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Buchhaltungssoftware – Nutzen, Kosten, Funktionen

Ob Freelancer, Gründer, Start Up-Inhaber oder Kleinunternehmer – sie alle wissen, dass neben dem eigentlichen Tagesgeschäft auch die Buchhaltung allgegenwärtig ist. Hierzu gehören Rechnungen schreiben, erfassen und buchen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuer voranmelden und vieles mehr. Bei all dem kann eine Buchhaltungssoftware eine sinnvolle Unterstützung sein.

Als ich mich selbstständig gemacht habe, war eine meiner ersten Amtshandlungen, mir eine Buchhaltungssoftware zuzulegen. In erster Linie aus Bequemlichkeit, weil ich keine Lust hatte, jeden Monat die Rechnungen für meine Kunden manuell in Word zu erstellen. Doch als ich mich dann für eine passende Lösung entschieden und damit gearbeitet hatte, musste ich schnell erkennen, dass es noch viele weitere gute Gründe für den Einsatz einer Buchhaltungssoftware gibt.

Moderne Lösungen erinnern dich daran, wenn einer deiner Kunden im Verzug mit seiner Zahlung ist, du kannst mit vielen Tools Zahlungseingänge und -ausgänge direkt mit deinem Online-Konto abgleichen, Waren und Dienstleistungen lassen sich in der Software anlegen und per Klick in deine Rechnungen einfügen, die Nummerierung deiner Rechnungen erfolgt automatisch und Schnittstellen für die Zusammenarbeit mit Steuerberater und Finanzamt sind in der Regel auch vorhanden.

Was macht eine gute Buchhaltungssoftware aus?

Grundsätzlich muss eine Buchhaltungssoftware all das können, was für dich bei der Abwicklung deiner Buchhaltungsangelegenheiten essentiell ist. Dazu gehören Funktionen, die dich bei der Abgabe deiner Umsatzsteuervoranmeldung unterstützen, dir die monatliche Buchführung erleichtern und dir helfen, den Jahresabschluss zu meistern.

Teste deinen Favoriten

Buchhaltungssoftwares gibt es viele. Sicherlich hat jede ein bestimmtes Basisangebot an Standardfunktionen. Im Detail unterscheiden sich die Lösungen aber zum Teil erheblich. Deshalb solltest du vor der Wahl einer passenden Software für deine Bedürfnisse unbedingt den Funktionsumfang der infrage kommenden Angebote überprüfen und deinen Favoriten zunächst im Arbeitsalltag testen.

Gerade seriöse Anbieter stellen meist eine mehrwöchige, kostenfreie Testphase ihrer Buchhaltungssoftware zur Verfügung. In dieser Zeit kannst du die Lösung auf Herz und Nieren testen – um danach eine sichere Entscheidung für dich treffen zu können.

Wir haben einmal etliche Buchhaltungssoftwares getestet. Lies dazu unseren Blog Artikel: Buchhaltungstools im Test - eine Übersicht! .

Was muss eine Buchhaltungssoftware können?

Wenn du dich auf die Suche nach einer passenden Buchhaltungssoftware begibst, solltest du dir zunächst die Funktionsbeschreibungen der von dir favorisierten Lösungen ansehen. Folgende Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware auf jeden Fall mitbringen:

Rechnungstool

Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – für deine monatliche Buchhaltung – ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Bei vielen Buchhaltungslösungen ist solch ein Rechnungstool bereits integriert. Übrigens: Deine Rechnungen kannst du direkt aus der Software heraus per E-Mail an deine Kunden schicken. Alternativ lassen sich die Rechnungen natürlich auch ausdrucken und per Post versenden.

Mahnwesen

Ist ein Rechnungstool vorhanden, ist meist auch eine Mahnfunktion inkludiert. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, informiert dich deine Buchhaltungssoftware und du kannst eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, sollte deine Buchhaltungssoftware auch das Rausschicken von Mahnungen ermöglichen.

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Deshalb ist in viele Buchhaltungslösungen ein Angebotsmodul integriert. Hier kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.

