Zuletzt aktualisiert am 14. Sept. 2020
Lisa Arnicke
Freelance Editor
22. März 2019
Buchführung : die wohl unbeliebteste Tätigkeit für die meisten Gründer und gleichzeitig das größte Schreckgespenst für viele, wenn sie sich nicht gerade als Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater selbständig machen. Entweder man erledigt es selbst und nutzt dafür die eigene Arbeitszeit oder man beauftragt ein Buchhaltungsbüro und muss sich damit nicht mehr groß beschäftigen. Letzteres kostet natürlich Geld, dass man sich gerne sparen würde. Cloudbasierte Buchhaltungsprogramme versprechen dir die zeitfressende Arbeit beim Erstellen von Rechnungen und Belegen abzunehmen und verschaffen dir gleichzeitig einen guten Überblick über deine Finanzsituation. Hierbei reiht sich auch freeFIBU ein. Allerdings ist die kostenlose Buchhaltungslösung eher ein Zusatzprodukt, dass die üblichen Anbieterlösungen von Billomat & Co nicht ersetzt, sondern ergänzt. Ich habe mich für euch mal mit dem Buchhaltungstool auseinandergesetzt und geschaut was das kostenlose Tool wirklich kann.
Bei freeFIBU handelt es sich um einen grundsätzlich kostenlosen Service, um die eigene Buchhaltung selbst zu machen. freeFIBU entstand aus der Idee heraus, kleinen und mittleren Unternehmen und natürlich auch Selbständigen eine kostengünstige Buchhaltungsalternative anzubieten. Schließlich kostet der Steuerberater auch bei der relativ einfachen Buchhaltung viel Geld. Da es sich bei den Anbietern von freeFIBU um eine Steuerberatungsgesellschaft handelt, darf diese eben auch steuerlich beraten und genau hier liegt der große Unterschied zu üblichen Online Anbietern. Diese bieten nämlich nur die Oberfläche an, dürfen aber selber gar nicht beraten. Und Beratung ist manchmal einfach notwendig. Wenn man also doch Hilfe bei der Buchhaltung oder dem Jahresabschluss benötigt, bietet freeFIBU auch diese Leistung aus einer Hand an. Diese ist dann natürlich kostenpflichtig.
Üblicherweise gehört das Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen zum Standardangebot sämtlicher Online Anbieter, die versprechen dir die Buchhaltung zu erleichtern. Doch schon hier besteht der wesentliche Unterschied zu freeFIBU und seinen Mitstreitern. Mit freeFIBU kannst du weder Angebote, Rechnungen noch Mahnungen erstellen, denn das Tool ist ausschließlich dafür ausgelegt, die Buchhaltung zu übernehmen. Allerdings bietet freeFIBU seit kurzem eine Verknüpfung zum Rechnungsprogramm Billomat an. Der Online Anbieter erleichtert dir das Rechnungen erstellen, Belege erfassen und Zahlungen verwalten und kann direkt mit dem Buchhaltungstool verbunden werden. Damit können in Billomat erstellte Rechnungen direkt in die Buchhaltung von freeFIBU übertragen und entsprechend für die USt. Voranmeldung, der Einnahmen- Überschussrechnung beziehungsweise für die Jahresbilanz weiterverarbeitet werden. Für alle, die ihre Buchhaltung selber machen wollen, könnte eine Kombination aus den beiden Programmen eine ganz interessante Lösung sein. Zudem bietet freeFIBU einen API Webservice als Schnittstelle zu externen Programmen. So können auch für die Buchhaltung relevante Daten aus anderen Programmen wie z.B. Shopsystemen, Rechnungsschreibungsprogrammen, etc. automatisch in freeFIBU importiert werden.
Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung läuft heutzutage elektronisch. Um deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus der Software an das Finanzamt zu übermitteln, benötigt das Buchhaltungsprogramm eine Elster-Schnittstelle. Zur Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen über freeFIBU muss man einfach nur die Steuernummer in den Stammdaten hinterlegen und sich bei Elster ein entsprechendes Zertifikat besorgen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kann dann aus freeFIBU entweder direkt nach Abschluss eines Buchungszeitraums oder später für bereits abgeschlossene Zeiträume an das Finanzamt übermittelt werden.
