Mobile Kassensysteme - einfach erklärt | Kontist
Selbstständigkeit

Mobile Kassensysteme - einfach erklärt

Nina Sickinger

Freelance Editor

16. Nov. 2020

Die Zeiten, in denen du nur in großen Geschäften oder Restaurants mit Karte zahlen konntest, sind glücklicherweise schon etwas länger vorbei - aber dennoch gab es bisher bundesweit immer noch Defizite, was das mobile Bezahlen anbelangt. Anders herum bedeutete das, dass du als Selbständiger deinen Kunden folglich auch keine Kartenzahlung anbieten konntest.

Dies gehört nun aber definitiv der Vergangenheit an. Denn egal ob du als Betreiber eines kleinen Bistros, eines Friseursalons, eines Kiosks oder Imbisses, eines Gemüsestands auf dem Wochenmarkt oder eines Food-Trucks auf dem Festivalgelände - die Möglichkeit für deine Kunden auch mobil bezahlen zu können bzw. für dich mobile Zahlungen entgegen zu nehmen, ist keine zukünftige Utopie mehr.

Und es war noch nie so einfach. Um das umzusetzen, brauchst es nämlich nicht viel und auch wenn dein "Business" (welcher Art es auch immer sein möge) nicht mit festem Internet ausgestattet ist, du keinen festen Standort und/oder keinen Platz für aufwändiges Equipment hast, kein Problem.

Du brauchst für den Betrieb einer mobilen Kasse zwar eine WLAN- bzw. Internetverbindung, dafür reicht aber schon das mobile Internet deines Smartphones oder Tablets aus. Du siehst, es ist ganz einfach, ein mobiles Kassensystem zu integrieren. Das ist praktisch, aber noch mehr jetzt in Corona-Zeiten, in denen die Menschen lieber bargeldlos bezahlen möchten. Definitiv ein großer Pluspunkt für dein Geschäft. 

Ein weiterer Vorteil liegt in der enormen Mobilität und Flexibilität, die dir ein mobiles Kassensystem bietet. Denn mobil arbeiten zu können, macht dich sehr flexibel und wesentlich unabhängiger. So bist du, wie oben schon erwähnt, nicht auf einen festen Standort oder einen großen Laden mit festem Internet und Kassensystem angewiesen, du kannst darüber hinaus auch viel leichter auf äußere Veränderungen reagieren, die momentan ja recht häufig um die Ecke kommen. Du bleibst mit deinem Business stets handlungsfähig durch die Möglichkeit mobiler Geschäfte. Und die sind mittlerweile unzählig.

Aber es ist noch vielfältiger: 

Gerade in unserer kurzlebigen Gesellschaft, in denen zum Beispiel so genannte "Pop up-Läden" wie Pilze aus dem Boden sprießen und du mit deinem Food-Truck von Ort zu Ort fahren kannst, eröffnet dir mobiles Bezahlen noch mehr Freiheit. Da diese Business-Konzepte gegenüber dem althergebrachten Einzelhandel immer noch relativ neu sind, wecken sie bei Kunden bzw. der betreffenden Zielgruppe Neugier und haben den Reiz der Moderne.

In "Pop up-Läden" - das heißt Geschäften, die teilweise nur für 3 Monate öffnen (z.B. als Zwischennutzung kleiner, leer stehender Gewerberäume) - einzukaufen gilt als hip und liegt voll im Trend. Da hier zudem oft wenig Platz herrscht bzw. man für 3 Monate keine aufwändige "Kassen-Installation" machen kann/möchte, ist ein mobiles Kassensystem genau das Richtige. 

Wenn dich das Thema "mobiles Bezahlen" generell interessiert, haben wir zwei weitere Blogartikel für dich. Im ersten geht es um Google Pay und Apple Pay Mobile Payment – Google Pay und Apple Pay verstehen.

Der zweite Text informiert über das neue Angebot von Kontist Mehr Möglichkeiten mit der neuen Visa Business Debit Card.

Welche Vorteile mobile Kassensysteme noch haben, wie sie funktionieren und was am besten für dein Business geeignet ist

Noch einmal betont: Derartige Kassensysteme ermöglichen Selbständigen mit mobilem oder "kleinem" Business endlich das, was bis dato nur mit den herkömmlichen Kassensystemen funktionierte: Kartenzahlung. Die Anbieter haben es glücklicherweise geschafft, diese mobilen Systeme so multifunktional wie möglich zu gestalten. Außerdem sind sie wirklich einfach in der Handhabung.

