Kleinunternehmerregelung – für mich sinnvoll oder nicht? | Kontist

Kleinunternehmerregelung – für mich sinnvoll oder nicht?

Marlon Thorjussen

Freelance Editor

15. Aug. 2021

Die Kleinunternehmerregelung: Vereinfachung für Anfänger oder teurer Fehler?

Die Kleinunternehmerregelung besagt, dass die Erhebung der Umsatzsteuer entfällt, wenn die Einnahmen des vorangegangenen Jahres 22.000 Euro nicht übersteigen (bis einschließlich 2019 waren es 17.500) und die Einnahmen des aktuellen Jahres 50.000 Euro nicht überschreiten. Es darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden und auch der Vorsteuerabzug entfällt. Insgesamt hat sich das Thema Umsatzsteuer damit für Freelancer, die als Kleinunternehmer eingestuft sind, erledigt. 

Zwei definitorische Dinge müssen hier direkt erwähnt werden:

- Es heißt Kleinunternehme-R-regelung; bezieht sich also auf die Person und nicht das oder die Unternehmen. Ein Kleinunternehmer kann auch mehrere selbstständige Tätigkeiten ausüben, wobei die Einnahmen aus allen Quellen zusammengezählt werden

- Einnahmen sind nicht der Gewinn (Einnahmen abzüglich Ausgaben)

Zusätzlich sei erwähnt, dass im Jahr der Gründung die Umsatzgrenze bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung monatsgenau berechnet wird: Wenn du im März gründest, hast du also eine Umsatzgrenze von 9/12 x 22.000 Euro, also 16.500 Euro.

Außerdem ist es so, dass die Kleinunternehmerregelung eine Frage der eigenen Entscheidung ist. Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung? Das entscheidest du schon bei Gründung. Beachte allerdings, dass die Wahl oder der Übergang zum regelbesteuerten Unternehmer für mindestens fünf Jahre bindend ist. Es ist zudem, insofern die Voraussetzungen geben sind, auch möglich, von der Regelbesteuerung wieder in die Kleinunternehmerregelung zu wechseln.

Und was heißt das alles nun? Es bedeutet vor allem, dass die Kleinunternehmerregelung nur für bestimmte Freelancer mit bestimmten Geschäftsmodellen wirklich sinnvoll ist. Grundsätzlich ist es nämlich so, dass der einzige substanzielle Vorteil in der vereinfachten Handhabung der Steuern besteht (durch den Wegfall von Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuerjahreserklärung). Allerdings war es das auch schon mit Vorteilen. Warum das so ist und warum du deshalb als Gründer nicht unbedingt intuitiv zur Wahl des Kleinunternehmerstatus greifen solltest – darum geht es hier. 

Als Kleinunternehmer anfangen? Für viele Freelancer eine gute Idee

Da die Kleinunternehmerregelung sich auf Umsätze und nicht auf Gewinn bezieht, ergibt sich, dass das Maximum herausgeholt werden kann, wenn die Geschäftsausgaben möglichst niedrig sind. Im verarbeitenden Gewerbe kann das niemals stimmen und auch dann, wenn du auf teures Equipment und Material angewiesen bist, wird dein Einkommen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung schnell zu niedrig sein, um dich über Wasser zu halten. 

Sinnvoll ist die Regelung deshalb vor allem bei Freelancern, die beispielsweise digitale Dienstleistungen erbringen (kaum Kosten) oder auch bei nebenberuflich Selbstständigen. Profiteure der Kleinunternehmerregelung sind beispielsweise beginnende Illustratoren, Texter, Coaches und so weiter.

In einem Rechenbeispiel ergibt sich dies schnell: 

Ein Illustrator hat über das Jahr Kosten für Arbeitsmittel in Höhe von 1.500 Euro (Programme, Graphiktablet und so weiter). Er kann also einen Reingewinn von 20.500 Euro (22.000 Euro abzüglich Kosten) erwirtschaften und bleibt dabei auf jeden Fall Kleinunternehmer. 

Ein Hochzeitsplaner hat über das Jahr Kosten für Arbeitsmittel in Höhe von 8.000 Euro (Kataloge, Prospekte, Dekorationsproben und weitere). Er kann lediglich einen Reingewinn von 14.000 Euro erwirtschaften, wenn er dauerhaft Kleinunternehmer bleiben möchte. Das ist deutlich weniger.

Auch dann, wenn alle Kniffe der eigenen Buchhaltung und Handhabung der Steuern neu und noch zu erlernen sind, ist die Vereinfachung durch die Kleinunternehmerregelung willkommen. Zudem erleichtert die Kleinunternehmerregelung die Rechnungsstellung. Rechtlich vorgegeben ist das Kenntlichmachen dieser Eigenschaft auf den Rechnungen. In Frage kommt etwa der Satz „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“, wobei § 19 UStG das Gesetz zur Besteuerung der Kleinunternehmer ist. Das heißt: Die Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen. Sie wird ausdrücklich nicht mit 0 % aufgelistet, sondern überhaupt nicht.

Auch entfällt in der Steuererklärung (in der Regel in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung) die Unterscheidung zwischen Netto und Brutto: Einnahmen und Betriebsausgaben werden in der gezahlten beziehungsweise erhaltenen Höhe angegeben und nicht lediglich mit dem Netto-Anteil. Dafür entfällt ja bekannterweise das Recht auf den Vorsteuerabzug.

Merke: Bei Gründern, die ohne großen Kostenaufwand Einnahmen durch eine Dienstleistung generieren, kann sich die Kleinunternehmerregelung lohnen, da sie den Papierkram sowie die Buchhaltung stark vereinfacht.

umsatzsteuererklaerung

Kleinunternehmer sind günstiger als die Konkurrenz – oder?

Ein häufiges Missverständnis bezieht sich auf die Rechnungsstellung. Da Kleinunternehmer ja keine Umsatzsteuer ausweisen, ist der Rechnungsbetrag doch vielleicht geringer als bei der Konkurrenz, was wiederum ein Wettbewerbsvorteil sein könnte. Das ist allerdings eher unsinnig. 

Schließlich ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten. Wenn du Umsatzsteuer ausweist (also auf deinen bisherigen Betrag 7 beziehungsweise 19 Prozent aufschlägst), dann bekommst du die zwar. Aber du hast die – nach Verrechnung mit der von dir gezahlten Umsatzsteuer – dann auch abzuführen. Und dein Kunde kann die Umsatzsteuer ebenfalls mit der von ihm eingenommenen verrechnen. Auch für gewerbliche Kunden ist die Umsatzsteuer ein Nullsummenspiel. 

Günstiger sind Kleinunternehmer also nur für Privatpersonen, da hier keine Abzugsberechtigung von irgend etwas vorliegt.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung hat Nachteile. Zum einen sind die Betriebsausgaben leicht erhöht, da die Umsatzsteuer nicht erstattet werden kann. Zum anderen wirkt die Kleinunternehmerregelung auf einige Kunden und Menschen tendenziell amateuerhaft, was zu einem Imageproblem führen kann (aber lange nicht muss). 

Außerdem schränkt die Kleinunternehmerregelung deine beruflichen Perspektiven etwas ein: Schließlich wird der Wechsel zur Regelbesteuerung ja ab einer gewissen Umsatzgrenze obligatorisch. Wer also unbedingt Kleinunternehmer bleiben möchte, wird nie so richtig viel verdienen dürfen. 

Keine Angst vor der Regelbesteuerung bei Selbstständigen 

Die gedankliche Trennung zwischen Kleinunternehmer (für Gründer gut, steuerlich einfach) und dem Dasein als regelbesteuerter Unternehmer (komplizierte Buchhaltung) ist konstruiert und hat vermutlich vieles damit zu tun, dass viele Menschen das hiesige Steuerwesen für komplizierter halten als es ist.

Als Unternehmer ohne Sonderstatus und Sonderregelungen hast du in der Regel folgende Verpflichtungen: 

- das Stellen ordentlicher Rechnungen mit Ausweis der Umsatzsteuer

- Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (erst monatlich, dann zumeist quartalsweise)

- das Führen einer Buchhaltung, die auch Netto und Brutto beachtet

Ab einer gewissen Umsatz- oder Gewinngröße wirst du zudem bilanzierungspflichtig, was allerdings für die meisten noch weit, weit weg ist. Insofern bleiben wir einfach mal beim Thema Umsatzsteuer für Selbstständige, die keine Kleinunternehmer sind. 

Hier verhält es sich so, dass die eingenommene Umsatzsteuer mit der für betriebliche Ausgaben angefallenen Umsatzsteuer verrechnet wird. Der Überschuss geht über die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen und die Umsatzsteuerjahreserklärung ans Finanzamt. Wenn du hier ein Defizit produzierst, erhältst du sogar Geld vom Fiskus. Auch hier gilt: Die Umsatzsteuer ist ein Nullsummenspiel. Für deinen Gewinn sind letztlich die Nettobeträge entscheidend.

Deine Buchhaltung muss gezahlte und erhaltene Beträge nach Netto und Brutto aufdröseln. Auch deine ausgehenden und eingehenden Rechnungen müssen kenntlich machen, welche Umsatzsteuer angefallen ist.

Und das war es eigentlich auch schon. Der relevante Unterschied zwischen Kleinunternehmern und sonstigen Selbständigen (mit Ausnahme solcher, die als umsatzsteuerfrei definierte Waren und Dienstleistungen anbieten) ist also die Teilhabe an der wunderbaren Welt der Umsatzsteuer.

Warum die Wahl zur Regelbesteuerung für Selbstständige oftmals die bessere Wahl ist

Die Kleinunternehmerregelung ist ja schon vom Namen her etwas verniedlichend. Und so wirklich viel passieren kann Kleinunternehmern mit kleinen Gewinnen auch nicht. Allerdings sind sie selber dafür verantwortlich, auf ihren Status zu achten. Das Finanzamt bekommt in der Regel erst mit der nächsten Steuererklärung (also oftmals in der zweiten Jahreshälfte des Folgejahres) mit, dass die Umsätze stark gestiegen sind.

Wenn nun also der Übergang zur Regelbesteuerung anliegt, dann wird das Finanzamt nicht aktiv. Es obliegt dir, dich zu melden, die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben und so weiter und so fort. Und das ist problematisch, denn wenn das Finanzamt dich nachträglich zur Regelbesteuerung verdonnert, dann möchte es auch Umsatzsteuer von dir (die du nie eingenommen hast, aber hättest ausweisen müssen). Und dann wird es meistens teuer. Bei geschäftlichen Kunden kannst du glücklicherweise korrigierte Rechnungen schicken und für die wird es ja nicht teurer, wenn du nun auch noch Umsatzsteuer ausweist. Bei privaten Kunden wirst du nachträglich keine Preise erhöhen können, wodurch du auf den Kosten sitzen bleibst. 

Folgende Szenarien bringen dich von der Kleinunternehmerregelung weg und zur Regelbesteuerung im Folgejahr:

- Umsatz von mehr als 22.000 Euro im Gründungsjahr entgegen einer anderslautenden, selbst abgegebenen Prognose

- Umsatz von mehr als 50.000 Euro (trotz anders lautender Prognose) in einem Jahr der Selbstständigkeit mit maximal 22.000 Euro im Vorjahr

Und folgende Dinge bedeuten, dass du schon normal besteuert bist:

- der Vorjahresumsatz lag bei mehr als 22.000 Euro

- der voraussichtliche Umsatz im Jahr der Gründung beträgt mehr als 22.000 Euro

- der voraussichtliche Umsatz in einem Jahr der Selbstständigkeit mit maximal 22.000 Euro im Vorjahr beträgt voraussichtlich mehr als 50.000 Euro

Du siehst: Die Möglichkeiten, aus Versehen umsatzsteuererhebungspflichtig zu werden, sind diverse. Wehe dem, der es nicht mitbekommt.

Außerdem können auch Betriebsausgaben zu einem Problem werden, wenn du nicht vorsteuerabzugsberechtigt bist. Gerade Zeiten der Investition bedeuten Kosten. Sich zumindest die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen zu können, bedeutet einen vorübergehenden finanziellen Spielraum, den Selbstständige mit knappem Budget nutzen können. 

Es bleibt zudem das Imageproblem: Gerade dann, wenn Unternehmen und nicht die Privatpersonen Kunden sind, entsteht ja auch kein finanzieller Nachteil, wenn die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Da ist ein vermeintlicher Preisvorteil ja nur dann gegeben, wenn der Rechnungsbetrag des Kleinunternehmers niedriger ist als der Nettoanteil der Rechnungen eines anderen Unternehmers. Das heißt, mehr Geld lässt sich so mit Kunden auch nicht verdienen. Und vielfach hängt eben das Bild fest, es handele sich bei Kleinunternehmern nicht um „richtige“ Unternehmer. 

Die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung ist deshalb eigentlich nur im oben geschilderten Fall (kaum Betriebsausgaben; möglichst viele private Kunden) richtig sinnvoll. In allen anderen Fällen ist die Wahl zur Regelbesteuerung perspektivisch sinnvoller. 

Das ist auch schon deshalb so, weil du mit wachsenden Umsätzen früher oder später ohnehin umsatzsteuerpflichtig wirst. Gut ist es also, das Stellen von korrekten Rechnungen und den Umgang mit der Umsatzsteuer direkt zu erlernen. Als erfolgreicher Freelancer kommst du – außer als Arzt, Finanzproduktversicherungsmakler, Vermieter oder in einigen wenigen anderen Fällen nach § 4 Nr. 11 - 18 UStG – auf Dauer ohnehin nicht um den Themenkomplex Umsatzsteuer herum. Warum nicht also direkt anfangen wie die Großen?