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Die größte Steuerfalle für Selbständige – Wie nachträgliche Steuervorauszahlungen deine Insolvenz bedeuten können

Pleite durch Steuernachzahlungen? Das ist gar nicht so unwahrscheinlich und es gibt eine ganze Reihe von Unternehmen, die wenige Jahre nach Ihrer Gründung die Türen schließen müssen. Nicht, weil das Geschäftsmodell nicht funktionieren würde. Und auch nicht, weil es an Kunden oder Aufträgen mangeln würde.

Nein, unser Steuersystem in Verbindung mit menschlichem Verhalten bringt viele Gründer und Selbständige in eine Steuerfalle, die häufig das Ende der eigentlich erfolgreichen Selbständigkeit bedeuten kann.

Ich selbst bin seit etwa vier Jahren selbständig und habe vorher in der Steuerberatung gearbeitet. Sowohl als Steuerfachangestellter als auch als Selbständiger habe ich immer von dieser einen Fall gehört und muss ehrlich zugeben, dass auch ich zwischenzeitlich in der Klemme war. Obwohl ich dieses Phänomen genau kannte und wusste, was die Lösung gewesen wäre.

Dieser Artikel ist mir eine Herzensangelegenheit und ich hoffe, dass er vielen Menschen hilft, nicht die gleichen Fehler zu machen, die bereits tausende Selbständige gemacht haben. Schon viele mussten ihr Unternehmen aus diesem Grund „begraben“.

Wann muss ich Steuern zahlen und für welchen Zeitraum?

Um das Problem zu verdeutlichen, muss ich etwas ausholen und es sollte klar sein, wann welche Steuern bezahlt werden müssen.

Als Selbständiger musst du entweder drei oder zwei Steuerarten zahlen:

  • Umsatzsteuer
  • Einkommensteuer (oder Körperschaftsteuer bei einer GmbH oder UG)
  • ggf. Gewerbesteuer (Freiberufler sind befreit)

Für alle Steuerarten musst du eine Steuererklärung erstellen und deine Umsätze und Gewinne angeben. Anschließend bekommst du einen Steuerbescheid, mit dem dir das Finanzamt mitteilt, wie viel Geld du zu zahlen hast.

Doch da ein Jahr ein sehr langer Zeitraum ist, musst du regelmäßige Vorauszahlungen auf deine voraussichtliche Steuerschuld zahlen. Diese Vorauszahlungen beginnen aus Einfachheitsgründen nicht bei null Euro sondern erst, wenn du bestimmte Umsatz- oder Einkommensgrenzen überschreitest.

Umsatzsteuer

Bei einer jährlichen Umsatzsteuerschuld von unter 1.000 Euro musst du gar keine Vorauszahlungen leisten. Bei einer Umsatzsteuerschuld von 1.000 bis 7.500 Euro pro Jahr sind quartalsweise Vorauszahlungen fällig. Erst bei einer Umsatzsteuerschuld von über 7.500 Euro pro Jahr musst du monatlich einen Betrag an das Finanzamt überweisen.

Hinweis: Durch die Kleinunternehmerregelung kannst du dich sogar vollkommen von der Umsatzsteuer befreien. Das ist dauerhaft aber nur möglich, wenn du Umsätze von unter 17.500 Euro pro Jahr hast. Für hauptberufliche Freelancer ist das also eher keine Option.

Vorauszahlungstermine für die Umsatzsteuer

  • Quartalsweise Voranmeldung: 10. Januar, 10. April, 10. Juli und 10. Oktober (mit Dauerfristverlängerung jeweils einen Monat später)
  • Monatliche Voranmeldung: jeder 10. Im Monat für den Vormonat (mit Dauerfristverlängerung jeweils einen Monat später)

Einkommensteuer und Körperschaftsteuer Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer müssen gezahlt werden, wenn die Steuerschuld mindestens 400 Euro pro Jahr beträgt. Durch den Grundfreibetrag kannst du aber etwa 1.000 Euro im Monat verdienen, ohne Einkommensteuer zahlen zu müssen (genauer Betrag ist abhängig von deinen persönlichen Merkmalen und Kosten)

Die Körperschaftsteuer ist die „Einkommensteuer für Kapitalgesellschaften“ und grundsätzlich gelten die gleichen Regelungen wie für die Einkommensteuer. Mit der Ausnahme, dass es keinen Grundfreibetrag gibt und bereits der erste Euro Gewinn versteuert werden muss.

