Hast du manchmal das Gefühl, dass du deine ganze Zeit damit verbringst, Krisen zu bewältigen und ein Feuer nach dem Anderen zu löschen?

Am Ende des Tages fühlst du dich völlig erschöpft und energielos, und weiterhin kannst du auf nichts hinweisen, das du von wirklicher Bedeutung erreicht hast? Falls deine Antwort auf diese Fragen Ja ist, dann hast du vermutlich das dringende mit dem wichtigen verwechselt.

In diesem Artikel geht es um das Eisenhower-Prinzip, mit dem du im Grunde diese Probleme im Griff haben kannst. Es ist nach dem Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der sich dieses Prinzip ausgedacht hat und mit ihm eine sehr erfolgreiche Karriere, als General und Präsident der USA, geführt hat.

Der Unterschied zwischen dringend und wichtig

Dringend bedeutet, dass eine Aufgabe sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Das sind also die Dinge, die "Jetzt!" schreien. Dringende Aufgaben setzen uns in einen reaktiven Modus, der mit einer defensiven, negativen, eiligen und eng konzentrierten Denkweise gekennzeichnet ist.

Wichtige Aufgaben sind Dinge, die zu unserer langfristigen Mission, Werten und unseren Zielen beitragen. Manchmal sind wichtige Aufgaben auch dringend, aber in der Regel sind sie es nicht. Wenn wir uns auf wichtige Aktivitäten konzentrieren, arbeiten wir in einem reaktionsfähigen Modus, der uns hilft, ruhig, rational und offen für neue Möglichkeiten zu bleiben.

Der Unterschied ist ziemlich intuitiv, doch unterliegen sehr viele von uns dem Irrglauben, dass alle dringenden Aktivitäten auch wichtig sind. Diese Neigung hat wahrscheinlich Wurzeln in unserer Evolutionsgeschichte. Unsere Vorfahren konzentrierten sich mehr auf kurzfristige Bedenken als die langfristige Strategie, da das unmittelbare Reagieren den Unterschied zwischen Leben und Tod bedeuten konnte.

Moderne Technologien (24-Stunden-Nachrichten, Twitter, Facebook, Textnachrichten), die uns ständig mit Informationen bombardieren, haben diese tief engagierte Denkweise nur verstärkt. Unsere Stimulus-produzierende Technologie behandelt alle Informationen ebenso dringend. Heutzutage ist es sehr leicht, die Unterscheidung zwischen dem wirklich Wichtigen und dem Dringenden aus den Augen zu verlieren.

Die Konsequenzen dieser Prioritätsblindheit sind sowohl persönlicher als auch gesellschaftlicher Natur. In unserem eigenen Leben leiden wir unter Burnout und Stagnierung, und auf einer breiteren Ebene ist unsere Kultur nicht in der Lage, die wirklich wichtigen Probleme unserer Zeit zu lösen.

Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix

Stephen Covey hat das Eisenhower-Entscheidungsprinzip durch sein Buch, die 7 Gewohnheiten von hochwirksamen Menschen, populär gemacht. In diesem Buch schuf Covey eine Entscheidungsmatrix, um bei der Unterscheidung zu helfen, was wichtig und nicht wichtig ist und was dringend und nicht dringend ist. Die Matrix besteht aus einem Quadrat, das in vier Blöcken oder Quadranten aufgeteilt ist, die so markiert sind:

1) Dringend / Wichtig 2) Nicht dringend / Wichtig 3) Dringend / Nicht wichtig 4) Nicht dringend / Nicht wichtig

Im Folgenden wird jeder einzelner Quadrant erklärt, wie auch für welchen Quadranten wir die meiste Zeit verbringen sollten, wenn wir unser Bestes geben und das Beste aus unserem Leben machen wollen.

Quadrant 1 des Eisenhower-Prinzips: Dringende und wichtige Aufgaben

Die Aufgaben aus dem Quadranten 1 sind dringend und wichtig. Das sind Aufgaben, die unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordern und auch auf die Erfüllung unserer langfristigen Ziele im Leben hinarbeiten.

Aufgaben des Quadranten 1 bestehen typischerweise aus Krisen, Problemen oder Deadlines.