Belegmanagement

Die Zeiten, in denen man seine Belege in Schuhkartons sammelt, sind vorbei. Heute läuft alles digital. Deshalb verfügen moderne Buchhaltungslösungen über die Möglichkeit, digitale Belege zu hinterlegen und zu archivieren.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Hierzu musst du beim elektronischen Finanzamt, dem ELSTER-Portal, registriert sein. Jedes zeitgemäße Buchhaltungsprogramm verfügt daher über eine ELSTER-Schnittstelle, mit der du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software heraus an das Finanzamt übermitteln kannst. Und das Beste: Alle Daten hierfür zieht sich die Buchhaltungssoftware aus deiner Finanzbuchhaltung automatisch.

Schnittstelle für den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, wirst du die vorbereitende Buchhaltung vermutlich selbst erledigen und anschließend deine Belege mitsamt deinen Kontoauszügen an den Steuerberater weiterleiten. Besonders einfach geht das über eine DATEV-Schnittstelle, sofern dein Steuerberater mit DATEV arbeitet. Das tun aber die meisten.

Achte auf den Software-Anbieter

Jedem, der nach einer zuverlässigen Software zur Unterstützung für seinen Arbeitsalltag sucht, kann ich nur raten, eine Lösung zu wählen, die aus einem etablierten Software-Haus stammt.

Angebote für Buchhaltungstools gibt es viele auf dem Markt. Das Problem ist nur, dass hier auch viele kleine Unternehmen ihre Lösungen anbieten. An sich können diese Softwares super sein und alle erforderlichen Funktionen mitbringen. Doch geht das Unternehmen pleite, ist auch die Software passé – und mit ihr all deine hinterlegten Kundendaten, Dienstleistungsangebote und Artikel. Überprüfe also, wie lange das Software-Unternehmen schon am Markt ist und ob sich bereits abzeichnet, dass es auch viele weitere Jahre erfolgreich sein wird.

Zudem solltest du immer überprüfen, wo das Unternehmen hinter der Buchhaltungssoftware herkommt bzw. seinen Sitz hat. Bei Firmen mit Sitz in Deutschland kannst du dir ziemlich sicher sein, dass sie sich an die deutschen Datenschutzgesetze halten. Das ist gerade bei einer Lösung wie einer Buchhaltungssoftware essentiell, da du sensible Daten wie Kundenadressen, Bankverbindungen und deine Preise hinterlegst.

Kann man seine Buchhaltung mit seinem Konto verbinden?

Eine tolle Möglichkeit, seine Zahleingänge und -ausgänge zu verwalten, ist eine direkte Anbindung von Buchhaltungssoftware und Onlinebanking. Sie ermöglicht dir, aus der Software heraus deine Bankvorgänge einzusehen und deine Rechnungen den entsprechenden Zahlungseingängen zuzuweisen. So siehst du, welche Rechnungen bereits beglichen wurden und welche noch ausstehen.

Dreamteam: Kontist und Debitoor

Das Kontist-Team weiß, wie wertvoll eine enge Verknüpfung von Buchhaltungssoftware und Bankkonto ist. Aus diesem Grund kann man die Buchhaltungslösung Debitoor mit seinem Kontist-Konto verbinden. Auf diese Weise stellst du sicher, dass dein Konto und deine Buchhaltung immer synchron laufen.

Besonders praktisch: Durch die enge Zusammenarbeit von Kontist und Debitoor werden deine Belege und Rechnungen automatisch gebucht – und auf Basis der Daten deine erforderlichen Steuerrücklagen berechnet. So hast du die Höhe von Einkommens- und Umsatzsteuer immer im Blick und erlebst keine böse Überraschung, sobald die Steuer fällig ist.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware?

Die meisten Buchhaltungslösungen laufen heutzutage über deinen Browser. Es handelt sich also um On Demand-Lösungen, die vom Anbieter betrieben und gewartet werden, auf die du aber jederzeit Zugriff erhältst, sobald du dich in deinen Account einloggst.

Dank diesem Software-Modell sind die Preise für moderne Buchhaltungslösungen recht günstig. In der Regel zahlt man eine monatliche Pauschale, für die man die Software im vollen Umfang nutzen darf.

Preis auf Basis des Funktionsumfangs

Die Preise variieren nicht nur von Anbieter zu Anbieter, sondern auch je nach Funktionsumfang. Viele Softwarehäuser bieten verschiedenste Pakete ihrer Buchhaltungslösungen an, die umso teurer werden, desto mehr Funktionen zur Verfügung stehen.

