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Geschäftsmann mit schwarzen Haaren macht sich Gedanken über seine Steuern.

Sozialversicherungsausweis - Sozialversicherungsnummer beantragen

Wer einer Arbeit nachgeht – ob einem Minijob, Praktikum oder einer Festanstellung – braucht einen Sozialversicherungsausweis, in dem die eigene, individuelle Sozialversicherungsnummer vermerkt ist. Spätestens wenn der Arbeitgeber nach der Sozialversicherungsnummer fragt, fällt vielen aber auf: Ein Sozialversicherungsausweis ist noch gar vorhanden. Oder er ist gar verlorengegangen.

Dabei ist der Sozialversicherungsausweis ein wichtiges Dokument, das jeder braucht, der einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nachgeht. Den Sozialversicherungsausweis zu beantragen und eine Sozialversicherungsnummer zugeteilt zu bekommen, ist aber ganz einfach. Denn das funktioniert ganz von alleine. Wie genau, verrate ich dir im heutigen Blogartikel. Und auch, was zu tun ist, wenn du deinen Sozialversicherungsausweis verloren haben solltest.

Was ist eine Sozialversicherungsnummer?

Strenggenommen gibt es in der Bundesrepublik keine, für alle Sozialversicherungssysteme gültige, Nummer. Vielleicht hast du es schon bemerkt: Deine Krankenversicherungs- und Rentenversicherungsnummer weichen voneinander ab. Allerdings sind die Rentenversicherungsnummer und die Sozialversicherungsnummer identisch. Solltest du also mal nach deiner Rentenversicherungsnummer gefragt werden, genügt ein Blick in deinen Sozialversicherungsausweis bzw. in das entsprechende Schreiben deines Rentenversicherungsträgers.

Charley Chaplin Illustration mit brauner Jacke - Sozialversicherungsausweis früher und heute.

Sozialversicherungsausweis früher und heute

Vor rund sechs Jahren hatte noch jeder deutsche Bürger, der hierzulande einer beruflichen Tätigkeit nachging, einen Sozialversicherungsausweis. Seit 2011 sieht das anders aus. Der Sozialversicherungsausweis, wie es ihn früher gab, wurde abgeschafft. Seitdem bekommt man bei Zuweisung einer Sozialversicherungsnummer ein Schreiben des zuständigen Rentenversicherungsträgers, in dem die Sozialversicherungsnummer zu finden ist. Dieses Schreiben wird ebenfalls als Sozialversicherungsausweis bezeichnet, da das Schreiben diese Bezeichnung trägt.

In dem Schreiben finden sich:

  • die Ausweisnummer
  • deine Rentenversicherungsnummer bzw. Sozialversicherungsnummer
  • dein Vor- und Nachname (sowie ggf. dein akademischer Grad)
  • dein Geburtsname

Es ist gesetzlich geregelt, dass der Sozialversicherungsausweis keine weiteren personenbezogenen Daten enthalten darf.

Wozu dient die Sozialversicherungsnummer?

Die Sozialversicherungsnummer dient zur Identifikation von natürlichen Personen, die in der gesetzlichen Rentenversicherung der BRD sind. Es handelt sich um eine zwölfstellige Nummer, die nur dir zugeteilt wird. Sie wird dich bis zu deinem Ableben begleiten. Die Nummer wird von den Trägern der Deutschen Rentenversicherung vergeben und jeder Person mitgeteilt, die ein Versicherungskonto in der gesetzlichen Rentenversicherung erhält.

Unter der Sozialversicherungsnummer werden alle Daten gespeichert, die für deine spätere Rente eine wichtige Rolle spielen. Darunter fallen etwa deine Ausbildungszeit, deine Berufsjahre und selbst die Elternzeit. Auch Phasen, in denen du Angehörige pflegst, werden unter deiner Sozialversicherungsnummer gespeichert.

Somit ist die Sozialversicherungsnummer eine Art Identifizierungsnummer, die dem Staat dabei hilft, deinen Werdegang zur Berechnung deiner späteren Rente heranzuziehen. Zudem dient sie als Nachweis eines legalen Beschäftigungsverhältnisses. Aus diesem Grund musst du deinem Arbeitgeber immer deine Sozialversicherungsnummer vorlegen, sobald du deinen Jobs wechselst.

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Wozu brauche ich eine Sozialversicherungsnummer?

Mit deiner Sozialversicherungsnummer weist du deine Mitgliedschaft im deutschen Sozialversicherungssystem nach. Mit ihr sollen der unberechtigte Bezug von Sozialleistungen aber auch Schwarzarbeit unterbunden werden. Dein Arbeitgeber benötigt die Sozialversicherungsnummer wiederum zur korrekten Verrechnung der Versicherungsbeiträge.

Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Du bist als Arbeitnehmer dazu verpflichtet, deinem Arbeitgeber vor Aufnahme einer neuen Beschäftigung den Sozialversicherungsausweis vorzulegen. Solltest du deinen Sozialversicherungsausweis verloren haben, bist du zudem verpflichtet, den Verlust sofort zu melden.

