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Buchhaltung mit Debitoor - ein Test

Das Rechnungstool speziell f√ľr Freelancer und Selbstst√§ndige

Buchhaltung ist zeitintensiv und bringt keinen Euro Verdienst ein, was daf√ľr sorgt, dass sie oft vernachl√§ssigt wird. Dabei ist eine sorgsam gepflegte Buchhaltung wichtig ‚Äď nicht nur f√ľr die eigene Organisation, sondern auch f√ľr das Finanzamt. Deswegen gibt es mittlerweile verschiedene Cloud-basierte Buchhaltungsprogramme, welche dir die Verwaltung deiner Finanzen erm√∂glichen, mitunter sogar mobil per Handy-App. Debitoor ist ein einfaches Online Rechnungsprogramm speziell f√ľr Gr√ľnder, Kleinunternehmer und Freelancer. Der Online Dienst verspricht Gr√ľndern, ihre Rechnungen in weniger als 1 Minute schreiben und versenden zu k√∂nnen. Ich habe das Tool einmal getestet und das Wichtigste dabei f√ľr dich zusammengefasst.

Rechnungen schreiben in weniger als 1 Minute

Das Online Tool verspricht Freelancern und Selbstst√§ndigen, die gesamte B√ľroarbeit rund um ihre Rechnungen und Finanzen zu vereinfachen und ihnen damit viel Zeit zu ersparen.

Umfangreiche Funktionen f√ľr jeden Anspruch

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Debitoor kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses direkt in eine Rechnung umwandeln.

Debitoor

Eine Rechnung zu erstellen, dauert mit Debitoor weniger als 1 Minute.

Rechnungstool

Ein Modul, √ľber das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und - wenn n√∂tig - ausdrucken kannst, ist unerl√§sslich. Deshalb geh√∂rt dieses Tool auch in jede g√§ngige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Debitoor kannst du mit nur wenigen Klicks rechtskonforme Rechnungen in verschiedenen Designs, Sprachen und W√§hrungen schreiben. Dank der App f√ľr iOS und Android kannst du Rechnungen sogar unterwegs erstellen. Diese kannst du anschlie√üend per Email oder ausgedruckt an deinen Kunden senden. Ein gro√ües Plus f√ľr deine Kunden ist, dass sie ihre Rechnungen direkt mit einem Klick per Paypal, Sofort√ľberweisung, Kreditkarte oder Lastschrift bezahlen k√∂nnen. Debitoor arbeitet mit Payever zusammen und bietet damit deinen Kunden viele Zahlungsmethoden an - sogar Ratenzahlung k√∂nntest du deinen Kunden damit anbieten. Au√üerdem bietet das Tool eine Verkn√ľpfung zu iZettle. Mit dem Leseger√§t von iZettle k√∂nnen deinen Kunden vor Ort einfach und schnell per Kredit- oder EC-Karte zahlen. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich in Debitoor mit dem Add-On Invoice Recur erstellen.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool geh√∂rt auch eine Mahnfunktion. Verz√∂gert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, kannst du das bei Debitoor bereits auf der Startseite sehen. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, erm√∂glicht dir das Programm auch das Versenden einer Mahnung. Mit dem Add-On Pair Finance h√§ttest du f√ľr den Fall der F√§lle auch eine Inkasso-L√∂sung mit an Bord.

Belegmanagement

Mit Debitoor kannst du all deine Belege hinterlegen und archivieren. Damit hast du auch einen √úberblick √ľber deine Ausgaben und kannst mit wenigen Klicks Belege und die dazugeh√∂rigen Umsatzsteuerbetr√§ge buchen. Die Belege kannst du direkt hochladen und anschlie√üend dem Beleg die dazugeh√∂rige Zahlung entweder Bar oder √ľber dein verkn√ľpftes Bankkonto zuordnen. Die automatische Texterkennung erspart dir l√§stiges Abtippen.