Manche Buchhaltungslösungen sind in ihrer einfachsten Ausführung streng genommen gar keine Buchhaltungs-, sondern viel mehr Rechnungssoftwares. Mit ihnen lassen sich Rechnungen schreiben, verschicken, verwalten und durch Onlinebanking-Anbindung abgleichen.

Richtige Buchhaltungslösungen bringen dieselben Funktionen plus ein Kassenbuch, offene Posten und eine ELSTER-Schnittstelle für die monatliche Buchhaltung bzw. die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit.

Preis auf Basis der Nutzerzahlen

Auch die Anzahl der Nutzer spielt bei der Preisfindung für eine Buchhaltungssoftware eine Rolle. In den günstigsten Paketen ist meist ein Nutzer vorgesehen. Solch ein Paket nutze auch ich, da ich als Freiberuflerin ohne Angestellte keine Verwendung für weitere Accounts habe.

Anders sieht das bei kleinen und mittelständischen Unternehmen aus, die gleich mehrere Angestellte haben, die auf die Buchhaltung zugreifen müssen. In den Paketen der Softwareanbieter sind – gerade in denen mit größerem Funktionsumfang – bereits Logins für mehrere Nutzer inbegriffen. Wenn nicht, lohnt es sich aber immer, mit dem Softwareanbieter Kontakt aufzunehmen und über einen Paketpreis für eine konkrete Nutzerzahl zu verhandeln.

Und wie viel muss ich jetzt zahlen?

Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten. Wer aber ein wenig nach einer modernen Buchhaltungssoftware recherchiert und sich die monatlichen Preismodelle ansieht, wird schnell feststellen, dass sich die Preise zwischen 5 und 50 Euro – in Abhängigkeit von Funktionsumfang und Nutzerzahlen – bewegen.

Wer nichts von dem Abomodell und Software-Lösungen in der Cloud hält, kann sich seine Buchhaltungssoftware bei vielen Anbietern auch kaufen. Die Kosten für eine stationäre Buchhaltungssoftware, die fest auf deinem Rechner installiert ist, liegen in der Regel zwischen 200 und 400 Euro.

Kontist ist kostenfrei!

An dieser Stelle möchte ich nicht unerwähnt lassen, dass es natürlich auch kostenfreie Buchhaltungslösungen gibt. Das Konto von Kontist für Selbstständige ist zwar strenggenommen keine Buchhaltungssoftware, bringt aber durch die Zusammenarbeit mit Debitoor und FastBill einige Funktionen mit, über die auch viele Buchhaltungslösungen verfügen – und das komplett kostenfrei.

Wer ein Kontist Konto sein Eigen nennt, kann sich über folgende Funktionen freuen:

  • Unterkonten für die ​Einkommens- und Umsatzsteuer​. So gehst du nicht an das Geld, was du noch an das Finanzamt zahlen musst.
  • Benachrichtigungen bei Kontobewegungen. Die Kontist App informiert dich sofort, wenn auf deinem Konto etwas passiert.
  • Zusammenarbeit mit Debitoor. Deine Belege und Rechnungen werden automatisch gebucht und dienen als Grundlage zur Berechnung deiner Rücklagen für Einkommens- und Umsatzsteuer.
  • Neue Funktionen in Planung. Neben einer iOS-App ist jetzt auch eine Android-App am Start. Außerdem plant Kontist die Einführung einer eigenen Kontist Kreditkarte sowie eines Frühwarnsystems, das dich bei Engpässen auf dem Laufenden hält.

Wer braucht eine Buchhaltungssoftware?

Ob man eine Buchhaltungssoftware haben möchte oder nicht muss jeder für sich selbst entscheiden. Grundsätzlich lohnt sich die Anschaffung aber für jeden, der seine Buchhaltung selber erledigen muss oder eng mit seinem Steuerberater zusammenarbeitet.

Besonders interessant sind die Buchhaltungslösungen auf dem Markt für Selbstständige, Gründer, Startups und natürlich die Buchhaltungsabteilungen von Unternehmen jeder Größe. Die Lösungen sparen eine Menge Zeit und Nerven, sind nützlich, um den Arbeitsalltag zu strukturieren, schaffen eine Übersicht zu fälligen Zahlungen und helfen dabei, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten.