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Buchhaltung mit Debitoor - ein Test

Das Rechnungstool speziell für Freelancer und Selbstständige

Buchhaltung ist zeitintensiv und bringt keinen Euro Verdienst ein, was dafür sorgt, dass sie oft vernachlässigt wird. Dabei ist eine sorgsam gepflegte Buchhaltung wichtig – nicht nur für die eigene Organisation, sondern auch für das Finanzamt. Deswegen gibt es mittlerweile verschiedene Cloud-basierte Buchhaltungsprogramme, welche dir die Verwaltung deiner Finanzen ermöglichen, mitunter sogar mobil per Handy-App. Debitoor ist ein einfaches Online Rechnungsprogramm speziell für Gründer, Kleinunternehmer und Freelancer. Der Online Dienst verspricht Gründern, ihre Rechnungen in weniger als 1 Minute schreiben und versenden zu können. Ich habe das Tool einmal getestet und das Wichtigste dabei für dich zusammengefasst.

Rechnungen schreiben in weniger als 1 Minute

Das Online Tool verspricht Freelancern und Selbstständigen, die gesamte Büroarbeit rund um ihre Rechnungen und Finanzen zu vereinfachen und ihnen damit viel Zeit zu ersparen.

Umfangreiche Funktionen für jeden Anspruch

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Debitoor kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses direkt in eine Rechnung umwandeln.

Debitoor

Eine Rechnung zu erstellen, dauert mit Debitoor weniger als 1 Minute.

Rechnungstool

Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und - wenn nötig - ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Debitoor kannst du mit nur wenigen Klicks rechtskonforme Rechnungen in verschiedenen Designs, Sprachen und Währungen schreiben. Dank der App für iOS und Android kannst du Rechnungen sogar unterwegs erstellen. Diese kannst du anschließend per Email oder ausgedruckt an deinen Kunden senden. Ein großes Plus für deine Kunden ist, dass sie ihre Rechnungen direkt mit einem Klick per Paypal, Sofortüberweisung, Kreditkarte oder Lastschrift bezahlen können. Debitoor arbeitet mit Payever zusammen und bietet damit deinen Kunden viele Zahlungsmethoden an - sogar Ratenzahlung könntest du deinen Kunden damit anbieten. Außerdem bietet das Tool eine Verknüpfung zu iZettle. Mit dem Lesegerät von iZettle können deinen Kunden vor Ort einfach und schnell per Kredit- oder EC-Karte zahlen. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich in Debitoor mit dem Add-On Invoice Recur erstellen.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, kannst du das bei Debitoor bereits auf der Startseite sehen. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir das Programm auch das Versenden einer Mahnung. Mit dem Add-On Pair Finance hättest du für den Fall der Fälle auch eine Inkasso-Lösung mit an Bord.

Belegmanagement

Mit Debitoor kannst du all deine Belege hinterlegen und archivieren. Damit hast du auch einen Überblick über deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks Belege und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge buchen. Die Belege kannst du direkt hochladen und anschließend dem Beleg die dazugehörige Zahlung entweder Bar oder über dein verknüpftes Bankkonto zuordnen. Die automatische Texterkennung erspart dir lästiges Abtippen.

Du musst nur noch auswählen, zu welchem Sachkonto die jeweilige Ausgabe gehört, speichern und fertig: Deine Ausgabe und die entsprechenden Umsatzsteuerbeträge wurden gebucht. Dank der App kannst du zudem deine Belege in Papierform bereits unterwegs einscannen. So geht dir nichts mehr durch die Lappen, wenn ein Kassenbon mal wieder in der Versenkung deiner Jackentasche verschwindet.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu übermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Das Debitoor Paket M bietet diese Schnittstelle an, sodass du die unterjährige Buchhaltung komplett selbst machen könntest. Außerdem hast du auch zwischendurch immer eine Übersicht über die aktuelle Umsatzsteuer- Zahllast.

Debitoor

Die Automatische Texterkennung erleichtert dir das Einpflegen der Belege.

EÜR

Mit Debitoor hast du deine Einnahmen und Ausgaben immer tagesaktuell im Blick. So weißt du jederzeit, wie es um deine Finanzen bestellt ist. Mit nur wenigen Klicks kann daraus eine rechtssichere Einnahmen-Überschussrechnung erstellt werden, wie du sie am Jahresende für die Steuererklärung benötigst. Du kannst die Daten einfach in die Anlage EÜR übertragen oder du nutzt dafür einen Steuerberater und sendest ihm die relevanten Daten.

Schnittstelle für den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit Debitoor selbst erledigen und anschließend deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Besonders einfach geht das über den separaten Steuerberaterzugang. Dieser ist auch in den kleinen Paketen enthalten. Du verwaltest deine Angebote, Rechnungen und Belege und überlässt deinem Steuerberater den Rest. Ob du deinem Steuerberater deinen Datev Export schickst oder ihm direkt einen Steuerberater Zugang zu deinen Buchhaltungsdaten im System gewährst, bleibt dir überlassen.

Kundenverwaltung

Mit Debitoor hast du deine Kundendaten immer und überall im Blick, auch unterwegs. Zu allen Kontaktdaten, Ansprechpartnern und den dazugehörigen Angeboten und Rechnungen hast du stets Zugriff, egal ob über den Browser im Büro oder über deine App unterwegs. Auch Besonderheiten, Vorlieben oder individuelle Absprachen kannst du hier hinterlegen. So haben beispielsweise auch andere Teammitglieder eines Projektes Zugriff auf diese Informationen. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach per CSV- Datei importieren. Eine gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.

Praktische Zusatzfunktionen

Banking-Integration

In Debitoor kannst du mithilfe des Add-ons von figo deine Bankdaten integrieren und dem Programm den Rest überlassen. Zahlungen und Belege werden automatisch abgeglichen und du hast die volle Übersicht über deine Bank- und Buchhaltungsdaten. Jeder Umsatz mit figo wird individuell geprüft – existiert zu diesem Umsatz genau ein Kunde oder Lieferant mit der identischen IBAN und ist hier genau eine Rechnung, Gutschrift oder Eingangsrechnung über den gleichen Betrag in deinem System vorhanden, wird die Zahlung automatisch verbucht und als bezahlt markiert. Die Verknüpfung deines Accounts mit deinen Konten ist erst in den Tarifen M und L enthalten. So hast du eine Vielzahl von Banken, Sparkassen, Kreditkarteninstituten oder Wallets wie Paypal im Überblick und kannst über nur eine Plattform deine Zahlungsein- und Ausgänge überwachen.

Kontist und Debitoor

Wenn du ein Kontist Konto besitzt, sparst du noch mehr Zeit und Aufwand, wenn du Kontist mit Debitoor verbindest. Dann reicht es aus, eine Rechnung mit dem Tool zu stellen. Der Rest erledigt sich von ganz allein. Geht das Geld deiner Kunden auf deinem Kontist Konto ein, legt Debitoor automatisch den Steuerbetrag beiseite. Die Rechnungen werden in beiden Programmen als bezahlt markiert und du kannst die Debitoor Rechnung neben der Buchung im Kontist Konto sehen. Alle Umsätze und Rechnungen werden zwischen beiden Programmen vollständig synchronisiert.

Die Debitoor App

Mit der Debitoor iOS und Android App hast du deine gesamte Buchhaltung in der Tasche und alle deine Zahlen für jedes Meeting parat. Auf jegliche Kundendaten, Angebote, Rechnungen und Belege hast du nun auch mobil Zugriff. So kannst du auch unterwegs auf Kundenanfragen reagieren. Deine Kassenzettel kannst du direkt „scannen“ und unterwegs einpflegen. Das spart dir später viel Zeit. Du bist gerade unterwegs und ein Kunde bittet dich um ein Angebot? Mit der App kannst du genau wie im Browser Angebote und Rechnungen einsehen und erstellen.

Einfache Handhabung mit übersichtlichem Design

Debitoor kommt mit einem aufgeräumten und recht modernen Design daher. Die Einrichtung des Systems und das Arbeiten damit geht einfach von der Hand. Nach deiner Anmeldung bekommst du von Debitoor eine Email mit ersten Tipps für den Start. Hier kannst du auch einen Online Termin für eine 15-minütige Einführung in das Debitoor System buchen. Außerdem bietet dir das Tool telefonische Unterstützung bei der Einrichtung sowie regulären Email Support. Für allgemeine Fragen kannst du dir auch die zur Verfügung gestellten Tutorials anschauen. Meiner Auffassung nach ist die Bedienung des Programms jedoch wirklich selbsterklärend, sodass man die zahlreichen Einführungstutorials nicht wirklich in Anspruch nehmen muss.

Auf deiner modularen Startseite erhältst du immer tagesaktuell eine Übersicht über deine Einnahmen und Ausgaben.

Debitoor

Auf der Startseite von Debitoor hast du stets einen guten Überblick über deine Finanzsituation.

So siehst du sofort, ob eine Zahlung deines Kunden noch fällig ist. Je nach Bedarf kannst du dir die Übersicht für unterschiedlichen Zeiträume anzeigen lassen. Besonders interessant ist jedoch die Ausgabengrafik. Ein Kreisdiagramm zeigt dir die prozentuale Verteilung deiner Kosten nach den jeweiligen Aufwandskonten an. Wie hoch waren deine Werbekosten im Vergleich zum letzten Quartal? Welche Kosten sind besonders hoch? Als Unternehmer solltest du deine Zahlen kennen und gegebenenfalls optimieren. Diese einfache Grafik hilft dir dabei, deine Kosten zu optimieren.

