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Ein Kunde bezahlt meine Rechnung nicht – was kann ich tun?

Zahlungsmoral ist gerade bei dir unbekannten Kunden Glückssache. Doch die gute Nachricht vorweg: Insgesamt sieht es in Deutschland mit der pünktlichen Zahlungsbereitschaft gut aus. In weit mehr als 80 Prozent der Fälle wird ohne Murren oder Aufforderung der fällige Betrag überwiesen. Dennoch kommt es immer wieder vor: Ein Kunde zahlt die Rechnung nicht. Dieses Risiko solltest du bei der Annahme neuer Kunden und Aufträge – nebst einigen anderen Dingen – stets bedenken und in deine Kalkulationen mit einfließen lassen. Ein pauschaler Fehlbetrag von hypothetisch zehn Prozent ist eine sichere Prognose.

Das ist dann natürlich ärgerlich und bedeutet nicht nur, dass Geld fehlt (bei beginnenden Freelancern ohne große Rücklagen ist das weitaus dramatischer als bei Alteingesessenen), sondern auch, dass du deinen Kunden damit konfrontieren musst, dass er eben noch zahlen muss. Je nach Kunde und Umstand, je nach Betrag und eventuell vorhandener weiterer Zahlungsunwilligkeit, ist das ein mehr oder minder unangenehmer Prozess.

Allerdings ist der Prozess des Geldeintreibens ziemlich normiert und entsprechend leicht ist es hier für dich als Gläubiger, alles richtig zu machen. Zahlt ein Kunde die Rechnung nicht, ist das nämlich nicht aussichtslos. Ganz im Gegenteil: Auf keinen Fall solltest du einfach aufgeben und damit leben, dass das eben passiert. Für geleistete Arbeit hast du nämlich immer einen Anspruch auf Bezahlung.

Was also zu tun ist, wenn ein Kunde nicht zahlt und wie du schon im Vorfeld die Weichen für eine positive Zahlungsmoral beim Kunden richtig stellen kannst, erfährst du hier.

Der erste Schritt: Das freundliche Erinnern

Häufig wird nicht gezahlt, weil es schlichtweg vergessen wird. Ist die Frist zur Zahlung abgelaufen, ruf einfach an und frag nach. In aller Regel wird dein Kunde dann recht schnell die Zahlung veranlassen. Sei einfach nett und unaufgeregt. Ganz häufig war es dann halt doch Unachtsamkeit. „No biggie“, wie der Englisch sprechende, unverkrampfte Kosmopolit sagen würde.

Das Mahnverfahren sparst du dir dadurch häufig. Bei Stammkunden und dir wohlgesonnenen Menschen ist es ohnehin angebrachter, nicht sofort mit Mahnschreiben zu arbeiten oder gar mit Inkasso zu drohen. Das ist ja auch nur kostspieliger, zeitaufwendiger Stress, den freundliche Menschen (und solche, die mit ihrer Zeit auch besser umzugehen wissen), sich und ihren Mitmenschen ersparen wollen.

Aber manchmal passiert auch nach einer freundlichen Aufforderung leider nichts.

Kunde zahlt Rechnung nicht – Mahnverfahren in drei Schritten

Hast du selbst schon einmal vergessen, eine Rechnung zu begleichen? In der Regel erreicht dich dann ein relativ unaufgeregtes, erstes Mahnschreiben – etwa von deinem Mobilfunkanbieter oder der Krankenkasse.

Die erste Mahnung wird nach 30 Tagen ohne Zahlung nach Rechnungseingang (das ist wichtig) fällig. Das Zahlungsziel von 30 Tagen ist hierzulande der Standard. Du kannst mit deinen Kunden aber auch andere Zahlungsziele vereinbaren. Auch 14 Tage, Zahlungen in mehreren Abschlägen (Projektbeginn und Projektabschluss beispielsweise) sind in Ordnung. Wichtig ist, dass das Zahlungsziel immer auf der Rechnung vermerkt ist.

Das erste Mahnschreiben sollte freundlich formuliert werden. Eine neue Frist wird gesetzt (als angemessen gelten 14 Kalendertage) und dann wird wieder gewartet. Passiert auch dann weiterhin nichts, folgt eine leicht verschärft formulierte zweite Mahnung. Auch hier wird wiederum eine Frist von 14 Tagen als angemessen verstanden. Anschließend folgt die dritte und letzte Mahnung.

Die dritte und letzte Mahnung stellt deinem Kunden in Aussicht, dass ein weiterer Zahlungsverzug über die Frist hinaus rechtliche Konsequenzen nach sich zieht (dazu gleich mehr). Sie ist auch schärfer formuliert. Zudem läutet das dritte Mahnschreiben nicht selten das Ende einer Geschäftsbeziehung ein. Aber das gehört ja leider auch dazu ...

Optional ist das Ansetzen von Mahngebühren ab der zweiten Mahnung. Hier haben sich 2,50 Euro als Standard etabliert, gegebenenfalls werden noch sogenannte Rücksendungskosten von circa 3 Euro veranschlagt. Dies ist aber nicht verpflichtend. Auf jedem weiteren Mahnschreiben muss die Gesamtsumme (aufgeschlüsselt nach Posten) stehen. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, Verzugszinsen zu verlangen, deren Höhe allerdings schwankt. Die Mahngebühren sind unabhängig vom eigentlichen Rechnungsbetrag.

Inspiration zur Form deiner Mahnschreiben findest du hier.

 Beachte dabei, dass Mahnungen deinem Kunden sehr unmissverständlich klar machen, dass du es ernst meinst und deine Geduld Grenzen kennt. Das liegt allerdings eher an der Tatsache, dass es ein Mahnschreiben ist, als an dem Inhalt. Bleib hier stets freundlich und bestimmt.

Bezüglich der optional in Rechnung stellbaren Verzugszinsen (hier musst du ein Gefühl für Verhältnismäßigkeit entwickeln), gilt: Bei Privatpersonen als Kunden wird dieser mit maximal 5,0 Prozent über dem Basiszinssatz (abrufbar auf der Website der Europäischen Zentralbank) veranschlagt. Bei Geschäftskunden sind es maximal 9,0 Prozent über dem Basiszins der EZB.

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Der Kunde zahlt die Rechnung nicht trotz drei Mahnschreiben – was nun?

Nun geht es ans Eingemachte: Charakterstarke Herren mit Anzug und einem richterlichen Bescheid werden das Unternehmen deines Kunden aufsuchen und alles beschlagnahmen, was zur Tilgung der Rechnung taugen mag. Widerstand wird mit Baseballschlägern geahndet!

Oder aber wir erinnern uns kurz daran, dass spätestens in der dritten Mahnung rechtliche Schritte für den Fall, das Kunde die Rechnung nicht zahlt, angekündigt wurden.

Grundsätzlich stehen dir dann drei unterschiedliche Wege zur Verfügung. Da ist erstens die Beauftragung eines Inkassounternehmens zu nennen, das für dich das Geld eintreiben soll. Die Kosten hierfür sind unterschiedlich hoch; die Beteiligung richtet sich unter anderem nach dem Streitwert und nach dem Inkassounternehmen. Insgesamt haben Inkassounternehmen keinen guten Ruf und gelten als rabiate Methode, um einen Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Bei besonderer Dreistigkeit seitens deines Kunden ist dieser Weg also auch eine Form von Gegenschlag.

Sanfter wirken die beiden gerichtlichen Optionen: Hier kannst du beispielsweise einen Mahnbescheid beantragen, dessen Kosten von der ausstehenden Zahlungssumme abhängig sind. Funktioniert auch dies nicht, bleibt im Grunde nur die Klage.

Die Klage vor Gericht kann sehr teuer werden, wenn dein Kunde auch trotz Ankündigung des Verfahrens nicht zahlt. Es kommen eventuell Anwalts- und Verfahrenskosten auf dich zu, die bei kleineren Beträgen in keinem Verhältnis zur ursprünglichen Rechnungssumme stehen.

Du hast als Gläubiger immer die freie Auswahl zwischen Inkasso, gerichtlichem Mahnbescheid und der Klage vor Gericht. Der gerichtliche Mahnbescheid ist der einfachste und häufig auch günstigste Weg.

