkeit, die dortigen Widgets ÔÇô so hei├čen die einzelnen Komponenten der Schaltzentrale ÔÇô via Dropdown-Men├╝ so zusammenzustellen, dass es zu deinen W├╝nschen passt. Neben dem praktischen Schnellzugriff, der es dir erlaubt, zu den einzelnen Bereichen deines Billomat-Accounts zu springen, gibt es weitere Widgets, wie eine ├ťbersicht ├╝ber Billomat-interne Neuigkeiten, eine ├ťbersicht deiner Rechnungen, eine grafische Darstellung deiner Umsatzentwicklung, Umsatzstatistiken, Wetter und Kalenderanzeige und noch einiges mehr.

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Abbildung: Die individualisierbare Billomat Schaltzentrale: ├ťber den Schnellzugriff gelangst du sofort zu den wichtigsten Funktionen.

Wie bereits im oberen Abschnitt erw├Ąhnt, ist das Belegmanagent bei Billomat etwas gew├Âhnungsbed├╝rftig und erfordert viele Einzelschritte. Ein Umstand, an den man sich mit der Zeit sicher gew├Âhnen kann. Weitaus umst├Ąndlicher ist es aber, wenn man sich als Nutzer nicht intuitiv durch die Funktionen bewegt. Selbst die einfachsten Dinge konnte ich als Nutzer nicht ausf├╝hren ohne dass ich recherchieren musste, wo ich die Funktionen finde und welche Auswirkungen spezifische Einstellungen haben. In den Voreinstellungen kann man beispielsweise sogenannte Artikel- und Mitarbeiterattribute festlegen. Mir ist leider bis heute nicht klar, welche Funktion diese Attribute haben. Einige Einstellungen sind so umst├Ąndlich benannt, dass ich mir meist Tutorials und Videos anschauen musste, um zu verstehen, wie ich beispielsweise F├Ąlligkeiten kundenspezifisch einstelle oder die Shopanbindung zum eigenen Online Shop herstelle. Einige Schritte m├╝ssen doppelt ausgef├╝hrt werden, nach einer Zuweisung zu einer Rechnung beim Banking l├Ądt sich die komplette Seite neu und man ist wieder auf Seite 1. Auch das ist umst├Ąndlich. Obwohl die Navigation zu den einzelnen Bereichen in Billomat so einfach und ├╝bersichtlich gestaltet ist, bleibt die Einrichtung des Systems dennoch kompliziert und bis die wichtigsten Funktionen sitzen, geht einige Zeit ins Land. Wenn du mit Billomat arbeiten m├Âchtest, musst du dir diese Zeit erst mal nehmen.

Pers├Ânlicher Support mit geringer Antwortzeit

Bereits in der Schaltzentrale des Systems findest du deinen pers├Ânlichen Ansprechpartner. Bei Billomat kann man den Kundensupport Montag bis Freitag von 8-17 Uhr sowohl telefonisch als auch per E mail erreichen. Eine sehr umfangreiche FAQ-Datenbank hilft dir bei ersten Fragen. Das erste kleine Problem zeigte sich bereits bei der Erstellung einer Rechnung und dem Hinzuf├╝gen des Bezahl QR Codes, den ich direkt einmal austesten wollte. Auf meine Frage per Email bekam ich bereits nach 30 Minuten eine hilfreiche Antwort. Das ist echt schnell! Die Kommunikation mit Billomat lief sehr unkompliziert und pers├Ânlich. Der Supportmitarbeiter Tyll hinterlie├č bei mir einen kompetenten und sehr hilfsbereiten Eindruck. Die rasche Antwort per Email hat mich wirklich ├╝berrascht. F├╝r diesen herausragenden Kundenservice verdient Billomat auf jeden Fall 5 Sterne.

Gesetzeskonform und sicher

Die Daten werden auf deutschen Servern in einer ÔÇ×Private CloudÔÇť in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Im Gegensatz zu ├Âffentlichen Cloud-Hosting Diensten kann Billomat so schneller reagieren, besser administrieren und die Daten werden nicht einfach aus der Hand gegeben. Damit erf├╝llen Sie auch die Standort-Anforderungen entsprechend der GoBD im Falle einer Betriebspr├╝fung. In der Software sind alle Arten von Belegen gesetzeskonform (GoBD konform) archivierbar, sodass eine vollst├Ąndige, korrekte, unver├Ąnderbare und ordnungsgem├Ą├če Buchf├╝hrung mit Billomat gew├Ąhrleistet ist. Wer ungern seine Daten bei unterschiedlichen Anbietern hinterlassen m├Âchte, sollte sich jedoch einen anderes Tool suchen. Viele Funktionen stellt Billomat lediglich ├╝ber externe Anbieter zur Verf├╝gung, damit muss man sich als Nutzer bei den unterschiedlichen Unternehmen separat anmelden.