Du musst nur noch auswählen, zu welchem Sachkonto die jeweilige Ausgabe gehört, speichern und fertig: Deine Ausgabe und die entsprechenden Umsatzsteuerbeträge wurden gebucht. Dank der App kannst du zudem deine Belege in Papierform bereits unterwegs einscannen. So geht dir nichts mehr durch die Lappen, wenn ein Kassenbon mal wieder in der Versenkung deiner Jackentasche verschwindet.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung l√§uft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt zu √ľbermitteln, ben√∂tigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Das Debitoor Paket M bietet diese Schnittstelle an, sodass du die unterj√§hrige Buchhaltung komplett selbst machen k√∂nntest. Au√üerdem hast du auch zwischendurch immer eine √úbersicht √ľber die aktuelle Umsatzsteuer- Zahllast.

Debitoor

Die Automatische Texterkennung erleichtert dir das Einpflegen der Belege.

E√úR

Mit Debitoor hast du deine Einnahmen und Ausgaben immer tagesaktuell im Blick. So wei√üt du jederzeit, wie es um deine Finanzen bestellt ist. Mit nur wenigen Klicks kann daraus eine rechtssichere Einnahmen-√úberschussrechnung erstellt werden, wie du sie am Jahresende f√ľr die Steuererkl√§rung ben√∂tigst. Du kannst die Daten einfach in die Anlage E√úR √ľbertragen oder du nutzt daf√ľr einen Steuerberater und sendest ihm die relevanten Daten.

Schnittstelle f√ľr den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die vorbereitende Buchhaltung mit Debitoor selbst erledigen und anschlie√üend deinen Monatsreport an den Steuerberater weiterleiten. Besonders einfach geht das √ľber den separaten Steuerberaterzugang. Dieser ist auch in den kleinen Paketen enthalten. Du verwaltest deine Angebote, Rechnungen und Belege und √ľberl√§sst deinem Steuerberater den Rest. Ob du deinem Steuerberater deinen Datev Export schickst oder ihm direkt einen Steuerberater Zugang zu deinen Buchhaltungsdaten im System gew√§hrst, bleibt dir √ľberlassen.

Kundenverwaltung

Mit Debitoor hast du deine Kundendaten immer und √ľberall im Blick, auch unterwegs. Zu allen Kontaktdaten, Ansprechpartnern und den dazugeh√∂rigen Angeboten und Rechnungen hast du stets Zugriff, egal ob √ľber den Browser im B√ľro oder √ľber deine App unterwegs. Auch Besonderheiten, Vorlieben oder individuelle Absprachen kannst du hier hinterlegen. So haben beispielsweise auch andere Teammitglieder eines Projektes Zugriff auf diese Informationen. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach per CSV- Datei importieren. Eine gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.

Praktische Zusatzfunktionen

Banking-Integration

In Debitoor kannst du mithilfe des Add-ons von figo deine Bankdaten integrieren und dem Programm den Rest √ľberlassen. Zahlungen und Belege werden automatisch abgeglichen und du hast die volle √úbersicht √ľber deine Bank- und Buchhaltungsdaten. Jeder Umsatz mit figo wird individuell gepr√ľft ‚Äď existiert zu diesem Umsatz genau ein Kunde oder Lieferant mit der identischen IBAN und ist hier genau eine Rechnung, Gutschrift oder Eingangsrechnung √ľber den gleichen Betrag in deinem System vorhanden, wird die Zahlung automatisch verbucht und als bezahlt markiert. Die Verkn√ľpfung deines Accounts mit deinen Konten ist erst in den Tarifen M und L enthalten. So hast du eine Vielzahl von Banken, Sparkassen, Kreditkarteninstituten oder Wallets wie Paypal im √úberblick und kannst √ľber nur eine Plattform deine Zahlungsein- und Ausg√§nge √ľberwachen.