Von deiner Debitoor Startseite hast du auf alle wichtigen Funktionen Zugriff. Eine rechtskonforme Rechnung zu erstellen, dauert tatsächlich weniger als 1 Minute. Hierfür stehen dir eine Reihe von Layouts und Konfigurationen zur Verfügung, um deine Dokumente in einem für dich passendem Design zu erstellen. Das Erfassen der Ausgaben funktioniert sowohl im Browser als auch in der App einwandfrei. Praktisch würde ich ein eigenes Debitoor Postfach finden, sodass man die Rechnungen, die man per Mail bekommt, direkt an das System senden kann, um diese dort weiterzuverarbeiten. Andere Wettbewerber wie FastBill und Papierkram bieten dies bereits seit Jahren an. Vielleicht zieht Debitoor damit irgendwann nach.

Support

Debitoor bietet werktags von 10:00 bis 16:00 einen Email Support an, den du auch über die Chat Funktion in deinem Debitoor System erreichst. Lediglich für die Einrichtung des Programms wird dir telefonischer Support angeboten. Ansonsten bist du auf die Antworten per Email angewiesen. Ich persönlich bevorzuge eigentlich den telefonischen Support, allerdings ist das Debitoor System wirklich einfach zu bedienen, sodass ich den Support nicht wirklich brauchte. Auf meine Frage im Chat bekam ich binnen einer halben Stunde eine ausführliche und verständliche Antwort. Ausführliche Videos, Step-by Step Tutorials und ein gut gefüllter Blog bieten dir viele Informationen rund um Debitoor und den häufig gestellten Fragen der Nutzer.

Gesetzeskonform und sicher

Debitoor nutzt eigenen Angaben zufolge die anerkannten Sicherheitsstandards (256-Bit SSL Zertifikate), um die vertraulichen Daten ihrer Nutzer zu verschlüsseln. Die Debitoor Server basieren auf sicheren Cloud-Lösungen von Amazon Web Services (AWS) in Dublin. Ob die Anforderungen für eine GoBD konforme Archivierung durch Debitoor erfüllt sind, wird damit leider noch nicht beantwortet. Eine konkrete Antwort auf diese Frage habe ich noch nicht erhalten.

Eine modulare Komplettlösung ab € 4 im Monat

Debitoor bietet 4 verschiedenen Preismodelle an. In allen 4 Paketen kannst du Rechnungen und Ausgaben einpflegen, jedoch beschränkt Debitoor den Nutzer auf die im Paket festgelegte Anzahl pro Jahr. Im günstigsten Paket XS für 6€ Monatlich (4€ im Jahresabo) kannst du 100 Rechnungen und Belege pro Jahr anlegen. Das Paket verfügt über eigene Steuerberaterzugänge, einen DATEV Export und einen Zugang zu den zusätzlichen Add-Ons. Für 10 € Monatlich (8€ im Jahresabo) hast du bereits ein Kontingent von 400 Rechnungen pro Jahr und erhältst einen zusätzlichen Funktionsumfang, der nun auch das Schreiben von Angeboten, die EÜR und GuV enthält. Über die Banking-Funktion und die Umsatzsteuervoranmeldung verfügst du jedoch erst im Paket M für 15€ monatlich (12€ im Jahresabo). Erst das teuerste Debitoor Paket für 30€ monatlich ermöglicht dir eine unbegrenzte Rechnungserstellung. Für Online Shops die mit der Woo Commerce Verknüpfung von Debitoor arbeiten möchten, macht meines Erachtens nur das größte Paket Sinn. Ansonsten kannst du Debitoor 7 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen, um herauszufinden, ob und welches Paket für dich Sinn macht.

Für wen eignet sich Debitoor?

Debitoor eignet sich vor allem aufgrund der flexiblen Pakete gleichermaßen für Kleinunternehmer, Freiberufler und Gründer. Egal ob du bereits Erfahrung im Buchhalten hast oder ein kompletter Neuling in dem Bereich bist - Debitoor ist leicht verständlich und dennoch umfangreich genug, um die gesamte Buchhaltung selbst zu machen. Selbst bilanzierende Unternehmer können mit Debitoor arbeiten. Aufgrund der Integration zum Cardreader von iZettle könnte sich das Tool zudem durchaus für Einzelhändler lohnen,- sofern diese sich für das größte Paket entscheiden. Insgesamt hält Debitoor wirklich das, was es verspricht. Mit einem ausgezeichneten Preis-Leistungsverhältnis macht das Online Tool Buchhaltung fast zum Kinderspiel.

Möchtest Du die Integration nutzen und ein Kontist Konto und einen Debitoor-Account eröffnen? Klick hier und eröffne dein Konto: Konto eröffnen .