Vorauszahlungstermine für die Einkommensteuer und Körperschaftsteuer

  • 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember

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Gewerbesteuer Die Gewerbesteuerberechnung ist nicht ganz simpel, aber stark vereinfacht kann man sagen: Gewerbesteuer muss von Selbständigen erst ab einem Gewinn von 24.500 Euro gezahlt werden (Gewerbesteuerfreibetrag). Übersteigt dein Gewinn diese Grenze, müssen quartalsweise Steuervorauszahlungen geleistet werden.

Bei Kapitalgesellschaften gibt es keinen Freibetrag. Wie bei der Körperschaftsteuer muss ab dem ersten Euro Gewinn Gewerbesteuer gezahlt werden.

Vorauszahlungstermine für die Gewerbesteuer

  • 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November
wie nachtraegliche steuervorauszahlungen deine insolvenz bedeuten koennen

Steuer-Abschlusszahlungen

Bei allen genannten Steuerarten muss eine jährliche Steuererklärung abgegeben werden, die in der Regel eine Abschlusszahlung nach sich zieht. Neben den genannten Vorauszahlungen musst du also für jede Steuerart noch einmal jährlich eine Abschlusszahlung leisten.

Vorsicht Verwirrung! Da es unterschiedliche Steuerzahlungen gibt, ist es wichtig, dass du immer einen Überblick über deine Zahlungen hast. Du solltest immer wissen welche Steuerart du für welches Jahr gerade zahlst.

Es kann durchaus vorkommen, dass du am 10. September 2017 die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für August 2017, die dritte Einkommensteuer-Vorauszahlung für 2017, die Gewerbesteuer-Jahresabschlusszahlung 2016 oder die Nachzahlung auf die Einkommensteuer für 2015 leistest.

Wie werden die Steuervorauszahlungen berechnet?

Die Steuervorauszahlungen sind von deiner letzten Steuererklärung abhängig.

Bei der Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer wird die Steuerschuld der letzten Steuererklärung genommen und einfach durch vier geteilt. Diesen Betrag zahlst du dann im kommenden Jahr in vier Raten. Das Finanzamt geht also grundsätzlich davon aus, dass dein Gewinn etwa auf gleichem Level bleibt.

Bei der Umsatzsteuer musst du regelmäßige Meldungen an das Finanzamt schicken und die tatsächliche Steuerschuld berechnen (Umsatzsteuer-Zahllast). Das Intervall, in dem diese Meldungen abgegeben werden müssen (Voranmeldezeitraum), ist aber von deiner letzten Umsatzsteuererklärung abhängig.

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Wann werden Steuererklärungen gemacht?

Alle genannten Steuererklärungen müssen bis zum 31. Mai des Folgejahres abgegeben werden. Wenn du von einem Steuerberater beraten wirst, endet die Frist am 31. Dezember des Folgejahres. Du hast also sieben Monate länger Zeit, um die Erklärung abzugeben.

Soweit die Theorie.

Ich persönlich kenne aber nur wenige Selbständige, die sich tatsächlich an diese Frist halten. Gerade wenn du eher ein Zahlenmuffel bist, schiebst du deine Buchhaltung und deine Steuererklärung immer wieder nach unten in der To-Do-Liste.

Das ist grundsätzlich auch gar nicht dramatisch. Das Finanzamt ist häufig auch überlastet und schickt nur sehr spät Erinnerungen und Mahnungen an alle säumigen Steuerzahler. So passiert es schnell einmal, dass die Steuererklärungen 2014 erst im April 2017 abgegeben werden. Wenn das Finanzamt dann noch acht Wochen für die Bearbeitung braucht, hast du die Steuerbescheide für 2014 erst im Juni 2017 in den Händen.

Und als Steuerfachangestellter kann ich dir versichern, dass das Ganze auch nicht schneller geht, wenn ein Steuerberater im Spiel ist. Unter Umständen dauert es dann sogar noch länger, weil Steuerberater wissen, wie man beim Finanzamt auf Zeit spielt.

Achtung! Wie sich die Steuerzahlungen summieren

In diesem Aufschieben liegt eine unglaublich große Gefahr, die immer wieder vergessen, übersehen oder einfach ignoriert wird.

Die wenigsten Selbständigen beschäftigen sich gerne mit der Steuer und der Umgang mit den Zahlen funktioniert eher nach Gefühl. Oder es wird einfach alles an einen Steuerberater gegeben in der Meinung, dass er sich schon kümmern wird. Das ist ein riesiger Fehler! Natürlich kann dir ein Steuerberater helfen. Aber wer ist verantwortlich für dein Unternehmen und wer ist letztendlich der Benachteiligte, wenn du vor riesigen Steuerzahlungen stehst? Dein Steuerberater wird deine Steuern jedenfalls nicht bezahlen.