Hier sind einige konkrete Beispiele für dringende und wichtige Aufgaben:

• Bestimmte E-Mails (könnte ein Jobangebot sein, eine E-Mail für eine neue Geschäftsmöglichkeit, die sofortige Maßnahmen erfordert usw.)
• Projektabgabe-Deadline
• Steuertermin
• Hausarbeiten
• Auto-Motor geht kaputt
• Partner muss dringend ins Krankenhaus
• Du bekommst einen Anruf von der Schule deines Kindes und du musst zu einem dringenden Gespräch kommen

Mit ein wenig Planung und Organisation können viele Q1-Aufgaben effizienter gemacht oder sogar eliminiert werden. Zum Beispiel, anstatt bis zur letzten Minute zu warten, um an einer Seminararbeit zu arbeiten (und sie damit auch in eine dringende Aufgabe zu verwandeln), kannst du deine Zeit so planen, dass du mit deiner Arbeit schon eine Woche im Voraus fertig bist. Und anstatt darauf zu warten, dass etwas in deinem Haus kaputt geht und repariert werden muss, kannst du einem regelmäßigen Wartungsplan folgen.

Auch wenn wir niemals in der Lage sind, dringende und wichtige Aufgaben vollständig zu beseitigen, können wir sie mit etwas Proaktivität deutlich reduzieren und indem wir mehr Zeit in Quadrant 2 verbringen.

Quadrant 2 des Eisenhower Prinzips: Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben

Die Aufgaben im Quadranten 2 sind die Aktivitäten, die keine dringende Frist haben, aber dir dennoch dabei helfen, deine wichtigen persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen.

Q2-Aufgaben konzentrieren sich in der Regel auf die Stärkung der Beziehungen, die Planung für die Zukunft und deine persönliche Verbesserung.

Hier sind einige konkrete Beispiele für nicht dringende, aber wichtige Aufgaben:

• Wöchentliche Planung
• Langfristige Planung
• Strategische Konzepte
• Erstellen eines Budget- und Sparplanes
• Weiterbildungen
• Fitness
• Familienzeit
• Meditieren
• Auto- und Hauspflege
• Ausgehen mit dem Partner
• Einen Kurs belegen, um eine Fähigkeit zu verbessern
• Sich Zeit für ein Hobby nehmen
• Studieren
• Lebensbereichernde Bücher lesen

Du solltest versuchen, die meiste Zeit auf Q2-Aktivitäten zu verbringen, da sie diejenigen sind, die dir dauerhaftes Glück, Erfüllung und Erfolg bieten. Weil Q2-Aktivitäten nicht auf unsere Aufmerksamkeit drängen, halten wir sie in der Regel für immer in dem Hintergrund unseres Lebens und sagen uns: "Ich komme irgendwann zu diesen Sachen, nachdem ich mich um dieses dringende Zeug gekümmert habe."

Aber irgendwann wird niemals kommen. Wenn du darauf wartest, die wichtigen Sachen zu machen, bis dein Zeitplan ein wenig aufgeräumt ist, wird daraus nichts. Du wirst immer so beschäftigt sein wie du es jetzt bist, und wenn überhaupt, wird das Leben nur noch beschäftigter, wenn du älter wirst (zumindest bis du in den Ruhestand gehst).

Um unsere inhärente Gegenwart zu überwinden, die uns daran hindert, uns auf Quadrant 2-Aktivitäten zu konzentrieren, müssen wir unser Leben bewusst und proaktiv leben. Du kannst dein Leben nicht im Standardmodus ausleben. Du musst dich bewusst entscheiden: "Ich werde mir Zeit für diese Dinge nehmen, koste es was es wolle“.

Quadrant 3 des Eisenhower Prinzips: Dringende und nicht wichtige Aufgaben

Quadrant 3-Aufgaben sind Aktivitäten, die unsere Aufmerksamkeit jetzt (dringend) erfordern, aber sie helfen uns nicht, unsere Ziele zu erreichen (nicht wichtig). Die meisten Q3-Aufgaben sind Unterbrechungen von anderen Menschen, um ihnen zu helfen, ihre eigenen Ziele zu erreichen und um ihre eigenen Prioritäten zu erfüllen.

