Beispiel:
Arthur hat sich im Jahr 2013 als IT-Berater selbständig gemacht und ist nun schon seit vier Jahren selbständig. Alles scheint wunderbar zu laufen, die Umsätze und Gewinne steigen nach kleinen Anlaufschwierigkeiten stark an und die Zukunft sieht sehr positiv aus.
Einzig und allein seine interne Organisation hat er nicht wirklich in den Griff bekommen. Er ist zwar ein Zahlenmensch, aber auf Steuern hat er einfach keine große Lust. Die Steuererklärungen für 2013 hat er nach der zweiten Erinnerung irgendwie selbst zusammen geschustert.
Da jetzt für 2014 die zweite Erinnerung des Finanzamts gekommen ist, hat er alle Unterlagen in einen Karton gepackt und sich einen Steuerberater gesucht.
Der erledigt die Buchhaltung und stellt fest, dass Arthur folgende Ergebnisse erzielt hat: 2013: 15.000 Euro Bruttoumsatz (10.000 Euro Gewinn) 2014: 45.000 Euro (30.000 Euro) 2015: 70.000 Euro (50.000 Euro) 2016: 100.000 Euro (60.000 Euro)
Mit den Steuerbescheiden von 2013 hatte das Finanzamt auch die Vorauszahlungen festgesetzt:
Umsatzsteuer: 0 Euro durch die Kleinunternehmerregelung
Einkommensteuer: 0 Euro durch den Grundfreibetrag
Gewerbesteuer: 0 Euro durch den Gewerbesteuerfreibetrag
Arthur hat also noch keine Steuern vorausbezahlt und das Finanzamt hat auch nicht weiter nachgefragt. Dort wusste ja auch niemand, wie sich die Umsätze entwickelt haben.
Da nun Anfang 2017 ist, müssen also dringend die Steuererklärungen für 2014 und 2015 gemacht werden. Bei den gegebenen Zahlen kommen etwa folgende Zahlungen:
Jahr 2014 Umsatzsteuer: 0 Euro durch die Kleinunternehmerregelung Einkommensteuer: 3.900 Euro Gewerbesteuer: 750 Euro
Jahr 2015 Umsatzsteuer: 8.000 Euro (Kleinunternehmerregelung ist mit den Umsätzen nicht mehr möglich) Einkommensteuer: 9.400 Euro Gewerbesteuer: 3.600 Euro
Hinweis: Steuersätze und -beträge sind gerundet, um die Berechnung zu vereinfachen.
Arthur muss für beide Jahre insgesamt also etwa 24.650 Euro Steuern nachzahlen. Das tut bei einem Jahreseinkommen von 60.000 Euro schon richtig weh und kann bei fehlenden Rücklagen schon das Ende bedeuten.
Doch es kommt noch viel schlimmer (Das ist nicht fiktiv. Genau so wird jedes Finanzamt reagieren):
Da das Finanzamt jetzt neue Zahlen hat, werden natürlich auch die Vorauszahlungen angepasst.
Umsatzsteuer: Da die Umsatzsteuerschuld über 7.500 Euro liegt, müssen jetzt monatliche Voranmeldungen abgegeben werden. Arthur bekommt eine Frist von vier Wochen, um alle Voranmeldungen für 2016 und alle ausstehenden Voranmeldungen für 2017 einzureichen. Bei gleicher Kostenstruktur sind das etwa 11.400 Euro nachträgliche Umsatzsteuer-Vorauszahlungen für 2016.
Einkommensteuer: Die Vorauszahlungen für die Einkommensteuer werden auf 2.350 Euro festgesetzt (ein Viertel der letzten Steuerschuld). Für das abgelaufene Jahr 2016 sind vier nachträgliche Vorauszahlungen fällig, also 9.400 Euro
Gewerbesteuer: Hier greift der gleiche Mechanismus wie bei der Einkommensteuer. Es sind nachträgliche Vorauszahlungen in Höhe von 3.600 Euro fällig.
Im Ergebnis kommen zu den Steuernachzahlungen von 24.650 Euro noch nachträgliche Vorauszahlungen in Höhe von 24.400 Euro für 2016. Insgesamt muss Arthur also 49.050 Euro Steuern nachzahlen. Bei einem Jahreseinkommen von 60.000 Euro. Mit einer Frist von vier Wochen. Die Rechnung vom Steuerberater in Höhe von 5.000 Euro darf Arthur auch gleich mit nach Hause nehmen.