Für den professionellen Jahresabschluss bietet freeFIBU aufbauend auf die selbst erstellte Buchhaltung Abschlusspakete mit steuerlicher Beratung zum Fixpreis an. Je nach Leistungsumfang und Höhe des Jahresumsatzes, beginnend ab 20 € monatlich für die Einnahmen- Überschussrechnungen und 40€ monatlich für die professionelle Bilanzerstellung. Diese Zusatzleistungen kann man im Programm separat beauftragen und entsprechend verwalten. Wenn Du deinen Jahresabschluss von einem anderen Steuerberater erstellen lassen möchtest und diesbezüglich die eingegebenen Daten exportieren willst, stellt freeFIBU eine CD-ROM mit den entsprechenden Daten im Datev-kompatiblen Format zu. Für den Datenexport auf CD ROM stellt freeFIBU eine Gebühr in Höhe von 120,00 € zzgl. USt. je Wirtschaftsjahr in Rechnung, was aus meiner Sicht völlig unverhältnismäßig ist, nur um die Möglichkeit zu haben auch mit einem eigenen Steuerberater zu arbeiten. Aber das ist wahrscheinlich der Grund für die hohe Gebühr.
freeFIBU beschränkt sich auf das Wesentliche: Einnahmen und Ausgaben buchen und das ohne komplizierte Buchungsschlüssel. Nachdem du die wichtigsten Stammdaten eingegeben hast, kann es auch schon losgehen. Für jeden Buchungszeitraum, den du vorher festlegst, kannst du kontengerecht deine Erlöse und Aufwendungen inkl. USt. Schlüssel eintragen. Dabei unterscheidet freeFIIBU natürlich zwischen den unterschiedlichen Konten und der Kasse. FreeFIBU erstellt nun automatisch aus deinen Buchungen die betriebswirtschaftliche Auswertung, die UST-VA und eine Übersicht über alle Summen und Salden. Auch in den nicht abgeschlossenen Zeiträumen hat man bei freeFIBU die ganze Zeit einen Blick in die Auswertungen. Die Startseite ist wie das gesamte System äußerst einfach aufgebaut. Hier siehst du eine kleine Umsatzgrafik, die die Summe aller Einnahmen und Ausgaben im Buchungszeitraum sowie im Kalenderjahr anzeigt. Zudem siehst du welche Zeiträume bereits abgeschlossen und abgegeben sind. Auf der Startseite werden dir außerdem eine Supporttelefonnummer und das Supportformular für technische Fragen angezeigt. Jegliche Tabs und Funktionen sind selbsterklärend und für die Einrichtung braucht man tatsächlich weniger als eine halbe Stunde. Klasse!
Auch wenn bei einem derart einfach gestrickten Programm wohl nur wenige Fragen aufkommen, bietet freeFIBU ein Support Telefon an. Während der üblichen Bürozeiten ist hier immer jemand zu erreichen. Von Montag bis Donnerstag von 8-13 und 14-17 Uhr. Freitags dann nur von 8-13 Uhr. Für weniger dringende Anfragen kannst du zudem jederzeit das Supportformular verwenden.
Alle Daten In freeFIBU werden ausschließlich über eine SSL-verschlüsselte Leitung übertragen und in einem der größten Rechenzentren Deutschlands auf redundanten Festplatten gespeichert. Zudem werden täglich zusätzliche Backups der Daten erstellt, sodass auch im Falle eines Ausfalls einer Festplatte die Daten weiterhin vollständig verfügbar sind. Um digitale Belege und Rechnungen GoBD konform abzulegen bzw. zu erstellen, benötigst du jedoch noch ein zusätzliches Rechnungsprogramm, da du mit freeFIBU weder unveränderte Rechnungen erstellen noch die Belege zu deinen Buchungen archivieren kannst. Auch hier würde wieder Billomat oder einer seiner Mitstreiter wie Lexware oder Debitoor einspringen müssen. Wenn du also in Erwägung ziehst deine Buchhaltung selbst zu machen, musst du dir einen zusätzlichen Online Dienst suchen, um deine digitalen Belege zu archivieren und GoBD konforme Rechnungen zu erstellen.