Kontist und Debitoor

Wenn du ein Kontist Konto besitzt, sparst du noch mehr Zeit und Aufwand, wenn du Kontist mit Debitoor verbindest. Dann reicht es aus, eine Rechnung mit dem Tool zu stellen. Der Rest erledigt sich von ganz allein. Geht das Geld deiner Kunden auf deinem Kontist Konto ein, legt Debitoor automatisch den Steuerbetrag beiseite. Die Rechnungen werden in beiden Programmen als bezahlt markiert und du kannst die Debitoor Rechnung neben der Buchung im Kontist Konto sehen. Alle Umsätze und Rechnungen werden zwischen beiden Programmen vollständig synchronisiert.

Die Debitoor App

Mit der Debitoor iOS und Android App hast du deine gesamte Buchhaltung in der Tasche und alle deine Zahlen f√ľr jedes Meeting parat. Auf jegliche Kundendaten, Angebote, Rechnungen und Belege hast du nun auch mobil Zugriff. So kannst du auch unterwegs auf Kundenanfragen reagieren. Deine Kassenzettel kannst du direkt ‚Äěscannen‚Äú und unterwegs einpflegen. Das spart dir sp√§ter viel Zeit. Du bist gerade unterwegs und ein Kunde bittet dich um ein Angebot? Mit der App kannst du genau wie im Browser Angebote und Rechnungen einsehen und erstellen.

Einfache Handhabung mit √ľbersichtlichem Design

Debitoor kommt mit einem aufger√§umten und recht modernen Design daher. Die Einrichtung des Systems und das Arbeiten damit geht einfach von der Hand. Nach deiner Anmeldung bekommst du von Debitoor eine Email mit ersten Tipps f√ľr den Start. Hier kannst du auch einen Online Termin f√ľr eine 15-min√ľtige Einf√ľhrung in das Debitoor System buchen. Au√üerdem bietet dir das Tool telefonische Unterst√ľtzung bei der Einrichtung sowie regul√§ren Email Support. F√ľr allgemeine Fragen kannst du dir auch die zur Verf√ľgung gestellten Tutorials anschauen. Meiner Auffassung nach ist die Bedienung des Programms jedoch wirklich selbsterkl√§rend, sodass man die zahlreichen Einf√ľhrungstutorials nicht wirklich in Anspruch nehmen muss.

Auf deiner modularen Startseite erh√§ltst du immer tagesaktuell eine √úbersicht √ľber deine Einnahmen und Ausgaben.

Debitoor

Auf der Startseite von Debitoor hast du stets einen guten √úberblick √ľber deine Finanzsituation.

So siehst du sofort, ob eine Zahlung deines Kunden noch f√§llig ist. Je nach Bedarf kannst du dir die √úbersicht f√ľr unterschiedlichen Zeitr√§ume anzeigen lassen. Besonders interessant ist jedoch die Ausgabengrafik. Ein Kreisdiagramm zeigt dir die prozentuale Verteilung deiner Kosten nach den jeweiligen Aufwandskonten an. Wie hoch waren deine Werbekosten im Vergleich zum letzten Quartal? Welche Kosten sind besonders hoch? Als Unternehmer solltest du deine Zahlen kennen und gegebenenfalls optimieren. Diese einfache Grafik hilft dir dabei, deine Kosten zu optimieren.

Von deiner Debitoor Startseite hast du auf alle wichtigen Funktionen Zugriff. Eine rechtskonforme Rechnung zu erstellen, dauert tats√§chlich weniger als 1 Minute. Hierf√ľr stehen dir eine Reihe von Layouts und Konfigurationen zur Verf√ľgung, um deine Dokumente in einem f√ľr dich passendem Design zu erstellen. Das Erfassen der Ausgaben funktioniert sowohl im Browser als auch in der App einwandfrei. Praktisch w√ľrde ich ein eigenes Debitoor Postfach finden, sodass man die Rechnungen, die man per Mail bekommt, direkt an das System senden kann, um diese dort weiterzuverarbeiten. Andere Wettbewerber wie FastBill und Papierkram bieten dies bereits seit Jahren an. Vielleicht zieht Debitoor damit irgendwann nach.

