Was macht eine gute Buchhaltungssoftware aus?
Grundsätzlich muss eine Buchhaltungssoftware all das können, was für dich bei der Abwicklung deiner Buchhaltungsangelegenheiten essentiell ist. Dazu gehören Funktionen, die dich bei der Abgabe deiner Umsatzsteuervoranmeldung unterstützen, dir die monatliche Buchführung erleichtern und dir helfen, den Jahresabschluss zu meistern.
Teste deinen Favoriten
Buchhaltungssoftwares gibt es viele. Sicherlich hat jede ein bestimmtes Basisangebot an Standardfunktionen. Im Detail unterscheiden sich die Lösungen aber zum Teil erheblich. Deshalb solltest du vor der Wahl einer passenden Software für deine Bedürfnisse unbedingt den Funktionsumfang der infrage kommenden Angebote überprüfen und deinen Favoriten zunächst im Arbeitsalltag testen.
Gerade seriöse Anbieter stellen meist eine mehrwöchige, kostenfreie Testphase ihrer Buchhaltungssoftware zur Verfügung. In dieser Zeit kannst du die Lösung auf Herz und Nieren testen – um danach eine sichere Entscheidung für dich treffen zu können.
💡 Hinweis: Ab dem 1. Januar 2025 beginnt in Deutschland die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte. Zunächst sind PDF-Rechnungen noch erlaubt, aber Unternehmen und Freelancer müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Mehr erfährst du zu der neuen Regelung hier.
Was muss eine Buchhaltungssoftware können?
Wenn du dich auf die Suche nach einer passenden Buchhaltungssoftware begibst, solltest du dir zunächst die Funktionsbeschreibungen der von dir favorisierten Lösungen ansehen. Folgende Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware auf jeden Fall mitbringen:
Rechnungstool
Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – für deine monatliche Buchhaltung – ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Bei vielen Buchhaltungslösungen ist solch ein Rechnungstool bereits integriert. Übrigens: Deine Rechnungen kannst du direkt aus der Software heraus per E-Mail an deine Kunden schicken. Alternativ lassen sich die Rechnungen natürlich auch ausdrucken und per Post versenden.
Mahnwesen
Ist ein Rechnungstool vorhanden, ist meist auch eine Mahnfunktion inkludiert. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, informiert dich deine Buchhaltungssoftware und du kannst eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, sollte deine Buchhaltungssoftware auch das Rausschicken von Mahnungen ermöglichen.
Angebotstool
Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Deshalb ist in viele Buchhaltungslösungen ein Angebotsmodul integriert. Hier kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.
Belegmanagement
Die Zeiten, in denen man seine Belege in Schuhkartons sammelt, sind vorbei. Heute läuft alles digital. Deshalb verfügen moderne Buchhaltungslösungen über die Möglichkeit, digitale Belege zu hinterlegen und zu archivieren.
USt.-Voranmeldung
Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Hierzu musst du beim elektronischen Finanzamt, dem ELSTER-Portal, registriert sein. Jedes zeitgemäße Buchhaltungsprogramm verfügt daher über eine ELSTER-Schnittstelle, mit der du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt übermitteln kannst. Und das Beste: Alle Daten hierfür zieht sich die Buchhaltungssoftware aus deiner Finanzbuchhaltung automatisch.
Schnittstelle für den Steuerberater
Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, wirst du die vorbereitende Buchhaltung vermutlich selbst erledigen und anschließend deine Belege mitsamt deinen Kontoauszügen an den Steuerberater weiterleiten. Besonders einfach geht das über eine DATEV-Schnittstelle, sofern dein Steuerberater mit DATEV arbeitet. Das tun aber die meisten.
Achte auf den Software-Anbieter
Jedem, der nach einer zuverlässigen Software zur Unterstützung für seinen Arbeitsalltag sucht, kann ich nur raten, eine Lösung zu wählen, die aus einem etablierten Software-Haus stammt.
Angebote für Buchhaltungstools gibt es viele auf dem Markt. Das Problem ist nur, dass hier auch viele kleine Unternehmen ihre Lösungen anbieten. An sich können diese Softwares super sein und alle erforderlichen Funktionen mitbringen. Doch geht das Unternehmen pleite, ist auch die Software passé – und mit ihr all deine hinterlegten Kundendaten, Dienstleistungsangebote und Artikel. Überprüfe also, wie lange das Software-Unternehmen schon am Markt ist und ob sich bereits abzeichnet, dass es auch viele weitere Jahre erfolgreich sein wird.
