Zuletzt aktualisiert am 5. Juli 2023
Lisa Arnicke
Freelance Editor
22. März 2019
Buchhaltung ist generell ein lästiges Thema, doch gerade Online Händler tun sich mit diesem Thema besonders schwer, denn es gibt steuerrechtlich vieles zu beachten. Nur wenige Rechnungstools ermöglichen es Händlern Rechnungen aus dem eigenen Online Shop zu importieren und gleichzeitig Gutschriften, Rabatte und Lieferschwellen im Ausland zu beachten. Easybill ist einer dieser Anbieter, der sich eben genau darauf spezialisiert hat. Im Mittelpunkt steht das Erstellen von Online-Rechnungen. Sie automatisieren das Erstellen der Rechnungen aus verknüpften Shops und Marktplätzen und beschleunigen damit zeitintensive Arbeitsprozesse von Online Händlern.
Vor der Rechnung kommt der Auftrag. Und vor dem Auftrag das Angebot. Bei Easybill kannst du deine Angebote verfassen, an den Kunden rausschicken und nach Annahme des Angebots dieses in eine Rechnung umwandeln.
Ein Modul, über das du deine Rechnungen schreiben, verwalten und – wenn nötig ausdrucken kannst, ist unerlässlich. Deshalb gehört dieses Tool auch in jede gängige Buchhaltungssoftware. Aber auch hier gibt es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede. Bei Easybill kannst du deinen Rechnungen direkt in der Software erstellen oder über die Schnittstelle zu deinem Online Shop, deinem Ebay- oder Amazon Account automatisch importieren. Zusätzlich kann man an die Rechnung an ein ausgefülltes Überweisungsformular anhängen, was der Kunde bequem ausschneiden und zur Bank bringen kann. Das war vor 10 Jahren sicher ein praktisches Tool, aber wer macht das heute noch so? Ist die Rechnung erstellt, kannst du direkt einen Lieferschein erstellen oder diese per Email, per Post und als Fax versenden. In den Voreinstellungen kannst du ein individuelles Design anlegen oder du verwendest eines der 2 Standardvorlagen in Deutsch oder Englisch. Um eine Rechnung zu erstellen, kannst du verschiedene Waren und Dienstleistungen anlegen und die dazugehörigen Preise, Warengruppen und Kostenstellen anlegen. So ist eine Rechnung im Handumdrehen erstellt.
Quelle: www.easybill.de
Zu einem kompletten Rechnungstool gehört auch eine Mahnfunktion. Verzögert sich die Zahlung einer deiner Rechnungen kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung an deinen Kunden herausschicken. Sollte die Zahlung weiterhin auf sich warten lassen, ermöglicht dir Easybill auch das herausschicken einer Mahnung. Diese Funktion ist jedoch erst im Business Tarif freigeschaltet. Zudem hat dieses Tool das Inkassounternehmen TESCHmediafinanz integriert, die du mit dem Einzug offener Forderungen beauftragen kannst.
Leider kannst du in Easybill deine Ausgaben nicht verwalten.
Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Da aber Easybill lediglich die Einnahmen erfasst, aber nicht deine Ausgaben, kann auch die Umsatzsteuervoranmeldung nicht mithilfe des Tools erstellt werden.
Wenn du einen eigenen Steuerberater hast, kannst du die Rechnungen und Gutschriften per Knopfdruck aus Easybill an deinen Steuerberater übermitteln.
Mit Easybill hast du deine Kundendaten immer im Blick. Für jeden einzelnen Kunden kannst du unterschiedliche Zahlungsziele, Skonto Sätze und Rabatte definieren, was einem bei der Angebotserstellung zu Gute kommt. Außerdem kannst du eine Bonitätsauskunft über deinen Kunden einholen, denn Easybill arbeitet hier mit dem Wirtschaftsinstitut Bürgel zusammen. Bereits existierende Kundendaten kannst du einfach über eine csv. Datei importieren. Die gesammelte Kundendatei kannst du ebenso unkompliziert exportieren.
Für Amazon Seller dürfte die Zusammenarbeit von Easybill mit Amazon und Ebay einen echten Durchbruch bedeutet haben, denn solch eine Schnittstelle, das bieten nur wenige Buchhaltungssysteme. Mit Easybill kannst du alle Amazon Rechnungen und Umsatzsteuern automatisieren. Über die Amazon Schnittstelle werden Bestellungen automatisch importiert, als bezahlt markiert und an deine Kunden verschickt. Easybill trackt Lagerbewegungen und importiert alle Rückbuchungen, Gutschriften oder Rabatte automatisch. Doch Easybill hat nicht nur eine Amazon Anbindung integriert. Als wohl einziger Anbieter importiert das Programm die Rechnungen aus jeglichen Shopsystemen und Marktplätzen u. A. Jimdo, Woocommerce, Ebay oder Shopify, Dawanda, Magento, Strato und viele mehr. Alle Bestellungen und Kundendaten werden automatisch importiert. Außerdem kannst du das komplette Fulfillment steuern- Easybill verwendet Schnittstellen zu Versanddienstleistern und automatisiert auch das Erstellen von Versandlabels. Außerdem kannst du Lieferscheine erstellen und diese bei Bedarf an deinen Dropshipper senden.