Dein Arbeitgeber ist wiederum verpflichtet, die Vorlage deines Sozialversicherungsausweises von dir zu verlangen. Spätestens wenn du zu deinem neuen Job antrittst.

Übrigens: Bis Januar 2009 galt eine Mitführungspflicht für den Sozialversicherungsausweis. Diese ist mittlerweile abgeschafft. Lediglich bestimmte Berufsgruppen sind verpflichtet, den Sozialversicherungsausweis oder ein anderes Dokument zur Identifizierung – wie Personalausweis oder Pass – mit sich zu führen.

Diese Mitführungs- und Vorlagepflicht gilt für bestimmte Berufsgruppen aus konkreten Wirtschaftsbereichen. Dazu gehören unter anderem das Gaststättengewerbe, das Logistik- und Speditionsgewerbe, das Baugewerbe, das Personenbeförderungsgewerbe und das Gebäudereinigungsgewerbe.

Keine Bange: Solltest du in einem Wirtschaftsbereich arbeiten, bei dem die Mitführungs- und Vorlagepflicht eines Ausweises vorgeschrieben ist, wirst du von deinem Arbeitgeber über diese Pflicht in Kenntnis gesetzt.

Sozialversicherungsausweis und Arbeitslosengeld

Du benötigst deinen Sozialversicherungsausweis nicht nur zur Vorlage bei deinem Arbeitgeber, sobald du einer neuen Tätigkeit nachgehst, sondern auch, wenn du eine Sozialleistung beantragst. Hierzu gehört etwa der Bezug von Arbeitslosengeld. Auf diese Weise soll der Missbrauch von Sozialleistungen unterbunden werden.

So setzt sich die Sozialversicherungsnummer zusammen

Die Sozialversicherungsnummer ist immer zwölfstellig und setzt sich aus Ziffern und Buchstaben zusammen.

Ein Beispiel, wie die Nummer aussehen kann: 65 160886 M 50 3

Die erste und zweite Stelle der Ziffer sind die Bereichsnummer des Rentenversicherungsträgers, der die Sozialversicherungsnummer ursprünglich vergeben hat. Danach folgt dein Geburtsdatum in dem Format TTMMJJ. An neunter Stelle folgt der Anfangsbuchstabe deines Geburtsnamens. 10 und 11 sind für die Seriennummer reserviert, die sich bei Männern zwischen 00 und 49 und bei Frauen zwischen 50 und 99 bewegt. Zum Abschluss folgt die Prüfziffer.

Die Sozialversicherungsnummer und die private Altersvorsorge

Die gesetzliche Rente wird für unsere Generation nicht mehr ausreichen. Deshalb machen sich immer mehr Menschen Gedanken zur privaten Altersvorsorge. Sobald du dich für ein Modell wie eine Riester-Rente – eine privat finanzierte Rente mit staatlichen Zulagen – entscheidest, und die staatlichen Zulagen beantragt werden müssen, benötigt dein zuständiger Versicherungsanbieter deine Zulagenummer, die im Normalfall mit der Sozialversicherungsnummer übereinstimmt.

Wie bekomme ich meine Sozialversicherungsnummer?

Sobald du ins Berufsleben startest – egal ob in eine Ausbildung, ein Praktikum oder eine Festanstellung – bekommst du von der Deutschen Rentenversicherung ein Schreiben mit deinem Sozialversicherungsausweis zugesandt. Darin sind dein Name, dein Geburtstag und natürlich deine Sozialversicherungsnummer zu finden. Du bekommst deine sie also automatisch, sobald du ins Berufsleben startest und musst deine Sozialversicherungsnummer nicht extra beantragen.

Übrigens: Beamte, Richter und Soldaten haben einen besonderen Status. Sie sind versicherungsfrei und erhalten daher keine Sozialversicherungsnummer.

Wo kann ich meine Sozialversicherungsnummer beantragen?

Sobald du einer versicherungspflichtigen Tätigkeit nachgehst, bekommst du deinen Sozialversicherungsausweis bzw. deine Sozialversicherungsnummer automatisch zugesandt. Sobald du dich also in einem Angestelltenverhältnis befindest, auch wenn es sich „nur“ um ein Praktikum oder einen Minijob handelt, bekommst du deinen Sozialversicherungsausweis. Übrigens musst du dafür selbst gar nicht aktiv werden. Das macht dein Arbeitgeber, der dich als Angestellten meldet. Danach übernehmen deine Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale alles Weitere.

Was unternehme ich, wenn ich meine Sozialversicherungsnummer verloren habe?

Der Sozialversicherungsausweis ist ein wichtiges Dokument, das du an einem sicheren Ort aufbewahren solltest. Wenn du den Ausweis dennoch einmal verlieren solltest, ist das aber kein Grund zur Panik. Du kannst deinen Sozialversicherungsausweis bei Verlust einfach bei deiner zuständigen Krankenkasse neu anfordern. Alternativ kann auch dein Arbeitgeber den Sozialversicherungsausweis neu beantragen.

