Zuletzt aktualisiert am 2. Juli 2023
Marlon Thorjussen
Freelance Editor
24. Juli 2020
Traumszenario: Viele Kunden reißen sich um dich, deine Fähigkeiten sind bekannt und gefragt. Darum hagelt es Anfragen, ob du nicht dieses oder jenes tun könntest. Natürlich lässt du dich dafür auch gut entlohnen und deinem Ego schadet es auch nicht. Die Einkommensströme stimmen, wirklichen Leerlauf gibt es schon lange nicht mehr. Du hast immer bestens zu tun und bist abends positiv erschöpft. Ins Wochenende gehst du mit dem Bewusstsein, wieder richtig etwas geleistet zu haben.
Nur, wie schaffst du es als mehr als gut beschäftigter Freelancer, viele Kunden gleichzeitig zu managen? Wie verhinderst du, dass deine Aufträge sich gegenseitig behindern und wie schaffst du es, den Überblick nicht zu verlieren? Wie sorgst du dafür, dass aus mehreren Baustellen gleichzeitig kein komplettes Chaos resultiert? Und bewerkstelligst du es, eine Struktur in deine Arbeitsabläufe zu bringen, die verhindert, dass du beispielsweise Arbeit in den Feierabend und in deine Freizeit verschleppst?
Diesen und weiteren Fragen wollen wir uns gleich widmen. Denn fest steht: Mehrere Kunden gleichzeitig zu haben und die Fähigkeit zu besitzen, neue Kunden und Projekte in die bisherigen Arbeitsabläufe einzubinden, ist die beste Garantie dafür, einen sicheren Einkommensstrom zu generieren. Denn mehrere zahlende Kunden bedeuten auch, dass im Mittel ein wegfallender Kunde oder eine vorübergehende Auftragsflaute nicht ganz so stark ins Gewicht fällt.
Dass ein gutes Zeitmanagement für Freelancer unentbehrlich ist, wurde an dieser Stelle schon mehrfach vermittelt. Schließlich ist das richtige Planen deiner Arbeitsabläufe ein Grundstein für Effizienz. Weil das so klar ist, soll es nun um das konsequente Einhalten deiner Zeitplanung gehen. Was heißt das?
Nun, du hast als Freelancer bestimmte Abläufe. Und diese Abläufe, wie etwa feste Zeitfenster für deine Buchhaltung, dein Self-Marketing oder bestimmte Arbeitsschritte, sind eine Mischung aus Planung und Gewohnheit (zumindest beim Verfasser dieses Beitrags). Diese mehr oder weniger unflexiblen Zeitfenster sind wertvoll, denn sie bringen eine grundlegende Struktur in die Arbeitswoche.
Was passiert also nun, wenn ein neues Projekt ansteht? Entweder, du versuchst sofort, dich dessen auch anzunehmen und torpedierst damit deine üblichen Abläufe. Im schlimmsten Fall kommt es zu eine Kaskade von Verschiebungen, weil du ja einen eigentlich verplanten Zeitabschnitt anderweitig genutzt hast und du irgendwann den Punkt erreichst, wo du etwas Bestimmtes tun musst, obwohl du eigentlich anderes vorhattest. Oder aber du schaffst dir auch feste Zeiten, in denen du dich mit neuen Kunden oder Projekten befasst.
Wenn du solche Zeitfenster einbaust, beispielsweise zweimal pro Woche, dann kannst du diese dann nutzen. Wenn die Anfrage am Montag kommt und dein Zeitfenster aber auf dem Mittwoch liegt, dann schreibe doch dem netten mit dir Kontakt aufnehmenden Menschen einfach kurz, dass du Mittwoch darauf zurückkommst – so schnell, so einfach. Und damit verhinderst du, dass du deine Planung oder deinen Flow durch die Beschäftigung mit etwas in dem Moment nicht akut Wichtigem kaputt machst.
Die konsequente Zeitplanung ist also eine vergleichsweise kompromisslose Zeitplanung. Du solltest sie nur dann nicht befolgen, wenn etwas wirklich akut ist. Dies ist aber, das wirst du feststellen, sehr selten der Fall. Und das Beste: Diese für Neues bestimmte Zeitfenster kannst du anderweitig nutzen, wenn es nichts Neues gibt, mit dem du dich zu diesen Zeiten befassen könntest.
Es gilt als bekannt, dass es circa 15 Minuten Beschäftigung mit einer Aufgabe braucht, damit du das Maximum an Konzentrationsfähigkeit erreichst. Im besten Falle gelangst du dann in eine Art Workflow. Das gilt freilich nicht für jeden gleichermaßen und ist sehr von der Tätigkeit abhängig, stellt aber einen ganz guten Richtwert dar.
Multitasking ist hingegen der natürliche Feind des effizienten und konzentrierten Arbeitens. Vermeide es einfach so gut es geht. Dazu gehört auch, E-Mails E-Mails sein zu lassen und Social Media zu ignorieren. Mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, führt fast immer zu einem Qualitätsverlust, zu Verlangsamung und zum Ausbleiben eines angenehmen Workflows.
Die oben beschriebene konsequente Zeitplanung ist deshalb auch ein Werkzeug, um Multitasking zu vermeiden.
Prokrastination ist ein schicker Begriff fürs Aufschieben von wichtigen Dingen zugunsten der Beschäftigung mit unwichtigen Dingen. Viele Menschen neigen dazu – sei es aus Unlust bezüglich der anstehenden Arbeit, aus Überforderung oder einfach so. Und an dieser Stelle kann ich dir leider nicht erzählen, wie du es vermeiden kannst. Selbstmotivation und Disziplin sind komplizierte Themen, die zu erlernen Übung und Zeit braucht.