Kontoauszüge manuell auf bezahlte Rechnungen zu überprüfen ist lästig. Dank des externen Add-Ons namens Figo kannst du dein Bankkonto automatisch mit deinem Account synchronisieren, deine Umsätze abgleichen und verbuchen. Sobald du deine Konten verknüpft hast, werden Zahlungseingänge automatisch der passenden Rechnung zugewiesen und du siehst sofort, welche Rechnungen noch offen sind.
Die Kunden und Rechnungsdaten werden auf Servern in Deutschland gesichert und entsprechend aktueller Sicherheitsstandards gespeichert und kontinuierlich gesichert. durch KPMG nach dem Standard der IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) zertifiziert. Ob damit die Standortanforderungen der GoBs erfüllt sind, dazu macht Easybill leider keine Angaben.
Easybill.de ist in vier Preisklassen erhältlich: Basic (9€/ Monat), Plus (19€/ Monat), Business (39€/ Monat) und Business10+ (49€ bis 99€/ Monat). Die erstgenannte beinhaltet das Schreiben von Rechnungen an bis zu zwanzig Kunden und den Versand per E-Mail. Die wesentlichen Unterschiede in den folgenden Paketen sind die steigende Anzahl der möglichen Kunden und Bestellungen. Die Verwaltung von Mitarbeitern und ein automatisiertes Mahnverfahren ist erst im Business Paket möglich. Speziell für Onlinehändler mit einer hohen Transaktionszahl gibt es noch Pakete für 49, 69 und 99 Euro, die 10.000, 20.000 und 30.000 Verkäufe im Monat umfassen.
Nach der Anmeldung musst du lediglich deine Basis- Firmendaten hinterlegen, um anschließend direkt loszulegen. Den Einstieg in das System erleichtert dir Easybill, indem der Anbieter jedem Nutzer eine kostenlose telefonische Einweisung anbietet. Du legst einfach eine Uhrzeit fest und ein Mitarbeiter ruft dich zurück. Am besten du schaust dir das Tool vorher ein bisschen an, um aufkommende Fragen dann direkt im Gespräch zu klären. Grundsätzlich findet man sich relativ leicht im System zurecht. Das Design wirkt aber schon etwas veraltet und ist nicht besonders schön. Alle Bereiche in Easybill erreicht man über die obere Funktionsleiste mit Drop-Down Funktion.
Quelle: www.easybill.de
Obwohl sich Easybill als besonders einfaches Rechnungstool bezeichnet, sind die Funktionen ziemlich verschachtelt in den einzelnen Tabs versteckt. Außerdem fehlt mir eine kleine Umsatzstatistik oder eine Startseite, die mir gesammelt die Informationen zu meinen Einnahmen zeigt. Eine richtige Startseite oder ein Dashboard gibt es bei Easybill überhaupt nicht. Der sogenannte Arbeitsplatz zeigt dir die zuletzt erstellten Dokumente und Zahlungseingänge sowie die anstehenden Aufgaben.
Von überall im System gelangt man zum Supportbereich von Easybill. Hier findest du bereits Antworten auf erste Fragen zum System und den Zugang zum Einrichtungsassistenten. Zusätzlich kannst du den Kundensupport von Easybill telefonisch erreichen oder per Email das Problem schildern und einen Rückruf verlangen. Auf meine Frage per Email bekam ich noch am selben Tag eine hilfreiche Antwort. Die Kommunikation mit Easybill lief unkompliziert und persönlich.
Easybill eignet sich für Betreiber eines Online Shops und Online Verkäufer, die übliche Plattformen wie eBay, Amazon, Dawanda, WooCommerce etc. nutzen, um ihre Produkte zu verkaufen. Wenn man als Amazon Verkäufer keine utopischen Summen an den Steuerberater zahlen möchte, ist ein Online Rechnungstool notwendig, das das Erstellen von rechtskonformen Rechnungen aus deinem Amazon Account bzw. deinem Online Shop automatisiert. Da sich Easybill auf genau diese Kundengruppe spezialisiert hat, kann man sich als Nutzer sicher sein, dass hier mit den importierten Daten richtig umgegangen wird. Easybill verspricht sogar Lieferschwellen im Ausland und den Pan Europäischen Versand durch Amazon abzuwickeln. Angesichts dessen, dass Easybill nur als Rechnungstool zu verstehen ist, ist das Preis- Leistungsverhältnis aber nicht wirklich angemessen. Für weitaus weniger Geld kannst du in Fastbill deine gesamten Ein- und Ausgaben verwalten und das in einem modernen Design. Da du Easybill 14 Tage lang kostenlos testen kannst, ist es sinnvoll deinen Online Shop einmal mit dem System zu verknüpfen und zu prüfen, wie gut du damit zurechtkommst. In Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist dieses Tool auf jeden Fall ein gelungenes Rechnungstool für E-commerce Anbieter. Ob der Preis wirklich gerechtfertigt ist, sei dahingestellt.
Kannst du das Wichtige vom Dringenden unterscheiden? Und was bedeutet das für dein tägliches Arbeiten? Mit dem Eisenhower-Prinzip wird es einfach. Wir geben dir eine Anleitung, mit der du lernen kannst, wie man richtig priorisiert!
Maid Dzambic
Freelance Editor