Sobald du deiner Krankenkasse den Verlust deines Sozialversicherungsausweises meldest, setzt sich diese mit deinem Rentenversicherungsträger in Verbindung und beantragt für dich einen Ersatzausweis. Hast du nicht nur den Ausweis verloren, sondern auch kein Dokument zur Hand, in dem deine Sozialversicherungsnummer zu finden ist, wird nicht nur ein neuer Ausweis, sondern direkt auch eine neue Sozialversicherungsnummer beantragt.

Sobald du einen Antrag auf Neuausstellung deines Sozialversicherungsausweises bei deiner Krankenkasse gestellt hast, nimmt die Bearbeitungszeit mehr als einen Monat in Anspruch. In der Regel musst du mit einer Bearbeitungszeit von etwa sechs Wochen rechnen. Daher solltest du dich so früh wie möglich um Ersatz kümmern, sollte dein Sozialversicherungsausweis einmal verloren gehen.

50 und 100 Euro Schein zur Visualisierung der Kosten für einen neuen Sozialversicherungsausweis.

Wie hoch sind die Kosten für einen neuen Sozialversicherungsausweis?

Die erste Ausstellung deines Sozialversicherungsausweises ist kostenfrei. Und es kommt noch besser: Auch wenn du deinen Sozialversicherungsausweis verlierst und einen neuen beantragen musst, ist dieser ebenfalls komplett kostenlos für dich. Allerdings bist du verpflichtet, den neuen Sozialversicherungsausweis zurückzusenden, sollte der alte wieder auftauchen.

Was kann ich tun, wenn ich den neuen Sozialversicherungsausweis sofort benötige?

Hast du einen neuen Job und bemerkst erst bei Vertragsunterzeichnung, dass dein Sozialversicherungsausweis verschwunden oder unleserlich bzw. zerstört ist, muss es schnell gehen. Da die Neuausstellung in der Regel mehrere Wochen in Anspruch nimmt, muss für den Übergang eine andere Lösung gefunden werden.

Muss es schnell gehen, solltest du sofort deine Krankenversicherung kontaktieren, einen neuen Sozialversicherungsausweis beantragen und um eine Bescheinigung bitten, mit der dein neuer Arbeitgeber darüber in Kenntnis gesetzt wird, dass ein neuer Sozialversicherungsausweis bereits beantragt ist. Sobald der Sozialversicherungsausweis fertig ist, kann er dann bei deinem Arbeitgeber nachgereicht werden.

Noch besser ist es, wenn du trotz verlorenem Sozialversicherungsausweis deine Sozialversicherungsnummer weißt und deinem Arbeitgeber mitteilen kannst. Auch wenn du sie nicht im Kopf hast, kannst du die Nummer ausfindig machen. Wenn du Glück hast, findest du sie auf alten Schreiben deiner Krankenkasse oder deines Rentenversicherungsträgers.

Übrigens: Vielen Arbeitgebern reicht die Angabe deiner Sozialversicherungsnummer bereits aus – der Sozialversicherungsausweis muss also nicht zwangsläufig vorgelegt werden.

Neuer Sozialversicherungsausweis bei Änderung des Namens

Auch ohne Antrag kann eine Neuausstellung des Sozialversicherungsausweises vorgenommen werden. Nämlich sobald sich der Vor- oder Familienname ändern. Solltest du nach einer Namensänderung im Verlauf von sechs Wochen noch keinen neuen Sozialversicherungsausweis zugesendet bekommen haben, wende dich an deine Krankenkasse oder den Versicherungsträger. Hier kannst du den Bearbeitungsstand erfragen. Deine Sozialversicherungsnummer bliebt allerdings immer die Gleiche, es wird nur eine Änderung deines Namens vorgenommen.

Tipps zum Umgang mit dem Sozialversicherungsausweis

Anders als beim Personalausweis, musst du den Sozialversicherungsausweis nicht immer mit dir führen. Im Gegenteil. Am besten bewahrst du den Ausweis an einem sicheren Ort auf – zum Beispiel in einem Ordner, in dem du auch andere wichtige Dokumente ablegst.

Zudem solltest du deine Sozialversicherungsnummer zur Sicherheit nochmals auf einem Extra-Zettel notieren. So hast du bei Verlust des Sozialversicherungsausweises zumindest noch deine Sozialversicherungsnummer zur Hand. Denn wenn du die Sozialversicherungsnummer beantragen musst, dauert es wie bereits angesprochen, etwas Zeit.

Checkliste zum Umgang mit deinem Sozialversicherungsausweis

  • Bewahre deinen Sozialversicherungsausweis an einem sicheren Ort auf
  • Notiere dir deine Sozialversicherungsnummer gesondert auf einem Zettel
  • Lege deinen Sozialversicherungsausweis bei Aufnahme eines neuen Jobs deinem Arbeitgeber vor (gebe ihn aber nicht dauerhaft aus der Hand)
  • Kontaktiere bei Verlust deines Sozialversicherungsausweises sofort deine Krankenkasse
  • Taucht der alte Sozialversicherungsausweis wieder auf, schicke den neuen Ausweis an deinen Versicherungsträger zurück