Die Zahlungsmoral deiner Kunden stärken

Wenngleich es extrem selten zu langwierigen Gerichtsverfahren aufgrund unbezahlter Rechnungen kommt, solltest du im Vorfeld Schritte einleiten, die das noch unwahrscheinlicher machen. Du hast viele Möglichkeiten, die Zahlungswahrscheinlichkeit innerhalb der normalen Frist zu erhöhen.

Dies beginnt schon mit der Rechnungsstellung: Die Rechnung muss leicht verständlich sein, das Zahlungsziel muss eindeutig und sichtbar sein und vor allem muss die Rechnung exakt mit dem übereinstimmen, was mit dem Kunden abgesprochen war.

Außerdem rentiert es sich, den Kunden vorher zu fragen, wie er gern zahlt. So ist das Thema schon beim Verhandeln oder bei der Auftragsannahme auf dem Tisch. Biete einfach alle Zahlungsoptionen an, die dir sinnvoll erscheinen und mach es deinen Kunden so einfach wie möglich.

Den Kunden mit Anreizen zur frühen Zahlung bewegen

Biete Kunden, die vorzeitig zahlen, einfach einen kleinen Preisnachlass an. Das Konzept Skonto (welches früher unter anderem bei den großen Versandhäusern Standard war), bewegt zumindest Pfennigfuchser dazu, sehr pünktlich zu zahlen. Ein Nachlass von circa 3 Prozent ist dabei übrigens völlig genügend.

Umgekehrt darfst du in deine Verträge auch hineinschreiben, dass du bei Nichtzahlung Gebühren erhebst. Solange dein Kunde das unterschreibt, kannst du das im Falle des Nichtzahlens auch tun. Die Höhe musst du allerdings vorher schon festlegen. Zudem sollte sie nicht unverhältnismäßig hoch sein. Wenige Prozente genügen auch hier.

Auch hier gilt, dass Eindeutigkeit und Einfachheit beim Ausformulieren der beste Weg sind.

Das Automatisieren

Papierrechnungen haben natürlichen Charme, allerdings sind Rechnungen per elektronischer Post platzsparender und kommen stets an. Wichtig ist, dass die Betreffzeile sehr eindeutig darauf hinweist, dass es sich um eine Rechnung von dir handelt. Auch die erste, freundliche Zahlungsaufforderung (keine Mahnung) kann per Mail erfolgen, allerdings ist der Anruf oftmals etwas persönlicher und damit häufig effektiver. Auch hier solltest du bei jedem Kunden einfach erfragen, welche Form (Papier oder digital) er bevorzugt.

Weiterhin gibt es auch die seltenen (und angenehmen) Fälle, in denen du vielleicht monatlich immer wieder die gleichen Dinge für deinen Kunden tust. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, einfach eine monatlich automatisch eingezogene Zahlung des immer gleichen Betrages zu veranlassen.

Gute Kommunikation ist alles

Es lohnt sich eigentlich immer, seine Kunden zumindest ein bisschen kennenzulernen. Sobald dein Name auch mit einem Gesicht oder einer Stimme oder sogar einem konkreten Ereignis verbunden wird, bist du nicht mehr nur Dienstleister, sondern Mensch. Wenn deine Kunden und du euch dann noch sympathisch seid, dann werden Zahlungsausfälle unwahrscheinlich. Und wenn trotz Fristen doch mal nichts passiert, ist es für dich auch gewiss angenehmer, einen Bekannten zu fragen, was schief gelaufen ist als einen völlig Fremden, oder?

Und manchmal ist es eben so, dass geschäftliche und zwischenmenschliche Beziehungen eben enden. Vielleicht war dein Kunde doch unzufrieden oder er wechselt zur Konkurrenz und hat es dir nicht gesagt? Vielleicht ist auch einfach nur jemand anderes zuständig. Vielleicht erfährst du den Grund für die verschleppte Zahlung auch nie. Bleib freundlich, sei bestimmt und sei dir ziemlich sicher, dass es aller Wahrscheinlichkeit nicht zu einem Gerichtsverfahren kommt.