Bei verschleppten Steuererklärungen, die menschlich absolut nachvollziehbar sind, kommen einige Mechanismen zum Tragen, die deinen unternehmerischen Tod bedeuten können.

Am besten schauen wir uns das Problem und die ganze Gefahr an einem Beispiel an.

Vorab noch einen Hinweis an alle Steuerprofis: Ich vereinfache hier den Sachverhalt und ignoriere einige Feinheiten. Es geht mir darum, die Grundproblematik zu zeigen. Details lenken von den grundlegenden Mechanismen ab und sind meist der Grund, warum man den Überblick verliert.

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Beispiel:

Arthur hat sich im Jahr 2013 als IT-Berater selbständig gemacht und ist nun schon seit vier Jahren selbständig. Alles scheint wunderbar zu laufen, die Umsätze und Gewinne steigen nach kleinen Anlaufschwierigkeiten stark an und die Zukunft sieht sehr positiv aus.

Einzig und allein seine interne Organisation hat er nicht wirklich in den Griff bekommen. Er ist zwar ein Zahlenmensch, aber auf Steuern hat er einfach keine große Lust. Die Steuererklärungen für 2013 hat er nach der zweiten Erinnerung irgendwie selbst zusammen geschustert.

Da jetzt für 2014 die zweite Erinnerung des Finanzamts gekommen ist, hat er alle Unterlagen in einen Karton gepackt und sich einen Steuerberater gesucht.

Der erledigt die Buchhaltung und stellt fest, dass Arthur folgende Ergebnisse erzielt hat: 2013: 15.000 Euro Bruttoumsatz (10.000 Euro Gewinn) 2014: 45.000 Euro (30.000 Euro) 2015: 70.000 Euro (50.000 Euro) 2016: 100.000 Euro (60.000 Euro)

Mit den Steuerbescheiden von 2013 hatte das Finanzamt auch die Vorauszahlungen festgesetzt: Umsatzsteuer: 0 Euro durch die Kleinunternehmerregelung Einkommensteuer: 0 Euro durch den Grundfreibetrag Gewerbesteuer: 0 Euro durch den Gewerbesteuerfreibetrag

Arthur hat also noch keine Steuern vorausbezahlt und das Finanzamt hat auch nicht weiter nachgefragt. Dort wusste ja auch niemand, wie sich die Umsätze entwickelt haben.

Da nun Anfang 2017 ist, müssen also dringend die Steuererklärungen für 2014 und 2015 gemacht werden. Bei den gegebenen Zahlen kommen etwa folgende Zahlungen:

Jahr 2014 Umsatzsteuer: 0 Euro durch die Kleinunternehmerregelung Einkommensteuer: 3.900 Euro Gewerbesteuer: 750 Euro

Jahr 2015 Umsatzsteuer: 8.000 Euro (Kleinunternehmerregelung ist mit den Umsätzen nicht mehr möglich) Einkommensteuer: 9.400 Euro Gewerbesteuer: 3.600 Euro

Hinweis: Steuersätze und -beträge sind gerundet, um die Berechnung zu vereinfachen.

Arthur muss für beide Jahre insgesamt also etwa 24.650 Euro Steuern nachzahlen. Das tut bei einem Jahreseinkommen von 60.000 Euro schon richtig weh und kann bei fehlenden Rücklagen schon das Ende bedeuten.

Doch es kommt noch viel schlimmer (Das ist nicht fiktiv. Genau so wird jedes Finanzamt reagieren):

Da das Finanzamt jetzt neue Zahlen hat, werden natürlich auch die Vorauszahlungen angepasst.

Umsatzsteuer: Da die Umsatzsteuerschuld über 7.500 Euro liegt, müssen jetzt monatliche Voranmeldungen abgegeben werden. Arthur bekommt eine Frist von vier Wochen, um alle Voranmeldungen für 2016 und alle ausstehenden Voranmeldungen für 2017 einzureichen. Bei gleicher Kostenstruktur sind das etwa 11.400 Euro nachträgliche Umsatzsteuer-Vorauszahlungen für 2016.

Einkommensteuer: Die Vorauszahlungen für die Einkommensteuer werden auf 2.350 Euro festgesetzt (ein Viertel der letzten Steuerschuld). Für das abgelaufene Jahr 2016 sind vier nachträgliche Vorauszahlungen fällig, also 9.400 Euro

Gewerbesteuer: Hier greift der gleiche Mechanismus wie bei der Einkommensteuer. Es sind nachträgliche Vorauszahlungen in Höhe von 3.600 Euro fällig.

