Online-Rechnungen für Händler mit Easybill – ein Test

Buchhaltung ist generell ein lästiges Thema, doch gerade Onlinehändler tun sich mit diesem Thema besonders schwer, denn es gibt steuerrechtlich vieles zu beachten. Nur wenige Rechnungstools ermöglichen es Händlern, Rechnungen aus dem eigenen Onlineshop zu importieren und gleichzeitig Gutschriften, Rabatte und Lieferschwellen im Ausland zu beachten. Easybill ist einer dieser Anbieter, die sich eben genau darauf spezialisiert haben. Im Mittelpunkt steht das Erstellen von Online-Rechnungen. Sie automatisieren das Erstellen der Rechnungen aus verknüpften Shops und Marktplätzen und beschleunigen damit zeitintensive Arbeitsprozesse von Onlinehändlern.

Easybill versteht sich als reines Rechnungstool

Angebotstool

Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Easybill kannst du deine Angebote verfassen, an die Kunden herausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.

Rechnungstool

Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig – ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Easybill kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen oder über die Schnittstelle zu deinem Onlineshop, deinem eBay- oder Amazon-Account automatisch importieren. Zusätzlich kann man an die Rechnung ein ausgefülltes Überweisungsformular anhängen – eine eher überholte Funktion, die heute kaum noch genutzt wird. Ist die Rechnung erstellt, kannst du direkt einen Lieferschein erstellen oder diese per E-Mail, per Post und als Fax versenden. In den Voreinstellungen kannst du ein individuelles Design anlegen oder du verwendest eine der Standardvorlagen (mehrsprachig verfügbar). Um eine Rechnung zu erstellen, kannst du verschiedene Waren und Dienstleistungen anlegen und die dazugehörigen Preise, Warengruppen und Kostenstellen anlegen. So ist eine Rechnung im Handumdrehen erstellt.

Quelle: www.easybill.de

E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 beginnt in Deutschland die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte. Zunächst sind PDF-Rechnungen noch erlaubt, aber Unternehmen und Freelancer müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Easybill erfüllt alle diese Voraussetzungen und kann E-Rechnungen erstellen. Mehr erfährst du zu der neuen Regelung hier.

Mahnwesen

Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen, kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir Easybill auch das Herausschicken einer Mahnung. Diese Funktion ist inzwischen im „Premium“-Tarif enthalten. Zudem hat dieses Tool das Inkassounternehmen TESCHmediafinanz integriert, das du mit dem Einzug offener Forderungen beauftragen kannst.

Belegmanagement

Leider kannst du in Easybill deine Ausgaben nicht verwalten.

USt.-Voranmeldung

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Da aber Easybill lediglich die Einnahmen erfasst, aber nicht deine Ausgaben, kann auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht mithilfe des Tools erstellt werden.

Schnittstelle für den Steuerberater

Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die Rechnungen und Gutschriften per Knopfdruck aus Easybill an deinen Steuerberater übermitteln.

Kundenverwaltung

Mit Easybill hast du deine Kundendaten immer im Blick. Für jeden einzelnen Kunden kannst du unterschiedliche Zahlungsziele, Skontosätze und Rabatte definieren, was einem bei der Angebotserstellung zugutekommt. Außerdem kannst du eine Bonitätsauskunft über deinen Kunden einholen, denn Easybill arbeitet hier mit dem Wirtschaftsinstitut Bürgel zusammen. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach über eine CSV-Datei importieren. Die gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.

Praktische Zusatzfunktionen

Schnittstellen für Amazon-Verkäufer und Online Shops

Für Amazon-Seller dürfte die Zusammenarbeit von Easybill mit Amazon und eBay einen echten Durchbruch bedeutet haben, denn solch eine Schnittstelle, das bieten nur wenige Buchhaltungssysteme. Mit Easybill kannst du alle Amazon-Rechnungen und Umsatzsteuern automatisieren. Über die Amazon-Schnittstelle werden Bestellungen automatisch importiert, als bezahlt, markiert und an deine Kunden verschickt. Easybill trackt Lagerbewegungen und importiert alle Rückbuchungen, Gutschriften oder Rabatte automatisch. Doch Easybill hat nicht nur eine Amazon-Anbindung integriert. Als wohl einziger Anbieter importiert das Programm die Rechnungen aus jeglichen Shopsystemen und Marktplätzen wie Shopify, WooCommerce, Jimdo, Strato, Magento, Etsy. Alle Bestellungen und Kundendaten werden automatisch importiert. Außerdem kannst du das komplette Fulfillment steuern – Easybill verwendet Schnittstellen zu Versanddienstleistern und automatisiert auch das Erstellen von Versandlabels. Zudem kannst du Lieferscheine erstellen und diese bei Bedarf an deinen Dropshipper senden.