Prokrastination führt allerdings zu
- Zeitdruck
- Näher kommenden Deadlines
- Stress
- Frustration
Es hat also keinen positiven Effekt.
Wenn ein neuer Kunde an dich herantritt oder sich ein neues Projekt anbahnt, solltest du möglichst zügig alle aufkommenden Fragen klären. Gedanken der Form „Ich kann ja fragen, wenn ich bei dem Teil bin“, verschieben oftmals nur die Kommunikation nach hinten. Gepaart mit der Möglichkeit, dass dein Ansprechpartner sich ja auch Zeit für das Antworten nehmen kann, ergibt sich so eine Verzögerung deiner Arbeitsabläufe.
Die Kunst besteht darin, aus eingehenden Anfragen durch Nachfragen und Absprachen recht schnell eine Art Roadmap zu gestalten, die zeigt, wo es wann hingehen soll. So kannst du durch Vorbereitung und klare Anweisungen überlegen, wann du welchen Teil deiner Aufgabe übernimmst und dies in deine Zeitplanung einflechten. Leerläufe, die durch die Zeit zwischen Nachfrage und Antworten entstehen, lassen sich so eliminieren.
Deine Buchhaltung, deine Rechnungen, dein Kalender – all das sollte einheitlich sein und immer passen. Die Infrastruktur für deine administrativen Tätigkeiten sollte unabhängig von Kunden sein und stets erweiterbar und übersichtlich bleiben.
Hierbei können auch Programme nützlich sein, wie etwa digitale Kalender oder Buchhaltungsprogramme. Zur eigenen Übersicht kannst du auch Projekt-Management-Programme nutzen, die dir zeigen, inwiefern du Fortschritte machst. Gerade bei vielen Kunden gleichzeitig kann dies dabei helfen, bestimmte Dinge nicht aus den Augen zu verlieren.
Viele Kunden zu haben, ständig E-Mails zu schreiben oder zu telefonieren und sich um mehrere Projekte gleichzeitig zu kümmern, sollte keinen Einfluss auf deine Freizeit haben. Deine Arbeitswoche hat eine gewisse Anzahl an Stunden, die du, entsprechend deiner Kraft und Fähigkeiten, nicht deshalb groß ausweiten musst, weil plötzlich mehr auf dich einprasselt.
Schließlich kann es keine Leistungsfähigkeit ohne Erholung geben. Wenn sich dein Arbeitspensum erhöht, heißt das ja nicht, dass du plötzlich Zwölf-Stunden-Tage hast. Es heißt nur, dass deine Zeitfenster gut gefüllt sind und neue Projekte einfach später begonnen werden. Das musst du dann klar kommunizieren.
Außerdem gibt es auch immer Phasen, in denen Kundenanfragen kommen. Als Freelancer, der recht konsequent seine Kunden in bestimmten Zeitfenstern bedient, musst du dich vor diesen vorübergehenden Flauten umso weniger fürchten. Die Chance, dass noch Arbeit „übrig ist“, ist dann nämlich hoch.
Eine flexible Zeitplanung, die ja eine der Grundmotivationen für viele Freelancer ist, bedeutet nämlich nicht, dass du alles tun kannst, wenn es anfällt (oder später). Es heißt nur, dass du die Freiheit hast, deine Zeitplanung selbst zu gestalten. Das ist ein großer Unterschied. Wenn du hingegen dazu neigst, einfach alles dann zu tun, wenn es anfällt (oder, wenn die Deadline naht), beschneidest du die Zeit der Erholung. Und die ist wichtig.
Manchmal passt es nicht. Wenn du genau weißt, dass du die nächsten vier, fünf Wochen ohnehin keinen Raum für Neues hast, dann kann es sinnvoll sein, einen Auftrag abzulehnen und darauf zu verweisen, dass du dich leider erst in ein paar Wochen darum kümmern kannst.
Und ehrlich gesagt: Wenn du in der Position bist, Aufträge aus Zeitmangel ablehnen zu können, bist du auf diesen gerade nicht passenden Auftrag vermutlich ohnehin nicht angewiesen.
Einer der Nachteile am Leben als Freelancer ist es, dass es Zeiten enormer Betriebsamkeit und solche enormer Leere gibt. Selten verteilt sich das Arbeitsaufkommen gleichmäßig über die Monate. Und noch seltener hast du immer ein gleiches Pensum an zu bearbeitenden Nachrichten.
Lass dich von plötzlichen Schwemmen an Rückfragen, Anweisungen und Deadlines nicht zu sehr beeindrucken. Dank deiner konsequenten Zeitplanung weißt du ja, dass alles gemacht wird. Deine Zeitplanung ändert sich ja nicht durch ein Mehr an zu erledigenden Dingen, sondern du musst einfach nur die Wochen darauf auch planen.
Die zeitlichen Abstände zwischen Erstkontakt mit dem Kunden und der Abgabe werden bei vollen Zeitplänen einfach nur länger. Das stellt aber keinen Stressfaktor dar. Und sollte doch mal etwas sehr eilen, dann sei auf die Möglichkeit verwiesen, vielleicht einen anderen Kunden zu bitten, dir etwas mehr Zeit einzuräumen.
Merke: Mehrarbeit soll nicht zu mehr Belastung und Arbeitsstunden führen. Sie sollte aber möglichst vorausschauend in deine Zeitplanung mit einfließen. So schaffst du es, auch bei vielen Kunden und Projekten gleichzeitig, den Überblick zu behalten und strukturiert gute Arbeit zu tun.
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Melchior Neumann
Kontist Steuerberatung