Im Ergebnis kommen zu den Steuernachzahlungen von 24.650 Euro noch nachträgliche Vorauszahlungen in Höhe von 24.400 Euro für 2016. Insgesamt muss Arthur also 49.050 Euro Steuern nachzahlen. Bei einem Jahreseinkommen von 60.000 Euro. Mit einer Frist von vier Wochen. Die Rechnung vom Steuerberater in Höhe von 5.000 Euro darf Arthur auch gleich mit nach Hause nehmen.

Dabei sah doch alles so gut aus…

Und das Finanzamt ist nicht zimperlich. Wenn nicht gezahlt wird, kommen noch 1-2 Erinnerungen und dann wird das Konto gepfändet. Und selbst wenn Arthur es schafft, seine Steuerschulden in Höhe von über 80% seines Jahreseinkommens zu zahlen, dann wartet bald die nächste Vorauszahlung für 2017 und die nächste Abschlusszahlung für 2016.

Die Lösung

Das Beispiel ist fiktiv und etwas zugespitzt. Aber genau in solche Situationen rutschen jährlich tausende Selbständige, deren Umsätze und Gewinne in den letzten Jahren stark angestiegen sind. Und aus eigener Erfahrung kann ich dir sagen, dass du dich an diesem Punkt mit ernsthaften Existenzängsten auseinander setzen musst.

Ich habe schon einige Unternehmer gesehen, die genau an diesem Punkt aufgeben mussten.

Das Problem ist, dass sich die meisten Selbständigen dafür schämen und nicht darüber sprechen. Schließlich weiß man (eigentlich), dass man Geld für die Steuer zurücklegen muss. Und Scheitern ist noch immer viel zu negativ belastet.

Ich halte es aber für sehr wichtig, genau über solche Gefahren zu sprechen und darauf aufmerksam zu machen.

Das Grundproblem ist das Verschleppen von Voranmeldungen und Steuererklärungen. Es geht gar nicht darum, dass man seine Steuererklärungen unbedingt am richtigen Stichtag abgibt. Es geht darum, dass du selbst genau weißt, wie viel du zur Seite legen musst.

Ein wichtiges Tool

Dir ist jetzt sicherlich klar geworden, dass nachträgliche Steuervorauszahlungen eine wirkliche Bedrohung für dein Business darstellen können. Eine gute Möglichkeit um nicht in diesen finanziellen Engpass zu geraten, ist, das Kontist Geschäftskonto .

Kontist ist eine Konto-App, die neben den normalen Funktionen eines Geschäftskontos ein intelligentes Finanzmanagement integriert. Neben den klassischen Bankvorgängen (wie zB. Überweisungen/ Daueraufträgen) hast du die Möglichkeit deine Transaktionen zu kategorisieren, deine Buchhaltung zu integrieren, deine Steuern zu berechnen und diese zu verwalten. Und natürlich hast du immer die 100%-ige Transparenz über alle deine Ausgaben und Einnahmen.

Für deine Steuern und deine Steuervorauszahlungen bedeutet dies eine riesige Erleichterung. Warum? Nachdem du einen Zahlungseingang kategorisiert hast, werden automatisch die Einkommen- und die Umsatzsteuer der Überweisung auf virtuelle Unterkonten verschoben. Diese Unterkonten stellen dein Polster für die Zahlungen an das Finanzamt dar. Du hast also immer einen guten Überblick über die Summen, die du als Steuerzahlung noch zu leisten hast. Die riesige Überraschung wenn der Brief vom Finanzamt bleibt also aus. Dir ist also immer bewusst, welches Geld wirklich “Deins” ist und welches du besser nicht antasten solltest.

Finanzmanagement nach Gefühl ist zum Scheitern verurteilt!

Ideal wäre es doch, wenn du bereits beim Geldeingang wüsstest, wie viel Geld du eigentlich behalten darfst und wie viel du für den Staat zur Seite legen musst. Dann hättest du nie das Problem, weil sich dieses Nachzahlungs-Ungeheuer gar nicht erst aufbauen kann.

Nun, genau das ist die Grundidee von Kontist und genau der Grund, warum ich zu 100% hinter dieser Idee stehe. Jeder der in einer ähnlichen Situation war, wird mich darin bestätigen.

Zum Abschluss noch ein kleiner Best-Practice-Tipp: Es ist gut zu wissen, wie viel man irgendwann einmal zahlen muss. Aber sicherer ist es, wenn du auch sofort zahlst, um gar nicht erst in Versuchung zu kommen, das Geld auszugeben.

Wenn deine Umsätze steigen, kannst du das jederzeit deinem Finanzamt mitteilen und darum bitten, die Vorauszahlungen anzuheben. Dafür solltest du eine grobe Hochrechnung erstellen und schreiben, wie viel du gerne vorauszahlen möchtest.