Diese Kassensysteme sind zudem so ausgelegt, dass sie im Einklang mit den wichtigen Standards im Zahlungsverkehr stehen und große Sicherheit bieten. Denn über die Verbindung deines Tablets oder Handys laufen alle Daten verschlüsselt beim Anbieter ein.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, verschwinden die Daten auf deinem Gerät. Durch diese Sicherheitsvorkehrungen möchten die Anbieter bei den Menschen einen höheren Anreiz schaffen und deren Akzeptanz für mobile Kassensysteme vergrößern.

Das Angebot an verschiedenen mobilen Kassensystemen ist mittlerweile recht vielfältig. Die einzelnen Systeme unterscheiden sich je nach Branche (wie z.B. für das Gaststätten- & Hotelgewerbe, den Einzelhandel oder den Dienstleistungssektor) bzw. nach Art der Hardware/Software.

Es gibt allerdings auch Anbieter, die mehrere Branchen gleichzeitig abdecken. Was hier deutlich wird: der entscheidende Vorteil ist, dass du dich wirklich sehr individuell aufstellen kannst - egal in welcher Branche/in welchem Bereich du tätig bist.

Für einen ersten Kassensysteme-Vergleich kannst du dir im Internet über die gängigen Vergleichsportale einen Überblick verschaffen. 

Man unterscheidet grob in "iPad und iPhone Kassensysteme" und Android-Kassensysteme" (ebenfalls für Smartphone und Tablet). Was du dafür u.a. im Wesentlichen brauchst (natürlich abhängig von deinen persönlichen Anforderungen und der von dir gewählten Kassensystem-Variante ):

  • ein passendes Endgerät (wie Tablet oder Smartphone)
  • Internetzugang 
  • die entsprechende App
  • ein Kartenlesegerät
  • wenn gewünscht: individuelle Features und Erweiterungen 

Wer nicht Handy oder Tablet nutzen möchte, für den gibt es auch spezielle Touchscreen-Kassensysteme, bei denen alle Komponenten in einem Gerät integriert sind. Die Produktpalette ist aber noch umfassender: Ein Vielzahl mobiler Kassensysteme haben optionale Varianten aus stationären Touchscreens, aus Tablets oder eine Mixtur aus allem. Hier musst du dann im einzelnen prüfen, ob das für dein Business geeignet ist.

Beachte: Wirklich wichtig ist eine gute Beratung - damit du genau das für dich passende System auswählen kannst.

Weiterhin solltest du darauf achten, dass deine Ausrüstung, also die gesamte benötigte Hard- und Software, für das mobile Bezahlen möglichst leicht zu installieren und darüber hinaus einfach Hand zu haben ist.

 Auch wichtig: Wie passen die einzelnen Komponenten zusammen? Habe ich ein iPhone oder ein Android-Handy? Welches Kartenlesegerät passt jeweils und welche Software/Apps benötige ich dafür? Bei den meisten iPad-Kassensystemen beispielsweise sind die App und die komplette Hardware mit im Angebot.  

Ein absolutes Muss ist es außerdem, darauf zu achten, dass du Belege/Bons drucken kannst. Denn seit Anfang des Jahres (2020) gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht (d.h. du musst deinen Kunden einen Bon aushändigen). Beziehungsweise gibt es auch Systeme, die die Belege per E-Mail oder SMS an die Kunden senden. Dazu weiter unten mehr.

Und beachte, dass du ein System wählst, dass in Einklang steht mit 

  • den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und Datenzugriff)
  • der KassenSichV (Kassensicherungs-Verordnung, die seit dem 1. Januar 2020 in Kraft ist) 
  • Außerdem müssen alle elektronischen Kassensysteme (egal ob mobil oder fest installiert) über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, um auch den Datenschutzrechtlichen Vorgaben zu entsprechen.

Perfekt aufgestellt mit einem mobilen "all-in-one" Kassensystem

Wenn du dein Business optimal ausstatten möchtest, solltest du ein "all-in-one"-System in Erwägung ziehen. Damit lassen sich nicht nur deine Kundenzahlungen abwickeln, sondern gleichzeitig mehrere Belange deines Geschäfts organisieren.

