Berechnung der Umsatzsteuerzahllast – so geht’s

Wenn du umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer bist, musst du regelmäßig deine Umsatzsteuerzahllast berechnen und den Betrag an das für dich zuständige Finanzamt abführen. Bei vielen Gründern und jungen Selbstständigen kommt es dabei immer wieder zu Verwirrung und Missverständnissen. Diesen Knoten im Kopf versuche ich mit diesem Artikel zu lösen.

Für die erste große Verwirrung sorgen die Begrifflichkeiten, denn die Umsatzsteuer heißt nicht immer Umsatzsteuer. Du solltest auch immer wieder die Bezeichnungen Mehrwertsteuer, Vorsteuer oder VAT hören. Ganz korrekt heißt die Steuer übrigens Allphasen-Nettoumsatzsteuer mit Vorsteuerabzug.

Aber ich kann Entwarnung geben. Letztlich ist alles das Gleiche und betrachtet nur unterschiedliche Merkmale der Steuer, die im Umsatzsteuergesetz geregelt ist. Und wenn das Gesetz schon so heißt, einigen wir uns am besten auf „Umsatzsteuer“ als Begriff.

Mehrwertsteuer (MwSt) = Mehrwertsteuer ist der umgangssprachliche Name für die Umsatzsteuer. Ihn findest du auf fast allen Rechnungen und Kassenbons.

Vorsteuer = Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du als Selbstständiger an deine Lieferanten, Freelancer oder Vermieter zahlst – also der Steuerbetrag, den deine Geschäftspartner auf ihren Rechnungen ausweisen. Diesen Steuerbetrag kannst du dir im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung vom Finanzamt wiederholen.

VAT (value-added tax) = Die Bezeichnung VAT ist die englische Bezeichnung für Umsatzsteuer, die immer größere Verwendung findet. In anderen Ländern gibt es andere Umsatzsteuersysteme. Der Begriff VAT ist deshalb weiter gefasst als der deutsche Umsatzsteuer-Begriff.

Allphasen-Nettoumsatzsteuer mit Vorsteuerabzug = schrecklich lange Bezeichnung, die du jetzt auch wieder vergessen darfst. Aber letztlich benötigt man für jeden Begriff auch eine überkorrekte Bezeichnung.

Was ist die Umsatzsteuerzahllast?

Um zu verstehen, was die Umsatzsteuerzahllast ist und wie ihre Berechnung funktioniert, solltest du das deutsche Umsatzsteuersystem zumindest in den Grundzügen verstanden haben.

Grundsätzlich unterscheidet man die Umsatzsteuer, die du auf deinen eigenen Rechnungen ausweist, und die Umsatzsteuer, die deine „Zulieferer“ ausweisen. Jedes (umsatzsteuerpflichtige) Unternehmen muss auf den Betrag, der den Kunden in Rechnung gestellt wird, 7 % oder 19 % Umsatzsteuer aufschlagen.

Du als Selbstständiger musst die Umsatzsteuer, die du von deinen Kunden bekommst, an das Finanzamt abführen. Du agierst in diesem Fall wie der verlängerte Arm des Finanzamts und sammelst das Geld bis zum nächsten Steuertermin und führst die Umsatzsteuer dann in einem Betrag an die Finanzverwaltung ab.

Das Gegenstück bildet die Vorsteuer – also die Umsatzsteuer, die du an deine Lieferanten & Co. bezahlst. Diese Steuerbeträge werden dir vom Finanzamt erstattet. In deiner Buchhaltung musst du neben der Umsatzsteuer auch alle Vorsteuerbeträge bis zum nächsten Steuertermin sammeln.

Zu diesem Steuertermin machst du eine Umsatzsteuer-Voranmeldung, die im Wesentlichen so aussieht:

       Summe aller Umsatzsteuerbeträge
    -  Summe aller Vorsteuerbeträge
    ____________________________________________
    =  Umsatzsteuerzahllast (oder Umsatzsteuererstattung)

Die Umsatzsteuerzahllast ist letztlich also nichts anderes als das Ergebnis der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der Umsatzsteuererklärung am Jahresende. Es ist die Summe aller Umsatzsteuerbeträge abzüglich der Summe aller Vorsteuerbeträge.

Mit Kontist hast du deine Umsatzsteuer immer im Griff – automatisch berechnet, rechtzeitig eingeplant und sicher ans Finanzamt überwiesen.

Wer muss die Umsatzsteuerzahllast berechnen?