Dabei sah doch alles so gut aus…
Und das Finanzamt ist nicht zimperlich. Wenn nicht gezahlt wird, kommen noch 1-2 Erinnerungen und dann wird das Konto gepfändet. Und selbst wenn Arthur es schafft, seine Steuerschulden in Höhe von über 80% seines Jahreseinkommens zu zahlen, dann wartet bald die nächste Vorauszahlung für 2017 und die nächste Abschlusszahlung für 2016.
Die Lösung
Das Beispiel ist fiktiv und etwas zugespitzt. Aber genau in solche Situationen rutschen jährlich tausende Selbständige, deren Umsätze und Gewinne in den letzten Jahren stark angestiegen sind. Und aus eigener Erfahrung kann ich dir sagen, dass du dich an diesem Punkt mit ernsthaften Existenzängsten auseinander setzen musst.
Ich habe schon einige Unternehmer gesehen, die genau an diesem Punkt aufgeben mussten.
Das Problem ist, dass sich die meisten Selbständigen dafür schämen und nicht darüber sprechen. Schließlich weiß man (eigentlich), dass man Geld für die Steuer zurücklegen muss. Und Scheitern ist noch immer viel zu negativ belastet.
Ich halte es aber für sehr wichtig, genau über solche Gefahren zu sprechen und darauf aufmerksam zu machen.
Das Grundproblem ist das Verschleppen von Voranmeldungen und Steuererklärungen. Es geht gar nicht darum, dass man seine Steuererklärungen unbedingt am richtigen Stichtag abgibt. Es geht darum, dass du selbst genau weißt, wie viel du zur Seite legen musst.
Ein wichtiges Tool
Dir ist jetzt sicherlich klar geworden, dass nachträgliche Steuervorauszahlungen eine wirkliche Bedrohung für dein Business darstellen können. Eine gute Möglichkeit um nicht in diesen finanziellen Engpass zu geraten, ist, das Kontist Geschäftskonto .
Kontist ist eine Konto-App, die neben den normalen Funktionen eines Geschäftskontos ein intelligentes Finanzmanagement integriert. Neben den klassischen Bankvorgängen (wie zB. Überweisungen/ Daueraufträgen) hast du die Möglichkeit deine Transaktionen zu kategorisieren, deine Buchhaltung zu integrieren, deine Steuern zu berechnen und diese zu verwalten. Und natürlich hast du immer die 100%-ige Transparenz über alle deine Ausgaben und Einnahmen.
Für deine Steuern und deine Steuervorauszahlungen bedeutet dies eine riesige Erleichterung. Warum? Nachdem du einen Zahlungseingang kategorisiert hast, werden automatisch die Einkommen- und die Umsatzsteuer der Überweisung auf virtuelle Unterkonten verschoben. Diese Unterkonten stellen dein Polster für die Zahlungen an das Finanzamt dar. Du hast also immer einen guten Überblick über die Summen, die du als Steuerzahlung noch zu leisten hast. Die riesige Überraschung wenn der Brief vom Finanzamt bleibt also aus. Dir ist also immer bewusst, welches Geld wirklich “Deins” ist und welches du besser nicht antasten solltest.
Finanzmanagement nach Gefühl ist zum Scheitern verurteilt!
Ideal wäre es doch, wenn du bereits beim Geldeingang wüsstest, wie viel Geld du eigentlich behalten darfst und wie viel du für den Staat zur Seite legen musst. Dann hättest du nie das Problem, weil sich dieses Nachzahlungs-Ungeheuer gar nicht erst aufbauen kann.
Nun, genau das ist die Grundidee von Kontist und genau der Grund, warum ich zu 100% hinter dieser Idee stehe. Jeder der in einer ähnlichen Situation war, wird mich darin bestätigen.
Zum Abschluss noch ein kleiner Best-Practice-Tipp: Es ist gut zu wissen, wie viel man irgendwann einmal zahlen muss. Aber sicherer ist es, wenn du auch sofort zahlst, um gar nicht erst in Versuchung zu kommen, das Geld auszugeben.
Wenn deine Umsätze steigen, kannst du das jederzeit deinem Finanzamt mitteilen und darum bitten, die Vorauszahlungen anzuheben. Dafür solltest du eine grobe Hochrechnung erstellen und schreiben, wie viel du gerne vorauszahlen möchtest.