Dazu zählen unter anderem die folgenden Komponenten (allerdings abhängig von der gewählten Variante/Software):

  • Buchhaltung 
  • Warenwirtschaft (z.B. Lagerverwaltung, Inventur, Bestellmanagement, Lieferantenverwaltung etc). 
  • Marketing (Kundenverwaltung, Rabattsysteme) 
  • Möglichkeit eines temporären Offline-Modus (falls mal kein Internet vorhanden ist)
  • Branchenspezifische Angebote (wie für Gaststätten u.a. Tischübersichten, getrennte Bezahlung, Trinkgeldfunktion) 
  • falls vorhanden: Mitarbeiterverwaltung
  • Datenspeicherung und -sicherung in der Cloud
  • Mehrwertsteuer-Verwaltung (z.B. unterschiedliche Umsatzsteuer-Sätze) 

Gerade wenn du ohne Mitarbeiter agierst, also z.B. als Solopreneur einen Wochenmarkt-Stand betreibst, kannst du deine organisatorischen und logistischen Vorgänge mit einem mobilen Kassensystem enorm vereinfachen. Du kannst beispielsweise direkt vor Ort im Großmarkt checken, welche Waren du einkaufen musst.

Aber vor allem die integrierte Buchhaltung ist ein perfektes Instrument, mit dem du alle dafür maßgeblichen Angaben und Daten einsehen und bearbeiten kannst. Bist du dann noch mit einer Datev-Schnittstelle ausgerüstet, kannst du die Daten direkt an deinen Steuerberater oder dein Finanzamt (und weitere Dritt-Instanzen) weiterleiten. 

Was hier noch wichtig ist: Da sich Vorgaben, Gesetze und Verordnungen auch mal ändern können, wie aktuell z.B. die Senkung der Mehrwertsteuer bis Ende 2020, bist du auch für diese Fälle mit einem mobilen Kassensystem bestens ausgerüstet. Denn mittels Updates können die Kassen jederzeit aktualisiert und allen geplanten Änderungen angepasst werden. 

Gängige Anbieter mobiler Kassensysteme sind übrigens unter anderem: 

Für iPad unter anderem: SumUp, ready2order, iZettle Go, Tillhub, orderbird, gastrovi, Lightspeed

Für Android unter anderem: SumUp, ready2order, iZettle Go, Kasse Speedy, gastrovi

Touch-Kassensysteme unter anderem:  iZettle Go, Vectron, UCS R-Keeper, POScast

Die Kosten  

Mit einem mobilen Kassensystem hast du einen perfekten Begleiter an deiner Seite und bist bezüglich deiner Finanzen und Co. optimal aufgestellt. Mit einem mobilen Kassensystem hast du einen perfekten Begleiter an deiner Seite und bist bezüglich deiner Finanzen und Co. optimal aufgestellt. 

Der Preis für ein Kassensystem hängt im Wesentlichen ab:

  • von der Art deines Unternehmens und der Branche und demzufolge welche Funktionen und Ausrüstungen dafür erforderlich sind
  • sprich welche Hardware und Software notwendig ist
  • sollen vorgefertigte Geräte ausreichen (also z.B. dein eigenes Smartphone/Tablet) oder werden spezielle Erweiterungen oder Neugeräte gebraucht
  • benötigst du Offline-Funktionalität
  • welche Karten und mobilen Wallets (mobile Brieftasche) sollen akzeptiert werden
  • welchen Anbieter du wählst

Bei den Geräten (wenn du nicht dein eigenes Smartphone oder Tablet nutzen möchtest) reicht die Palette vom günstigen Adapter ohne eigenes Display bis hin zu sehr exklusiven und teuren Geräten. Je besser und ausführlicher ein System sein soll, desto teurer ist es natürlich in der Anschaffung und Bereitstellung. Wenn du dein Smartphone dafür nutzt, solltest du dich auch über den Datenverbrauch und demzufolge über die Höhe deines Tarifs (inklusive Datenvolumen) informieren. 

Die Kosten reichen von 0 bis weit in die Tausende hinein, was wiederum deutlich macht, wie wichtig eine gute Beratung vorab ist. 

Viele Anbieter berechnen keine monatlichen Gebühren. Dafür fallen die so genannten Transaktionskosten an, d.h. bei jeder Kunden-Zahlung berechnet der Anbieter einen bestimmten Prozentsatz.

Abschließend lässt sich festhalten: Jeder Geschäftsinhaber oder Dienstleister kann seinen Kunden problemlos eine bargeldlose Kartenzahlung anbieten. Je nach Produkt lässt sich der Einstieg in die mobile Welt recht preiswert und unkompliziert gestalten.