Support

Debitoor bietet werktags von 10:00 bis 16:00 einen Email Support an, den du auch √ľber die Chat Funktion in deinem Debitoor System erreichst. Lediglich f√ľr die Einrichtung des Programms wird dir telefonischer Support angeboten. Ansonsten bist du auf die Antworten per Email angewiesen. Ich pers√∂nlich bevorzuge eigentlich den telefonischen Support, allerdings ist das Debitoor System wirklich einfach zu bedienen, sodass ich den Support nicht wirklich brauchte. Auf meine Frage im Chat bekam ich binnen einer halben Stunde eine ausf√ľhrliche und verst√§ndliche Antwort. Ausf√ľhrliche Videos, Step-by Step Tutorials und ein gut gef√ľllter Blog bieten dir viele Informationen rund um Debitoor und den h√§ufig gestellten Fragen der Nutzer.

Gesetzeskonform und sicher

Debitoor nutzt eigenen Angaben zufolge die anerkannten Sicherheitsstandards (256-Bit SSL Zertifikate), um die vertraulichen Daten ihrer Nutzer zu verschl√ľsseln. Die Debitoor Server basieren auf sicheren Cloud-L√∂sungen von Amazon Web Services (AWS) in Dublin. Ob die Anforderungen f√ľr eine GoBD konforme Archivierung durch Debitoor erf√ľllt sind, wird damit leider noch nicht beantwortet. Eine konkrete Antwort auf diese Frage habe ich noch nicht erhalten.

Eine modulare Komplettl√∂sung ab ‚ā¨ 4 im Monat

Debitoor bietet 4 verschiedenen Preismodelle an. In allen 4 Paketen kannst du Rechnungen und Ausgaben einpflegen, jedoch beschr√§nkt Debitoor den Nutzer auf die im Paket festgelegte Anzahl pro Jahr. Im g√ľnstigsten Paket XS f√ľr 6‚ā¨ Monatlich (4‚ā¨ im Jahresabo) kannst du 100 Rechnungen und Belege pro Jahr anlegen. Das Paket verf√ľgt √ľber eigene Steuerberaterzug√§nge, einen DATEV Export und einen Zugang zu den zus√§tzlichen Add-Ons. F√ľr 10 ‚ā¨ Monatlich (8‚ā¨ im Jahresabo) hast du bereits ein Kontingent von 400 Rechnungen pro Jahr und erh√§ltst einen zus√§tzlichen Funktionsumfang, der nun auch das Schreiben von Angeboten, die E√úR und GuV enth√§lt. √úber die Banking-Funktion und die Umsatzsteuervoranmeldung verf√ľgst du jedoch erst im Paket M f√ľr 15‚ā¨ monatlich (12‚ā¨ im Jahresabo). Erst das teuerste Debitoor Paket f√ľr 30‚ā¨ monatlich erm√∂glicht dir eine unbegrenzte Rechnungserstellung. F√ľr Online Shops die mit der Woo Commerce Verkn√ľpfung von Debitoor arbeiten m√∂chten, macht meines Erachtens nur das gr√∂√üte Paket Sinn. Ansonsten kannst du Debitoor 7 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen, um herauszufinden, ob und welches Paket f√ľr dich Sinn macht.

F√ľr wen eignet sich Debitoor?

Debitoor eignet sich vor allem aufgrund der flexiblen Pakete gleicherma√üen f√ľr Kleinunternehmer, Freiberufler und Gr√ľnder. Egal ob du bereits Erfahrung im Buchhalten hast oder ein kompletter Neuling in dem Bereich bist - Debitoor ist leicht verst√§ndlich und dennoch umfangreich genug, um die gesamte Buchhaltung selbst zu machen. Selbst bilanzierende Unternehmer k√∂nnen mit Debitoor arbeiten. Aufgrund der Integration zum Cardreader von iZettle k√∂nnte sich das Tool zudem durchaus f√ľr Einzelh√§ndler lohnen,- sofern diese sich f√ľr das gr√∂√üte Paket entscheiden. Insgesamt h√§lt Debitoor wirklich das, was es verspricht. Mit einem ausgezeichneten Preis-Leistungsverh√§ltnis macht das Online Tool Buchhaltung fast zum Kinderspiel.

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