Hier sind einige konkrete Beispiele für Quadrant 3-Aktivitäten:

• Textnachrichten
• Anrufe
• Die meisten E-Mails (einige E-Mails könnten dringend und wichtig sein)
• Mitarbeiter, die während deiner produktivesten Arbeitszeit an deinen Schreibtisch kommen, um dich um einen Gefallen zu bitten
• Mama kommt unangekündigt und bittet um deine Hilfe

Viele Menschen verbringen die meiste Zeit auf Q3-Aufgaben und denken dabei die ganze Zeit, dass sie in Q1 arbeiten. Weil Q3-Aufgaben anderen helfen, fühlen sie sich definitiv wichtig. Zusätzlich sind es auch in der Regel greifbare Aufgaben, deren Vollendung dir das Gefühl der Zufriedenheit gibt.

Aber während Q3-Aufgaben für andere wichtig sind, sind sie nicht wichtig für dich. Sie sind nicht unbedingt schlecht, aber sie müssen mit deinen Q2-Aktivitäten ausgeglichen sein. Ansonsten wirst du am Ende fühlen, wie du von Tag zu Tag viel erledigt hast, aber du eigentlich keine Fortschritte bei deinen eigenen langfristigen Zielen machst. Das ist ein Rezept für persönliche Frustration und Groll gegenüber anderen Menschen.

Menschen, die die meiste Zeit damit verbringen, an dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben zu arbeiten, leiden oft unter dem "Nice Guy Syndrom" und wollen Anderen auf Kosten ihres eigenen Glücks immer wieder gefallen.

Versuche so viele Q3-Aufgaben wie möglich an jemand anderen zu delegieren. Dies spart dir viel Zeit für andere Dinge.

Quadrant 4 des Eisenhower Prinzips: Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben

Quadrant 4-Aktivitäten sind nicht dringend und nicht wichtig. Q4-Aktivitäten sind weder dringend, noch helfen sie dir, langfristige Ziele zu erreichen. Sie sind in erster Linie Ablenkungen.

Spezielle Beispiele für nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben sind:

• Fernsehen
• Im Internet surfen
• Videospiele spielen
• durch Facebook, Twitter, Instagram surfen
• Glücksspiel
• Einkaufstouren

Viele Leute stellen fest, dass sie unangemessene viel Zeit auf Q4-Aktivitäten verbringen. Die meisten erleben oft die "Ich verschwende mein Leben" Momente, nachdem sie stundenlang im Internet gesurft haben und erkennen, dass sie diese Zeit verwenden haben könnten, um ihre Lebensziele zu verfolgen.

Q4-Aktivitäten musst du nicht ganz aus deinem Leben eliminieren. Nach einem besonders hektischen und anstrengenden Tag, im Internet zu surfen oder eine Lieblings-TV-Show für eine halbe Stunde zu sehen ist genau das was dein Gehirn brauchen könnte um sich zu erholen.

Anstatt zu versuchen, sich von nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben zu befreien, versuche lieber nur eine sehr begrenzte Zeit auf sie zu verbringen. 5% oder weniger deiner wachen Stunden ist ein gutes Ziel.

Hier ist ein Beispiel wie eine Eisenhower-Matrix aussehen könnte:

In unserer gegenwärtigen Welt ist die Fähigkeit was dringend und was wirklich wichtig ist zu unterscheiden, sehr wichtig geworden.

Wenn du eine Matrix nach dem Eisenhower-Prinzip erstellst und du mit einer Entscheidung konfrontiert bist, nimm dir einen Moment Zeit und frage dich: "Tue ich das, weil es wichtig ist oder tue ich es, weil es lediglich dringend ist?"

Wenn du die meiste Zeit damit verbringst, an nicht dringenden, aber wichtigen Aufgaben zu arbeiten, wirst du ein wieder ein Gefühl von Ruhe, Kontrolle und Gelassenheit in deinem Leben fühlen. Du wirst merken, dass du echte Fortschritte machst. Durch die Investition deiner Zeit in die Planung und Organisation von Q2-Aktivitäten kannst du viele der Krisen und Probleme von Q1 verhindern und beseitigen, die Anfragen von Q3 mit deinen eigenen Bedürfnissen balancieren, und die Aufgaben von Q4 wirklich genießen. Indem du Q2-Aufgaben zu deiner obersten Priorität machst, egal ob es ein Notfall, Ärger oder eine Deadline ist, wirst du die geistige, emotionale und physische Stärke haben, überall positiv anstatt defensiv zu reagieren.