Voller Funktionsumfang f├╝r wenig Geld

Grunds├Ątzlich gibt es drei verschiedene Tarifoptionen: Solo, Business und den Individualtarif. Solo und Business unterscheiden sich haupts├Ąchlich darin, wieviele Dokumente und Kunden du als Nutzer pro Monat anlegen darfst und wieviele Benutzer sich in deinen Billomat Account einloggen k├Ânnen. Jeder Tarif hat ein eigenes Kontingent an Dokumenten, das dir pro Kalendermonat zur Verf├╝gung steht. Zu diesem Kontingent z├Ąhlen alle erstellten Rechnungen, Angebote, Auftragsbest├Ątigungen, Lieferscheine, Mahnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen und Briefe.

Im Businesstarif hat man au├čerdem die M├Âglichkeit das Mahnwesen, die Belegerfassung mittels Scan App, Bankverkn├╝pfungen, Zahlungen zu empfangen, den DATEV-Export, E├ťR und einen Steuerberaterzugang zu nutzen.

Der Individualtarif bietet dar├╝ber hinaus Zugang f├╝r noch mehr Benutzer, du kannst mehr API Calls nutzen, es bietet mehr Speicherplatz, VIP Support und bei Bedarf auch pers├Ânliches Onboarding.

Die monatlichen Preise liegen zwischen 6 und 30 Euro und sind damit marktgerecht (f├╝r den Individualtarif sind keine Kosten bekannt, dieser scheint indivduell zu vereinbaren sein) . Anbieter wie Papierkram.de oder FastBill bieten aber f├╝r einen ├Ąhnlichen Preis deutlich mehr Funktionen und schr├Ąnken nicht die Anzahl der Dokumente ein, die du anlegen darfst. In der Solo Version f├╝r monatlich 8,99 bzw. 6 Euro bei j├Ąhrlicher Zahlungsweise, kannst du bei Billomat maximal 60 Kunden mit insgesamt maximal 30 Dokumenten (Rechnungen, Eingangsrechnungen, Angebote etc.) pro Monat hochladen. Das reicht gerade mal f├╝r einen Kleinunternehmer und selbst das d├╝rfte knapp werden.

Der Businesstarif kostet 29,99ÔéČ pro Monat bzw. 24ÔéČ bei einer j├Ąhrlichen Zahlungsweise.

Billomat bietet seinen Nutzern an, ihr Rechnungstool 60 Tage kostenlos zu testen. Die kostenlosen 60 Testtage enden nach dieser Phase, es gibt keine automatische, kostenpflichtige Verl├Ąngerung. Als Nutzer muss man sich dann ganz aktiv f├╝r Billomat entscheiden, wenn du damit weiterarbeiten m├Âchtest.

F├╝r wen eignet sich Billomat?

Nutzt man die teureren Tarifpakete von Billomat und die zus├Ątzlichen externen Add- Ons, ist die Buchhaltungsplattform f├╝r Freiberufler, Selbstst├Ąndige, kleine Unternehmen, Dienstleister und selbst f├╝r Online Shops geeignet. Allerdings kann man sich f├╝r diesen Preis angesichts der komplizierten Einrichtung auch f├╝r ein anderes Buchhaltungstool entscheiden. F├╝r 16 oder 32 Euro im Monat bieten andere Anbieter mindestens genauso viele Funktionen und du kannst dir das Anmelden bei externen Partnern sparen. Das Positive an dem Preismodell von Billomat: Selbst der g├╝nstige Tarif mit monatlich nur 6-9 Euro liefert vollen Funktionsumfang. Als Kleinunternehmer hat man so f├╝r relativ kleinen Taler eine gute ├ťbersicht ├╝ber seine Finanzen und verwaltet seine Ein- und Ausgangsrechnungen rechtskonform. Ich rate dir aber Billomat vorab zu testen, um zu schauen wie du mit dem System zurecht kommst und ob das Kontingent in deinem gew├Ąhlten Tarif ausreichend f├╝r dich ist, um alle monatlichen Angebote, Rechnungen, Belege, Gutschriften etc. zu erstellen.

Do your thing, not your taxes