Banking mit finAPI

Kontoauszüge manuell auf bezahlte Rechnungen zu überprüfen, ist lästig. Dank des externen Add-Ons namens finAPI kannst du dein Bankkonto automatisch mit deinem Account synchronisieren, deine Umsätze abgleichen und verbuchen. Sobald du deine Konten verknüpft hast, werden Zahlungseingänge automatisch der passenden Rechnung zugewiesen und du siehst sofort, welche Rechnungen noch offen sind.

Gesetzeskonform und sicher

Die Kunden- und Rechnungsdaten werden auf Servern in Deutschland gesichert und entsprechend aktueller Sicherheitsstandards gespeichert und kontinuierlich gesichert. Durch KPMG nach dem Standard des IDW (Instituts der Wirtschaftsprüfer) zertifiziert. Ob damit die Standortanforderungen der GoBs erfüllt sind, dazu macht Easybill leider keine Angaben.

Verschiedene Preismodelle abhängig vom Bestellumfang

Die Tarife wurden 2025 vollständig überarbeitet.

Die früheren Tarife „Basic“, „Plus“, „Business“ und „Business10+“ gibt es nicht mehr. Easybill bietet außerdem eine Flex-Option, mit der du über dein monatliches Dokumentenlimit hinaus Rechnungen erstellen kannst, ohne sofort in einen höheren Tarif zu wechseln.

Kompliziertes Design trotz weniger Funktionen

Nach der Anmeldung musst du lediglich deine Basis-Firmendaten hinterlegen, um anschließend direkt loszulegen. Den Einstieg in das System erleichtert dir Easybill, indem der Anbieter jedem Nutzer eine kostenlose telefonische Einweisung anbietet. Du legst einfach eine Uhrzeit fest und ein Mitarbeiter ruft dich zurück. Am besten, du schaust dir das Tool vorher etwas an, um aufkommende Fragen dann direkt im Gespräch zu klären. Grundsätzlich findet man sich relativ leicht im System zurecht. Das Design wirkt aber schon etwas veraltet und ist nicht besonders schön. Alle Bereiche in Easybill erreicht man über die obere Funktionsleiste mit Drop-down-Funktion.

Eine richtige Startseite oder ein Dashboard gibt es inzwischen – es zeigt aktuelle Einnahmen, offene Rechnungen und Zahlungseingänge.

Quelle: www.easybill.de

Obwohl sich Easybill als besonders einfaches Rechnungstool bezeichnet, sind die Funktionen ziemlich verschachtelt in den einzelnen Tabs versteckt. Außerdem fehlt mir eine kleine Umsatzstatistik oder eine Startseite, die mir gesammelt die Informationen zu meinen Einnahmen zeigt. Eine richtige Startseite oder ein Dashboard gibt es bei Easybill überhaupt nicht. Der sogenannte Arbeitsplatz zeigt dir die zuletzt erstellten Dokumente und Zahlungseingänge sowie die anstehenden Aufgaben.

Persönlicher Support mit geringer Antwortzeit

Von überall im System gelangt man zum Supportbereich von Easybill. Hier findest du bereits Antworten auf erste Fragen zum System und den Zugang zum Einrichtungsassistenten. Zusätzlich kannst du den Kundensupport von Easybill telefonisch erreichen oder per E-Mail das Problem schildern und einen Rückruf verlangen. Auf meine Frage per E-Mail bekam ich noch am selben Tag eine hilfreiche Antwort. Die Kommunikation mit Easybill lief unkompliziert und persönlich.

Für wen eignet sich Easybill?

Easybill eignet sich für Betreiber eines Onlineshops und Onlineseller, die übliche Plattformen wie eBay, Amazon, Dawanda, WooCommerce etc. nutzen, um ihre Produkte zu verkaufen. Wenn man als Amazon-Verkäufer keine utopischen Summen an den Steuerberater zahlen möchte, ist ein Online-Rechnungstool notwendig, das das Erstellen von rechtskonformen Rechnungen aus deinem Amazon-Account oder deinem Onlineshop automatisiert. Da sich Easybill auf genau diese Kundengruppe spezialisiert hat, kann man sich als Nutzer sicher sein, dass hier mit den importierten Daten richtig umgegangen wird. Easybill verspricht sogar, Lieferschwellen im Ausland und den paneuropäischen Versand durch Amazon abzuwickeln. Angesichts dessen, dass Easybill nur als Rechnungstool zu verstehen ist, ist das Preis-Leistungs-Verhältnis aber nicht wirklich angemessen. Für weitaus weniger Geld kannst du in Fastbill deine gesamten Ein- und Ausgaben verwalten – und das in einem modernen Design. Da du Easybill 7 Tage lang kostenlos testen kannst, ist es sinnvoll, deinen Onlineshop einmal mit dem System zu verknüpfen und zu prüfen, wie gut du damit zurechtkommst. In Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist dieses Tool auf jeden Fall ein gelungenes Rechnungstool für E-Commerce-Anbieter. Ob der Preis wirklich gerechtfertigt ist, sei dahingestellt.