Die eigentliche Buchhaltung ist tatsächlich komplett kostenlos. Allerdings benötigt man am Jahresende den Jahresabschluss und dieser kostet Geld. Die Anbieter hinter freeFIBU sind Steuerberater und so kann man dort Pakete für den Jahresabschluss erwerben. 4 Varianten stehen bereit, die unterschiedliche Arbeiten enthalten und damit für unterschiedliche Rechtsformen gedacht sind. Die Komplette Steuererklärung bekommt ein Einzelunternehmer beispielsweise für etwa 40€ im Jahr, einschließlich 100 Minuten steuerliche Beratung und Optimierung. Eine GmBH bekommt diese Leistungen bereits für 60€ im Jahr. Zusätzlich richten sich die Festpreise nach dem Jahresumsatz des Unternehmens. Eine GmBH mit einem Jahresumsatz von 200.000€ zahlt dementsprechend bereits monatlich 95€ für die gleichen Leistungen. Daneben werden noch ein paar weitere Leistungen angeboten, wie etwa das Kontrollpaket bei dem die Buchhaltung, die man selber gemacht hat, nochmal geprüft wird. Wenn du am Anfang unsicher bist, ob du alles richtig gemacht hast, kannst du mit dem Kontrollpaket die vollständige Buchhaltung anhand der Original-Belege überprüfen lassen. FreeFibu erstellt wenn nötig Umbuchungen, gibt Verbesserungsvorschläge und versendet anschließend selbst die berichtigte USt-VA. Die eigentliche Buchhaltung ist also kostenlos, aber der Jahresabschluss und evtl. Zusatzleistungen wie telefonische Beratung oder das Kontrollpaket kosten Geld. Und während die Buchhaltung oft noch selber machbar ist, kann der Jahresabschluss schon deutlich anspruchsvoller sein, sodass hier die Preise angemessen sind.
FreeFIBU ist von der Konzeption her primär für all diejenigen gedacht, die unterjährig ihre kompletten Buchhaltungskosten sparen wollen, aber am Jahresende trotzdem lieber einen Profi ans Werk lassen wollen und unterjährig auch mal ein paar Fragen haben. Der besondere Vorteil liegt dann natürlich darin, dass hinter den Anbietern von freeFIBU eine Steuerberatungsgesellschaft steckt, die in Ergänzung zur kostenfreien Softwarenutzung steuerliche Serviceleistungen, wie die professionelle Jahresabschlusserstellung, die Überprüfung der selbst erstellten Buchhaltung oder die Erstellung von Lohnabrechnungen anbieten. Die Kontrollpakete bieten dir vor allem am Anfang die Möglichkeit, die selbst erstellte Buchhaltung überprüfen zu lassen, um anfängliche Fehler zu vermeiden. Der Service kostet zwar beinahe so viel, wie wenn du die Buchhaltung von deinem Steuerberater machen lassen hättest, allerdings ist dieser Service lediglich als Hilfestellung für den Anfang gedacht. Anschließend sollst du mit freeFIBU deine Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen können. Damit sparst du unterjährig deine Buchhaltungskosten, denn diese Funktion ist bei freeFIBU komplett kostenlos.
Andererseits solltest du dabei immer einrechnen, welchen Zeitaufwand du in die Buchhaltung steckst. Schließlich ist das in der Regel Arbeitszeit, in der du vielleicht selbst Geld verdienen könntest. Die Import- und Exportmöglichkeiten deiner Daten sorgen dafür, dass du den Jahresabschluss z.B. auch von einem anderen Steuerberater machen lassen kannst. Allerdings ist die Gebühr von 120€ für die Erstellung einer Daten- CD ziemlich überzogen. Das sorgt irgendwie dafür, dass man sich an freeFIBU gebunden fühlt. Um eine GoBD konforme Buchhaltung und allenfalls ein papierloses Büro einzurichten, benötigst du ein zusätzliches Online Rechnungstool. Mit der Anbindung zu Billomat könnte freeFIBU tatsächlich eine ganz interessante Lösung sein. Aufgrund der flexiblen Festpreispakete bietet es sich sowohl für Einzelunternehmer und Freiberufler als auch für bilanzierende Unternehmen an. Du kannst dir freeFIBU vorab einfach online in einer Demo anschauen. So kannst du mit dem Programm schon etwas herumspielen und schauen, ob es dir zusagt, ohne dich gleich anzumelden.
Benötigt man als Selbständiger wirklich eine Buchhaltungssoftware? Was bringt mir das eigentlich? Was kann eine solche Software wirklich? Wie finde ich die für mich beste Buchhaltungssoftware? Was kostet es? Wir erklären es dir!
Annemarie Cornus
Freelance Editor