Zudem solltest du immer überprüfen, wo das Unternehmen hinter der Buchhaltungssoftware herkommt bzw. seinen Sitz hat. Bei Firmen mit Sitz in Deutschland kannst du dir ziemlich sicher sein, dass sie sich an die deutschen Datenschutzgesetze halten. Das ist gerade bei einer Lösung wie einer Buchhaltungssoftware essentiell, da du sensible Daten wie Kundenadressen, Bankverbindungen und deine Preise hinterlegst.
Kann man seine Buchhaltung mit seinem Konto verbinden?
Eine tolle Möglichkeit, seine Zahleingänge und -ausgänge zu verwalten, ist eine direkte Anbindung von Buchhaltungssoftware und Onlinebanking. Sie ermöglicht dir, aus der Software heraus deine Bankvorgänge einzusehen und deine Rechnungen den entsprechenden Zahlungseingängen zuzuweisen. So siehst du, welche Rechnungen bereits beglichen wurden und welche noch ausstehen.
Was kostet eine Buchhaltungssoftware?
Die meisten Buchhaltungslösungen laufen heutzutage über deinen Browser. Es handelt sich also um On Demand-Lösungen, die vom Anbieter betrieben und gewartet werden, auf die du aber jederzeit Zugriff erhältst, sobald du dich in deinen Account einloggst.
Dank diesem Software-Modell sind die Preise für moderne Buchhaltungslösungen recht günstig. In der Regel zahlt man eine monatliche Pauschale, für die man die Software im vollen Umfang nutzen darf.
Preis auf Basis des Funktionsumfangs
Die Preise variieren nicht nur von Anbieter zu Anbieter, sondern auch je nach Funktionsumfang. Viele Softwarehäuser bieten verschiedenste Pakete ihrer Buchhaltungslösungen an, die umso teurer werden, desto mehr Funktionen zur Verfügung stehen.
Manche Buchhaltungslösungen sind in ihrer einfachsten Ausführung streng genommen gar keine Buchhaltungs-, sondern viel mehr Rechnungssoftwares. Mit ihnen lassen sich Rechnungen schreiben, verschicken, verwalten und durch Onlinebanking-Anbindung abgleichen.
Richtige Buchhaltungslösungen bringen dieselben Funktionen plus ein Kassenbuch, offene Posten und eine ELSTER-Schnittstelle für die monatliche Buchhaltung bzw. die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit.
Preis auf Basis der Nutzerzahlen
Auch die Anzahl der Nutzer spielt bei der Preisfindung für eine Buchhaltungssoftware eine Rolle. In den günstigsten Paketen ist meist ein Nutzer vorgesehen. Solch ein Paket nutze auch ich, da ich als Freiberuflerin ohne Angestellte keine Verwendung für weitere Accounts habe.
Anders sieht das bei kleinen und mittelständischen Unternehmen aus, die gleich mehrere Angestellte haben, die auf die Buchhaltung zugreifen müssen. In den Paketen der Softwareanbieter sind – gerade in denen mit größerem Funktionsumfang – bereits Logins für mehrere Nutzer inbegriffen. Wenn nicht, lohnt es sich aber immer, mit dem Softwareanbieter Kontakt aufzunehmen und über einen Paketpreis für eine konkrete Nutzerzahl zu verhandeln.
Und wie viel muss ich jetzt zahlen?
Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten. Wer aber ein wenig nach einer modernen Buchhaltungssoftware recherchiert und sich die monatlichen Preismodelle ansieht, wird schnell feststellen, dass sich die Preise zwischen 5 und 50 Euro – in Abhängigkeit von Funktionsumfang und Nutzerzahlen – bewegen.
Wer nichts von dem Abomodell und Software-Lösungen in der Cloud hält, kann sich seine Buchhaltungssoftware bei vielen Anbietern auch kaufen. Die Kosten für eine stationäre Buchhaltungssoftware, die fest auf deinem Rechner installiert ist, liegen in der Regel zwischen 200 und 400 Euro.