Fast jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer muss regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen und seine Umsatzsteuerzahllast berechnen. Du kannst mit ziemlich großer Sicherheit davon ausgehen, dass du umsatzsteuerpflichtig in Deutschland bist, wenn du hier wohnst und arbeitest. Ich setze einmal voraus, dass du weißt, ob und wie viel Umsatzsteuer du in deinen Rechnungen ausweisen musst. Wenn das nicht der Fall ist, solltest du idealerweise mit einem Steuerberater darüber sprechen, da die Abgrenzung zwischen 0 %, 7 % und 19 % teilweise gar nicht so einfach ist.

Wie oft eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden muss, ist abhängig von dem Umsatzsteuerbetrag, den du im vergangenen Jahr an das Finanzamt zahlen musstest:

• Umsatzsteuerschuld von über 9.000 Euro im letzten Jahr: monatliche Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Umsatzsteuerschuld zwischen 2.000 und 9.000 Euro im letzten Jahr: quartalsweise Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Umsatzsteuerschuld höchstens 2.000 Euro im letzten Jahr: keine Pflicht zur Abgabe von Voranmeldungen während des Jahres

Die Umsatzsteuererklärung muss genau wie die Einkommensteuererklärung für jedes Jahr gemacht werden, unabhängig von dem Voranmeldezeitraum innerhalb des Jahres.

Achtung: Sogar Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Vorsteuerbeträge geltend machen dürfen, müssen eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben und ihre jährliche Umsatzsteuerzahllast berechnen. Sie ist logischerweise 0 Euro. Gleiches gilt übrigens auch für Selbstständige, die in erster Linie steuerfreie Umsätze haben (z. B. Exporte). Auch Ärzte sollten eine Umsatzsteuererklärung abgeben, um auf Nummer sicher zu gehen.

Wann muss die Umsatzsteuerzahllast berechnet und gezahlt werden?

Wie du nun weißt, müssen Selbstständige mit einer höheren Umsatzsteuerschuld häufiger eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Die Termine für die Abgabe der Voranmeldung sind identisch mit den Zahlungsterminen, zu denen das Geld (also die Umsatzsteuerzahllast) beim Finanzamt sein muss.

Die Umsatzsteuer-Termine sind jeweils der 10. des Folgemonats.

So muss etwa die Umsatzsteuer-Voranmeldung für März 2025 bis zum 10. April 2025 abgegeben werden.

Solltest du eine quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldung machen, musst du zum 10. April 2025 die Anmeldung für das 1. Quartal 2015 abgeben.

Wenn der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, endet die Frist erst am nächsten Arbeitstag. In diesem Jahr ist der 10. August etwa ein Sonntag. Du musst deine Umsatzsteuerzahllast für Juli also erst bis zum 11. August (Montag) berechnen und bezahlen.

Sonderregelung: Da die Frist von 10 Tagen sehr knapp bemessen ist, hatte der Gesetzgeber ein Einsehen und genehmigt Fristverlängerungen von einem Monat. Mit dieser Verlängerung hast du also 40 (oder 41) Tage Zeit, um die Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Damit du nun nicht jeden Monat eine Fristverlängerung beantragen musst, kannst du einmalig eine Dauerfristverlängerung beantragen, die dann für jeden Monat gilt.

Den Antrag für die Dauerfristverlängerung kannst du online über das Elster-Portal einreichen. Auf der Debitoor-Webseite findest du eine Anleitung, wie du dabei vorgehen solltest.

Termin für die Umsatzsteuer-Jahreserklärung: Unabhängig von den Voranmeldungen muss jeder Selbstständige eine Umsatzsteuererklärung für das ganze Jahr machen. Diese Erklärung wird meist gemeinsam mit dem Jahresabschluss (Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung), der Einkommensteuererklärung und der Gewerbesteuererklärung erstellt und abgegeben.

Sie muss bis zum 31. Mai des Folgejahres abgegeben werden. Die fällige Abschlusszahlung sollte vier Wochen nach der Abgabe unaufgefordert an das Finanzamt überwiesen werden.

Bevor du jetzt aber deinen Steuerberater beschimpfst, solltest du wissen, dass die Frist für Steuerberater nicht gilt und sie bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit haben. Ansonsten müssten sie die Arbeit aller Mandanten bis Ende Mai erledigen und den Rest des Jahres Däumchen drehen.

Wenn du unterjährig Voranmeldungen abgegeben hast, sollte in der Steuererklärung allerdings keine große Nachzahlung oder Erstattung herauskommen, da du alle Umsätze bereits in den Voranmeldungen angegeben hast.